Préparer votre flotte à temps pour la période des pneus hiver

L'obligation des pneus hiver prend chaque année les flottes au même endroit : la date arrive, la première neige tombe et l'on s'aperçoit qu'une partie de la flotte roule encore en pneus été. La course de dernière minute ne signifie pas seulement une sanction administrative ; elle signifie des pénuries de stock, des files d'attente qui s'allongent à l'atelier et, pire, le risque pour la sécurité d'un trajet effectué avec des pneus inadaptés. Or la préparation est un travail prévisible, qui a son calendrier.

D'abord déterminer le périmètre

L'obligation ne s'applique pas de la même façon à tous les véhicules. Le type de véhicule, l'usage et, dans certains cas, la différence de marque et de modèle peuvent changer la règle. C'est pourquoi le produit n'intègre pas la règle dans le code ; comme elle peut varier selon la réglementation et la classe du véhicule, ce périmètre se gère via l'enregistrement.

En pratique, le travail est simple : dans la section des paramètres du formulaire du véhicule, vous marquez les véhicules soumis à l'obligation de pneus hiver. Ce marquage est la base de toutes les alertes et listes qui suivent. Bien définir le périmètre dès le départ est la façon d'éviter, tout au long de la période, les fausses alertes comme les alertes manquantes.

Définir la période

La plage calendaire pendant laquelle l'obligation de pneus hiver s'applique peut varier d'une année et d'une institution à l'autre. Dans vitaFleet, la période par défaut va du 1er décembre au 1er avril ; elle se modifie dans les paramètres de l'organisation, dans la section Paramètres. Comme c'est vous qui définissez la période, vous n'avez pas à attendre une mise à jour logicielle en cas de changement réglementaire.

Des alertes sont produites à l'approche de la période et pendant toute sa durée. La préparation commence ainsi des semaines à l'avance, et non en plein hiver.

Voir la conformité

Pendant la période, les véhicules sans pneus adaptés sont listés et génèrent une alerte. Cette liste est la réponse à la question « sur quels véhicules ai-je du travail ». Si vous voyez la liste avant le début de la période, vous pouvez étaler le changement des pneus et l'approvisionnement dans le temps.

S'appuyer sur la mesure

La seule présence de pneus ne suffit pas ; il faut aussi que le pneu soit en état d'être utilisé. Les mesures de pneus montrent la profondeur de sculpture et l'état par position. Les véhicules dont la mesure n'a pas été saisie ou dont la profondeur de sculpture est insuffisante se détachent dans la liste. La différence entre « il a des pneus hiver » et « il a des pneus hiver utilisables » devient ainsi visible dans l'enregistrement.

Un calendrier de préparation

La séquence suivante est une approche qui fonctionne bien dans la plupart des flottes :

Fin septembre : l'inventaire

Marquez les véhicules concernés et enregistrez l'état actuel des pneus de chaque véhicule. Que l'on voie clairement quel véhicule a des pneus hiver, lequel n'en a pas, et dont les pneus attendent au dépôt.

Octobre : mesure et planification

Saisissez les mesures de profondeur de sculpture. Déterminez ce qui doit être changé et planifiez l'approvisionnement et les rendez-vous d'atelier. À cette période, la file d'attente à l'atelier est encore courte.

Novembre : le changement

Terminez les changements avant le début de la période. Enregistrez chaque changement afin de savoir quel pneu est monté sur quel véhicule.

Pendant la période : le suivi

Contrôlez régulièrement les alertes et la liste des véhicules non conformes. N'oubliez pas d'inclure dans le périmètre les nouveaux véhicules ajoutés pendant la période.

Fermer le risque de trajet

Le manque de pneus hiver n'est pas seulement une amende administrative ; c'est aussi un risque d'accident et de responsabilité lorsqu'un trajet est effectué avec un véhicule non conforme. Voir la conformité de toute la flotte depuis un seul écran vous permet de décider, données à l'appui, quel véhicule peut prendre la route.

En fin de période

Gérer le pneu comme un enregistrement

La préparation aux pneus hiver est plus simple lorsque les pneus eux-mêmes sont enregistrés. Dans vitaFleet, chaque pneu est un enregistrement distinct : sur quel véhicule, à quelle position, combien de kilomètres il a parcourus, combien il a coûté et quand il doit être changé sont suivis. On saisit le numéro de série, la marque, le modèle, la dimension, le DOT, le coût d'achat et la profondeur de sculpture neuve. Vous pouvez ajouter quatre pneus d'un même achat en une seule fois et copier pour tous la même limite de kilométrage de remplacement et le même emplacement de stockage.

Un pneu est dans l'un de quatre états : en stock, sur véhicule, démonté et conservé, ou mis au rebut. Un pneu ne peut être qu'à une seule position à la fois ; avant de monter un pneu sur une position occupée, il faut démonter celui qui s'y trouve. Au démontage, on choisit le motif (rotation, saison, usure, dommage) et l'endroit où le pneu sera conservé. L'emplacement des pneus en stock et des pneus démontés et conservés est tenu sous forme de note de dépôt et d'étagère ; cela met fin à la recherche « où sont ces pneus » au changement de saison.

Faire le changement de saison avec l'enregistrement

Passer aux pneus hiver, c'est monter les pneus du dépôt sur les véhicules et démonter les pneus été. La fenêtre de montage en masse accélère l'opération : on sélectionne le véhicule, on attribue un pneu à chaque position et, après avoir choisi le premier pneu, on peut remplir les positions vides avec un pneu du même type en un seul clic. Si le compteur est laissé vide au montage et au démontage, le compteur actuel du véhicule est utilisé ; le kilométrage parcouru par chaque pneu est ainsi calculé automatiquement.

Régler les seuils d'alerte selon vos besoins

Le moment où un pneu doit être changé n'est pas le même pour toutes les flottes. Vous définissez vous-même les seuils dans la partie alertes pneus de la section Paramètres : la profondeur de sculpture à partir de laquelle alerter, combien de kilomètres avant le remplacement alerter, la limite de kilométrage par défaut pour les pneus neufs, le délai de rappel de mesure de sculpture et l'âge du pneu selon le DOT. Les pneus montés sont évalués chaque nuit selon ces seuils.

Des véhicules différents demandent des seuils différents. Avec les règles pneus, vous pouvez définir des seuils distincts selon le type de véhicule, la marque et le modèle, l'année modèle et le groupe : par exemple, une limite de kilométrage pour tous les minibus, une profondeur de sculpture plus élevée pour les véhicules d'une plage de modèles et d'années donnée, ou des mesures plus fréquentes dans un groupe. Cela évite d'imposer la même règle à un utilitaire léger et à un poids lourd.

Faire de la mesure de sculpture une habitude

Un pneu dont la mesure n'a pas été saisie est un pneu dont l'état est inconnu. Les mesures de pneus sont saisies pour un véhicule et une position, et sont automatiquement rattachées au pneu qui y est monté à ce moment-là. L'écart entre la sculpture neuve et la dernière mesure, divisé par le kilométrage parcouru, donne la vitesse d'usure et le kilométrage estimé restant avant remplacement. Une mesure régulière est la manière de faire le remplacement « planifié » et non « à la limite ».

De la facture de pneus à l'enregistrement

Si l'achat de pneus arrive par e-facture, l'enregistrement n'est pas saisi à la main. Lors de l'import, les lignes de pneus sont enregistrées dans l'inventaire des pneus avec la marque, la dimension, la saison, le prix unitaire TTC, le fournisseur et le numéro de facture. Si une position a été choisie lors de la validation de l'import, les pneus arrivent montés sur le véhicule ; sinon, ils restent au dépôt et sont montés plus tard sur le véhicule depuis la liste.

Comparer le coût et la marque

Le kilométrage parcouru par un pneu est calculé à partir des compteurs de montage et de démontage ; en divisant le coût d'achat par ce kilométrage, on obtient le coût aux mille kilomètres. Le rapport de performance des pneus montre, par marque et par modèle, le kilométrage moyen, le coût aux mille kilomètres et la vitesse d'usure. Pour le prochain achat, c'est l'enregistrement qui vous dit quel pneu est réellement le moins cher, et non l'affirmation du vendeur.

Erreurs fréquentes

• Ne pas marquer les véhicules concernés et laisser vide la liste des alertes.
• Oublier de mettre à jour les dates de la période en début d'année.
• Faire le changement de pneus sans l'enregistrer ; ne pas savoir quel pneu est monté sur le véhicule.
• Ne pas inclure dans le périmètre les nouveaux véhicules qui rejoignent la flotte pendant la période.
• Démonter les pneus été sans noter leur dépôt ; chercher les pneus l'année suivante.

Quand la période se termine, le travail n'est pas fini pour autant. Le retour aux pneus été est aussi un travail, qui doit être enregistré. Ainsi, quel pneu a été utilisé sur quel véhicule, à quelle saison, reste connu un an plus tard ; et le plan de l'année suivante repose sur cet historique.