Contrôle technique, assurance et certificat K : gérer les documents du véhicule avant leur expiration

Mettre un véhicule sur la route ne se résume pas à remettre la clé au conducteur. Le véhicule doit disposer d'un contrôle technique valide, de l'assurance de responsabilité civile obligatoire, d'un document d'autorisation pour les véhicules commerciaux et, le plus souvent, d'une série d'autres documents. Chacun de ces documents provient d'un organisme différent, expire à une échéance différente et est suivi par une personne différente. Quand l'un d'eux expire, le véhicule est de fait hors service ; mais on ne l'apprend souvent qu'à l'occasion d'un contrôle ou après un accident.

Dans cet article, nous expliquons la méthode pour rassembler les documents du véhicule dans une seule organisation. Les documents des conducteurs font l'objet d'un article distinct.

Quels documents suivre

Côté véhicule, les types disponibles d'emblée dans la liste sont les suivants :

• Contrôle technique (TÜVTÜRK, contrôle technique national)
• Assurance de responsabilité civile obligatoire et assurance tous risques
• Mesure des émissions d'échappement
• Certificat d'autorisation de transport K (certificat d'autorisation de transport routier de classe K)
• Carte du véhicule et autorisation d'itinéraire

Pour chaque document, on saisit le type, la date d'expiration, le numéro du document et son fichier. Le fichier, c'est-à-dire la police ou le rapport de contrôle lui-même, est joint à l'enregistrement et apparaît dans les documents du véhicule. Lors d'un contrôle, vous n'avez donc pas à fouiller votre boîte mail pour retrouver le document.

Un seul calendrier, une seule liste

Suivre les documents séparément revient à transformer chacun en une note de calendrier distincte. À mesure que la flotte grandit, ces notes se multiplient et l'une d'elles finit forcément par être oubliée. Une liste unique, triée par échéance, supprime ce problème : les documents expirés sont en haut, ceux qui approchent juste en dessous. Le rapport des renouvellements à venir donne l'état des échéances de toute la flotte dans une seule liste.

Prévenir avant l'expiration

La vraie valeur du suivi des documents, c'est le rappel. Avant l'échéance, une notification est envoyée aux suiveurs du véhicule et aux responsables. La notification n'est pas envoyée élément par élément, mais regroupée en un seul e-mail récapitulatif par jour ; il y est clairement écrit quel document appartient à quel véhicule. Vous recevez ainsi chaque matin une seule liste facile à parcourir.

Il est très important que ce dispositif repose sur le système et non sur la mémoire d'une personne. Quand la personne qui assure le suivi part en congé ou quitte l'entreprise, le suivi des documents ne s'interrompt pas.

Atteindre la bonne personne

La notification va aux suiveurs du véhicule ; s'il n'y en a pas, aux responsables de flotte. Désigner le responsable du véhicule comme suiveur est donc une bonne habitude : le document arrive sur son bureau au lieu de se perdre dans une boîte générique.

Rattacher le fichier à l'enregistrement

Il faut conserver le document non seulement comme une date, mais aussi comme un fichier. Un document peut être rattaché à un véhicule, à une personne ou à un fournisseur, et il apparaît dans le panneau latéral de l'enregistrement auquel il est rattaché. La photo de la carte grise ou de la facture peut aussi servir à remplir le formulaire concerné ; une fois le formulaire rempli, le même fichier est conservé comme document avec l'enregistrement.

Planifier le renouvellement

Voir l'échéance ne suffit pas ; il faut planifier le travail de renouvellement. Le rendez-vous de contrôle technique, les devis d'assurance et les demandes de document d'autorisation commencent des semaines à l'avance. La liste des échéances à venir rend cette planification possible : si vous voyez cinq documents arriver à échéance dans le mois, vous pouvez traiter les cinq en une seule semaine.

Ne pas faire partir un véhicule sans documents

Le but du suivi des documents n'est pas d'éviter les amendes, mais de fermer le risque à l'avance. Un trajet effectué avec un véhicule sans documents peut avoir des conséquences allant du refus d'indemnisation par l'assureur à la sanction administrative. Savoir que les documents d'un véhicule sont valides, c'est savoir que ce véhicule peut partir en mission.

Être prêt pour un contrôle

Pouvoir répondre à la question « le contrôle technique de ce véhicule était-il valide à cette date ? » avec l'enregistrement, avec le document lui-même, offre une protection à la fois juridique et en termes d'image. Les documents étant conservés dans la fiche du véhicule, avec leur historique, la préparation d'un contrôle n'est pas une mobilisation générale mais l'édition d'un rapport.

Un plan de démarrage

• Importez la liste des véhicules et ajoutez à chaque véhicule ses types de documents.
• Saisissez la date d'expiration et le numéro de chaque document ; chargez le fichier.
• Désignez le responsable du véhicule comme suiveur.
• Ouvrez aussi l'e-mail récapitulatif quotidien aux responsables.
• Une fois par mois, consultez le rapport des renouvellements à venir et planifiez les renouvellements.

Chaque document vit à son propre rythme

Le contrôle technique, l'assurance, la mesure des émissions et le document d'autorisation n'expirent pas en même temps ; chacun se renouvelle selon sa propre périodicité et s'obtient souvent auprès d'un organisme différent. Plutôt que d'essayer de garder ces rythmes en tête, mieux vaut confier les dates d'expiration au système. Le système connaît le rythme ; vous, vous saisissez seulement la nouvelle date d'expiration et le fichier lorsqu'un renouvellement a été fait.

Quand vous achetez un nouveau véhicule

Lorsqu'un nouveau véhicule entre dans la flotte, enregistrer ses documents dès le départ évite les oublis ultérieurs. Les tâches du premier jour sont courtes : ouvrez la fiche du véhicule, définissez la carte grise, l'assurance, l'assurance tous risques et, le cas échéant, les documents de contrôle technique, chargez leurs fichiers et désignez le responsable du véhicule comme suiveur. Si vous importez votre liste de véhicules existante, vous pouvez inclure les dates d'expiration des documents dans le même fichier et les définir en masse lors de la mise en place initiale.

Quand un véhicule quitte la flotte

Les véhicules sont archivés plutôt que supprimés ; les enregistrements passés et les coûts restent dans les rapports. Laisser ouverts les rappels de documents d'un véhicule vendu ou hors service produit du bruit inutile ; un véhicule archivé ne figure plus dans la liste des alertes. Les fichiers de documents, eux, restent dans l'enregistrement : une police ou un rapport de contrôle dont on a besoin plus tard n'a donc pas à être recherché.

Y penser avec la garantie

Un proche parent du suivi des documents est le suivi des garanties. Les garanties du véhicule et des pièces sont saisies avec une limite de kilométrage et de date ; une notification est produite avant la fin de la couverture, et vous recevez un avertissement lorsque vous ouvrez un ordre de travail pour une intervention sous garantie. Faire payer une réparation couverte par la garantie est un préjudice direct ; cet avertissement l'évite. Le document de garantie est aussi joint à l'enregistrement et apparaît dans les documents du véhicule.

L'apporter en réunion

Le rapport des renouvellements à venir est assez court et net pour entrer dans la réunion mensuelle de direction. Vous répondez à la question « quels documents de quels véhicules arrivent à échéance dans les 30 prochains jours » avec une seule liste. Partager cette liste avec les responsables détermine aussi la répartition et la responsabilité des travaux de renouvellement.

Erreurs fréquentes

• Saisir le document comme une date sans joindre son fichier.
• Rattacher les notifications à une seule personne ; quand elle est absente, le suivi s'arrête.
• Oublier de mettre à jour l'ancienne date d'expiration après le renouvellement.
• Faire partir de nouveaux véhicules sans avoir défini leurs documents.
• Laisser un document expiré dans la liste et s'y habituer ; une alerte constamment rouge rend l'alerte invisible.

L'enregistrement à partir d'une photo

Une façon d'accélérer la saisie des documents est d'utiliser la photo de la carte grise ou de la facture pour remplir le formulaire concerné. Une fois le formulaire rempli, on vous demande si vous souhaitez ajouter ce document à l'enregistrement ; si vous répondez oui, le même fichier est conservé comme document avec l'enregistrement. Vous n'avez ainsi pas à saisir l'information deux fois, et le fichier se trouve toujours à côté de l'enregistrement concerné.

Qui verra quoi

Les documents sont rattachés aux fiches des véhicules et des personnes, et chaque utilisateur ne voit, selon son rôle, que les enregistrements pour lesquels il est habilité. Réfléchir dès le départ, lors de la mise en place du suivi des documents, à qui doit voir quel document est plus simple que de corriger les accès après coup.

La mise en place initiale demande une journée de travail ; mais ensuite, les documents ne vivent plus jamais dans la mémoire d'une seule personne.