Secteur
Commerce et distribution
Consommation et entretien fréquent liés à un usage urbain intensif.
Vue d'ensemble
Qu'est-ce qui change pour une flotte Commerce et distribution ?
Consommation et entretien fréquent liés à un usage urbain intensif.
Une démo adaptée à votre flotteUne usure liée au temps en ville
Un véhicule de distribution fait beaucoup d’arrêts-démarrages sur de courtes distances ; même avec cent livraisons par jour pour peu de kilomètres, le moteur, l’embrayage et les freins s’usent fortement. Un plan de maintenance qui ne regarde que le kilométrage donne à ces véhicules une santé apparente supérieure à la réalité. Dans vitaFleet, la périodicité de maintenance se définit en kilomètres, en mois ou les deux ensemble, et l’échéance est la première atteinte. En usage urbain, c’est généralement l’échéance en mois qui arrive d’abord et n’est pas manquée ; les pièces réellement sollicitées par la circulation en arrêt-démarrage entrent en maintenance à temps. Les maintenances en retard et à venir apparaissent dans une seule liste, avec notification. Une fois la maintenance faite, on saisit l’enregistrement d’intervention, le rappel est complété et la prochaine échéance est recalculée. Vous pouvez recevoir les maintenances à venir dans l’e-mail récapitulatif quotidien et choisir dans les paramètres quelle notification recevoir par quel canal.
- Périodicité en km et en mois ensemble
- En usage arrêt-démarrage, la maintenance liée au temps ressort
- Maintenances en retard et à venir dans une seule liste
Contrôle du carburant, des péages et des pleins
Dans une flotte de nombreux petits véhicules, le gaspillage ne se remarque pas un par un, il grossit dans le total. La consommation réelle par véhicule est calculée à partir des pleins. Les pleins qui dépassent la capacité du réservoir, sont faits à nouveau à court intervalle, restent bien au-dessus de la consommation habituelle du véhicule ou sont achetés plus cher que le prix EPDK sont listés avec leur motif dans les anomalies de carburant et marqués Normal ou Suspect. Le relevé de reconnaissance de véhicule est rapproché des pleins. Quand le relevé HGS et OGS est importé, les passages sont rattachés au véhicule via le numéro de badge et se reflètent dans le coût d’exploitation. L’emplacement du dépôt et du rayonnage étant aussi conservé, on sait où est rangé un pneu déposé. Si le pneu issu de la facture entre dans la fiche avec son prix d’achat, le coût n’est pas ressaisi à la main.
- L/100 km et coût au kilomètre par véhicule
- L’anomalie est affichée avec son motif
- Rapprochement UTTS
- Passages HGS et OGS rattachés au véhicule
Suivi des pneus et pneus hiver
Dans la distribution urbaine, les pneus sont, après le carburant, l’un des postes de dépense les plus récurrents. Chaque pneu est enregistré avec son numéro de série, sa marque, sa dimension, son prix d’achat et sa position sur le véhicule. Les mesures de pneus saisissent la profondeur de sculpture et la pression par position ; du kilométrage parcouru et du prix d’achat ressort le coût aux 1 000 km. Avec les règles pneus, vous donnez des seuils différents aux minibus, aux utilitaires légers ou aux véhicules d’une année de modèle donnée. Pour les véhicules marqués « pneus hiver obligatoires », ceux qui n’ont pas de pneus conformes pendant la période sont listés ; la période par défaut va du 1er décembre au 1er avril et se modifie dans les paramètres. Les affectations de conducteurs d’un véhicule étant conservées avec des plages de dates au même endroit, on peut voir rétroactivement qui utilisait les véhicules d’une région et à qui se rattachent les dépenses de cette période.
- Profondeur de sculpture et pression par position
- Seuil de pneus selon le véhicule
- Performance des pneus par marque et par modèle
- Liste de conformité des pneus hiver
Zones de distribution et dépôts
Les véhicules sont regroupés par zone de distribution, par dépôt ou par équipe ; le coût, la conformité de maintenance et la densité de pannes se lisent par zone. Quelle zone coûte le plus cher à sa flotte, dans quel dépôt les véhicules tombent-ils le plus souvent en panne : ces questions trouvent leur réponse dans un seul rapport et les ressources sont orientées au bon endroit. Les dépôts et garages sont tenus dans la liste des lieux, et si le fournisseur GPS est connecté, la position en direct des véhicules apparaît sur la carte de la flotte. Avec des étiquettes colorées, on isole aussi des segments comme les véhicules de location, de réserve ou récemment acquis. En plus des groupes, les étiquettes servent aussi de filtres ; la fiche du véhicule peut être imprimée avec un QR code et collée sur le véhicule.
- Groupes par zone, dépôt et équipe
- Comparaison des coûts et des pannes par zone
- Lieux de dépôts et garages, carte de la flotte
- Étiquettes de véhicules colorées
Gérer facilement de nombreux véhicules
Il est impossible de courir après des dizaines ou des centaines de petits véhicules un par un ; l’essentiel est de voir la bonne tranche. Vous gérez les listes avec des filtres et des vues enregistrées : maintenance à venir, documents proches de l’échéance, pannes ouvertes, vous enregistrez ces tranches sous forme d’onglets et les consultez directement chaque matin. Avec l’opération en masse, vous mettez à jour des dizaines de véhicules d’un coup ; un champ laissé vide signifie « ne pas toucher », un champ effacé signifie « vider ». Pour les utilitaires légers qui relèvent du même plan de maintenance, vous créez un programme d’entretien, et tous les rappels arrivent automatiquement au véhicule ajouté au programme. L’analytique avancée montre, selon la période et la filiale choisies, le total et le coût par véhicule, les km parcourus et le taux de véhicules actifs. La tendance des coûts se lit dans un graphique mensuel, et aucune compilation supplémentaire n’est nécessaire pour un bilan mensuel.
- Vues enregistrées sous forme d’onglets
- Modification en masse et rappel en masse
- Mise à jour de la périodicité en un seul endroit avec le programme d’entretien
Une source unique pour le coût de livraison
Carburant, péages, maintenance, pneus et amendes étant cumulés par véhicule, les données nécessaires pour calculer le coût par trajet ou par livraison sont au même endroit, et non dans des tickets éparpillés. Le coût par véhicule, le coût au kilomètre et le coût d’exploitation sont des rapports standards ; la ventilation de la TVA et le récapitulatif par type de dépense s’obtiennent séparément pour la comptabilité. Connaître le coût réel par véhicule de l’activité de distribution fonde les décisions de tarification et d’itinéraire sur les enregistrements et non sur des suppositions. Pour les véhicules en location, le loyer mensuel est saisi TVA comprise et se reflète dans le coût du véhicule. L’amende, avec son montant et son état de paiement, figure dans la fiche du véhicule et du conducteur. Ainsi, dans les livraisons urbaines intenses, le véhicule et l’affectation qui produisent le plus d’infractions se voient par un rapport plutôt que par une simple liste.
- Coût par véhicule et au kilomètre
- Coût d’exploitation : carburant, maintenance, péages
- Ventilation de la TVA et récapitulatif par type de dépense
- Coût de la location opérationnelle
Amendes de circulation et rapprochement du conducteur
Dans une flotte de distribution de nombreux véhicules, quand une amende arrive, la vraie question est de savoir qui conduisait à ce moment-là. L’amende est saisie avec la plaque, la date, l’article et le montant, et se reflète dans le coût du véhicule et dans le rapport d’amendes. Le conducteur est retrouvé grâce à l’affectation du véhicule au moment de l’infraction ; en marquant l’amende refacturée au conducteur, le rapport par personne se constitue. Le délai de paiement réduit après la notification étant court, on saisit le montant réduit et la date limite, et les amendes dont le délai de réduction court encore sont listées à part. Les amendes cumulées par un même conducteur se suivent dans les rapports, et les infractions répétées restent visibles. Les codes d’erreur critiques et les pannes ouvertes figurent dans le tableau de bord parmi les enregistrements qui demandent de l’attention. Lors de la maintenance, la pièce utilisée est déduite du stock par l’ordre de travail, et l’information fournisseur reste dans la fiche.
- Rapprochement du conducteur par l’affectation au moment de l’amende
- Suivi de la réduction pour paiement anticipé
- Rapport d’amendes par personne
De la panne à l’ordre de travail, un retour rapide
En distribution, l’arrêt d’un véhicule en milieu de journée signifie que les livraisons prévues ce jour-là sont perturbées ; plus vite le problème est enregistré et résolu, plus le dommage est réduit. Le conducteur signale la panne depuis le terrain, la panne critique devient un ordre de travail ; pièces, main-d’œuvre et fournisseur sont réunis au même endroit. Avec les automatisations, un e-mail peut être envoyé à la personne que vous désignez quand une panne de haute priorité est ouverte. À la clôture de l’ordre de travail, il entre dans l’historique d’entretien du véhicule ; le véhicule aux pannes répétées ressort par le schéma et passe à une solution durable plutôt qu’à une réparation provisoire. L’historique d’entretien étant tenu par véhicule, on peut aussi comparer quel véhicule coûte le plus et quand il doit être renouvelé. L’analyse de renouvellement propose, à partir de ces données, de conserver, de surveiller ou de remplacer.
- Signalement de panne depuis le terrain
- La panne critique devient un ordre de travail
- Notification par e-mail via une automatisation
- Une panne répétée ressort par le schéma
Points clés
Que couvrons-nous dans ce secteur ?
- Usage urbain intensif
- Périodicité de maintenance en km et en mois
- Consommation de carburant et anomalies
- Coût des passages HGS/OGS
- Profondeur de sculpture et pneus hiver
- Rapprochement des amendes de circulation
- Signalement de panne et ordre de travail
- Groupes par zone de distribution
Comment démarrer
De la mise en place au premier rapport
Regroupez les zones
Créez comme groupes les zones de distribution, les dépôts et les équipes. Affectez les véhicules aux groupes, lisez le coût et la densité de pannes par zone, et ajoutez les dépôts à la liste des lieux. Après le regroupement, le tableau de bord et les rapports se filtrent par zone ; les dépôts servent aussi dans la carte et les enregistrements d’affectation.
Définissez des périodicités rapprochées
En usage urbain, l’échéance en mois peut arriver avant celle du kilométrage ; définissez les deux ensemble. Créez un programme d’entretien pour les véhicules relevant du même plan, pour que les rappels arrivent automatiquement. Modifier la périodicité dans le programme met à jour les rappels de tous les véhicules rattachés ; les travaux en retard se suivent dans le rapport de conformité.
Suivez consommation et passages
Saisissez les pleins ou rapprochez-les du relevé UTTS, importez le relevé HGS et OGS. Examinez les pleins suspects dans la liste d’anomalies et comparez le coût au km par véhicule. Pour un enregistrement de pleins cohérent et exact, les alertes donnent le meilleur résultat quand la capacité du réservoir et les informations du compteur sont saisies complètement.
Mesurez les pneus
Saisissez la profondeur de sculpture et la pression par position. Avec les règles pneus, donnez des seuils par type de véhicule, marquez les véhicules devant obligatoirement avoir des pneus hiver ; le moment du remplacement devient visible à l’avance. Les pneus issus de la facture entrent dans la fiche avec leurs informations d’achat et, si la position est choisie, arrivent montés sur le véhicule.
Enregistrez les vues
Enregistrez comme vues enregistrées des tranches comme les maintenances à venir, les documents proches de l’échéance et les pannes ouvertes. Chaque matin, vous partez de l’onglet concerné et effectuez les opérations nécessaires en masse. Dans une opération en masse, un champ laissé vide signifie « ne pas toucher » et un champ effacé signifie « vider » ; vérifiez donc la tranche avant la mise à jour.
Questions fréquentes
Les listes fonctionnent avec des filtres et des vues enregistrées ; vous enregistrez la tranche qui vous intéresse sous forme d’onglet et la gérez à partir de là. Avec la modification en masse et le rappel en masse, vous mettez à jour des dizaines de véhicules en une opération, et les champs laissés vides ne sont pas touchés. Avec les étiquettes de véhicules et les groupes, les tranches se resserrent encore.
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