Sector
Turismo y traslados
Autorizaciones, permisos de conducción y coste por viaje en una flota de temporada que recorre largas distancias.
Visión general
¿Qué cambia en una flota de Turismo y traslados?
Autorizaciones, permisos de conducción y coste por viaje en una flota de temporada que recorre largas distancias.
Una demo a la medida de su flotaTemporada intensa, disciplina documental todo el año
Una flota de traslados que opera en la línea de Antalya, Muğla o Capadocia casi no se detiene en verano; en invierno, en cambio, una parte de los vehículos permanece aparcada durante semanas. Este ritmo irregular entorpece el seguimiento de los documentos: la inspección técnica o el seguro de un vehículo parado puede haber vencido al comienzo de la temporada y solo se advierte en el primer traslado. En vitaFleet, los plazos de inspección técnica, seguro obligatorio de tráfico, seguro a todo riesgo, medición de emisiones, certificado de autorización y permiso de ruta de cada vehículo están en una sola lista con sus archivos. Los documentos próximos a vencer aparecen en el resumen matinal y en la lista de renovaciones; usted afronta la apertura de la temporada no con un vehículo con documentos incompletos, sino con las lagunas ya cubiertas durante el invierno. La notificación llega a la persona responsable. Cuando se introduce una nueva renovación, el registro anterior queda en el historial y se ve cuántas veces se ha prorrogado el plazo.
- Inspección, seguro, seguro a todo riesgo, emisiones, autorización y permiso de ruta
- El archivo del documento está en el registro del vehículo; no se busca en la auditoría
- Renovaciones próximas antes de la temporada en una sola lista
Mantenimiento en carretera larga: km y meses a la vez
Un midibús que hace traslados al aeropuerto y circuitos interurbanos se acerca en poco tiempo a cientos de miles de kilómetros durante la temporada, y fuera de ella casi no recorre carretera. Un plan que solo mira el kilometraje se retrasa en temporada; uno que solo mira el calendario hace mantenimientos innecesarios a un vehículo parado. Usted define el periodo de mantenimiento en km y en meses a la vez, y vence lo que se cumpla primero. A medida que se introducen lecturas del cuentakilómetros, el vencimiento se recalcula; si la integración GPS está conectada, el kilometraje se actualiza automáticamente. También es posible aplicar en bloque las mismas tareas de mantenimiento a todos los vehículos con el plan de mantenimiento; así, en temporada alta, que un vehículo espere en el taller es un trabajo planificado de antemano. Los días que se pueden dedicar al servicio durante la temporada son limitados; por ello, agrupar los mantenimientos próximos en la misma semana alivia la planificación tanto del vehículo como del conductor. Cuando se añaden a la línea de servicio la mano de obra, las piezas y el importe de la factura, también se hace visible el gasto de mantenimiento por vehículo.
- Periodo por km, por meses o por ambos
- Plan de mantenimiento en bloque con el plan de servicio
- Con GPS conectado, el kilometraje se actualiza automáticamente
Control previo al servicio por la seguridad de los pasajeros
En un vehículo que transporta pasajeros, la seguridad se gana en el breve control previo a la salida. Usted define su propia lista de control como formulario de inspección: neumáticos, frenos, faros, cinturones de seguridad, botiquín, extintor, aire acondicionado. El conductor cumplimenta el formulario desde el teléfono, añadiendo una foto si es necesario. La línea marcada como no superada se convierte en un registro de avería; la avería se prioriza, se convierte en trabajo y se sigue hasta que se cierra. Como el historial de formularios se guarda en el vehículo con fecha, ante una queja o una auditoría se puede demostrar con el registro qué se controló y qué día. La lista de control puede crearse por separado para minibús, midibús y autobús. Puede definirse una regla para que, cuando una línea incompleta o crítica abra una avería, se envíe una notificación al responsable. Las líneas que se repiten en el mismo vehículo se hacen visibles con el tiempo; por ejemplo, si un problema de aire acondicionado o de cinturones se repite cada temporada, se puede decidir una solución definitiva.
- Su propia lista de control según el tipo de vehículo
- La línea no superada pasa a avería y la avería a orden de trabajo
- Historial de formularios con fotos y fecha
Documentos y asignación del conductor
En el transporte de pasajeros, los documentos del conductor son al menos tan importantes como los del vehículo. La fecha de vencimiento del carné de conducir, el SRC, el examen psicotécnico y el informe médico se sigue en el registro de la persona y se envía una notificación a las personas correspondientes antes de que venzan. Si un conductor en activo se ha contratado temporalmente para una temporada de circuitos, sus documentos también se siguen en el mismo registro desde el inicio. Como la asignación del vehículo se guarda con un intervalo de fechas, queda claro retroactivamente qué conductor hizo qué servicio. En los traslados largos los cambios de conductor son frecuentes; cuando llega una multa o un incidente, la pregunta «¿quién conducía el vehículo ese día?» la responde el registro de asignaciones, no una suposición. Al entregar el vehículo a un conductor, usted ve en el registro que sus documentos están vigentes. Para el conductor cuyo documento está a punto de vencer, el proceso de renovación se inicia con antelación; así, que un conductor quede fuera de servicio en un periodo de mucho trabajo no es una sorpresa.
- Plazos de carné, SRC, psicotécnico e informe médico
- Asignación del vehículo con intervalo de fechas
- Aviso antes de que venza el documento
Pasos por peaje, combustible y coste por servicio
El coste de un viaje largo no es solo el gasóleo. Los pasos por puentes y autopistas se cargan desde el extracto y se vinculan al vehículo mediante el número de etiqueta de HGS u OGS (sistemas turcos de peaje electrónico) y al conductor mediante la asignación. De los registros de combustible sale el consumo real por vehículo; las integraciones de tarjetas de combustible convierten los movimientos en registros y puede hacerse la conciliación con el extracto de UTTS (sistema turco de reconocimiento de vehículos en gasolineras). El gasto en neumáticos se sigue con el coste por mil kilómetros, y los gastos de mantenimiento y piezas se acumulan en el mismo vehículo. Así, el coste por km y el gasto mensual por vehículo se leen con el registro y no con estimaciones; es el dato en el que se apoyará al fijar el precio de un traslado o un circuito. Cada paso cuyo número de etiqueta figura en el registro del vehículo se concilia automáticamente; las líneas sin conciliar se muestran aparte y pueden corregirse a mano. La comparación con el precio diario del combustible del EPDK (regulador turco de energía) le ayuda a valorar si el combustible repostado en la estación es caro.
- Los pasos de HGS/OGS se vinculan al vehículo y al conductor
- Conciliación de UTTS y tarjeta de combustible
- Coste de neumáticos por mil km
Registro de accidentes, daños y multas
En una flota que transporta pasajeros, un accidente no es solo un hecho material, sino un asunto de seguro y de relación con el cliente. En el registro del accidente se guardan en un solo lugar la fecha, la ubicación, el vehículo, el conductor en el momento del accidente, el escaneado del atestado y las fotos; el croquis del accidente se añade al registro con vehículos y flechas de dirección. El número de expediente del seguro, su estado y el coste estimado y real se siguen desde el mismo registro; cuando llega el extracto de Tramer (historial de siniestros de seguros en Turquía) o del seguro a todo riesgo, se vincula al registro del daño. Las multas de tráfico se registran con la fecha de notificación y la de la infracción y se vinculan al conductor mediante la asignación. Las infracciones reiteradas se hacen visibles; la decisión de formación o reasignación se basa en el registro y no en la intuición. Como los documentos que se enviarán a la aseguradora tras el accidente se reúnen en el mismo registro, no hace falta recopilar fotos y papeles de distintas personas para preparar el expediente. Cuando se introduce el porcentaje de culpa, este también se tiene en cuenta al evaluar el historial de accidentes por conductor y por vehículo.
- Atestado, fotos y croquis en el mismo registro
- Expediente del seguro y seguimiento de costes
- La multa se vincula al conductor por la fecha de infracción
Puesta en marcha de temporada y vehículo temporal
En la apertura de temporada la flota crece: se incorporan vehículos alquilados a corto plazo y se vuelven a poner en servicio los que estaban parados. En el registro de alquiler operativo se guardan la empresa de alquiler, la duración del contrato, la cuota mensual y el límite total de km; el riesgo de exceso de límite se sigue durante la temporada y, al acercarse el fin del contrato, se planifica la devolución o la renovación. Para cada vehículo puesto en servicio, la misma lista de control, el mismo periodo de mantenimiento y el mismo conjunto de documentos están ya preparados en el registro. Si utiliza la estructura de filiales, los vehículos que trabajan en nombre de distintas agencias o empresas se siguen bajo una empresa distinta. Al terminar el alquiler, la fecha de devolución del vehículo, su estado de km y, en su caso, el importe del exceso se ven en el registro. El vehículo recién añadido pasa al mismo régimen de mantenimiento y documentos que los existentes; así no se crea una diferencia de seguimiento entre la flota temporal y la permanente.
- Contrato y límite de km del vehículo alquilado
- Aviso de fecha de devolución al final de la temporada
- Seguimiento separado por filial
Neumáticos y seguridad vial
En las rutas de montaña y calurosas, el neumático es el primer eslabón de la seguridad de los pasajeros. Se introducen las mediciones de profundidad de dibujo y presión por posición; al cargar el informe en PDF del medidor láser de dibujo se leen los valores. El neumático por debajo del límite legal se marca y los que se acercan al umbral de cambio se ven con antelación. Para los vehículos que en invierno trabajan en puertos de montaña o en rutas de estaciones de esquí, el periodo de neumáticos de invierno se define en Ajustes; para los vehículos no conformes dentro del periodo se genera un aviso. El cambio de neumáticos se registra mediante una orden de trabajo o un registro de servicio de factura electrónica, y se refleja en el gasto y en el vehículo. Para el neumático que alcanza el límite de cambio según la medición se abre una orden de trabajo; al completarse la operación, el neumático nuevo se monta en el vehículo y su vida útil se sigue desde el registro. La factura de neumáticos puede procesarse con la información de posición en la importación de la factura electrónica; así se reduce la introducción manual de registros.
- Medición de dibujo y presión por posición
- Carga del informe láser
- Aviso del periodo de neumáticos de invierno
Áreas de enfoque
¿Qué cubrimos en este sector?
- Autorización y permiso de ruta
- Plazos de inspección técnica, seguro y emisiones
- Plazos de documentos del conductor
- Formulario de control previo al servicio
- Coste de pasos de HGS/OGS y de combustible
- Accidente, croquis y registro de daños
- Seguimiento del alquiler operativo
- Medición de neumáticos y neumáticos de invierno
Cómo empezar
De la puesta en marcha al primer informe
Introduzca los documentos
Registre con sus archivos los plazos de autorización, permiso de ruta, inspección técnica, seguro y emisiones de cada vehículo; añada al registro de la persona las fechas del carné de conducir, el SRC y el examen psicotécnico de los conductores. Los que están a punto de vencer aparecen además en la lista de renovaciones.
Configure el mantenimiento
Defina el periodo en km y meses y aplíquelo a todos los vehículos con el plan de mantenimiento. Antes de la temporada, vea en la lista los vehículos con vencimiento próximo y llévelos al taller. Cuando el recordatorio de mantenimiento entra en vencimiento, se envía una notificación al responsable y, al cerrar el trabajo, el vencimiento se renueva.
Inicie el control
Cree su propio formulario de control con líneas como neumáticos, frenos, cinturones, extintor y botiquín; que el conductor lo cumplimente desde el teléfono, con foto, antes de cada servicio. Cuando una línea no superada abre una avería, el canal de notificación para las críticas se determina en Ajustes.
Cargue los extractos
Cargue los extractos de HGS/OGS y UTTS y conecte la tarjeta de combustible. Los pasos y los movimientos de combustible se concilian con el vehículo mediante el número de etiqueta y con el conductor mediante la asignación. Las líneas sin conciliar se listan aparte y pueden corregirse a mano.
Lea el coste
Acumule el gasto de combustible, peajes, neumáticos y mantenimiento por vehículo y por conductor; vea el coste por km con el registro y no con estimaciones y utilícelo en su fijación de precios. Exportando desde los informes puede preparar la contabilidad o una reunión de gestión.
Preguntas frecuentes
Sí. Los plazos de los documentos se controlan con independencia del uso del vehículo. La inspección técnica, el seguro o el documento de autorización próximos a vencer aparecen en la lista de renovaciones y en la notificación del resumen diario tanto si el vehículo está en ruta como si está parado. También para el vehículo fuera de uso se envía la notificación antes de que venza el plazo.
Otros sectores
¿Su flota pertenece a otro sector?
Sector
Logística y transporte
Certificado K, inspección técnica, HGS y coste por viaje en cabezas tractoras y semirremolques.
Sector
Transporte de personal
Permisos de los conductores e historial de asignaciones en la flota de transporte de empleados.
Sector
Transporte escolar
Documentación, personal acompañante y revisión diaria de los vehículos en el transporte escolar.
Sector
Construcción y movimiento de tierras
Mantenimiento por calendario de la maquinaria de obra y asignación por obra.
Sector
Ayuntamientos y sector público
Flota mixta, varias ubicaciones y un registro auditable.
Sector
Comercio y distribución
Consumo y mantenimiento frecuente en un uso urbano intensivo.
Sector
Producción e industria
Un único orden, desde las carretillas elevadoras y la maquinaria de fábrica hasta la flota de expedición.
Sector
Alquiler de vehículos
Contratos de alquiler, exceso de kilometraje, siniestros y nivel de bonificación por no tener siniestros.
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