Setor
Turismo e transfer
Autorizações, documentos dos motoristas e custo por viagem em uma frota sazonal que roda longas distâncias.
Visão geral
O que muda na frota de Turismo e transfer?
Autorizações, documentos dos motoristas e custo por viagem em uma frota sazonal que roda longas distâncias.
Uma demonstração para a sua frotaTemporada intensa, disciplina de documentos o ano todo
Uma frota de transfer que opera nas rotas de Antalya, Muğla ou Capadócia quase não para nos meses de verão; no inverno, parte dos veículos fica estacionada por semanas. Esse ritmo irregular atrapalha o controle de documentos: a inspeção veicular ou o seguro de um veículo parado pode ter vencido no início da temporada, e isso só é percebido no primeiro transfer. No vitaFleet, os prazos de inspeção veicular, seguro obrigatório de trânsito, seguro casco, medição de emissões, documento de autorização e licença de rota de cada veículo ficam em uma única lista, com seus arquivos. Os documentos com prazo próximo aparecem no resumo da manhã e na lista de renovações; você recebe a abertura da temporada não com um veículo de documento em falta, mas com as lacunas fechadas durante o inverno. A notificação vai para o responsável. Quando uma nova renovação é lançada, o registro anterior fica no histórico, e se vê quantas vezes o prazo foi prorrogado.
- Inspeção veicular, seguro, seguro casco, emissões, autorização e licença de rota
- O arquivo do documento fica no registro do veículo, sem precisar procurar na fiscalização
- Renovações próximas antes da temporada em uma única lista
Manutenção em estrada longa: km e meses juntos
Um micro-ônibus que faz transfer de aeroporto e passeios entre cidades chega perto de centenas de milhares de quilômetros em pouco tempo na temporada, e fora dela quase não roda. Um plano que olha só a quilometragem atrasa na temporada; um plano que olha só o calendário manda fazer manutenção desnecessária no veículo parado. Você define o período de manutenção em km e em meses, e vale o que vencer primeiro. O vencimento é recalculado conforme a leitura do hodômetro é lançada, e, se a integração de GPS estiver conectada, a quilometragem é atualizada sozinha. Com o plano de manutenção, também é possível aplicar os mesmos itens de manutenção a todos os veículos em lote; assim, no período de pico, um veículo esperando na oficina passa a ser um trabalho planejado com antecedência. O número de dias que podem ser reservados para a oficina durante a temporada é limitado; por isso, concentrar as manutenções que se aproximam na mesma semana facilita o planejamento de veículos e motoristas. Quando mão de obra, peças e valor da nota são adicionados ao registro de serviço, a despesa de manutenção por veículo também fica visível.
- Período em km, em meses ou nos dois juntos
- Plano de manutenção em lote para os veículos com o plano de manutenção
- Com GPS conectado, a quilometragem é atualizada automaticamente
Verificação antes da viagem para a segurança dos passageiros
Em um veículo que transporta passageiros, a segurança se ganha na verificação rápida feita antes da partida. Você define sua própria lista de verificação como formulário de inspeção: pneus, freios, faróis, cintos de segurança, kit de primeiros socorros, extintor, ar-condicionado. O motorista preenche o formulário pelo celular, anexando foto se necessário. O item marcado como reprovado vira registro de defeito; o defeito é priorizado, convertido em serviço e acompanhado até ser encerrado. Como o histórico dos formulários é guardado no veículo com data, numa reclamação ou fiscalização é possível mostrar com o registro o que foi verificado em qual dia. A lista de verificação pode ser montada separadamente para van, micro-ônibus e ônibus. Também é possível definir uma regra para que, quando um item faltante ou crítico abrir um defeito, a notificação vá ao responsável. Os itens que se repetem no mesmo veículo vão ficando visíveis com o tempo; por exemplo, se o problema de ar-condicionado ou de cinto se repete a cada temporada, é possível decidir por uma solução definitiva.
- Sua própria lista de verificação por tipo de veículo
- O item reprovado vira defeito, e o defeito vira ordem de serviço
- Histórico de formulários com foto e data
Documentos do motorista e atribuição
No transporte de passageiros, os documentos do motorista são tão importantes quanto os do veículo. A data de vencimento de CNH, SRC (certificado profissional de motorista), avaliação psicotécnica e atestado de saúde é acompanhada no cadastro da pessoa, e a notificação vai às pessoas envolvidas antes do vencimento. Se um motorista foi contratado temporariamente para uma temporada de passeios, seus documentos também são acompanhados desde o início no mesmo registro. Como a atribuição de veículo é mantida por intervalo de datas, quem fez qual viagem é conhecido retroativamente. Nos transfers longos, a troca de motorista é frequente; quando chega uma multa ou ocorrência, a pergunta "quem estava com o veículo naquele dia?" é respondida não por suposição, mas pelo registro de atribuição. Ao entregar o veículo ao motorista, você vê no registro que os documentos da pessoa estão válidos. Para o motorista com documento perto de vencer, o processo de renovação é iniciado com antecedência; assim, no período de pico, um motorista afastado do serviço não é surpresa.
- Prazos de CNH, SRC, avaliação psicotécnica e atestado de saúde
- Atribuição de veículo com intervalo de datas
- Notificação antes do vencimento do documento
Passagem, combustível e custo por viagem
O custo da estrada longa não é só o diesel. As passagens de pontes e rodovias são carregadas pelo extrato e vinculadas ao veículo pelo número da etiqueta do HGS ou OGS (sistemas turcos de pedágio eletrônico) e, pela atribuição, ao motorista. Dos registros de combustível sai o consumo real por veículo; as integrações de cartão de combustível transformam as movimentações em registros e é possível conciliar com o extrato do UTTS (sistema turco de reconhecimento de veículos em postos de combustível). A despesa com pneus é acompanhada pelo custo por mil quilômetros, e as despesas de manutenção e peças são reunidas no mesmo veículo. Assim, o custo por km e a despesa mensal por veículo são lidos pelo registro, não por estimativa; é o dado em que você se apoia para definir o preço do transfer ou do passeio. Toda passagem cujo número de etiqueta consta no cadastro do veículo é conciliada automaticamente; as linhas sem correspondência aparecem separadamente e podem ser corrigidas manualmente. A comparação com o preço diário de combustível da EPDK (órgão regulador de energia da Turquia) ajuda a avaliar se o combustível abastecido no posto foi caro.
- Passagens do HGS/OGS vinculadas ao veículo e ao motorista
- Conciliação com UTTS e cartão de combustível
- Custo de pneus por mil km
Registro de acidente, dano e multa
Em uma frota que transporta passageiros, o acidente não é só um evento material, é questão de seguro e de relacionamento com o cliente. No registro de acidente ficam, em um só lugar, data, local, veículo, motorista no momento do acidente, boletim digitalizado e fotos; o croqui do acidente é adicionado ao registro com veículos e setas de direção. O número do processo na seguradora, a situação do processo e o custo estimado e realizado são acompanhados no mesmo registro; quando o extrato do Tramer (sistema turco de histórico de sinistros) ou do seguro casco chega, ele é vinculado ao registro de dano. As multas de trânsito são registradas com data de notificação e data da infração e associadas ao motorista pela atribuição. As infrações recorrentes ficam visíveis; a decisão sobre treinamento ou escalação se baseia no registro, não na intuição. Como os documentos a enviar à seguradora após o acidente ficam reunidos no mesmo registro, não é preciso juntar fotos e papéis de várias pessoas para montar o dossiê. Quando a porcentagem de culpa é informada, ela também é levada em conta na avaliação do histórico de acidentes por motorista e por veículo.
- Boletim, fotos e croqui no mesmo registro
- Processo da seguradora e acompanhamento de custo
- A multa é associada ao motorista pela data da infração
Início de temporada e veículo temporário
Na abertura da temporada, a frota cresce: entram veículos alugados por curto período e os veículos parados voltam ao serviço. No registro de aluguel operacional ficam a locadora, o prazo do contrato, o aluguel mensal e o limite total de km; o risco de excesso de limite é acompanhado ao longo da temporada e, com o fim do contrato se aproximando, a devolução ou a renovação é planejada. Para cada veículo colocado em serviço, a mesma lista de verificação, o mesmo período de manutenção e o mesmo conjunto de documentos já estão prontos no registro. Se você usa a estrutura de subempresas, os veículos que trabalham em nome de diferentes agências ou operações são acompanhados sob empresas separadas. No fim do aluguel, a data de devolução do veículo, a situação do km e, se houver, a taxa de excesso são vistas no registro. O veículo recém-adicionado entra no mesmo padrão de manutenção e documentos dos veículos existentes; assim, não surge diferença de acompanhamento entre a frota temporária e a permanente.
- Contrato e limite de km para o veículo alugado
- Aviso da data de devolução no fim da temporada
- Acompanhamento separado por subempresa
Pneus e segurança na estrada
Nas rotas montanhosas e quentes, o pneu é o primeiro elo da segurança dos passageiros. A profundidade do sulco e a pressão são informadas por posição; quando o relatório em PDF do medidor de sulco a laser é carregado, os valores são lidos. O pneu abaixo do limite legal é sinalizado, e os que se aproximam do limite de troca ficam visíveis com antecedência. Para os veículos que operam em passagens de montanha ou em rotas de estações de esqui no inverno, o período de pneus de inverno é definido em Configurações; dentro do período, é gerado alerta para os veículos inadequados. A troca de pneus é lançada por ordem de serviço ou por registro de serviço via e-Fatura, e reflete na despesa e no veículo. Para o pneu que chega ao limite de troca na medição, é aberta uma ordem de serviço; ao concluir a operação, o novo pneu é instalado no veículo e sua vida útil é acompanhada pelo registro. A fatura de pneus pode ser processada com a informação de posição na importação da e-Fatura; assim, o lançamento manual diminui.
- Medição de sulco e pressão por posição
- Carregamento de relatório a laser
- Alerta do período de pneus de inverno
Áreas de foco
O que cobrimos neste setor?
- Autorização e licença de rota
- Prazos de inspeção veicular, seguro e emissões
- Prazos de documentos do motorista
- Formulário de verificação antes da viagem
- Custo de passagens HGS/OGS (pedágio eletrônico turco) e de combustível
- Acidente, croqui e registro de dano
- Acompanhamento de aluguel operacional
- Medição de pneus e pneus de inverno
Como começar
Da configuração ao primeiro relatório
Informe os documentos
Registre com seus arquivos os prazos de autorização, licença de rota, inspeção veicular, seguro e emissões de cada veículo; adicione ao cadastro da pessoa as datas de CNH, SRC (certificado profissional de motorista) e avaliação psicotécnica dos motoristas. Os que estão perto de vencer aparecem separadamente na lista de renovações.
Configure a manutenção
Defina o período em km e meses e aplique a todos os veículos com o plano de manutenção. Veja na lista os veículos com vencimento próximo antes da temporada e leve-os à oficina. Quando o lembrete de manutenção entra no prazo, a notificação vai ao responsável, e ao encerrar o serviço o vencimento é renovado.
Inicie a verificação
Crie seu próprio formulário de verificação com itens como pneus, freios, cinto, extintor e primeiros socorros; o motorista o preenche antes de cada viagem, pelo celular, com foto. Quando um item reprovado abre um defeito, o canal de notificação para os críticos é definido em Configurações.
Carregue os extratos
Carregue os extratos do HGS/OGS e do UTTS (sistema turco de reconhecimento de veículos em postos de combustível) e conecte o cartão de combustível. As passagens e as movimentações de combustível são associadas ao veículo pelo número da etiqueta e ao motorista pela atribuição. As linhas sem correspondência são listadas separadamente e podem ser corrigidas manualmente.
Leia o custo
Reúna as despesas de combustível, passagens, pneus e manutenção por veículo e por motorista; veja o custo por km pelo registro, não por estimativa, e use-o na sua precificação. Exportando dos relatórios, você pode se preparar para a contabilidade ou para a reunião de gestão.
Perguntas frequentes
Sim. Os prazos dos documentos são acompanhados independentemente do uso do veículo. A inspeção veicular, o seguro ou o documento de autorização com prazo próximo aparece na lista de renovações e no resumo diário de notificações, esteja o veículo na estrada ou parado. Mesmo para o veículo fora de uso, a notificação sai antes do vencimento.
Outros setores
Sua frota atua em outra área?
Setor
Logística e transporte
Certificado K, inspeção veicular, HGS e custo por viagem em cavalos mecânicos e semirreboques.
Setor
Transporte de funcionários
Documentos dos motoristas e histórico de atribuições na frota de fretamento.
Setor
Transporte escolar
Documentação, monitores e checagem diária dos veículos no transporte escolar.
Setor
Construção e terraplenagem
Manutenção por calendário das máquinas e atribuição por canteiro de obras.
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Prefeituras e setor público
Frota mista, vários locais e um cadastro auditável.
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Varejo e distribuição
Consumo e manutenção frequente em uso urbano intenso.
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Produção e indústria
Uma única organização, das empilhadeiras e máquinas da fábrica à frota de expedição.
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Locação de veículos
Contratos de locação, excesso de km, sinistros e nível de bônus por ausência de sinistros.
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