Logistique et transport

Tous les documents doivent être en règle avant le départ

Pour qu’un poids lourd puisse partir en mission, plusieurs documents doivent être valides en même temps : le certificat d’autorisation de transport routier de classe K, le contrôle technique TÜVTÜRK, la mesure des émissions d’échappement, l’assurance responsabilité civile obligatoire et l’assurance tous risques. Ces documents viennent d’organismes différents, expirent à des dates différentes, et il suffit d’en oublier un pour immobiliser le véhicule ce jour-là. vitaFleet conserve la date d’expiration de chaque document dans la fiche du véhicule et liste chaque nuit, dans une seule notification récapitulative, les éléments à venir et ceux qui sont échus. Le matin, le régulateur voit quelle plaque a quel document arrivé à échéance, sans consulter un calendrier mural ni compter sur la mémoire d’un collègue, et organise le plan de transport en conséquence. Lorsqu’un fichier est joint au document, inutile d’appeler le bureau pour retrouver la carte grise ou la police d’assurance pendant un contrôle.

• Certificat K, contrôle technique, émissions et assurance de chaque véhicule sur un seul écran
• E-mail récapitulatif nocturne des documents à venir et échus
• Cartes grises, polices et contrats archivés dans la fiche du véhicule
• La durée est définie une fois et recalculée après chaque renouvellement

Tracteur et semi-remorque, deux actifs distincts

Le tracteur et la semi-remorque vivent sur des calendriers séparés : le contrôle de la semi-remorque est indépendant de celui du tracteur, un tracteur peut travailler avec plusieurs semi-remorques dans la journée, et une semi-remorque peut rester garée des jours entiers. Les regrouper dans une seule fiche conduit à oublier le contrôle de la semi-remorque dans l’ombre du tracteur. Dans vitaFleet, la semi-remorque a sa propre fiche, son propre calendrier de contrôle, d’assurance et de maintenance ; les travaux de freinage et de pneus sont aussi suivis séparément du tracteur. Quand le contrôle d’une semi-remorque approche, l’alerte concerne cette semi-remorque, quel que soit le tracteur avec lequel elle roule ce jour-là. Ainsi, le départ d’une semi-remorque dont le contrôle a expiré ne passe pas inaperçu simplement parce que les documents du tracteur sont en règle. À mesure que le nombre de semi-remorques augmente, des fiches, des coûts et des historiques d’entretien séparés évitent la confusion ; la date de chaque intervention se lit dans sa propre fiche.

• Calendrier distinct de contrôle, d’assurance et de maintenance pour la semi-remorque
• Freins et pneus de la semi-remorque dans son propre historique
• Tracteurs et semi-remorques filtrés en groupes dans des listes séparées

Le vrai coût de chaque trajet

Le coût d’un trajet ne se résume pas au gazole : les péages de ponts et d’autoroutes, la maintenance en route, l’usure des pneus et, le cas échéant, les amendes entrent dans le même calcul. vitaFleet réunit ces postes dans la fiche du véhicule : carburant, HGS/OGS (systèmes turcs de télépéage électronique), entretien, pneus et amendes sont cumulés dans un seul coût par véhicule. Vous lisez le coût au kilomètre et par véhicule à partir des enregistrements, pas d’estimations ; en plaçant des véhicules similaires côte à côte, vous voyez lequel coûte réellement le plus cher. Dans les écrans de rapport, vous choisissez une plage de dates pour comparer ce mois-ci, le mois dernier ou les trois derniers mois. Le coût ne reste pas un total unique : carburant, péages et maintenance apparaissent en postes séparés, ce qui permet de comprendre pourquoi un véhicule coûte cher, entre consommation, pannes ou péages.

• Carburant, péages, maintenance, pneus et amendes réunis sur un même véhicule
• Comparaison du coût au kilomètre et par véhicule
• Consommation réelle calculée entre deux pleins complets (L/100 km)
• Plage de dates des rapports : ce mois-ci, le mois dernier, les 3 derniers mois

Contrôle du carburant : consommation et écarts

Pour une flotte longue distance, le carburant est le poste de dépense le plus important et le plus facile à laisser échapper. Chaque plein est comparé à la capacité du réservoir du véhicule, à sa consommation habituelle et au prix de la station EPDK (autorité turque de régulation de l’énergie) le jour de l’achat. Les pleins dépassant la capacité du réservoir, un second plein sur le même véhicule dans les six heures, les intervalles nettement au-dessus de la consommation habituelle et les achats chers sont listés avec leur motif. Vous marquez chacun comme normal ou suspect. En important le relevé du système de reconnaissance des véhicules en station-service (UTTS) dans le rapprochement UTTS, vous associez les mouvements de carte aux fiches véhicules ; les cartes Opet et Petrol Ofisi se connectent via des intégrations. La règle de consommation s’applique aux véhicules ayant au moins quatre mesures de pleins complets et compare le véhicule à son propre historique : chaque véhicule est ainsi évalué à l’aune de son propre niveau habituel, et non de celui d’un autre.

• Dépassement du réservoir, second plein rapproché, surconsommation, achat cher
• Chaque écart est affiché avec son motif et marqué normal ou suspect
• Le relevé UTTS est rapproché à partir du numéro du véhicule
• Un plein partiel se signale pour ne pas fausser la moyenne

Pneus : position, profondeur de sculpture et coût

Sur un poids lourd, les pneus pèsent lourd dans le budget de maintenance, et le nombre de kilomètres parcourus par chacun compte. Dans vitaFleet, chaque pneu a sa propre fiche : numéro de série, marque, dimension, DOT, prix d’achat et position sur le véhicule. Sur les poids lourds, les pneus jumelés sont mesurés séparément, intérieur et extérieur ; le rapport PDF du mesureur de sculpture laser est importé pour lire les valeurs des quatre pneus. À la pose et à la dépose, le motif est enregistré : rotation, saison, usure ou dommage. Le rapport de performance des pneus compare les marques par kilométrage moyen et coût aux 1 000 km, pour que votre prochain achat repose sur les données et non sur le prix. Les seuils d’alerte peuvent être définis séparément par type de véhicule, marque, année du modèle et groupe ; un tracteur et un utilitaire léger ne sont donc pas contraints de suivre la même règle. Les kilomètres restants avant remplacement sont calculés à partir de l’usure de la sculpture et de la limite de kilométrage saisie.

• Profondeur de sculpture et pression par position, intérieur/extérieur séparés en jumelage
• Import du rapport PDF du mesureur laser
• Kilométrage moyen et coût aux 1 000 km par marque
• Seuils d’alerte distincts selon le type de véhicule et le groupe

Péages et amendes : la responsabilité du conducteur

Lorsque le relevé mensuel HGS/OGS est importé, les passages sont rattachés au véhicule via le numéro de badge, puis au conducteur de la date concernée via l’affectation du véhicule. Inutile de rapprocher des centaines de lignes à la main ; les passages des véhicules sans badge défini restent non rapprochés et vous sont signalés. Pour une amende de circulation, on saisit la plaque, la date, l’article et le montant ; le conducteur est retrouvé grâce à l’affectation au moment de l’infraction. Vous saisissez le montant réduit et la date limite de la réduction, et les amendes dont le délai de réduction court encore sont listées à part ; le montant refacturé au conducteur est marqué et entre dans le rapport d’amendes par personne. Si l’affectation est vide, l’amende reste sans conducteur, d’où l’importance de maintenir des affectations sans interruption. Les amendes cumulées par un même conducteur apparaissent dans le rapport par personne. Le montant refacturé au conducteur est ainsi distingué de celui que l’entreprise assume, sans devoir préparer une liste à part pour le rapprochement de fin de mois.

Les documents des conducteurs ont aussi une échéance

Même si le véhicule est en règle, un trajet pose problème si les documents du conducteur sont incomplets. Le permis de conduire, le SRC, le certificat psychotechnique et le certificat médical sont suivis dans la fiche du conducteur avec leur date d’expiration ; un document sur le point d’expirer apparaît dans la notification récapitulative quotidienne. L’alerte arrive tôt pour que le document d’un conducteur affecté à une longue ligne puisse être renouvelé avant le départ. Les affectations de conducteurs étant conservées avec leurs dates, pour un sinistre, une amende ou un passage au péage, on lit dans les enregistrements quel conducteur roulait avec quel véhicule ce jour-là. En cas d’accident, la date, le lieu, la partie adverse, le scan du constat et le croquis sont conservés dans la même fiche. Ces enregistrements servent aussi de base à l’audit interne : on retrace quand le document de chaque conducteur a été renouvelé, avec quel véhicule il roulait et quels événements sont survenus pendant son affectation.

• Échéances du permis, du SRC, du certificat psychotechnique et du certificat médical
• Affectation conducteur-véhicule sur des plages de dates
• Dossier d’accident : constat, photos, croquis et dossier d’assurance
• L’historique des sinistres est rattaché au conducteur au moment des faits

De la panne à l’ordre de travail, de l’enregistrement à la maintenance

Un problème survenu en route est signalé comme panne ; s’il est critique, il devient un ordre de travail, où main-d’œuvre, pièces et fournisseur sont réunis dans une seule fiche. À la clôture de l’ordre de travail, l’intervention entre dans l’historique d’entretien du véhicule, la pièce utilisée est déduite du stock et le rappel de maintenance concerné avance de lui-même ; une même maintenance n’est jamais planifiée deux fois. La périodicité de maintenance est définie à la fois en kilomètres et en mois, et l’échéance est la première atteinte. Si l’intégration GPS est connectée, le kilométrage arrive automatiquement et l’échéance se calcule à partir du compteur à jour. Les pannes répétées d’un même véhicule étant regroupées dans son historique, il est facile de repérer la source chronique de dépenses. L’historique d’entretien étant tenu par plaque, une question comme « quand a eu lieu le dernier changement de pneus sur ce véhicule ? » trouve sa réponse d’un coup d’œil, et vous avez l’enregistrement sous la main face au fournisseur.

• Panne, ordre de travail et historique d’entretien dans un seul flux
• La pièce utilisée est déduite du stock, alerte au seuil critique
• Périodicité en km et en mois ensemble, selon la première échéance
• Si le GPS est connecté, le compteur arrive automatiquement d’Arvento