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Carburant et énergie

Réunissez en un seul endroit les pleins de carburant et les recharges : chaque plein et chaque recharge est rattaché au véhicule, au fournisseur et au compteur ; la consommation se calcule entre deux pleins complets. Faites le rapprochement avec le relevé UTTS (système turc de reconnaissance des véhicules en station-service), comparez au prix de revente EPDK (autorité turque de régulation de l'énergie) du jour de l'achat et examinez les pleins suspects avec leur justification. Les véhicules électriques se suivent selon la même logique, en kWh/100 km.

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vitaFleet — Carburant et énergie

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Règles d'anomalie

Dépassement du réservoir, second plein, consommation excessive, achat cher

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Unités de volume

Litre, gallon américain, gallon impérial

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Sections du formulaire de plein

De Détails à Localisation

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Jours d'historique de prix

Période remplie lors de la première connexion EPDK

Que contient Carburant et énergie ?

Les écrans qui composent la solution et ce que l'on fait dans chacun, présentés dans l'ordre.

Écran

Historique du carburant

Chaque achat de carburant est une ligne de l'Historique du carburant. Le formulaire d'enregistrement comprend les sections Détails, Quantité et montant, Taxes et facture, Indicateurs et Localisation ; on saisit la date, le fournisseur/la station, la référence, le volume, le montant total et le relevé du compteur. Le compteur du plein met à jour le kilométrage du véhicule ; vous n'avez pas à le saisir séparément. Les rapports L/100 km, coût au kilomètre et efficacité se calculent à partir de ces lignes, et la ventilation par fournisseur provient du même enregistrement.

Formulaire de plein
La date, le fournisseur/la station, la référence (numéro de facture, ID de transaction), le volume, le montant total et le relevé du compteur se saisissent dans un seul formulaire.
Unité de volume
Litre, gallon américain et gallon impérial sont au choix ; les champs de litres et de montant lisent la notation turque à virgule (45,7 L, 1 250,50 ₺).
Plein partiel
Un achat où vous n'avez pas rempli le réservoir se marque comme Plein partiel ; cet enregistrement n'entre pas dans la moyenne de consommation et le calcul n'est pas faussé.
Mise à jour du compteur
Le relevé du compteur lors du plein met à jour le kilométrage actuel du véhicule ; un relevé en arrière n'est pas accepté.

Écran

Historique des recharges

Les sessions de recharge des véhicules électriques sont tenues selon la même logique que le carburant. L'enregistrement comprend le véhicule, la date, le fournisseur, la borne de recharge, la durée (min), le relevé du compteur ainsi que les pourcentages de début et de fin. La consommation se lit en kWh/100 km ; cette valeur est l'équivalent du L/100 km d'un véhicule à carburant. Le coût de l'énergie se rejoint avec celui du carburant dans les mêmes rapports de coûts ; comme le prix du kWh et celui du litre ne se comparent pas directement, la comparaison se fait à partir du coût au kilomètre. L'enregistrement d'une recharge peut aussi se faire sur le terrain depuis l'application mobile.

Champs de recharge
On renseigne le véhicule, la date, le fournisseur, la borne de recharge, la durée (min), le relevé du compteur ainsi que les valeurs % de début et % de fin.
kWh/100 km
C'est l'équivalent du L/100 km d'un véhicule à carburant ; la consommation d'un véhicule électrique se suit selon la même logique.
Comparaison juste
Le prix du kWh et celui du litre ne se comparent pas directement ; faites la comparaison à partir du rapport Coût au kilomètre.
Usage personnel
Un enregistrement de recharge peut être marqué comme Usage personnel.

Écran

Anomalies de carburant

Les Anomalies de carburant détectent automatiquement les situations suspectes dans les enregistrements de pleins et présentent chacune avec la règle qui l'a déclenchée et sa justification. Il existe quatre règles : dépassement du réservoir, second plein à court intervalle, consommation excessive et achat cher. Vous marquez chaque anomalie comme Normale ou Suspecte ; celles jugées normales sortent de la liste À examiner, les suspectes sont regroupées dans un onglet distinct. La décision se prend par plein et par règle ; une autre règle touchant le même plein est évaluée séparément. Les pleins marqués comme personnels n'entrent dans aucune règle.

Dépassement du réservoir
Si le plein dépasse la capacité du réservoir avec une marge de 5 %, il est critique ; la capacité est lue dans les Caractéristiques techniques du formulaire véhicule.
Second plein à court intervalle
Si un second plein est fait sur le même véhicule dans les 6 heures et que le total dépasse le réservoir, il est jugé critique.
Consommation excessive
Si le L/100 km entre deux pleins complets dépasse 1,35 fois la consommation habituelle du véhicule, c'est un avertissement ; au-delà de 1,7 fois, c'est critique.
Achat cher
Si le prix unitaire dépasse de 5 % le prix EPDK du jour de l'achat, c'est un avertissement ; de 15 %, c'est critique.

Écran

Rapprochement UTTS

Le Rapprochement UTTS compare le relevé du Système national de reconnaissance des véhicules (UTTS) à vos enregistrements de carburant. Le relevé s'importe avec Importer un relevé, les colonnes sont mises en correspondance avec l'assistant et les lignes sont rattachées au véhicule à partir du numéro UTTS de la fiche véhicule. Les lignes concordantes sont considérées comme rapprochées de l'historique du carburant ; les achats présents dans le relevé mais absents de vos enregistrements, ou dont le montant diffère, restent dans une liste distincte. Un plein saisi de façon incomplète ou un achat incohérent devient ainsi visible avant la clôture de la période, et aucune ligne ne disparaît silencieusement.

Import du relevé
Le fichier du relevé est importé et les colonnes du fournisseur sont mises en correspondance avec l'assistant.
Rattachement au véhicule
Les lignes sont appariées avec le numéro d'étiquette UTTS de la fiche véhicule ; un véhicule dont le numéro n'est pas renseigné ne peut pas être rattaché.
Liste des écarts
Les achats présents dans le relevé mais absents de vos enregistrements, ou dont le montant diffère, sont listés ; ils ne disparaissent pas silencieusement.
Lien avec le plein
Les lignes concordantes sont considérées comme rapprochées de l'enregistrement dans l'historique du carburant.

Écran

Comparaison des prix

La Comparaison des prix compare chaque achat de carburant au prix de revente publié le jour de l'achat et liste les pleins chers comme des écarts. Le prix de référence arrive automatiquement des Prix des carburants EPDK connectés depuis Intégrations ; on récupère le prix de vente quotidien en revendeur, à l'échelle nationale, du gazole, de l'essence et du GPL, et lors de la première connexion les 90 derniers jours sont remplis. Vous pouvez aussi importer la liste de prix par Excel. Pour savoir ce qui a été payé dans quelle station, vous comparez dans le rapport de carburant par station.

Intégration EPDK
Le prix de vente quotidien en revendeur, à l'échelle nationale, du gazole, de l'essence et du GPL arrive chaque jour ; lors de la première connexion, les 90 derniers jours sont remplis.
Prix par fichier
La liste de prix peut être importée depuis un fichier ; si vous chargez des prix par province, la comparaison se fait avec ceux-ci.
Liste des écarts
Les pleins payés au-dessus de la moyenne sont listés comme écarts ; on voit quel achat a été marqué et pourquoi.
Rapport par station
Le rapport de carburant par station compare ce qui a été payé dans chaque station.

Écran

Champs TVA et facture

La section Taxes et facture du formulaire de carburant sert au rapprochement comptable. Le montant total se saisit TVA comprise et se conserve TVA comprise ; lorsque le taux de TVA est renseigné, la ventilation hors taxes et TVA est calculée. Le numéro de facture et l'ETTN (identifiant unique de e-facture) sont ajoutés à l'enregistrement, tandis que le champ Référence conserve votre propre valeur de suivi, comme un numéro de facture ou un ID de transaction. Le rapport TVA de la section Rapports totalise cette ventilation par période ; lors du transfert en comptabilité, le rapprochement s'appuie sur ces champs.

Montant TVA comprise
Le montant total est conservé TVA comprise ; lorsque le taux est saisi, les montants hors taxes et de TVA sont calculés séparément.
Numéro de facture et ETTN
L'ETTN de la e-facture et le numéro de facture sont inscrits dans l'enregistrement pour le rapprochement comptable.
Champ Référence
Le champ Référence conserve votre propre valeur de suivi, comme un numéro de facture ou un ID de transaction.
Rapport TVA
Le rapport TVA de la section Rapports totalise cette ventilation par période.

Consommation réelle

Du plein au chiffre de consommation

Le personnel de terrain ou le responsable de flotte ajoute un nouveau plein dans l'Historique du carburant. On saisit le véhicule, la date, le fournisseur/la station, le volume et le montant total ; les champs de litres et de montant lisent la notation turque à virgule (45,7 L, 1 250,50 ₺). Le relevé du compteur met aussi à jour le kilométrage actuel du véhicule ; un relevé en arrière n'est pas accepté. Si le réservoir est complètement rempli, l'enregistrement reste tel quel ; s'il ne l'est pas, on marque Plein partiel. Le système calcule par véhicule le L/100 km et le coût au kilomètre à partir de l'écart de km entre deux pleins complets ; lorsque le compteur ou l'ordre des enregistrements est perturbé, l'indicateur Réinitialiser la consommation relance le calcul à partir de ce point. Au final, la consommation du véhicule, son coût au kilomètre et son fournisseur de carburant se lisent à partir du même enregistrement ; vous n'avez pas à tenir un calcul à la main.

  • Saisissez le plein. Indiquez la date, la station, le volume, le montant et le compteur ; les nombres à virgule à la turque sont acceptés.

  • Isolez le plein partiel. Un enregistrement marqué n'entre pas dans la moyenne, la consommation n'est donc pas faussée.

  • Lisez le chiffre. Le L/100 km et le coût au kilomètre apparaissent par véhicule dans les rapports.

Plein suspect

De la liste d'anomalies à la décision : comment examiner un plein

L'écran Anomalies de carburant passe les enregistrements de pleins au crible de quatre règles. Le gestionnaire de flotte ouvre la liste À examiner et lit, sur chaque ligne, quelle règle a été déclenchée et sa justification : dépassement de la capacité du réservoir avec une marge de 5 %, second plein dans les 6 heures, consommation dépassant 1,35 ou 1,7 fois la consommation habituelle, prix unitaire supérieur de 5 % ou 15 % au prix EPDK. Si le plein est réellement un plein complet, il le marque Normal ; s'il est inexplicable, Suspect. Un enregistrement jugé normal sort de la liste, les suspects s'accumulent dans un onglet distinct. Pour que le résultat soit fiable, la capacité du réservoir doit être définie et le compteur correctement saisi. Chaque plein suspect est ainsi tranché, en connaissant la règle qui l'a signalé et de façon consignée ; vous pouvez aussi consulter votre décision après coup.

Onglets d'examen des anomalies

Onglets d'examen des anomalies

  • Lisez la justification. Chaque anomalie est présentée avec la règle qui l'a déclenchée et sa justification.

  • Décidez. On marque Normal ou Suspect ; la décision se prend par plein et par règle.

  • Réunissez les prérequis. La règle de consommation fonctionne pour les véhicules ayant au moins 4 mesures de pleins complets.

Appariement du relevé

Lisez ensemble le relevé UTTS et vos enregistrements

En fin de mois, la comptabilité ou le responsable de flotte se rend dans l'écran Rapprochement UTTS et ouvre Importer un relevé. On choisit le fichier, puis les colonnes sont mises en correspondance avec vos champs dans l'assistant. Chaque ligne est rattachée au véhicule à partir du numéro UTTS de la fiche véhicule ; un véhicule dont le numéro n'est pas renseigné ne peut pas être rattaché. Dans l'écran de résultat, les achats concordants apparaissent rapprochés de l'historique du carburant, tandis que ceux qui figurent dans le relevé sans enregistrement chez vous, ou dont le montant diffère, restent dans une liste distincte. Vous soldez la liste en ajoutant le plein mal saisi ou en corrigeant le montant ; l'écart est ainsi repéré avant la clôture de la période. Après le rapprochement, l'historique du carburant et le relevé racontent le même tableau ; lors du passage en comptabilité, les montants sont prêts avec leurs champs de numéro de facture et d'ETTN, et vous pouvez vérifier qu'il ne reste aucune ligne non rapprochée.

  • Définissez le numéro. Le numéro d'étiquette UTTS doit être renseigné dans la fiche véhicule, faute de quoi la ligne n'est pas rattachée au véhicule.

  • Associez les colonnes. La structure de colonnes propre au fournisseur est reliée à vos champs par l'assistant.

  • Soldez l'écart. Vous soldez les lignes non rapprochées en ajoutant un enregistrement ou en le corrigeant.

Périmètre

Que contient cette solution ?

Sans module supplémentaire : tout fonctionne dans le même compte, avec les mêmes données.

  • Enregistrement des pleins de carburant
  • Enregistrement des recharges de véhicules électriques
  • Consommation en L/100 km et kWh/100 km
  • Coût au kilomètre
  • Plein partiel et réinitialisation de la consommation
  • Examen des anomalies de carburant
  • Rapprochement du relevé UTTS
  • Comparaison au prix de revente EPDK
  • Champs TVA, numéro de facture et ETTN
  • Rapport de carburant par station

Le déroulement

De la mise en place à l'usage quotidien

Préparez le véhicule

Saisissez le numéro UTTS dans la fiche véhicule et la capacité du réservoir dans les Caractéristiques techniques. Les règles d'anomalie et le rapprochement du relevé reposent sur ces deux champs ; s'ils manquent, il est impossible de rattacher la règle ou la ligne au véhicule.

Questions fréquentes

Non. Vous marquez cet achat comme Plein partiel ; comme la consommation se calcule à partir de l'écart de km entre deux pleins complets, cet enregistrement n'entre pas dans la moyenne. Si vous ne le marquez pas, la consommation sera erronée. Il faut aussi saisir correctement le compteur, car un relevé en arrière n'est pas accepté.

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