Entretien de flotte : kilomètres ou mois ? Comment fixer la bonne périodicité

Toute personne qui gère une flotte rencontre un problème discret : décider du moment de la maintenance. La plupart des équipes rattachent cette décision à une seule mesure, soit le kilométrage, soit le calendrier, et lorsqu'elles manquent l'une des deux, elles en paient le prix par une panne inattendue. Or, dans une flotte, tous les véhicules ne vivent pas au même rythme ; certains font cent arrêts par jour, d'autres des centaines de kilomètres d'une traite.

Ce que la mesure unique a de trompeur

Un plan qui ne regarde que le kilométrage fait paraître un véhicule urbain en meilleure santé qu'il ne l'est. Un véhicule de distribution fait peu de kilomètres, mais use fortement son moteur, son embrayage et ses freins à cause des arrêts et redémarrages incessants ; les pièces fatiguent avant que le calendrier ne soit écoulé. À l'inverse, un plan qui ne regarde que le calendrier fait réaliser l'entretien trop tôt sur un véhicule longue distance et engendre une dépense inutile. Les deux extrêmes naissent de la même erreur de fond : un seul chiffre ne peut pas porter la diversité d'une flotte.

Deux périodicités ensemble

Dans vitaFleet, vous définissez un poste de maintenance en kilomètres, en mois ou les deux à la fois ; l'échéance est celle qui arrive en premier. Cette petite distinction change beaucoup en pratique :

• Sur un véhicule urbain, ce sont généralement les mois qui arrivent en premier ; l'usure liée au temps n'échappe pas.
• Sur un véhicule longue distance, ce sont les kilomètres qui arrivent en premier ; la maintenance liée à la distance arrive juste à temps.
• Le calcul de l'échéance se fait à partir du compteur actuel du véhicule et de la date du dernier entretien ; le compteur étant mis à jour à partir des saisies de carburant et des enregistrements d'entretien, le calcul fonctionne avec des données à jour.

La bonne question n'est pas « tous les combien de kilomètres ? », mais « lequel arrive en premier ? ».

Trois états, un langage clair

Chaque rappel est dans l'un des trois états :

• En retard : l'échéance est dépassée, et une notification est produite chaque nuit.
• Approche : le seuil de kilomètres ou de jours est atteint.
• Planifié : il reste du temps avant l'échéance.

Le seuil est aussi entre vos mains : dans un rappel, vous définissez un seuil d'approche comme « les deux dernières semaines » ou « les mille derniers kilomètres ». L'état « approche » devient ainsi, pour chaque véhicule, une alerte qui a du sens.

Par règle, et non au cas par cas

Imaginez que cinquante véhicules relèvent du même plan d'entretien. Créer un rappel pour chacun est à la fois fatigant et sujet aux erreurs. Il y a deux voies.

Le programme d'entretien

Dans le programme, vous regroupez en un seul paquet plusieurs tâches avec leurs périodicités. Lorsqu'un véhicule est ajouté au programme, tous les rappels sont créés automatiquement. Modifier une périodicité dans le programme met à jour les rappels de tous les véhicules liés. Le problème du « je l'ai mis à jour sur un véhicule, j'ai oublié l'autre » disparaît ainsi.

Rappel en masse et par règle

Vous choisissez des critères : type de véhicule, marque, modèle, plage d'années modèle et groupe. Le nombre et la liste des véhicules correspondants s'affichent immédiatement. Par exemple, seulement les minibus, les minibus de 2015 à 2020, ou, parmi eux, seulement les véhicules d'un modèle précis. Si vous enregistrez la règle, le rappel est ouvert automatiquement aussi pour les véhicules ajoutés ensuite, importés depuis Excel ou le GPS, ou qui viennent à correspondre aux critères. Les véhicules archivés et vendus ne sont pas pris en compte.

Le flux qui devient ordre de travail

Une maintenance arrivée à échéance ne reste pas dans le vide ; elle devient un ordre de travail. Les lignes, la main-d'œuvre, les pièces utilisées et le fournisseur sont regroupés dans un seul ordre de travail. Lorsque l'ordre de travail est terminé, ou lorsque la facture d'entretien est importée comme enregistrement d'entretien, le rappel avance automatiquement. Pour les anciens enregistrements, il existe un bouton de mise à jour à partir des enregistrements d'entretien.

Voir aussi l'entretien fait trop tôt

De même qu'un entretien tardif est un problème, un entretien fait trop tôt est un gaspillage. Si une part importante de la périodicité d'entretien n'est pas encore écoulée au moment où il est réalisé, une notification d'intervention anticipée est envoyée aux suiveurs du véhicule ou aux responsables : elle indique de combien l'intervention a été avancée. C'est le moyen de repérer les véhicules qui vont inutilement à l'atelier trop tôt.

À la bonne personne, en un seul récapitulatif

La notification va au suiveur du rappel ; à défaut, aux suiveurs du véhicule ; à défaut encore, aux responsables de l'organisation. Au lieu d'une pluie de notifications élément par élément, un seul e-mail récapitulatif arrive par jour. C'est ce qui garantit que le rappel est lu, car un rappel noyé parmi cent e-mails ne sert à rien.

Mesurer le respect

Le rapport de conformité de l'entretien montre, par rappel, l'achèvement dans les délais ou en retard. Ce rapport révèle si la maintenance est réellement faite et quelles tâches sont constamment en retard. Une fois le système en place, la vraie question n'est plus « y a-t-il des rappels », mais « les rappels sont-ils respectés ».

Rattacher les tâches d'entretien à un catalogue

Si le langage de la maintenance n'est pas cohérent, les rapports le seront tout autant. Si la vidange est écrite « entretien huile » à un endroit et « huile moteur » à un autre, le même travail se retrouve sous deux intitulés. Le catalogue des tâches d'entretien règle ce problème : vous définissez une seule fois, avec des noms clairs et cohérents, des travaux comme la vidange, le filtre à air ou la rotation des pneus. Les lignes d'ordre de travail et les rappels de maintenance sont choisis dans ce catalogue ; les rapports sont aussi regroupés selon ces noms.

Si vous donnez à une tâche une périodicité par défaut en kilomètres ou en mois, cette périodicité est prête quand on crée un rappel avec cette tâche ; elle reste modifiable véhicule par véhicule. Si vous saisissez la durée de main-d'œuvre et le coût estimés, ces valeurs sont préremplies à l'ouverture d'un ordre de travail, et l'on peut comparer le budget et le réalisé.

Du contrôle à la panne, de la panne à l'ordre de travail

La maintenance n'est pas déclenchée que par le calendrier ; elle l'est aussi par les constats du terrain. Vous définissez votre propre liste de contrôle comme formulaire d'inspection, et le conducteur ou le technicien remplit le formulaire. Un élément marqué comme échoué devient un enregistrement de panne ; la panne devient un ordre de travail. Ainsi, la situation du « le frein faisait un drôle de bruit, mais je n'ai rien dit à personne » est rattachée à un enregistrement et suivie jusqu'à sa clôture.

Relier le stock de pièces à la maintenance

La maintenance demande des pièces, et s'il n'y en a pas, le véhicule attend. La pièce utilisée dans l'ordre de travail est déduite du stock ; vous recevez une alerte pour une pièce qui descend au seuil critique. Cela comble le vide entre le calendrier de maintenance et le dépôt : en voyant les maintenances à venir, vous pouvez commander à l'avance les pièces dont vous aurez besoin.

Ne pas faire payer un travail couvert par la garantie

Les garanties du véhicule et des pièces sont saisies avec une limite de kilométrage et de date. Vous recevez un avertissement lorsque vous ouvrez un ordre de travail pour une intervention sous garantie ; une notification est aussi produite avant la fin de la couverture. Faire payer une réparation couverte par la garantie est un préjudice direct, et le plus souvent personne ne le remarque. Cet avertissement est un poste d'économie invisible du plan de maintenance.

Construire le budget de maintenance

Les coûts estimés étant préremplis dans l'ordre de travail et les montants réalisés étant enregistrés à la clôture de l'ordre de travail, vous pouvez voir le budget et le réalisé côte à côte. On y découvre quelle tâche dépasse constamment le budget et quel fournisseur propose un prix plus élevé pour le même travail. La comparaison des fournisseurs se nourrit aussi des mêmes données.

Un plan de démarrage

• Constituez le catalogue des tâches d'entretien avec des noms clairs et saisissez les périodicités par défaut.
• Créez un programme d'entretien pour les véhicules qui relèvent du même plan.
• Ajoutez les véhicules au programme ; les rappels se créent automatiquement.
• Dirigez les notifications vers le responsable du véhicule et les responsables.
• En fin de mois, consultez le rapport de conformité de l'entretien et examinez les tâches constamment en retard.

Au final, la maintenance se fait « à l'échéance » et non « quand la panne survient ». Une maintenance planifiée coûte moins cher et ne laisse pas le véhicule en panne au milieu de la route.