Secteur
Collectivités et secteur public
Flotte mixte, multisite et registre auditable.
Vue d'ensemble
Qu'est-ce qui change pour une flotte Collectivités et secteur public ?
Flotte mixte, multisite et registre auditable.
Une démo adaptée à votre flotteUne flotte mixte dans un seul système
Les flottes publiques et municipales sont les plus variées : voitures de tourisme, bennes à ordures, balayeuses, engins de chantier, véhicules spéciaux comme les pompiers et les ambulances travaillent ensemble. Chacun arrive avec un compteur, un intervalle de maintenance et un ensemble de documents différents ; dans la plupart des institutions, ces informations sont éparpillées dans des tableaux distincts aux travaux publics et aux services de soutien. vitaFleet tient chaque type avec ses propres champs techniques et son calendrier de maintenance, mais dans un seul système. Les actifs qui ne sont pas des véhicules, comme les groupes électrogènes et les compresseurs, sont suivis comme équipements. Les inventaires que les services tenaient séparément se réunissent et l’ensemble de la flotte apparaît sur un seul écran. Pour chaque type, le titulaire de la carte grise, l’exploitant, les caractéristiques techniques et les documents sont conservés dans la fiche ; ainsi, lors d’un transfert de véhicule ou d’un changement de lieu entre services, l’information n’est pas à rassembler à nouveau, la même fiche passe au nouveau service.
- Voitures, poids lourds, engins de chantier et véhicules spéciaux ensemble
- Actifs hors véhicules en tant qu’équipements
- Import en masse de l’inventaire existant depuis Excel
Un enregistrement auditable et traçable
Dans le secteur public, la réponse à « qui a modifié quoi, quand et pourquoi » doit être disponible à tout moment ; un audit interne ou une enquête exige une trace rétroactive. vitaFleet conserve un historique des modifications champ par champ : quand une plaque, un coût ou une date de document est modifié, la personne et l’heure de la modification sont inscrites, et les mises à jour en masse figurent dans les dernières opérations. Les véhicules ne sont pas supprimés mais archivés ; l’historique et le coût d’un véhicule mis hors service restent dans les rapports. Quand un audit est demandé, vous ne compilez pas l’enregistrement après coup, il vous attend déjà constitué. Grâce à l’historique par champ, on voit aussi quand et par qui une valeur saisie par erreur a été corrigée. Les enregistrements étant liés à la personne et à l’heure, la redevabilité n’est pas un processus qu’on essaie de construire après coup.
- Historique des modifications champ par champ, avec personne et horodatage
- Les opérations en masse sont aussi écrites dans le journal
- Les véhicules ne sont pas supprimés, ils sont archivés
Séparation par direction et par service
Les véhicules se répartissent en groupes par direction, région, antenne ou service ; chaque service voit ses propres véhicules, tandis que la direction compare toute la flotte dans un seul rapport. Si la municipalité ou l’institution travaille avec plusieurs sociétés rattachées et services, la structure de filiales est utilisée ; les rapports et le tableau de bord peuvent être filtrés sur une seule société. Quand les dépenses par service, la conformité de maintenance et l’utilisation des véhicules sont placées côte à côte, on voit quel service a une flotte plus coûteuse ou plus négligée. Les décisions de budget et d’investissement se prennent avec cette distinction. La même structure sert aussi en fin d’exercice budgétaire : en choisissant une plage de dates, on obtient le total carburant, entretien et dépenses de chaque service, la comparaison se fait dans un seul tableau et les enregistrements détaillés s’ouvrent en un clic.
- Groupes par direction, région et service
- Tableau de bord et rapports par filiale
- Comparaison des coûts entre services
Personnes, rôles et accès
Dans une institution, ceux qui utilisent le véhicule, ceux qui en assurent la maintenance et ceux qui lisent le rapport ne doivent pas avoir les mêmes droits. Les personnes sont classées en salarié, conducteur, technicien et contact fournisseur ; un compte est créé par e-mail et un rôle est attribué. Le Propriétaire et le Gestionnaire de flotte modifient tout, le Conducteur ne voit que ses propres enregistrements, le rôle Lecture seule ne fait que lire. Donner un droit de lecture à un auditeur ou à la direction générale est le moyen de partager l’information sans risque de modification des enregistrements. Les échéances du permis, du SRC, du certificat psychotechnique et du certificat médical sont aussi suivies dans la fiche de la personne. Grâce à l’enregistrement des affectations de conducteurs, on sait aussi à quelle date le véhicule était sous la responsabilité de qui. Suivre aussi les durées des certificats des conducteurs à partir des renouvellements aide à empêcher la sortie d’un véhicule avec un conducteur non autorisé ou au document expiré.
- Quatre rôles : Propriétaire, Gestionnaire de flotte, Conducteur, Lecture seule
- Le conducteur ne voit que ses propres enregistrements
- Échéances du permis et du SRC dans la fiche de la personne
Conformité des documents et du contrôle technique
Le contrôle technique du véhicule, l’assurance obligatoire, l’assurance tous risques et, le cas échéant, les autorisations sont suivis au même endroit avec leurs échéances ; les scans de documents sont joints à la fiche. Un véhicule public qui circule sans document comporte à la fois un risque de responsabilité juridique et un risque de réputation devant l’opinion. Les notifications étant produites avant l’expiration, le suivi repose sur le système et non sur l’agenda d’un fonctionnaire. Le canal de notification peut être l’application, l’e-mail ou les deux ; la notification va à l’observateur de la fiche, à défaut à l’observateur du véhicule, à défaut encore aux responsables. Ainsi, même si l’échéance d’un document est oubliée dans un service, la direction est informée. Les véhicules dont le contrôle approche sont réunis sur un seul écran par un filtre de liste ; cette liste peut être enregistrée comme vue enregistrée et ouverte au même endroit chaque semaine. Un document expiré ressort comme notification critique et son responsable apparaît dans les enregistrements.
- Échéances du contrôle technique, de l’assurance et des autorisations
- Notification à l’observateur de la fiche, à défaut aux responsables
- Scan du document dans la fiche du véhicule
Discipline carburant et rapprochement du système de reconnaissance
Dans les flottes publiques, le carburant est l’un des postes les plus questionnés ; avec les pleins par reconnaissance de véhicule ou sur ticket, la consommation et le montant échappent facilement au contrôle. La consommation réelle par véhicule est calculée à partir des pleins ; ceux qui dépassent la capacité du réservoir, sont faits à nouveau à court intervalle et dépassent nettement la consommation habituelle sont réunis avec leur motif dans les anomalies de carburant. Le relevé UTTS (système turc de reconnaissance des véhicules en station-service) est rapproché de vos propres enregistrements de pleins ; les lignes non rapprochées ne disparaissent pas en silence, elles passent en examen. Le prix unitaire est comparé au prix EPDK (autorité turque de régulation de l’énergie) du jour de l’achat. Un usage personnel peut être marqué sur le plein ; les pleins marqués n’entrent pas dans les règles. Ainsi, la liste d’examen se concentre sur les lignes qui méritent vraiment d’être questionnées, et en cas d’incohérence, la cause est inscrite au niveau du plein.
- Consommation réelle par véhicule
- Chaque anomalie avec son motif ; décision Normal ou Suspect
- Rapprochement du relevé UTTS
- Comparaison avec le prix EPDK
Maintenance, pannes et fiches fournisseurs
Les véhicules publics entrent souvent en maintenance dans des ateliers externes ; si le lien entre travail, fournisseur et coût se perd, la contrepartie de la dépense devient discutable. La panne est ouverte par le conducteur ou le service, priorisée et transformée en ordre de travail ; dans l’ordre de travail, pièces, main-d’œuvre et fournisseur sont réunis dans une seule fiche. Le fournisseur est défini avec son numéro d’identification fiscale (VKN) et son centre des impôts ; l’import des e-factures se rapproche par VKN et les lignes de service entrent dans la fiche. Quand le travail est clos, il est inscrit dans l’historique d’entretien du véhicule, et une panne qui se répète sur le même véhicule apparaît comme un schéma. Grâce aux noms communs du catalogue des tâches de service, on évite que différents services écrivent le même travail sous des noms différents ; les rapports regroupant par ces noms, on lit clairement quel travail est le plus répété.
- De la panne à l’ordre de travail dans un seul flux
- Fournisseur avec rapprochement des e-factures par VKN
- Historique d’entretien du véhicule et pannes répétées
Des rapports transparents
Les rapports prêts à l’emploi s’ouvrent sous forme de tableaux sur les thèmes dépenses, maintenance, pannes, carburant, renouvellement et comptabilité ; la barre de plage de dates permet de choisir des périodes comme ce mois-ci, le mois dernier ou cette année. Le coût par véhicule, le coût au kilomètre, le coût d’exploitation et la ventilation de la TVA sont présentés à la direction, à la commission du conseil municipal ou à l’audit à partir de la même source. Les données venant d’un seul endroit, le problème de services qui donnent des chiffres différents disparaît. L’analytique avancée montre par des graphiques la tendance des coûts et la part de maintenance planifiée. La barre de plage de dates raccourcit le temps de préparation d’un audit interne ou d’une présentation au conseil. Le tableau de bord pouvant aussi être organisé avec des cartes propres à l’institution, le responsable voit chaque matin ses propres priorités.
- Rapports standards et raccourcis de plage de dates
- Coût par véhicule et au kilomètre
- Analyse graphique par filiale
Points clés
Que couvrons-nous dans ce secteur ?
- Flotte mixte : voitures, poids lourds, équipements
- Groupes par direction et par service
- Structure de filiales
- Historique des modifications et journal d’activité
- Accès par rôle
- Suivi du contrôle technique et de l’assurance
- UTTS et anomalies de carburant
- Import de données en masse
Comment démarrer
De la mise en place au premier rapport
Importez l’inventaire
Importez la liste de véhicules existante depuis Excel, en rassemblant véhicules et équipements dans des listes distinctes. Plaque, type et informations techniques arrivent en une fois, puis vous complétez les manques. Après l’import, les champs manquants se complètent par modification en masse et les enregistrements en double sont vérifiés.
Répartissez par services
Regroupez par direction, région ou service. Si vous avez des sociétés rattachées, définissez-les comme filiales ; que chaque service voie ses propres véhicules et la direction l’ensemble. Une fois le regroupement fait, les rapports, le tableau de bord et les filtres de liste fonctionnent selon cette structure.
Attribuez personnes et rôles
Ajoutez conducteurs, techniciens et responsables comme personnes, créez un compte par e-mail et attribuez un rôle. Définissez un accès Lecture seule pour l’auditeur ou la direction générale. Une personne sans compte ne recevant pas d’e-mails de notification, il est important de bien définir les responsables dans la fiche de la personne.
Suivez conformité et carburant
Suivez au même endroit les échéances du contrôle technique, de l’assurance et des autorisations. Importez le relevé UTTS (système turc de reconnaissance des véhicules en station-service), rapprochez-le des enregistrements de pleins et examinez la liste d’anomalies par service. Les lignes en échec ou non rapprochées passent en examen ; les décisions restent enregistrées au niveau du plein.
Soyez prêt pour l’audit
Chaque modification est inscrite au journal avec qui, quand et quel champ. Les rapports standards s’obtiennent avec une plage de dates ; les véhicules n’étant pas supprimés, les anciens enregistrements restent dans les rapports. Ouvrir un compte Lecture seule pour l’auditeur donne accès aux enregistrements sans risque de les modifier.
Questions fréquentes
Un historique des modifications est conservé champ par champ ; qui a modifié quel champ et quand est enregistré. Les opérations en masse sont inscrites dans les dernières opérations. Les véhicules ne sont pas supprimés, ils sont archivés ; l’historique et le coût d’un véhicule hors service continuent donc d’apparaître dans les rapports. Quelle modification a été faite par quel utilisateur se voit aussi dans le journal d’activité ; en outre, documents et commentaires sont joints aux fiches.
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