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Gestion de la maintenance

Les rappels de maintenance fonctionnent avec une périodicité en km et en mois ; la première limite atteinte fixe l'échéance. Pour les véhicules d'un même plan, inutile de créer les rappels un par un : un programme d'entretien ou une application groupée par règle suffit. Une intervention arrivée à échéance devient un ordre de travail ; une fois clos, il rejoint l'historique d'entretien et le rappel avance tout seul.

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vitaFleet — Gestion de la maintenance

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États de rappel

En retard, À venir, Planifié

0

États d'ordre de travail

Ouvert, En cours, Terminé

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Classes de priorité de réparation

Planifié, Non planifié, Urgent

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Options de canal de notification

E-mail + dans l'application, e-mail uniquement, dans l'application uniquement, désactivé

Que contient Gestion de la maintenance ?

Les écrans qui composent la solution et ce que l'on fait dans chacun, présentés dans l'ordre.

Écran

Rappels de maintenance

Cet écran suit l'échéance de la maintenance périodique. Chaque enregistrement se compose d'un véhicule et d'une tâche d'entretien ; la périodicité se définit par un intervalle de compteur, un intervalle de temps ou les deux. L'échéance est calculée à partir du compteur actuel du véhicule et de la date du dernier entretien ; l'élément est marqué En retard, À venir ou Planifié. Dans la liste, vous pouvez afficher via ⚙ les colonnes Type de véhicule, Marque / Modèle, Année du modèle et Groupe, et filtrer avec ces mêmes champs. Pour les anciens enregistrements dont le rappel n'est pas à jour, un bouton « Mettre à jour depuis les enregistrements de service » est disponible.

Périodicité
Dans les sections Intervalle de temps et Intervalle de compteur, on saisit des km, des mois ou les deux. La première limite atteinte fixe l'échéance.
Seuil d'approche
L'état À venir commence lorsque le seuil en km ou en jours est franchi ; ce seuil se définit séparément dans le formulaire de rappel.
Échéance suivante
Si vous souhaitez fixer vous-même la première échéance, vous pouvez définir la date et le compteur de la prochaine échéance ; sinon, l'échéance est calculée.
Notifications
L'option « Activer les notifications » du formulaire et les abonnés déterminent qui reçoit la notification. S'il n'y a pas d'abonné, elle va aux abonnés du véhicule, et à défaut aux gestionnaires.

Écran

Rappel groupé et par règle

Cet écran ouvre en une fois le même rappel selon le type de véhicule, la marque, le modèle, l'année du modèle et le groupe. Dès que vous choisissez les critères, le nombre et la liste des véhicules concernés s'affichent instantanément ; la même tâche et la même périodicité s'appliquent à tous. Si vous enregistrez la règle, le rappel est ajouté automatiquement plus tard aux véhicules qui répondent aux critères. Par exemple, si vous choisissez uniquement le type Minibus, tous les minibus correspondent ; en ajoutant les années de modèle 2015–2020, seuls ceux de ces années ; en ajoutant le modèle Sprinter, seuls les minibus Sprinter. Les véhicules ajoutés plus tard, ou importés par Excel et GPS, entrent aussi dans la règle.

Critères
Type de véhicule, marque, modèle, plage d'années de modèle et groupe (sous-groupes inclus). Dans un critère, la sélection multiple signifie « l'un quelconque » ; entre critères, « tous ».
Véhicules ignorés
Un véhicule ayant déjà le rappel de la tâche choisie est ignoré ; le nombre de véhicules ignorés figure dans le résultat. Le même rappel n'est ainsi jamais créé deux fois.
Page des règles
Une règle peut être mise en pause, appliquée immédiatement ou supprimée ; à la suppression, on vous demande si les rappels qu'elle a créés doivent être conservés.
Exclusions
Les véhicules archivés et vendus ne sont pas inclus dans les règles ; un véhicule sans année de modèle ne correspond pas à un critère d'année.

Écran

Programmes d'entretien

Un programme réunit, avec leurs périodicités, les tâches relevant d'un même plan de maintenance. Quand vous ajoutez un véhicule au programme, tous les rappels sont créés automatiquement. Modifier une périodicité dans le programme met à jour les rappels de tous les véhicules liés : vous n'avez pas à éditer chaque véhicule. Chaque programme ouvert depuis la liste des programmes s'affiche avec son périmètre et ses lignes de tâches. Les périodicités par défaut des tâches d'entretien sont préremplies lors de la création du programme.

Définition du programme
On saisit le nom, la description et le périmètre du programme ; avec l'option « Programme actif », vous l'activez ou le suspendez.
Lignes de tâches
Chaque ligne comporte la tâche d'entretien, la périodicité au compteur, la périodicité dans le temps et les seuils d'approche ; les unités se choisissent séparément.
Application aux véhicules
Pour un véhicule ajouté au programme, les rappels des tâches s'ouvrent automatiquement ; une mise à jour faite à un seul endroit se répercute sur tous les véhicules.
Rapport de conformité
Le Rapport de conformité de la maintenance montre, par rappel, les clôtures dans les temps et en retard ; il peut être affiné avec des filtres de tâche et de véhicule.

Écran

Tâches d'entretien

C'est le catalogue des postes de maintenance, comme la vidange, le filtre à air ou le changement de pneus. Les rappels, les lignes d'ordre de travail et les enregistrements d'entretien utilisent les mêmes noms de tâches ; les rapports se regroupent selon ces noms. Vous pouvez saisir pour une tâche une périodicité par défaut, ainsi qu'une durée et un coût estimés. Le nom de la tâche est utilisé dans les rapports, les rappels, les lignes d'ordre de travail et l'appariement des e-factures ; la dénomination doit donc rester cohérente. Pour ajouter une tâche, utilisez « Ajouter une tâche » dans l'écran Tâches d'entretien.

Catalogue
Donnez des noms de tâches clairs et cohérents. Le rapport Utilisation des tâches d'entretien indique combien de fois chaque tâche a été réalisée et son coût total.
Périodicité par défaut
Si vous donnez à la tâche une périodicité en km ou en mois, elle est préremplie lors de la création d'un rappel ; elle peut être modifiée véhicule par véhicule.
Estimation
La durée et le coût estimés sont préremplis dans l'ordre de travail ; le budget et le réalisé peuvent ainsi être comparés.
Appariement des e-factures
Les lignes de facture sont d'abord appariées avec vos noms de tâches ; une tâche prédéfinie non encore définie est ajoutée lors de l'import.

Écran

Ordres de travail

C'est l'enregistrement d'une intervention de maintenance ou de réparation à effectuer : lignes, main-d'œuvre, pièces, fournisseur et montant. Le statut évolue entre Ouvert, En cours et Terminé. Un ordre de travail terminé rejoint l'historique d'entretien et fait avancer les rappels de maintenance des tâches de ses lignes. Dans le formulaire d'ordre de travail, vous pouvez ajouter des enregistrements avec « + Nouvelle définition » dans les sélecteurs de véhicule et de fournisseur, et téléverser photos et documents. Pour un travail sous garantie, vous recevez un avertissement à l'ouverture de l'ordre ; cette information est affichée pour éviter de faire payer une intervention couverte.

Détails
On renseigne le véhicule, le statut, l'émetteur, la personne assignée, le fournisseur, les dates de début et de fin prévues et réelles, ainsi que le compteur de début et de fin.
Classe de priorité
La Classe de priorité de réparation classe le travail en Planifié, Non planifié ou Urgent. Le rappel du début prévu est facultatif.
Lignes
Chaque ligne est composée d'une tâche d'entretien, de main-d'œuvre et de pièces. Une pièce ajoutée depuis le stock est déduite du stock ; les montants sont conservés TVA comprise.
Panne et facture
Des pannes sont liées à l'ordre de travail et se clôturent avec lui. Le numéro de facture, le numéro de bon de commande et l'ETTN (identifiant unique de e-facture) sont conservés pour le rapprochement comptable.

Écran

Historique d'entretien et dernières interventions

C'est l'enregistrement des maintenances et réparations effectuées. Il est créé lorsqu'un ordre de travail est terminé ou qu'une facture d'entretien est importée depuis la e-facture comme enregistrement d'entretien. Comme chaque ligne est rattachée à une tâche d'entretien, la question « quand le filtre à air a-t-il été changé pour la dernière fois ? » trouve une réponse directe ; le rapport Dernières interventions l'indique par plaque. Les ordres de travail terminés et leurs coûts sont listés dans le rapport Historique d'entretien de la section Rapports, avec des filtres par véhicule, fournisseur et date. Dans la fiche véhicule, l'onglet Historique d'entretien donne les mêmes enregistrements du point de vue d'un seul véhicule ; la tâche et le montant de chaque ligne sont visibles.

Source
L'enregistrement d'entretien est créé à la clôture de l'ordre de travail ou lorsque « Enregistrement d'entretien » est choisi à l'import d'une e-facture ; les lignes sont appariées aux tâches d'entretien.
Dernières interventions
Le rapport donne, par plaque × intervention, la dernière date, le kilométrage auquel elle a été faite et le temps écoulé depuis.
Relevé du compteur
Le compteur saisi dans l'enregistrement d'entretien met aussi à jour le compteur actuel du véhicule ; un relevé en arrière n'est pas accepté.
Maintenances en retard
Le rapport Maintenances en retard de la section Rapports liste les rappels dépassés, avec des filtres par tâche, véhicule et statut.

Suivi des échéances

De la définition de la périodicité à la notification nocturne : comment fonctionne l'échéance

Le gestionnaire de flotte ouvre pour un véhicule un rappel de vidange et saisit à la fois l'intervalle de compteur et l'intervalle de temps. Le système calcule l'échéance à partir du compteur actuel du véhicule et de la date du dernier entretien ; la première limite atteinte est retenue. Pour un véhicule circulant en ville, ce sont le plus souvent les mois qui arrivent en premier ; sur longue distance, les km. À mesure que le compteur avance grâce aux enregistrements de carburant, d'entretien et de contrôle technique, l'échéance est recalculée. Une fois le seuil franchi, l'élément passe à À venir ; une fois l'échéance dépassée, il devient En retard et génère une notification nocturne. La notification va à l'abonné du rappel, à défaut aux abonnés du véhicule, et à défaut aux gestionnaires. À la clôture du travail, le rappel avance. Dans la liste, vous pouvez afficher via ⚙ les colonnes Type de véhicule, Marque / Modèle, Année du modèle et Groupe, et filtrer avec ces mêmes champs. Si l'on constate qu'un rappel n'a pas été mis à jour sur d'anciens enregistrements, le bouton « Mettre à jour depuis les enregistrements de service » est disponible.

  • Double périodicité. Les km et les mois se définissent ensemble ; la première limite atteinte fixe l'échéance, il n'est donc pas nécessaire de suivre les deux séparément.

  • Trois états. Les états En retard, À venir et Planifié apparaissent séparément dans la liste ; les éléments en retard et à venir génèrent une notification nocturne.

  • Chaîne de notification. S'il n'y a pas d'abonné au rappel, les abonnés du véhicule sont informés ; à défaut, les gestionnaires de l'organisation. Vous pouvez définir vous-même l'abonné.

  • Responsable du véhicule. Faire du responsable du véhicule un abonné permet aux notifications d'échéance d'aller directement à la personne qui suit le travail plutôt qu'aux gestionnaires.

Application groupée

Ouvrez en une seule fois le même plan de maintenance sur les bons véhicules

Imaginons un plan de maintenance commun pour les minibus Sprinter dont l'année de modèle est comprise entre 2015 et 2020. Dans l'écran « + Groupé / Par règle », le gestionnaire choisit le type Minibus, les années de modèle 2015–2020 et le modèle Sprinter ; le nombre et la liste des véhicules concernés s'affichent instantanément. Il choisit la tâche et la périodicité, puis applique. Les véhicules ayant déjà le rappel sont ignorés et le nombre de véhicules ignorés figure dans le résultat. S'il enregistre la règle, le rappel s'ouvre aussi automatiquement sur les véhicules qui arrivent plus tard par Excel ou GPS et répondent aux critères. S'il souhaite gérer le plan entier comme un seul paquet, il utilise le programme d'entretien. Les véhicules archivés et vendus ne sont pas inclus dans les règles ; un véhicule sans année ne répond pas au critère d'année de modèle. Il est donc utile de vérifier la liste d'aperçu avant d'appliquer.

Aperçu du rappel groupé

Aperçu du rappel groupé

  • Aperçu instantané. À mesure que vous choisissez les critères, le nombre et la liste des véhicules concernés se mettent à jour instantanément ; vous voyez quels véhicules seront touchés avant d'appliquer.

  • Enregistrement de la règle. La règle enregistrée s'applique aussi aux véhicules ajoutés plus tard ou qui commencent à répondre aux critères.

  • Gérer la règle. Dans la page des règles, une règle se met en pause, s'applique immédiatement ou se supprime ; à la suppression, on vous demande aussi si les rappels doivent être conservés.

  • Mise à jour par programme. Si vous changez la périodicité dans le programme d'entretien, les rappels de tous les véhicules liés au programme sont mis à jour ; aucune édition une à une n'est nécessaire.

Flux de l'ordre de travail

Une maintenance arrivée à échéance se clôt par un ordre de travail

Lorsqu'il repère un élément dans la liste des maintenances en retard, le gestionnaire ouvre un ordre de travail pour le véhicule ; il choisit le fournisseur ou le technicien, détermine la classe de priorité et saisit les lignes. Chaque ligne se compose d'une tâche d'entretien, de main-d'œuvre et de pièces ; une pièce ajoutée depuis le stock est déduite du stock. Quand l'intervention est finie, l'ordre de travail passe à Terminé. En même temps, l'enregistrement rejoint l'historique d'entretien et les rappels de maintenance des tâches des lignes avancent avec la dernière date et le dernier kilométrage. Les pannes liées sont clôturées ensemble. Si l'intervention a eu lieu alors qu'une grande partie de la période de maintenance restait à courir, une notification d'intervention anticipée est envoyée aux gestionnaires ; le seuil se modifie dans les Paramètres. Les montants sont conservés TVA comprise ; lorsque le taux de TVA est saisi, la ventilation hors taxes et TVA est calculée. Le numéro de facture et l'ETTN sont conservés dans l'enregistrement, et le rapprochement comptable se fait avec eux.

  • De l'entretien au rappel. L'ordre de travail terminé complète automatiquement le rappel de maintenance du véhicule portant la même tâche ; la dernière date et le dernier kilométrage sont mis à jour et l'échéance est recalculée.

  • Notification d'intervention anticipée. Le seuil par défaut correspond à une maintenance effectuée alors qu'il restait 20 % de l'intervalle ou plus.

  • Anciens enregistrements. Si le rappel n'est pas synchronisé avec les anciens enregistrements, le bouton « Mettre à jour depuis les enregistrements de service » de l'écran des rappels s'appuie sur les enregistrements d'entretien passés.

  • Voie de la facture. Une facture importée de la e-facture comme enregistrement d'entretien fait aussi avancer le rappel de maintenance selon les tâches de ses lignes.

Périmètre

Que contient cette solution ?

Sans module supplémentaire : tout fonctionne dans le même compte, avec les mêmes données.

  • Périodicité en km et en mois combinées
  • États en retard, à venir et planifié
  • Rappel groupé et par règle
  • Programmes d'entretien
  • Catalogue des tâches d'entretien
  • Ordres de travail et lignes
  • Historique d'entretien
  • Rapport Dernières interventions
  • Rapport de conformité de la maintenance
  • Notifications par abonné

Le déroulement

De la mise en place à l'usage quotidien

Définissez les tâches

Constituez le catalogue des tâches d'entretien : vidange, filtre à air, changement de pneus, avec des noms clairs et cohérents. Si vous le souhaitez, saisissez pour chaque tâche une périodicité par défaut en km et en mois, ainsi qu'une durée et un coût estimés.

Questions fréquentes

Les deux peuvent être définis ; la première limite atteinte fixe l'échéance. Pour un véhicule circulant en ville, ce sont généralement les mois qui arrivent en premier, sur longue distance les km. L'échéance est calculée à partir du compteur actuel du véhicule et de la date du dernier entretien ; elle est recalculée à mesure que le compteur avance. Il existe un écran de rappels distinct pour les équipements.

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