Voir enfin le coût réel par véhicule : par où commencer

La question qui paraît la plus simple en gestion de flotte, mais à laquelle il est le plus difficile de répondre, est la suivante : combien ce véhicule nous coûte-t-il ? La réponse est difficile parce que le coût ne se trouve pas à un seul endroit. Le carburant est dans un fichier, la maintenance ailleurs, les amendes dans un tout autre classeur. Cet éparpillement rend invisible le coût réel par véhicule et laisse les décisions à l'intuition.

Que chaque dépense ait un propriétaire

La première étape consiste à rattacher chaque dépense au véhicule auquel elle appartient. Dans vitaFleet, le carburant, les péages, les amendes, les pièces, la main-d'œuvre, l'assurance et les taxes sont regroupés dans la même fiche de véhicule. En fin de mois, la réponse à la question « où est parti cet argent » tient sur un seul écran ; on voit par comparaison quel véhicule coûte cher et lequel est devenu en silence une charge.

Il y a ici un point critique : pour rattacher la dépense au véhicule, l'information du véhicule doit exister à la source de la dépense. La transaction de carte carburant arrive avec la plaque, le passage de péage avec le badge, la facture d'entretien avec la plaque. Les intégrations et l'import font ce rattachement automatiquement ; ce qui n'est pas rapproché est regroupé dans une liste distincte et n'échappe pas à l'attention.

Le coût au kilomètre

Le total des dépenses seul est trompeur ; un véhicule qui roule beaucoup dépense naturellement beaucoup. La vraie mesure est le coût au kilomètre. Les relevés de compteur étant mis à jour automatiquement à partir des enregistrements de carburant, d'entretien et de contrôle, la dépense au kilomètre est calculée par véhicule et par groupe ; le véhicule qui dépense beaucoup pour peu de kilomètres ressort ainsi.

• Côté carburant, les L/100 km par véhicule et le coût de carburant au kilomètre.
• Les pleins payés au-dessus de la moyenne dans une liste distincte.
• La maintenance, les péages et les pneus se rapportent aussi à la même base kilométrique.

Un véhicule qui dépense beaucoup n'est pas toujours un mauvais véhicule ; il se peut qu'il travaille beaucoup. Le coût au kilomètre montre la différence entre « dépenser beaucoup » et « inefficacité ».

TVA incluse ou net

Une erreur fréquente dans l'analyse des coûts est de mélanger les chiffres TTC et HT. Les montants sont conservés TTC et, lorsque le taux est saisi, le HT et la TVA sont séparés ; le coût d'exploitation se lit ainsi sur le montant HT. Sans cette distinction, le coût du même véhicule affiche deux chiffres différents dans deux rapports.

Coût par véhicule et amortissement

Les dépenses courantes ne sont que la moitié du tableau. Lorsqu'on évalue ensemble le prix d'achat, l'ÖTV (taxe spéciale de consommation), l'assurance et la maintenance qui s'accumule avec le temps, le coût réel du véhicule apparaît. Avec le rapport d'amortissement et la valeur estimée de revente, vous voyez combien vous coûte par an le fait de garder un véhicule.

La décision de renouvellement devient facile

Quand ces données s'accumulent, même la décision la plus difficile devient facile. L'analyse de renouvellement évalue ensemble l'âge, le kilométrage et le coût de maintenance cumulé, et propose de garder, surveiller ou remplacer. La décision de remplacer un véhicule se prend non sur l'impression « il coûte trop cher, semble-t-il », mais avec des chiffres posés côte à côte.

Par où commencer

D'une seule règle : rattachez au véhicule chaque ticket, chaque relevé, chaque ordre de travail. Quelques étapes faciles :

• Importez votre liste de véhicules.
• Connectez les intégrations de carte carburant et de GPS ; que les données ne soient pas saisies à la main.
• Rattachez au véhicule le relevé de passages et les enregistrements d'amendes.
• Importez les factures d'entretien comme ordres de travail et enregistrements d'entretien.
• En fin de mois, consultez le rapport de coût au kilomètre.

Ventiler le coût par postes

Un chiffre total unique ne dit rien ; la vraie information, c'est ce qui le compose. Ventiler le coût par véhicule en postes montre où l'on peut économiser :

• Carburant : la consommation et le prix sont suivis séparément ; les achats chers et les pleins inhabituels sont signalés.
• Maintenance : les pièces et la main-d'œuvre sont des postes distincts ; on peut les comparer par fournisseur.
• Pneus : comparés par marque et par modèle grâce au coût aux mille kilomètres.
• Péages : ils viennent du relevé et sont rattachés au véhicule.
• Amendes : rattachées au véhicule et au conducteur.
• Assurance et taxes : tenues avec les enregistrements de documents.
• Amortissement : calculé à partir du prix d'achat et de la valeur de revente estimée.

Lire par groupes et par sites

À mesure que la flotte grandit, une moyenne unique ne suffit plus. Lorsque vous répartissez les véhicules en groupes d'agences, de chantiers, de régions ou de services, vous pouvez lire le coût séparément pour chaque groupe. La question « la flotte de quelle région coûte le plus cher » devient ainsi non une estimation mais une ligne de rapport. Lorsque le groupe d'un véhicule change, ce changement est inscrit dans l'enregistrement avec sa date ; le coût de la période antérieure reste dans l'ancien groupe.

La qualité des données est la condition préalable du coût

Le rapport de coût est aussi fiable que ses données d'entrée. Trois choses déterminent la qualité : l'exactitude du compteur, la clôture des saisies manquantes et le rattachement de la dépense au bon véhicule. L'intégration GPS met automatiquement à jour le compteur. Les intégrations de carte carburant et de e-facture réduisent la saisie. Les règles de rapprochement et d'anomalie, elles, repèrent les enregistrements erronés ou manquants. Autrement dit, l'analyse des coûts est le résultat d'habitudes de collecte des données.

Se comparer à sa propre flotte

Les chiffres d'une autre entreprise n'ont généralement aucun sens pour vous ; mais le coût au kilomètre, entre vous, de véhicules du même type en dit long. Si l'écart de coût est grand entre deux utilitaires légers qui font la même mission, il faut en chercher la cause : le conducteur, l'itinéraire ou l'historique de maintenance ? La comparaison fait ressortir les bons comme les mauvais exemples.

La routine de fin de mois

• Ouvrez le rapport de coût au kilomètre et passez en revue les cinq véhicules les plus chers.
• Fermez les enregistrements carburant en attente dans la liste des anomalies.
• Examinez les lignes de passages et de factures non rapprochées.
• Dans l'analyse de renouvellement, regardez les véhicules marqués « surveiller » ou « remplacer ».
• Choisissez un seul objectif d'amélioration pour le mois suivant et mesurez le résultat en fin de mois.

Trois questions fréquentes

Pourquoi le coût au kilomètre plutôt que la dépense totale ?

Parce qu'un véhicule qui roule beaucoup dépense naturellement beaucoup. Pour que la comparaison soit juste, il faut rapporter la dépense à la distance parcourue.

Dois-je inclure la TVA dans le coût ?

Lire le coût d'exploitation sur le montant HT est plus juste ; la TVA est un poste déductible. Le produit conserve le montant TTC et, lorsque le taux est saisi, sépare le HT de la TVA ; vous choisissez dans le rapport ce que vous voulez voir.

Ne pourrais-je pas faire cela dans Excel ?

Si ; mais il faut réunir à la main chaque mois les fichiers de relevés, de factures et de tickets, et chaque fusion comporte une marge d'erreur. La valeur de l'analyse des coûts tient à la possibilité de la produire de façon fiable chaque mois, et non une seule fois.

Au bout de quelques mois, vous aurez non pas une estimation, mais le tableau des coûts réels de votre flotte. Et, pour la première fois, vous pourrez dire chiffres à l'appui quel véhicule rapporte à la flotte et lequel est une charge.