Gérer les documents des conducteurs avant leur expiration

Dans le suivi des documents, tous les regards se portent sur le véhicule : contrôle technique, assurance, émissions. Pourtant, ce qui rend un trajet contraire à la loi, c'est souvent non pas le véhicule, mais le conducteur. Un trajet effectué avec un chauffeur dont le permis, le SRC ou le document psychotechnique a expiré est risqué même avec le véhicule le mieux entretenu. Et l'on ne s'aperçoit généralement de l'expiration de ces documents qu'au dernier moment, parfois lors d'un contrôle.

Les documents des personnes demandent un calendrier distinct

Les documents des conducteurs suivent des rythmes différents de ceux des véhicules ; ils sont délivrés par des organismes différents, expirent à des échéances différentes et doivent être suivis séparément. Dans vitaFleet, les documents des personnes sont conservés par échéance dans la fiche de la personne. Les types disponibles d'emblée dans la liste :

• Permis de conduire
• Certificat SRC (certificat de capacité professionnelle de conducteur)
• Rapport psychotechnique
• Certificat médical
• Certificat de qualification professionnelle

Pour chaque document, on saisit la date d'expiration, le numéro du document et son fichier. Un conducteur dont un document est sur le point d'expirer apparaît dans la liste avant de partir pour un long trajet.

La fiche du conducteur : d'un seul coup d'œil

Sur la page de détail de la personne, tous ses documents et leurs échéances apparaissent ensemble. La liste est triée par échéance ; les documents expirés sont en haut. Regarder cette fiche avant d'affecter une mission à un conducteur est un contrôle de quelques secondes.

Un seul récapitulatif par jour

Les documents à venir et expirés sont regroupés, au lieu d'une notification par élément, dans un seul e-mail récapitulatif par jour ; il est clairement indiqué à quelle personne appartient chaque élément. Vous recevez une seule liste facile à parcourir. Ce suivi reposant sur le système et non sur la mémoire d'un coordinateur, il ne s'interrompt pas, même si cette personne est en congé ou a quitté l'entreprise.

La responsabilité revient à la personne

Le suivi des documents prend tout son sens combiné à l'enregistrement d'affectation. Quelle personne a utilisé quel véhicule à quelles dates est conservé dans l'affectation. Lorsqu'une amende, un passage ou un incident arrive, le bon conducteur est retrouvé grâce à l'affectation au moment des faits ; lors d'un contrôle ou d'une enquête, la question « qui était là ce jour-là, son document était-il valide » reçoit sa réponse non par la mémoire mais par l'enregistrement.

Des secteurs comme le transport de personnel et le transport scolaire

Dans des secteurs comme le transport de personnel et le transport scolaire, les documents des conducteurs sont particulièrement critiques, car le nombre de personnes transportées est élevé et les contrôles sont fréquents. Dans ces secteurs, on suit ensemble les documents du véhicule, les documents du conducteur et le contrôle quotidien du véhicule. Un élément de contrôle échoué devient un enregistrement de panne et entre dans le suivi.

Un plan de mise en œuvre

• Enregistrez tous les conducteurs comme personnes et ajoutez leurs types de documents.
• Saisissez les dates d'expiration et les fichiers des documents.
• Gardez les affectations de véhicules à jour.
• Ouvrez l'e-mail récapitulatif quotidien aux responsables concernés.
• Une fois par mois, consultez les documents expirés ou à venir.

Le premier jour d'un conducteur nouvellement embauché

Quand un nouveau conducteur arrive, les tâches à faire sont courtes et ordonnées : enregistrez la personne, saisissez avec leurs dates d'expiration ses documents tels que permis, SRC, psychotechnique et certificat médical, et joignez leurs fichiers. Affectez ensuite le véhicule qu'il utilisera et faites faire le premier contrôle quotidien du véhicule. Tant que ces quatre étapes ne sont pas terminées, le conducteur ne doit pas partir en mission ; une personne dont les documents sont incomplets apparaît clairement dans la liste.

Le conducteur qui renouvelle un document

Lorsqu'un document est renouvelé, vous saisissez la nouvelle date d'expiration et le nouveau fichier ; le rappel fonctionne alors selon la nouvelle date. Sauter cette étape fait apparaître dans la liste le conducteur comme « expiré » alors que son document est en réalité valide, et produit une alerte inutile. La fiabilité de l'alerte dépend de l'enregistrement des renouvellements en temps voulu.

Le conducteur et les amendes, les passages, les sinistres

L'information sur le conducteur n'est pas là que pour le suivi des documents. Les enregistrements d'amendes, de passages et de sinistres sont rattachés au conducteur à partir de l'affectation du véhicule au moment des faits. L'historique des sinistres est suivi par conducteur ; le statut fautif, non fautif ou à responsabilité partagée est conservé dans l'enregistrement. Si le conducteur est laissé vide dans un enregistrement d'accident, il est retrouvé grâce à l'affectation au moment de l'accident. Ainsi, un tableau par conducteur montre ensemble les informations de documents, d'amendes et de sinistres.

Ne pas oublier qu'il s'agit de données personnelles

Des documents comme le permis de conduire et le certificat médical contiennent des données personnelles. L'accès à ces documents ne doit donc pas être ouvert à tous : les utilisateurs voient selon leur rôle et chaque modification est écrite dans le journal d'activité. Réfléchir dès le départ, lors de la mise en place du suivi des documents, à qui doit voir quoi est plus simple que de corriger ensuite.

Erreurs fréquentes

• Ne suivre que les documents des véhicules et oublier ceux des conducteurs.
• Ne pas mettre à jour l'enregistrement alors que le document a été renouvelé.
• Ne pas tenir l'affectation et laisser sans réponse la question « qui était là ce jour-là ».
• Rattacher la notification à une seule personne.
• Conserver des documents sensibles, comme le certificat médical, à un endroit que tout le monde peut voir.

Une vigilance supplémentaire dans le transport de services et de voyageurs

Dans des secteurs comme le transport de personnel ou le transport scolaire, la responsabilité qui pèse sur le conducteur est plus élevée. Dans ces secteurs, il faut suivre ensemble les documents du conducteur (permis, SRC, psychotechnique, certificat médical), ceux du véhicule et le contrôle quotidien du véhicule. Si l'un des trois manque, le trajet part avec une garantie incomplète. Dans le formulaire de contrôle avant départ, un élément échoué devient une panne et entre dans le suivi ; un conducteur dont un document a expiré apparaît dans la liste. Que ces deux alarmes apparaissent au même endroit donne au responsable un seul écran de contrôle.

Revue mensuelle

La liste des renouvellements des personnes est triée par échéance, avec les documents expirés en haut. Consacrer dix minutes par mois à regarder cette liste suffit : dont le document a expiré, dont il approche, pour qui la démarche de renouvellement est engagée. Partager la liste avec les responsables concernés fait que le renouvellement des documents appartient à une équipe et non à une seule personne.

Au final, suivre les documents des conducteurs n'est pas une formalité, c'est le socle juridique de l'exploitation. Quelques minutes de mise en place évitent les lourdes conséquences que peuvent entraîner un contrôle ou un accident.