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Maîtrise des coûts

Carburant, entretien, péages, amendes et autres dépenses sont réunis sur la même fiche véhicule. Le coût au km, le coût d'exploitation, l'amortissement et la ventilation de la TVA se lisent dans des rapports prêts à l'emploi ; les anomalies de carburant sont présentées avec leur justification, et l'analyse de renouvellement montre, enregistrements à l'appui, quel véhicule coûte cher. En fin de mois, la destination de l'argent se suit depuis un seul endroit. Les décisions reposent ainsi sur des enregistrements rattachés au véhicule, et non sur l'intuition.

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vitaFleet — Maîtrise des coûts

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Rapports prêts à l'emploi

Sur les véhicules, la maintenance, les pannes, le contrôle technique, le carburant, les pièces, le renouvellement, les dépenses et la comptabilité

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Règles d'anomalie carburant

Dépassement du réservoir, plein rapproché, compteur à rebours, consommation excessive et achat cher

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Postes du coût d'exploitation

Carburant, entretien, dépenses et péage, dans des colonnes séparées par véhicule

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Recommandations de renouvellement

Continuer l'utilisation, À surveiller et Remplacer

Que contient Maîtrise des coûts ?

Les écrans qui composent la solution et ce que l'on fait dans chacun, présentés dans l'ordre.

Écran

Historique carburant

Chaque plein est conservé comme un enregistrement lié au véhicule, à la date, à la station et au relevé du compteur. À la saisie du plein, le compteur est mis à jour ; les calculs de consommation et de coût s'appuient sur ces enregistrements. Les cas comme le plein personnel ou partiel sont signalés dans l'enregistrement ; ainsi, les calculs de coût de flotte et de consommation reflètent la réalité sans être gonflés. La liste se filtre par véhicule et par période ; les totaux du haut sont calculés sur la même période, et la ligne montre sur quel enregistrement repose chaque calcul.

Formulaire de plein
Le plein se saisit avec la date, le fournisseur/la station, la référence, le relevé du compteur et la position ; l'unité de volume peut être le litre ou le gallon.
Usage personnel
Un plein marqué comme personnel n'est pas compté dans le coût de la flotte et n'entre dans aucune des règles d'anomalie carburant.
Plein partiel
Marquez comme partiel un achat sans remplir le réservoir ; la consommation n'est calculée qu'entre pleins complets et ne produit pas d'écart.
Réinitialisation de la consommation
En cas de changement de compteur, par exemple, l'option Réinitialiser la consommation redémarre la chaîne de consommation ; l'ancien relevé ne fausse pas le nouveau calcul.

Écran

Anomalies carburant et comparaison des prix

Détecte automatiquement les situations suspectes dans les enregistrements de pleins et présente chacune avec sa justification. La Comparaison des prix confronte chaque achat au prix revendeur EPDK (autorité turque de régulation de l'énergie) du jour de l'achat. Un plein payé trop cher ou une quantité qui ne tient pas dans le réservoir ressort ainsi sous forme d'un chiffre concret à soumettre au conducteur. Une anomalie jugée normale disparaît de la liste, les cas suspects sont réunis dans un onglet à part ; la décision se prend par plein et par règle.

Cinq règles
Le plein dépassant la capacité du réservoir, le second plein en peu de temps, le compteur qui recule, la consommation excessive et l'achat cher sont contrôlés séparément.
Niveau de gravité
Chaque anomalie est classée en avertissement ou critique ; les cas critiques sont examinés en premier, la justification figure dans la ligne.
Normal ou suspect
Vous marquez chaque anomalie comme Normale ou Suspecte ; celles jugées normales sortent de la liste À examiner, les suspectes sont réunies dans un onglet à part.
Référence EPDK
Une fois EPDK Prix des carburants connecté depuis Intégrations, le prix quotidien du gazole, de l'essence et du GPL arrive ; la référence peut aussi être chargée via Excel.

Écran

Passages au péage et amendes routières

Le relevé HGS et OGS (systèmes turcs de télépéage électronique) est chargé depuis un fichier ; les passages sont rattachés au véhicule par le numéro de badge de la fiche véhicule, et au conducteur par l'affectation au moment du passage. Les amendes routières sont enregistrées avec la date d'infraction et la date de notification. Les deux apparaissent dans le coût du véhicule comme poste distinct ; amendes et péages ne restent pas, en fin de mois, une dépense sans propriétaire. Le chargement du relevé se fait avec une association de colonnes, et l'amende peut aussi être pré-remplie à partir d'une photo de la notification.

Chargement du relevé
Le relevé PTT/HGS ou bancaire est chargé et les colonnes associées ; les dates jj.mm.aaaa et les montants à virgule sont lus correctement.
Passages sans véhicule
Les passages des véhicules dont le numéro de badge n'est pas défini attendent dans l'onglet Sans véhicule ; ils sont associés dès que le badge est saisi sur la fiche véhicule.
Enregistrement de l'amende
On saisit la date d'infraction, la date de notification, l'article, les points, le montant, le statut et la date de paiement ; le formulaire peut aussi être rempli à partir de la photo de la notification.
Suivi de la remise
Si le montant réduit et le dernier jour de remise sont saisis, l'amende est listée dans l'onglet Remise en cours ; l'approche du dernier jour déclenche un avertissement dans la liste.

Écran

Historique des dépenses

Les dépenses autres que carburant et entretien (assurance, assurance tous risques, taxes, stationnement, nettoyage, etc.) sont conservées ici. Le montant est saisi TTC ; si un taux de TVA est choisi, la base hors taxe et la TVA déductible sont recalculées. L'image du ticket ou de la facture est jointe à la dépense ; dépense et justificatif restent dans le même enregistrement, sous le véhicule. La barre au-dessus de la liste filtre les dépenses par date de dépense ; le total et les cases par type sont calculés sur la même période.

Dépense récurrente
Si l'une des options Ponctuelle, Récurrence mensuelle ou Récurrence annuelle est choisie, vous n'avez plus à saisir à la main, à chaque période, des postes comme l'assurance et les taxes.
Types de dépenses
Les types sont propres à votre entreprise ; ils s'ajoutent, se renomment et se désactivent depuis les Paramètres. Vous marquez séparément le type à compter comme enregistrement de service.
Champs spécifiques à la Turquie
On saisit le taux de TVA, le numéro de facture et l'ETTN (identifiant unique de e-facture) ; ces champs alimentent le coût de possession et le rapport de TVA.
Ticket et facture
Une ou plusieurs images ou PDF sont joints et les documents apparaissent aussi dans la liste Documents ; la liste indique le nombre de documents par une icône de trombone.

Écran

Rapports de coûts et de comptabilité

Sous Rapports standard se trouvent des tableaux prêts pour les coûts : coût par véhicule, coût au km, synthèse du coût d'exploitation, coût par société, tableau d'amortissement et ventilation de la TVA. La période se choisit avec la barre de dates et les colonnes numériques sont totalisées en bas. L'analytique avancée présente les mêmes données sous forme de graphiques. La plage est conservée dans le lien ; la personne à qui vous le partagez voit la même période, si bien qu'à la réunion de fin de mois tout le monde regarde le même chiffre.

Coût d'exploitation
Les montants de carburant, d'entretien, de dépenses et de péage par véhicule sont listés dans des colonnes séparées, avec le total à côté ; Coût par société donne la même chose par filiale.
Coût au km
Le coût total par véhicule est divisé par les km parcourus, calculés d'après les relevés de compteur de la période, et affiché dans la colonne ₺/km.
Amortissement et TVA
Le tableau d'amortissement donne le montant mensuel, le cumul et la valeur comptable nette ; la ventilation de la TVA montre par mois le TTC, la base hors taxe et la TVA déductible.
Analytique avancée
Le coût total et par véhicule, les km parcourus, le taux de maintenance planifiée et la tendance mensuelle des coûts se suivent en graphiques selon la période et la filiale.

Écran

Analyse de renouvellement

Réunit dans un seul tableau l'âge de chaque véhicule, son compteur total, son coût de maintenance cumulé et son coût au km, puis produit en conséquence une recommandation : Continuer l'utilisation, À surveiller ou Remplacer. La décision ne repose pas sur une estimation mais sur les enregistrements de dépenses et d'ordres de travail rattachés au véhicule. Les véhicules de fournisseurs sont exclus de l'analyse. Pour un résultat fiable, l'année-modèle, le compteur et les dépenses des véhicules doivent être saisis intégralement ; les données manquantes affaiblissent la recommandation.

Trois recommandations
Les cases en haut de la page montrent séparément le nombre de véhicules à remplacer, à surveiller et à conserver en utilisation.
Source du coût
Le coût cumulé couvre toutes les dépenses rattachées au véhicule, les postes d'ordres de travail (main-d'œuvre et pièces) et les enregistrements de service indépendants.
Colonnes du tableau
Les colonnes Véhicule, Âge, Compteur total, Coût de maintenance cumulé, Coût au km et Recommandation se lisent sur la même ligne.
Export CSV
Le tableau se télécharge avec le bouton Exporter (CSV) ; le fichier peut servir à la planification du budget et des renouvellements.

Contrôle du carburant

Repérez chiffres en main les pleins chers et suspects avant d'interroger le conducteur

En début de mois, le gestionnaire de flotte ouvre l'écran Anomalies carburant. La liste répartit les pleins en critiques et avertissements ; chaque ligne indique pourquoi il est jugé suspect. Pour un véhicule, un enregistrement critique existe parce que la somme de deux pleins dépasse la capacité du réservoir. Le gestionnaire ouvre le plein, vérifie le compteur et le volume, puis parle au conducteur. S'il apparaît qu'un conducteur qui n'a rempli le réservoir qu'à moitié n'avait pas marqué l'achat comme plein partiel, l'enregistrement est corrigé et l'anomalie, marquée Normale, disparaît de la liste. Les cas réellement suspects sont déplacés dans l'onglet à part. Sur le même écran, la règle d'achat cher compare avec le prix EPDK du jour de l'achat ; ce qui a été payé dans quelle station se voit dans le rapport Carburant par station. Le gestionnaire répète ce flux chaque mois ; le résultat est une liste d'examen fondée sur les enregistrements, qui sait quel conducteur ou quelle station interroger.

  • Enregistrement justifié. Chaque anomalie arrive avec le nom et la description de la règle ; vous allez parler au conducteur avec des chiffres.

  • Condition de données exactes. La capacité du réservoir doit être définie dans le formulaire véhicule ; la règle de consommation s'applique aux véhicules ayant un nombre suffisant de mesures sur pleins complets.

  • La décision est durable. La décision Normal ou Suspect est conservée par plein et par règle ; une autre règle du même plein est évaluée séparément.

Flux de factures

Avec votre validation, la e-facture reçue devient une dépense ou un enregistrement de service

La comptabilité n'a pas à rattacher chaque mois, une par une, au véhicule les factures arrivées dans e-Logo. On ouvre Transfert de e-facture depuis Intégrations, on choisit la société et la période, puis on clique sur Récupérer depuis e-Logo. Pour chaque facture, le système propose, avec sa justification, l'intérêt pour la flotte, le type de dépense, le véhicule et le fournisseur ; si la plaque figure sur la facture, le véhicule est trouvé à partir de là. Le gestionnaire corrige la proposition sur la ligne et valide. Une facture de service, de pneus ou de pièces devient un enregistrement de service avec ses postes, les autres deviennent une dépense ; le numéro de facture et l'ETTN restent dans l'enregistrement. Si le même fournisseur relève toujours du même type, on crée une règle et les factures suivantes tombent d'elles-mêmes dans ce type. Rien ne change dans e-Logo ; une facture transférée par erreur peut être annulée. La comptabilité voit, sans quitter le même écran, sur quel véhicule et quel type de dépense chaque facture sera inscrite ; au final, dépenses et enregistrements de service se reflètent dans le coût de la flotte sans saisie manuelle.

Écran Transfert de e-facture : ligne de facture, type de dépense proposé, véhicule et bouton de validation

Écran Transfert de e-facture : ligne de facture, type de dépense proposé, véhicule et bouton de validation

  • Plusieurs véhicules. Si la facture comporte plusieurs plaques, le montant est réparti entre les véhicules ; en cas de répartition manuelle, les parts doivent égaler le total de la facture.

  • Priorité des règles. La règle de fournisseur passe avant la règle d'expression ; quand une règle est ajoutée, les factures en attente sont immédiatement réévaluées.

  • Annulation. Avec Annuler le transfert dans l'onglet Transférées, l'enregistrement créé est supprimé et la facture repasse en attente ; les enregistrements saisis à la main ne sont pas touchés.

Décision de renouvellement

Décidez quel véhicule garder en vous appuyant sur les enregistrements

Avant la réunion budgétaire de fin d'année, le gestionnaire de flotte ouvre l'Analyse de renouvellement. Dans le tableau, l'âge de chaque véhicule, son compteur total, son coût de maintenance cumulé et son coût au km figurent côte à côte ; les véhicules recevant la recommandation Remplacer sont comptés dans la case du haut. Le gestionnaire clique sur un véhicule pour examiner son historique de dépenses et ses ordres de travail, puis regarde la valeur comptable nette dans le tableau d'amortissement. Pour l'amortissement, le prix d'achat, la durée de vie estimée et la valeur de revente estimée doivent avoir été saisis dans le formulaire véhicule ; une ligne dont un champ manque indique dans la colonne Statut ce qui manque. Le tableau est téléchargé en CSV et joint au fichier budgétaire. La discussion budgétaire se fait donc sur un tableau qui montre, enregistrements à l'appui, quel véhicule coûte cher et pourquoi.

  • Amortissement linéaire. L'écart entre le prix d'achat et la valeur de revente estimée est divisé par le nombre de mois de durée de vie ; à l'expiration de la durée, la ligne indique Durée écoulée.

  • Avertissement de champ manquant. Si le prix d'achat, la durée de vie ou la date de début manquent, la ligne n'affiche pas zéro, elle indique le champ manquant.

  • Véhicules hors périmètre. Les véhicules appartenant à des fournisseurs n'entrent pas dans l'analyse ; des recommandations ne sont produites que pour les véhicules de votre propre flotte.

Périmètre

Que contient cette solution ?

Sans module supplémentaire : tout fonctionne dans le même compte, avec les mêmes données.

  • Historique carburant et plein partiel
  • Anomalies carburant
  • Comparaison des prix EPDK
  • Relevé de passages HGS et OGS
  • Amendes routières et suivi des remises
  • Dépenses récurrentes
  • Transfert de e-facture
  • Coût au km
  • Amortissement linéaire et ventilation de la TVA
  • Analyse de renouvellement

Le déroulement

De la mise en place à l'usage quotidien

Complétez les informations du véhicule

Saisissez dans le formulaire véhicule le prix d'achat, la durée de vie, la valeur de revente estimée, la capacité du réservoir et le numéro de badge HGS/OGS ; les calculs d'amortissement et d'anomalies reposent sur ces champs.

Questions fréquentes

Oui. Le montant de l'enregistrement est le chiffre TTC du ticket. Lorsque le taux de TVA est saisi, la base hors taxe et la TVA sont recalculées à partir de ce montant et présentées par mois dans le rapport Ventilation de la TVA. Les montants sans taux saisi apparaissent dans une colonne séparée du rapport, sans passer inaperçus. Comparer l'écriture comptable et l'enregistrement de flotte côte à côte devient ainsi plus facile.

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