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Gestion des équipements

Les actifs qui ne sont pas des véhicules, comme les groupes électrogènes, compresseurs, chariots élévateurs et outils à main, ont leur propre liste. Chaque équipement a son numéro de série, son fabricant, son état, son lieu et la personne à qui il est affecté. Les enregistrements de service et les rappels de maintenance périodique sont tenus à part ; le coût d'entretien par équipement est totalisé à partir de ces enregistrements, et votre liste de véhicules ne s'encombre pas.

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vitaFleet — Gestion des équipements

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États d'équipement

En service, En stock, En maintenance, Hors service

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États de rappel

Dans les temps, À venir, En retard

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Pages d'équipement

Liste, Enregistrements de service, Rappels

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Unités de périodicité

Jours, semaines, mois et années

Que contient Gestion des équipements ?

Les écrans qui composent la solution et ce que l'on fait dans chacun, présentés dans l'ordre.

Écran

Liste des équipements

C'est la liste de tous les actifs qui ne sont pas des véhicules. Le bouton Ajouter un équipement ouvre un nouvel enregistrement ; le formulaire comprend les champs Nom, Type, N° de série, Fabricant, Modèle, État, Lieu et Personne affectée. La liste est distincte de celle des véhicules, vos écrans de véhicules ne s'encombrent donc pas ; dans les rapports, on peut les consulter ensemble ou séparément selon le besoin. Avec Nouvelle définition dans les sélecteurs, un type ou un fabricant manquant s'ajoute sans quitter la page, et l'on passe de la fiche équipement aux enregistrements de service et aux rappels.

Champs d'identité
On renseigne le nom, le type, le n° de série, le fabricant et le modèle ; avec Nouvelle définition dans les sélecteurs, une valeur manquante s'ajoute sans quitter la page.
État
On choisit l'un des quatre états : En service, En stock, En maintenance et Hors service.
Lieu et personne
L'équipement est rattaché à un lieu et à une personne ; la liste montre où il se trouve et qui l'a.
Modification
L'enregistrement se modifie depuis la fiche équipement ; on passe aux enregistrements de service et aux rappels depuis cette fiche.

Écran

Affectation et lieux

Un équipement est affecté à une personne ou à un lieu. Les champs Lieu et Personne affectée du formulaire équipement le déterminent ; la liste montre où se trouve l'équipement et qui l'a. Dans l'écran Lieux, on définit dépôts, chantiers, garages et points de service, avec adresse et informations de position. Si une limite de géorepérage est tracée pour un lieu, les enregistrements de position sont rapprochés de ce lieu. Les lieux définis s'affichent sur la carte de la flotte avec les véhicules ; quand un équipement change de lieu, on modifie le formulaire pour garder l'enregistrement à jour.

Personne affectée
Le champ Personne affectée du formulaire équipement désigne le responsable ; la personne se choisit dans la liste, ou se crée sur place si elle n'y figure pas.
Rattachement au lieu
Le champ Lieu rattache l'équipement à un dépôt, un chantier ou un garage.
Géorepérage
Si une limite est tracée pour un lieu, les enregistrements de position sont rapprochés de ce lieu.
Affichage sur la carte
Les lieux définis sont affichés sur la carte de la flotte.

Écran

Enregistrements de service des équipements

Les Enregistrements de service des équipements forment la liste distincte des maintenances et réparations effectuées sur les équipements ; c'est l'équivalent, pour les équipements, de l'historique d'entretien des véhicules. Chaque enregistrement comporte l'équipement, la date, l'intervention réalisée, le coût, le fournisseur, l'intervenant et un champ de note. Comme l'enregistrement est lié au fournisseur, les rapports de coûts produisent la ventilation par fournisseur à partir de ce lien. Les services d'équipements ne se mélangent pas à ceux des véhicules et sont listés dans leur propre page. Quand une maintenance est saisie, vous clôturez le rappel d'équipement correspondant, et le coût d'entretien par équipement est totalisé à partir des enregistrements.

Champs de l'enregistrement
On remplit l'équipement, la date, l'intervention réalisée, le coût, le fournisseur, l'intervenant et la note.
Lien avec le fournisseur
L'enregistrement est lié au fournisseur ; les rapports de coûts produisent la ventilation par fournisseur à partir de ce lien.
Liste distincte
Les services d'équipements ne se mélangent pas à ceux des véhicules et sont listés dans leur propre page.
Clôture du rappel
Quand une maintenance est saisie, le rappel d'équipement correspondant est complété.

Écran

Rappels de maintenance

Le suivi de la maintenance périodique et de l'étalonnage des équipements se fait dans cet écran. Dans le formulaire de rappel, on remplit les champs Équipement, Tâche, Périodicité, Seuil d'approche, Dernière réalisation et Notifications. La périodicité s'exprime en jours, semaines, mois ou années, le mois étant la valeur par défaut. L'échéance se calcule en ajoutant la périodicité à la date de dernière réalisation. L'état n'est pas un champ à part : il est déduit à chaque lecture, soit Dans les temps, À venir ou En retard. Les dates d'étalonnage des instruments de mesure se suivent aussi ici ; une notification est générée à l'approche de l'échéance, puis une fois celle-ci dépassée.

Formulaire de rappel
On remplit les champs Équipement, Tâche, Périodicité, Seuil d'approche, Dernière réalisation et Notifications.
Unité de périodicité
La périodicité se définit en jours, semaines, mois ou années ; le mois est la valeur par défaut.
Seuil d'approche
Quand le délai que vous avez fixé est atteint, le rappel est considéré comme À venir ; une fois l'échéance dépassée, il devient En retard.
Étalonnage
Les dates d'étalonnage des instruments de mesure se suivent aussi depuis le même écran.

Écran

Documents et commentaires

On peut joindre des documents à la fiche d'un équipement et y écrire des commentaires ; documents et commentaires sont une fonction commune aux fiches d'équipements et de véhicules. Un certificat de garantie, un rapport d'entretien ou une pièce d'achat reste avec la fiche, et le terrain comme le bureau partagent des notes sur la même fiche. L'écran Garanties suit la garantie des véhicules et des pièces avec ses limites de date et de km, et le certificat de garantie est joint à la fiche. L'écran Documents réunit, lui, les pièces des fiches dans une seule liste : vous n'avez donc pas à ouvrir chaque fiche pour chercher une pièce.

Ajout de documents
Dans la fiche équipement, la pièce voulue est jointe à la fiche ; le document est conservé avec elle.
Commentaires
On écrit un commentaire sur la fiche de l'équipement ; le terrain et le bureau partagent des notes sur la même fiche.
Suivi des garanties
L'écran Garanties suit la garantie des véhicules et des pièces avec ses limites de date et de km ; le document est joint à la fiche.
Liste commune des documents
L'écran Documents réunit les pièces des fiches dans une seule liste.

Écran

Formulaires d'inspection

Les formulaires d'inspection peuvent aussi servir pour les équipements. Dans le modèle de formulaire, les types de ligne sont la case à cocher, le nombre, le texte, la photo et la signature. Le modèle se prépare une seule fois ; le personnel de terrain choisit l'équipement dans l'écran Faire une inspection et le remplit ; la photo et la signature sont prises dans le même formulaire. Les résultats sont réunis dans la liste des envois, et les lignes non conformes sont suivies à part dans l'écran Erreurs de ligne. Les programmes d'inspection servent à planifier les contrôles récurrents : le contrôle d'un chariot élévateur ou d'un compresseur est ainsi conservé dans un enregistrement plutôt que sur papier.

Types de ligne
La liste de contrôle se construit avec des lignes de type case à cocher, nombre, texte, photo et signature.
Faire une inspection
Le personnel choisit l'équipement et remplit le formulaire ; la photo et la signature sont prises dans le même formulaire.
Lignes en échec
Les lignes non conformes sont suivies à part dans les erreurs de ligne d'inspection.
Programme
Les programmes d'inspection planifient les contrôles récurrents.

Nouvel actif

Enregistrer un groupe électrogène et l'affecter, étape par étape

Le responsable du dépôt ouvre Ajouter un équipement dans la Liste des équipements. On saisit le nom et le type, puis le numéro de série, le fabricant et le modèle. Le champ État se choisit entre En stock et En service. Si le type ou le fabricant n'est pas dans la liste, on l'ajoute avec Nouvelle définition sans quitter la page. Si l'équipement part sur un chantier, on choisit le chantier dans le champ Lieu ; s'il doit être confié à un chef d'équipe responsable, on choisit ce dernier dans le champ Personne affectée. Une fois l'enregistrement validé, la liste montre où se trouve l'équipement et qui l'a. Si le lieu ou la personne change ensuite, on modifie le formulaire de l'équipement, et l'état peut être mis à jour en En maintenance ou Hors service. Tout reste dans un seul enregistrement ; par qui et en quel lieu l'équipement a été utilisé peut aussi se lire après coup.

  • Saisissez l'identité. Nom, type, n° de série, fabricant et modèle sont dans un seul formulaire.

  • Choisissez l'état. En service, En stock, En maintenance ou Hors service.

  • Affectez. Les champs Lieu et Personne affectée inscrivent dans l'enregistrement la position et le responsable.

Maintenance périodique

Du rappel à l'enregistrement de service : la clôture de la maintenance

Le responsable technique ouvre un nouvel enregistrement dans l'écran Rappels : on choisit l'équipement, la tâche et la périodicité, par exemple 6 mois. On saisit le seuil d'approche et la date de dernière réalisation ; l'échéance s'obtient en ajoutant la périodicité à cette date. Une fois dans le seuil, l'enregistrement apparaît comme À venir ; une fois l'échéance dépassée, comme En retard. Quand la maintenance est faite, on saisit dans Enregistrements de service l'équipement, la date, l'intervention réalisée, le coût et le fournisseur, puis on complète le rappel. L'échéance suivante est calculée selon la nouvelle date ; le coût d'entretien de l'équipement est totalisé à partir des enregistrements de service, et la ventilation par fournisseur se répercute dans les rapports par ce lien. Le rappel n'est donc pas recréé à chaque maintenance : l'enregistrement est défini une fois, l'échéance avance à mesure qu'il est complété et le retard reste visible.

Formulaire de rappel d'équipement

Formulaire de rappel d'équipement

  • Définissez la périodicité. On saisit la périodicité en jours, semaines, mois ou années, ainsi que le seuil d'approche.

  • Suivez l'état. Les états Dans les temps, À venir et En retard se distinguent par la couleur dans la liste.

  • Consignez le service. L'intervention, le coût, le fournisseur et l'intervenant sont saisis dans l'enregistrement de service.

Contrôle sur le terrain

Du modèle d'inspection au contrôle sur le terrain

Le gestionnaire de flotte construit un modèle dans Formulaires d'inspection : des lignes à cocher, une ligne numérique, une photo et une signature. Le personnel de terrain choisit l'équipement dans l'écran Faire une inspection et remplit le formulaire ; la photo et la signature sont prises dans le même flux. L'envoi arrive dans la liste des inspections, et les lignes non conformes sont suivies à part dans l'écran Erreurs de ligne. Les programmes d'inspection planifient les contrôles récurrents. Les contrôles d'équipements comme un chariot élévateur ou un compresseur sont ainsi conservés dans un enregistrement plutôt que sur papier, et l'on peut y revenir après coup. Comme les résultats de contrôle sont conservés par équipement, on peut, lors d'une décision de panne ou de maintenance, revenir à l'inspection précédente ; le responsable voit dans la liste quelle ligne a échoué.

  • Construisez le modèle. Les types de ligne sont la case à cocher, le nombre, le texte, la photo et la signature.

  • Remplissez sur le terrain. L'écran Faire une inspection ouvre le formulaire par équipement.

  • Suivez les erreurs. Les lignes en échec sont suivies dans une liste distincte.

Périmètre

Que contient cette solution ?

Sans module supplémentaire : tout fonctionne dans le même compte, avec les mêmes données.

  • Enregistrement des actifs hors véhicules
  • N° de série, fabricant et modèle
  • Suivi des équipements en quatre états
  • Affectation à une personne ou à un lieu
  • Enregistrements de service distincts
  • Rappels de maintenance périodique
  • Suivi des dates d'étalonnage
  • Ajout de documents et commentaires
  • Utilisation des formulaires d'inspection
  • Coût de maintenance par fournisseur

Le déroulement

De la mise en place à l'usage quotidien

Définissez l'équipement

Avec Ajouter un équipement, saisissez le nom, le type, le n° de série, le fabricant et le modèle. S'il manque un type ou un fabricant, ajoutez-le avec Nouvelle définition sans quitter la page ; l'enregistrement rejoint durablement la liste de votre entreprise et pourra être choisi pour les équipements suivants.

Questions fréquentes

Non. Les équipements ont leur propre liste, leurs enregistrements de service et leurs rappels. L'historique du compteur kilométrique, les enregistrements de carburant et de recharge, les amendes de circulation et les passages au péage n'existent pas pour les équipements ; les listes sont donc séparées. Dans les rapports, vous pouvez les consulter ensemble ou séparément. Les listes restent ainsi épurées.

Autres solutions

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