Transport de personnel

Une gestion rigoureuse des documents de la flotte de transport du personnel

Dans le transport du personnel, un véhicule ne doit pas seulement rouler, il doit aussi être en règle : les personnes transportées sont les salariés d’une entreprise, et toute interruption se répercute directement sur le client sous contrat. En Turquie, les véhicules utilisés pour cette activité sont le plus souvent des minibus, des midibus et des autocars. Le contrôle technique, l’assurance responsabilité civile obligatoire et la mesure des émissions figurent dans la fiche du véhicule, le permis, le SRC, le certificat psychotechnique et le certificat médical dans celle du conducteur, chacun avec sa date d’expiration. À l’approche de l’échéance, l’élément apparaît dans la notification récapitulative quotidienne. Le suivi reposant sur le système et non sur la mémoire d’un coordinateur, aucun document n’expire en silence, même en cas de changement de personnel. Lorsque le fichier de chaque document (carte grise, police ou rapport) est joint à la fiche concernée, inutile de fouiller les archives quand le client demande à le voir.

• Véhicule : contrôle technique, assurance responsabilité civile obligatoire, mesure des émissions
• Conducteur : permis, SRC, psychotechnique, certificat médical
• Échéances à venir et échues dans la notification récapitulative quotidienne
• Le fichier de chaque document est archivé dans la fiche du véhicule ou de la personne

Qui a utilisé quel véhicule, et quand

L’affectation conducteur-véhicule est conservée avec des plages de dates ; on sait rétroactivement qui a utilisé quel véhicule et quels jours. C’est plus qu’un enregistrement, c’est le fondement de la responsabilité : quand une amende, un passage au péage ou un sinistre arrive, on remonte au bon conducteur grâce à l’affectation du moment. Lors d’un changement de poste, d’un congé ou de l’arrivée d’un conducteur remplaçant, l’ancienne affectation n’est pas supprimée, une nouvelle est ajoutée. Si aucune affectation n’a été faite, l’amende et le passage sont inscrits sur le véhicule et le conducteur reste vide ; il est donc utile de tenir les affectations à jour à mesure que l’organisation des postes évolue. La question « qui conduisait ce véhicule ce matin-là ? » trouve sa réponse en une recherche. Les informations d’affectation permettent aussi d’attribuer les pleins au bon conducteur ; en fin de mois, on sait quel conducteur a pris combien de carburant et quel véhicule a effectué quel passage.

• Affectation sur plages de dates, l’historique n’est pas supprimé
• Amende, passage et carburant rapprochés du conducteur au moment des faits
• Le dossier de sinistre est rattaché au conducteur au moment des faits

Contrôle quotidien du véhicule avant le départ

La sécurité se gagne souvent lors du contrôle de cinq minutes effectué le matin. Vous définissez votre propre liste de contrôle sous forme de formulaire d’inspection : pneus, freins, phares, portes, ceintures de sécurité, trousse de premiers secours, extincteur. Le conducteur remplit le formulaire avant le départ ; un élément marqué comme non conforme devient automatiquement une panne et reste suivi jusqu’à sa clôture. Fini le « les freins étaient un peu bizarres, mais je ne l’ai pas noté ». L’historique du formulaire est conservé daté dans le véhicule ; ce qui a été contrôlé tel jour sert de preuve lors d’un audit interne comme face à une question du client. Vous pouvez adapter le contenu du formulaire au type de véhicule ; les éléments à contrôler d’un minibus et d’un autocar n’ont pas à être identiques. Quand le conducteur constate un défaut pendant le contrôle, la panne est ouverte tôt le matin, et le plan de dépannage ou de véhicule de remplacement est établi avant le début de la journée.

• Vous définissez la liste de contrôle selon votre activité
• L’élément non conforme devient directement une panne
• L’historique des formulaires est conservé daté dans le véhicule

Programme d’entretien et compteur

Le plan de maintenance des véhicules de transport du même type est similaire. Au lieu de créer des rappels un par un, vous créez un programme d’entretien et y ajoutez les véhicules ; modifier la périodicité du programme met à jour tous les véhicules rattachés. Les périodicités sont définies en kilomètres et en mois ensemble, et l’échéance est la première atteinte. Un véhicule affecté à un seul poste et un autre qui tourne sur trois postes ne parcourent pas les kilomètres au même rythme ; l’échéance est calculée à partir du compteur actuel du véhicule. Si l’intégration GPS est connectée, le kilométrage arrive automatiquement, sinon il est lu à partir des enregistrements de carburant, d’entretien et de contrôle technique. Si l’intervention est réalisée bien avant l’échéance, une notification d’intervention anticipée est envoyée. Ainsi, quand un nouveau véhicule entre dans la flotte, vous n’avez pas à construire son calendrier de maintenance à partir de zéro ; dès qu’il est ajouté au programme, tous ses rappels sont prêts, et l’échéance avance d’elle-même à mesure que les ordres de travail sont clôturés.

• Programme d’entretien : défini une fois, appliqué à tous les véhicules
• Périodicité en km et en mois ensemble
• Si le GPS est connecté, le compteur est mis à jour automatiquement

La sécurité des passagers appuyée sur des enregistrements

Quand le contrôle quotidien, le suivi des documents et le flux des pannes fonctionnent ensemble, la sécurité cesse d’être une impression et repose sur des enregistrements. Quel véhicule manque de quoi, quel document de quel conducteur approche de l’échéance, quelle panne est encore ouverte : tout se trouve au même endroit, avec son historique. Après une réclamation ou un incident, pouvoir répondre par les enregistrements à « quand a eu lieu la dernière maintenance de ce véhicule et les contrôles étaient-ils faits ? » constitue une protection à la fois juridique et en termes de réputation. Un véhicule dont la panne reste ouverte demeure en tête de votre liste jusqu’à sa clôture, et la notification de panne critique parvient aux responsables. La sécurité n’est ainsi pas laissée à l’attention des individus, elle est rattachée à une routine reproductible ; quand un nouveau coordinateur prend ses fonctions, il n’a pas à réapprendre l’historique depuis zéro.

Des données brutes pour les coûts et la facturation

Le transport du personnel est le plus souvent facturé au client au mois ou par ligne ; pour voir la rentabilité, les dépenses doivent elles aussi descendre au niveau de la ligne. Carburant, maintenance, assurance et péages sont cumulés par véhicule. En regroupant les véhicules sous le nom d’un client ou d’une ligne, vous pouvez comparer les groupes entre eux. Quand le relevé HGS/OGS est importé, les passages sont rapprochés des véhicules, la consommation de carburant est calculée entre deux pleins complets, et la comparaison avec le prix EPDK fait ressortir les achats chers. Vous abordez la négociation tarifaire et le décompte avec des enregistrements ; savoir quelle ligne rapporte et laquelle fait perdre de l’argent ne repose plus sur des suppositions. Dans les écrans de rapport, vous choisissez une plage de dates pour comparer ce mois-ci, le mois dernier ou les trois derniers mois, et voyez au même endroit la consommation de carburant par véhicule et le temps passé en atelier.

• Carburant, maintenance, assurance et péages par véhicule
• Groupes de véhicules par nom de client ou de ligne
• Consommation L/100 km, alerte d’achat de carburant cher

Préparation des pneus et de la période hivernale

Le transport du personnel fonctionne toute l’année, tôt le matin et tard le soir ; l’état des pneus détermine directement la sécurité de conduite. Chaque pneu est enregistré avec sa position ; les mesures de profondeur de sculpture et de pression sont saisies et les kilomètres restants avant remplacement sont estimés selon l’usure. Les règles pneus permettent de définir des seuils différents pour les minibus et les midibus. La période d’obligation des pneus hiver (du 1er décembre au 1er avril, variable selon votre province) se définit dans les paramètres ; si les pneus hiver sont marqués obligatoires sur le véhicule, une alerte est générée pour les véhicules non conformes pendant la période. Lors du passage de saison, on voit d’un coup d’œil quel véhicule est prêt. Quand la facture de pneus est intégrée au système, les lignes sont enregistrées comme pneus en stock ; en les montant ensuite à la position du véhicule, vous suivez quel pneu a parcouru combien de kilomètres sur quel véhicule.

• Mesure de la sculpture par position et kilomètres restants
• Seuils de pneus distincts par type de véhicule et groupe
• Alerte de période pour les véhicules devant avoir des pneus hiver

Être prêt pour un audit dans une activité sous contrat

Le transport du personnel est le plus souvent fourni à une organisation avec engagement ; le client s’enquiert de temps à autre de la conformité des véhicules et des conducteurs, et effectue parfois un contrôle sur place. Les échéances de documents, les formulaires de contrôle quotidien, l’historique de maintenance et les affectations étant réunis, datés, dans vitaFleet, vous répondez à « votre flotte respecte-t-elle les conditions du contrat ? » sans chercher de dossiers. Cartes grises, polices d’assurance et contrats sont archivés dans la fiche du véhicule ou de la personne. En cas d’accident, le scan du constat, les photos et le croquis sont ajoutés à la même fiche ; le numéro de dossier d’assurance et son coût sont également suivis. La préparation avant une réunion client se réduit à consulter les enregistrements au lieu de rassembler des fichiers épars ; le document manquant ou la panne restée ouverte apparaissent d’ailleurs déjà en tête de liste.

• Documents, contrôles et historique de maintenance au même endroit
• Archive des cartes grises, polices et contrats
• Dossier d’accident : constat, croquis, dossier d’assurance