Importer les relevés HGS et OGS en quelques minutes

Les passages de ponts et d'autoroutes sont le poste de dépense de la flotte qui génère le plus de lignes mais attire le moins l'attention. Dans une flotte de taille moyenne, le nombre de passages mensuels atteint facilement plusieurs centaines ; les saisir un par un prend des jours et produit inévitablement des erreurs. De plus, rattacher chaque passage au bon véhicule est une tâche à part.

Chargez le relevé tel quel

Vous chargez sous forme de fichier le relevé envoyé par PTT/HGS (systèmes turcs de télépéage électronique) ou par votre banque. Vous faites correspondre une seule fois les colonnes (date, badge ou plaque, portique, montant) ; cette correspondance est enregistrée et vous n'avez plus à vous en occuper pour les relevés suivants. Le format de chaque fournisseur est différent, mais l'assistant de correspondance y remédie : il n'y a pas besoin d'un développement distinct pour chaque format.

Les formats turcs sont lus correctement : date jj.mm.aaaa, montant avec virgule décimale (1 250,50). Ce détail paraît mineur, mais un séparateur décimal mal lu peut multiplier un montant par cent. Des champs comme la plaque et le VKN sont reconnus même lorsqu'ils sont écrits avec des espaces.

Les lignes erronées apparaissent dans l'aperçu

Un aperçu s'affiche avant le chargement. Les lignes erronées sont listées avec leurs causes, et seules les lignes valides sont importées. Ainsi, une seule ligne défectueuse dans un relevé n'arrête pas tout le chargement, mais n'échappe pas non plus à l'attention.

Du badge au véhicule, de l'affectation au conducteur

Chaque passage importé est rattaché au bon véhicule grâce au numéro de badge HGS/OGS de la fiche du véhicule ; même si la plaque change, le badge restant le même, la correspondance ne se perd pas. En consultant l'affectation du véhicule à la date du passage, on retrouve le conducteur qui était au volant à ce moment-là, et le passage est associé à la personne. S'il n'y a pas d'affectation, l'enregistrement est tout de même rattaché au véhicule et le conducteur reste vide. Les données ne sont jamais perdues ; seule la partie manquante pourra être complétée plus tard.

Passages non rapprochés

Les passages des véhicules dont le badge n'est pas défini restent non rapprochés. Cela signifie généralement un véhicule récemment acquis et pas encore défini, ou un badge mal saisi. Ces passages sont regroupés dans une liste distincte ; ils ne sont pas ignorés en silence. Dès que vous définissez le badge, le passage se met en place.

Charger deux fois le même fichier

Si vous chargez par erreur deux fois le même relevé, les enregistrements ne sont pas dupliqués ; les passages déjà saisis sont reconnus et ne sont pas réécrits. Le coût ne gonfle donc pas.

Répercussion sur les coûts

Les montants de passages apparaissent dans leur propre colonne du rapport de coût d'exploitation du véhicule ; avec le carburant, la maintenance et les amendes, ils entrent dans le coût au kilomètre du véhicule. Vous lisez ainsi le coût de route réel d'un véhicule ou d'une ligne, part des ponts et autoroutes comprise, à partir de l'enregistrement et non d'une estimation. Quel itinéraire a une lourde charge de péages se dégage des données accumulées au fil des mois.

Refacturation à l'unité et au client

Les passages étant rattachés au véhicule, au conducteur et au groupe, la dépense totale de péages peut être lue séparément par unité, par région ou par client. La refacturation interne ou la facture au client est produite non à partir de lignes de relevé éparpillées, mais à partir d'une source unique et avec son historique.

Le rythme du mois

Le relevé arrivant chaque mois, le travail s'installe lui aussi dans un rythme mensuel :

• Chargez le relevé dès son arrivée ; ne le laissez pas attendre.
• Regardez les lignes erronées dans l'aperçu.
• Examinez les passages non rapprochés et définissez les badges manquants.
• Évaluez chaque mois le coût des passages par véhicule et par ligne.

Bien gérer le numéro de badge

La base de ce flux est que le numéro de badge HGS/OGS de chaque véhicule soit défini dans la fiche du véhicule. Le numéro de badge est la clé de rapprochement : la ligne du relevé est rattachée au véhicule grâce à ce numéro. Lorsque vous acquérez un nouveau véhicule, saisir le numéro de badge dans sa fiche évite que ses passages restent non rapprochés dans le premier relevé. Quand le badge passe à un autre véhicule, il faut aussi mettre à jour l'enregistrement ; sinon, les passages sont inscrits sur l'ancien véhicule.

Différents fournisseurs, une seule méthode

Certaines flottes obtiennent le relevé de passages auprès de PTT, d'autres auprès de leur banque ; certaines utilisent les deux. Même si les formats diffèrent, la logique de correspondance des colonnes est la même. Pour chaque fournisseur dont vous avez fait la correspondance une fois, le modèle est enregistré ; le mois suivant, il suffit de charger le fichier et de valider. Passer à un nouveau fournisseur ne demande donc pas un développement distinct.

Rendre les données de passage utiles

Le passage est un poste de dépense, mais aussi un enregistrement de déplacement : quel véhicule, quel jour, par quel portique. Combinée à l'affectation du véhicule, cette information montre aussi quel conducteur a travaillé sur quelle ligne. Pour une flotte qui calcule un coût par course, rattacher le montant des passages à l'itinéraire et au client permet de fonder la tarification non sur une estimation mais sur la dépense réelle.

Questions fréquentes

Que se passe-t-il si je charge deux fois le même relevé ?

Les passages déjà saisis sont reconnus et ne sont pas dupliqués.

Que deviennent les passages d'un véhicule dont le badge n'est pas défini ?

Ils restent non rapprochés et apparaissent dans une liste distincte ; dès que vous définissez le badge, ils se mettent en place.

Comment retrouve-t-on le conducteur s'il n'y a pas d'affectation ?

On ne le retrouve pas ; le passage est inscrit sur le véhicule et le conducteur reste vide. Il faudra compléter l'affectation ensuite.

Où les passages apparaissent-ils ?

Dans le rapport de coût d'exploitation du véhicule, dans leur propre colonne ; avec le carburant et la maintenance, ils entrent dans le coût au kilomètre.

À l'arrivée du relevé, pas à pas

Sur la page des passages, vous cliquez sur le bouton de chargement du relevé. Vous sélectionnez le fichier ; le système lit la première ligne comme en-tête et tente de faire correspondre automatiquement les colonnes. Vous corrigez à la main une colonne non rapprochée ou mal rapprochée. Dans l'aperçu, vous voyez quelles lignes seront importées et lesquelles sont erronées. Une fois que vous avez validé, les passages apparaissent dans la liste ; ceux qui ne sont pas rapprochés attendent à part.

Petits problèmes rencontrés

• Si la colonne de date est arrivée sous forme de texte : le format jj.mm.aaaa est reconnu, mais les autres formats ressortent en erreur dans l'aperçu.
• Si la plaque comporte un espace ou une minuscule : c'est reconnu et cela ne perturbe pas la correspondance.
• Si l'on hésite entre point et virgule dans le montant : le format turc (1 250,50) fait foi ; si vous avez enregistré votre fichier au format anglais, vérifiez les montants dans l'aperçu.
• Les lignes contenant un badge ou une plaque vides : elles sont regroupées dans la liste distincte comme lignes non rapprochées.

Aucun de ces problèmes ne fait perdre de données ; tous apparaissent dans l'aperçu ou dans la liste des lignes non rapprochées. La vraie précaution est d'obtenir le relevé chaque mois à la même source et au même format.

Le traitement du relevé, qui prenait autrefois une journée, tombe à quelques minutes avec cette organisation. Aussi important que le temps gagné, il y a la fiabilité des données qui vient du rattachement de chaque passage au bon véhicule et au bon conducteur.