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Conformité réglementaire

Gérer une flotte en Turquie, c'est suivre en même temps des démarches à échéance et à enregistrer : contrôle technique, assurance, certificat d'autorisation, permis des conducteurs, HGS/OGS (systèmes turcs de télépéage électronique), amendes routières et pneus hiver. vitaFleet rattache ces documents à la fiche du véhicule et de la personne, génère des notifications avant l'expiration et associe relevés et amendes au véhicule et au conducteur. Il ne donne aucune garantie ; il facilite le suivi et l'enregistrement.

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vitaFleet — Conformité réglementaire

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Types de documents véhicule

Contrôle technique, assurance RC/tous risques, mesure d'échappement, certificat d'autorisation K et carte de véhicule/autorisation

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Types de documents personne

Permis, SRC, psychotechnique, certificat médical et certificat de compétence professionnelle

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Champs de badge définis sur le véhicule

N° de badge HGS, n° de badge OGS et n° de série UTTS

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Options de canal de notification

Dans l'application, e-mail, les deux ou désactivé

Que contient Conformité réglementaire ?

Les écrans qui composent la solution et ce que l'on fait dans chacun, présentés dans l'ordre.

Écran

Renouvellements des véhicules

Les documents à échéance du véhicule se suivent dans une seule liste. Chaque enregistrement comporte le véhicule, le type de renouvellement, le numéro de document et la dernière date de validité ; avant l'expiration, une notification part aux observateurs du véhicule et aux gestionnaires. La police ou le rapport de contrôle est joint à l'enregistrement et apparaît aussi dans les documents du véhicule. Le suivi des échéances se lit dans le tableau et ne repose sur la mémoire de personne. Tous les enregistrements étant tenus de la même façon, on lit quel document expire quand sans chercher véhicule par véhicule.

Types prédéfinis
Le contrôle technique (TÜVTÜRK, contrôle technique national), l'assurance responsabilité civile obligatoire, l'assurance tous risques, la mesure des émissions d'échappement, le certificat d'autorisation K (certificat d'autorisation de transport routier de classe K) et la carte de véhicule/autorisation d'itinéraire sont prêts dans la liste.
Champs du formulaire
On saisit le véhicule, le type de renouvellement, le n° de document, la dernière validité, le seuil d'approche, le responsable et un commentaire ; l'option Activer les notifications enclenche les alertes.
Jours restants
Le tableau affiche les colonnes N° de document, Restant et Responsable ; il se filtre par véhicule et par type, et les documents expirés sont signalés par une étiquette de statut.
Renouvellements à venir
Ce rapport des Rapports standard réunit dans un seul tableau les documents de véhicules et de personnes de toute la flotte avec leur dernière date de validité et les jours restants.

Écran

Documents des conducteurs et du personnel

Les documents à échéance des conducteurs et du personnel sont rattachés à la fiche de la personne. Pour le permis de conduire, le SRC (certificat professionnel de transport), le test psychotechnique et le certificat médical, on saisit la date de fin et le fichier ; avant l'expiration, une notification part à la personne et aux gestionnaires. Sur la page de détail de la personne, vous voyez ensemble tous ses documents et leurs échéances, et la liste est triée par échéance. Un conducteur qui partirait sur le terrain avec un document expiré est ainsi repéré dans la liste avant de prendre la route.

Types prédéfinis
Le permis de conduire, le SRC, le rapport psychotechnique, le certificat médical et le certificat de compétence professionnelle sont prêts dans la liste.
Notification anticipée
Avant l'expiration, une notification part au titulaire du document comme aux gestionnaires ; le canal se choisit dans les Paramètres : dans l'application, par e-mail, les deux ou désactivé.
Vue d'ensemble
La liste est triée par échéance, les documents expirés restent en haut ; on voit au premier coup d'œil quel conducteur devra renouveler son document en premier.
Conservation des fichiers
La version numérisée du document est jointe à l'enregistrement ; elle figure aussi, rattachée à la personne, dans la liste Documents et apparaît sur la fiche de la personne.

Écran

Passages HGS et OGS

Les passages HGS et OGS sont rattachés au véhicule et au conducteur par le chargement d'un relevé. Le numéro de badge de la fiche véhicule assure l'association ; le conducteur est retrouvé grâce à l'affectation du véhicule au moment du passage. Les passages apparaissent dans le coût d'exploitation du véhicule dans leur propre colonne, et les lignes non associées restent dans un onglet à part sans passer inaperçues. Le relevé se charge chaque mois de la même façon ; les passages sont ainsi enregistrés sans avoir à chercher le véhicule à la main.

Chargement du relevé
Le relevé PTT/HGS ou bancaire est chargé et les colonnes associées ; la date jj.mm.aaaa et le montant à virgule décimale sont lus correctement.
Association par badge
Les champs N° de badge HGS et N° de badge OGS du formulaire véhicule rattachent le passage au véhicule ; les passages des véhicules sans badge attendent dans l'onglet Sans véhicule.
Recherche du conducteur
On regarde l'affectation du véhicule à la date du passage ; s'il n'y a pas d'affectation, le passage est inscrit sur le véhicule et le champ conducteur reste vide.
Répercussion sur le coût
Les montants de passages entrent dans la colonne Passage séparée de la Synthèse du coût d'exploitation ; le nombre total et le montant total s'affichent au-dessus de la liste.

Écran

Amendes routières

Les amendes infligées au véhicule sont enregistrées avec la date d'infraction, la date de notification, l'article, les points de pénalité et le montant. Le conducteur est retrouvé grâce à l'affectation du véhicule au moment de l'infraction, et l'amende refacturée au conducteur est signalée. Les champs peuvent être pré-remplis à partir de la photo de la notification ; si le dernier jour de remise est saisi, le délai qui approche déclenche un avertissement dans la liste. L'amende reste ainsi rattachée à un véhicule dont on sait qui l'utilisait, et à un enregistrement dont on connaît l'état de paiement.

Remplissage depuis la notification
On photographie le procès-verbal ; la date d'infraction et de notification, l'article, le montant, le montant réduit et le dernier jour sont reportés automatiquement dans le formulaire.
Association au conducteur
Si aucun conducteur n'est choisi, il est retrouvé dans l'historique d'affectation du véhicule au moment de l'infraction ; le marquage refacturée au conducteur alimente le rapport d'amendes par personne.
État du paiement
On saisit le statut et la date de paiement ; la liste se filtre par les onglets Toutes, Impayées et Remise en cours.
Coût du véhicule
L'amende est rattachée au véhicule ; elle entre dans le coût du véhicule et dans le rapport d'amendes, et ne reste pas une dépense sans propriétaire.

Écran

Suivi des pneus hiver

Les véhicules marqués Pneus hiver obligatoires dans le formulaire véhicule sont suivis pendant la période d'obligation. L'écran affiche le nombre de véhicules concernés, conformes et en problème ; les véhicules sans pneus adaptés sont listés et génèrent une notification. La période se modifie dans les Paramètres, et les mesures de pneus appuient l'état par la profondeur de sculpture. L'écran montre quel véhicule n'est pas prêt pendant toute la période ; on peut ainsi intervenir avant le dernier jour.

Marquage d'obligation
Vous déterminez vous-même quels véhicules sont concernés : on coche Pneus hiver obligatoires dans la section des paramètres du formulaire véhicule.
Définition de la période
La période d'obligation se modifie dans Paramètres → Organisation ; le titre de l'écran indique la période en vigueur.
État de conformité
Les cases Véhicules concernés, Conformes et En problème résument la situation sur la période ; une étiquette d'état s'affiche pour chaque véhicule.
Notification
La notification de période des pneus hiver est générée à l'approche de la période et, pendant la période, pour les véhicules dont les pneus ne sont pas adaptés.

Écran

Rapprochement UTTS

Le relevé UTTS (système turc de reconnaissance des véhicules en station-service) est chargé, les colonnes sont associées et les lignes sont rattachées au véhicule par le numéro de série UTTS de la fiche véhicule. Le système compare le relevé à vos enregistrements de carburant : il compte à part ceux qui concordent, ceux qui divergent et les achats présents dans le relevé mais absents des enregistrements. Les enregistrements manquants ou en trop apparaissent en chiffres. Chaque ligne en écart peut être vérifiée chiffres en main avant d'en parler au conducteur ; les écarts entre relevé et enregistrement deviennent visibles.

Chargement du relevé
Le relevé s'importe depuis Rapprochement UTTS dans le menu Carburant ; les colonnes du fichier sont associées aux champs dans l'écran d'association.
N° de série UTTS
Le champ N° de série UTTS du formulaire véhicule rattache la ligne au véhicule ; les achats des véhicules dont ce champ est vide sont comptés comme Achats sans UTTS.
Quatre compteurs
En haut de l'écran, les cases Rapproché, Écart, Achat non enregistré et Achat sans UTTS donnent la situation d'un seul coup d'œil.
Écart avec l'enregistrement carburant
L'achat dont le montant ou l'enregistrement diffère est listé ; vous le corrigez en allant à l'enregistrement correspondant dans l'historique carburant.

Suivi des documents

Ne laissez pas les dates de contrôle technique et d'assurance à la mémoire de quiconque

À l'ouverture de la fiche d'un véhicule, le responsable de flotte saisit dans Renouvellements des véhicules la date de fin et le numéro de document pour le contrôle technique, l'assurance responsabilité civile, l'assurance tous risques et le certificat d'autorisation K, et joint aussi la police ou le rapport de contrôle. On choisit le seuil d'approche et la personne responsable, et on coche Activer les notifications. À l'approche de l'échéance, une notification Renouvellement à venir part au responsable et aux gestionnaires ; côté e-mail, le résumé quotidien est regroupé dans un seul e-mail, sans message séparé pour chaque poste. La personne qui renouvelle le document saisit la nouvelle date, joint le fichier et l'enregistrement reste à jour. Dans le rapport Renouvellements à venir, le gestionnaire voit l'état de toute la flotte par ordre de jours restants. On obtient ainsi une liste de documents dont la date de renouvellement est connue, dont le fichier est rattaché à l'enregistrement et dont le responsable est identifié ; lors d'un contrôle ou d'un passage au service, il n'y a plus à interroger véhicule par véhicule.

  • À qui ça va. La notification va à l'observateur de l'enregistrement, à défaut à l'observateur du véhicule, à défaut aux gestionnaires.

  • Choix du canal. Pour chaque événement, l'option dans l'application, par e-mail, les deux ou désactivé est personnelle dans les Paramètres.

  • Fichier à portée de main. La police et le rapport sont joints au même enregistrement ; lors d'un contrôle ou d'un passage au service, il n'y a rien à chercher.

Passages et amendes

Que les amendes et les passages soient inscrits au bon conducteur et au bon véhicule

En fin de mois, la comptabilité charge le relevé HGS dans Passages autoroute/pont et associe les colonnes. Pour les passages rattachés au véhicule par le numéro de badge, le conducteur est retrouvé grâce à l'affectation du véhicule à la date du passage ; les lignes des véhicules sans badge restent dans l'onglet Sans véhicule et se règlent en saisissant le badge sur la fiche véhicule. À l'arrivée d'une amende routière, le responsable de flotte photographie la notification ; les dates, l'article, le montant et le dernier jour de remise se remplissent dans le formulaire. Le conducteur est retrouvé dans l'historique d'affectation et, si l'amende doit lui être refacturée, on la marque. L'onglet Remise en cours montre les amendes impayées selon le dernier jour. Ces deux postes entrent dans la ligne du véhicule de la Synthèse du coût d'exploitation. Au final, chaque amende et chaque passage devient un enregistrement dont on sait sur quel véhicule et sous quelle responsabilité il se trouve ; en fin de mois, il ne reste aucun montant inexpliqué.

Écran d'association du relevé de passages et onglet des passages sans véhicule

Écran d'association du relevé de passages et onglet des passages sans véhicule

  • Historique d'affectation. Le conducteur est retrouvé en regardant qui utilisait le véhicule ce jour-là ; sans affectation, l'enregistrement reste sur le véhicule.

  • Rapport par personne. Le marquage refacturée au conducteur produit le rapport d'amendes par personne ; on suit les amendes qui s'accumulent chez un même conducteur.

  • Format local. Le séparateur décimal turc et le format de date jj.mm.aaaa sont lus correctement dans les relevés et les formulaires.

Champs propres à la Turquie

Plaque, certificat d'immatriculation, TVA et e-facture : des champs conçus dès le départ pour la Turquie

Dans le formulaire véhicule, quand la plaque est saisie, le code de province est contrôlé ; si le format n'est pas respecté, seul un avertissement s'affiche, l'enregistrement n'est pas bloqué, et la province d'immatriculation est suggérée à partir de la plaque. Le titulaire du certificat d'immatriculation et l'exploitant sont des champs distincts, et leur répartition se voit dans le rapport Titulaire et exploitant. À la saisie d'une dépense, on choisit le taux de TVA (20 %, 10 %, 1 %, 0 % ou un autre taux), on écrit le numéro de facture et l'ETTN (identifiant unique de e-facture) ; le montant est conservé TTC et le rapport Ventilation de la TVA donne, par mois, la base hors taxe et la TVA déductible. Le taux étant conservé avec l'enregistrement, les changements de taux ultérieurs n'affectent pas les anciens enregistrements. Les filiales s'ajoutent avec leur VKN (numéro d'identification fiscale), et sur le numéro de société, un contrôle du numéro d'identité turc (TC kimlik) est effectué. Ces champs n'ont pas été ajoutés après coup : ils font partie des formulaires depuis l'origine ; sans adaptation séparée, vous travaillez avec le langage comptable en usage en Turquie.

  • Avertissement de plaque. Une plaque au format erroné produit un avertissement et ne bloque pas l'enregistrement ; on ne veut pas rejeter une plaque valide.

  • TVA et ETTN. Le taux de TVA, le n° de facture et l'ETTN sont conservés dans l'enregistrement de dépense ; le transfert de e-facture reprend ces champs depuis la facture.

  • VKN de la filiale. Dans une flotte répartie entre plusieurs sociétés, chaque société est ajoutée avec son VKN ; les véhicules sont rattachés à la société et les rapports se filtrent par société.

Périmètre

Que contient cette solution ?

Sans module supplémentaire : tout fonctionne dans le même compte, avec les mêmes données.

  • Échéance du contrôle technique (TÜVTÜRK)
  • Échéance de l'assurance RC obligatoire et tous risques
  • Certificat d'autorisation K et carte de véhicule
  • Permis, SRC, psychotechnique, certificat médical
  • Association des relevés HGS et OGS
  • Rapprochement UTTS
  • Amendes routières, dates d'infraction et de notification
  • Période d'obligation des pneus hiver
  • Taux de TVA, numéro de facture et ETTN
  • Titulaire du certificat d'immatriculation et exploitant

Le déroulement

De la mise en place à l'usage quotidien

Ouvrez la fiche véhicule et la fiche personne

Saisissez dans le formulaire véhicule la plaque, le titulaire du certificat d'immatriculation, l'exploitant, le n° de badge HGS/OGS et le n° de série UTTS ; cochez l'obligation de pneus hiver. Ajoutez les conducteurs dans Personnes et faites les affectations de véhicules, afin que les associations suivantes fonctionnent.

Questions fréquentes

Non. vitaFleet assure le suivi des échéances et des documents et tient des enregistrements : il surveille les dates de fin, génère des notifications, rattache relevés et amendes au véhicule et au conducteur. La validité des documents et l'accomplissement des démarches nécessaires relèvent de votre responsabilité. Il vous rappelle avant l'échéance, mais n'effectue pas la démarche à votre place.

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