Sector
Energía e infraestructuras
Mantenimiento, ubicación y asignación en una flota de campo repartida por un territorio extenso.
Visión general
¿Qué cambia en una flota de Energía e infraestructuras?
Mantenimiento, ubicación y asignación en una flota de campo repartida por un territorio extenso.
Una demo a la medida de su flotaUna flota de campo repartida por una amplia geografía
En el sector de la energía y las infraestructuras la flota no está en un único garaje; los equipos se dispersan por ciudades, líneas y obras, y los vehículos y equipos circulan constantemente entre regiones. En esta dispersión, lo que más se pierde es la información de qué está dónde. vitaFleet le permite definir ubicaciones como almacenes, obras, garajes y puntos de servicio con su dirección y posición, y asignar vehículos y equipos a esas ubicaciones y a los equipos de trabajo. Si traza un límite alrededor de un lugar, los registros de posición se asocian a ese lugar. Las ubicaciones aparecen en el mapa de la flota junto con los vehículos; en qué obra y en poder de quién está cada activo se lee en todo momento en el registro. Los datos de posición se actualizan automáticamente en los vehículos con conexión GPS; el estado de la conexión se ve en una pantalla aparte.
- Almacenes, obras y puntos de campo definidos
- Vehículos y equipos asignados a una ubicación o a un equipo
- Ubicaciones y vehículos en el mapa de la flota
Estructura de activos mixta
La flota de campo es muy variada: turismos y todoterrenos, maquinaria de obra, generadores, compresores y equipos portátiles de campo están en funcionamiento al mismo tiempo. Todo vive en un único sistema, cada uno con sus propios campos técnicos y su periodo de mantenimiento. Los activos que no son vehículos se registran como equipos con número de serie y reciben mantenimiento mediante recordatorios basados en el calendario; los vehículos se controlan con su matrícula, kilometraje y documentos. No hace falta perseguir los activos móviles en una tabla y los vehículos en otra. Los equipos pequeños pero costosos también quedan registrados mediante la asignación; la pregunta «¿en poder de qué equipo se quedó?» se responde con el registro. Movimientos como el reenvío del equipo al campo tras una avería también se siguen a través del registro de servicio y el historial de asignaciones. Esta estructura, al mantener ubicaciones, equipos y vehículos en el mismo registro, facilita encontrar respuesta a las preguntas que llegan desde el campo.
- Generadores, compresores y maquinaria de obra como equipos
- Turismos y todoterrenos como vehículos
- El equipo pequeño también está asignado
Mantenimiento por calendario y kilometraje
Los generadores y la maquinaria de obra requieren mantenimiento por periodo de calendario y los vehículos de carretera, por kilometraje y meses; la lejanía del campo es el factor que más dificulta ese mantenimiento. En el equipo el periodo se define en días, semanas, meses o años y en el vehículo, por km y meses a la vez. Cuando el vencimiento se acerca aparece como «Próximo» y cuando pasa, como «Vencido»; al registrar el servicio el recordatorio se cierra. Las tareas del mismo plan de mantenimiento se reúnen en el plan de servicio y, al añadir un vehículo o un equipo nuevo, los recordatorios se configuran automáticamente. El mantenimiento de la máquina de un campo lejano no se olvida por estar fuera de la vista; se reducen las visitas de campo no planificadas y las paradas. Los repuestos críticos pueden mantenerse en stock por ubicación; la pieza utilizada se descuenta del stock en la orden de trabajo.
- Km y meses en vehículos, periodo de calendario en equipos
- Registro de servicio desde el campo
- Configuración en bloque con el plan de mantenimiento
Asignación, traspaso y responsabilidad
La asignación registra qué equipo utiliza qué vehículo y equipo y cuándo lo recibió. Cuando cambia el equipo de campo o el subcontratista, la responsabilidad pasa al registro con su historial; dónde está un activo, en poder de quién y en el periodo de quién sufrió daños no es motivo de discusión. Las asignaciones de vehículos se introducen con fecha de inicio y de fin; la asignación sin fecha de fin se considera vigente. Los registros de multas, pasos por peaje y combustible se asocian al conductor según esa fecha. En un cambio de equipo es necesario cerrar la asignación anterior; una asignación abierta solapada deja la conciliación en la ambigüedad, por eso el registro del traspaso se mantiene con su fecha. Tras cambios de conductor o de equipo, este registro también permite vincular las multas y los daños pasados al periodo correcto.
- Asignación por equipo y por persona
- Asignación con fecha de inicio y de fin
- Se conserva el historial de traspasos
Documentos, seguridad y control periódico
En el sector de la energía y las infraestructuras, los controles de seguridad deben realizarse con regularidad por exigencia contractual. Los plazos de la inspección técnica, el seguro obligatorio de tráfico, el seguro a todo riesgo y las emisiones de los vehículos, y el seguimiento del mantenimiento periódico y la calibración de los equipos, se controlan por plazo; se avisa antes de que venzan. Los plazos del carné de conducir, el SRC, el examen psicotécnico y el informe médico del personal de campo se guardan en el registro de la persona. Usted diseña sus propios formularios de control de campo con líneas de foto y firma y los asigna a diario, cada semana o por km. La línea marcada como no superada se convierte en avería y permanece en seguimiento hasta que se cierra; el formulario que no se cumplimenta a tiempo se marca como vencido y, en una auditoría, el historial de formularios sirve de prueba. Todos los documentos de proveedores, servicios y vehículos se guardan como archivos en el registro y en una auditoría no hace falta buscar.
- Documentos de vehículos y calibración de equipos
- Plazos de documentos del personal
- Formularios de control de campo y aviso de retraso
Costes por obra o emplazamiento
Los gastos de mantenimiento, piezas, combustible y mano de obra se agrupan por emplazamiento o por proyecto; el coste de flota de cada emplazamiento y de cada proyecto se lee por separado. Se ve en el registro qué aporta la partida de flota al presupuesto del proyecto y qué emplazamiento sale más caro de lo esperado. Los tipos de gasto son propios de su empresa; la foto del ticket o de la factura se guarda junto con el gasto. La factura electrónica recibida se importa, con su aprobación, como gasto o como registro de servicio, y el proveedor se asocia por su VKN (número de identificación fiscal en Turquía). El análisis de certificaciones y costes se alimenta así de una única fuente: el mismo registro figura tanto en el informe del emplazamiento como en el del proveedor y no requiere fusión manual. Con las vistas guardadas se crean pestañas que muestran solo los activos de una región o de un proyecto.
- Grupos por emplazamiento y por proyecto
- Imagen del ticket y de la factura en el gasto
- Importación de la factura electrónica con aprobación
Consumo de combustible y de carga
En los vehículos de campo, el combustible es la partida más variable del coste de explotación. Cada compra se registra con fecha, litros, importe y cuentakilómetros; de estos registros salen el consumo en L/100 km y el coste por kilómetro. Se compara con el precio de venta en gasolinera del EPDK (regulador turco de energía) del día de la compra, y los repostajes pagados por encima se listan como desviaciones. Las compras de combustible se guardan con el IVA y los datos de la factura; al cargar el extracto de UTTS (sistema turco de reconocimiento de vehículos en gasolineras) se detectan compras que faltan, sobran o son incoherentes. Si utiliza vehículos eléctricos, los registros de carga se introducen con kWh, importe y punto de carga; se mide la eficiencia en kWh/100 km y el coste de energía se suma al del combustible en los mismos informes. La desviación del precio del combustible, la anomalía de consumo y la compra que falta muestran en qué vehículo de campo hay un problema. Como la compra se guarda con el tipo de IVA y el número de factura, la conciliación con contabilidad también se hace desde el mismo registro.
- L/100 km y coste por km
- Comparación de desviación con el precio del EPDK
- Conciliación con UTTS
- Registro de carga y kWh/100 km
Avería, orden de trabajo y proveedor
Un vehículo o un generador parado en un campo lejano entorpece el trabajo de todo el equipo. El equipo de campo notifica la avería desde la aplicación móvil; la crítica se convierte en orden de trabajo con prioridad. En la orden de trabajo se registran el técnico o el proveedor, la clase planificada, no planificada o urgente, las tareas de servicio, la mano de obra y las líneas de piezas; la pieza añadida desde el stock se descuenta del stock. Qué proveedor de servicio trabaja en qué región se clasifica en el registro del proveedor, y los gastos y registros de servicio se vinculan a él. Cuando se cierra la orden de trabajo, el registro pasa al historial de servicio; la avería recurrente destaca como patrón y la decisión de una solución definitiva se basa en el registro. La orden de trabajo completada adelanta el recordatorio de mantenimiento; así se actualiza un único registro en lugar de dos seguimientos separados.
- Notificación de avería desde el campo
- Servicio y gasto vinculados al proveedor
- Al cerrar la orden de trabajo, historial de servicio
Áreas de enfoque
¿Qué cubrimos en este sector?
- Ubicaciones, almacenes y puntos de campo
- Vehículos, maquinaria de obra y generadores
- Mantenimiento por km y meses en vehículos y por calendario en equipos
- Asignación por equipo y por emplazamiento
- Documentos, calibración y control periódico
- Formularios de control de campo
- Combustible, carga y consumo
- Coste por emplazamiento y por proyecto
Cómo empezar
De la puesta en marcha al primer informe
Defina las ubicaciones
Registre los almacenes, obras y puntos de campo con su dirección y posición; trace un límite si es necesario. Los registros de posición se asocian según el lugar y las ubicaciones aparecen en el mapa. Los ajustes y los filtros de lista pueden modificarse más adelante.
Asigne los activos
Asigne los vehículos a conductores y equipos con un intervalo de fechas; asigne los equipos, como un generador, a una persona o a una ubicación. Que el registro del traspaso conserve su fecha. Los ajustes y los filtros de lista pueden modificarse más adelante.
Configure el mantenimiento
En el vehículo defina kilometraje y meses a la vez; en el equipo, un periodo en días, semanas, meses o años. Aplique el mismo plan de mantenimiento a todos los activos con el plan de servicio. Los ajustes y los filtros de lista pueden modificarse más adelante.
Programe los controles
Diseñe el formulario de control de campo y asígnelo a diario o cada semana; introduzca los plazos de documentos y calibración. Que la línea no superada se convierta en avería y que los retrasos generen notificaciones. Los ajustes y los filtros de lista pueden modificarse más adelante.
Impute el coste al emplazamiento
Agrupe el gasto de mantenimiento, piezas y combustible por emplazamiento o proyecto; lea por separado el coste de flota de cada emplazamiento y utilícelo en el análisis de certificaciones. Los ajustes y los filtros de lista pueden modificarse más adelante.
Preguntas frecuentes
Usted define como ubicaciones los almacenes, obras y puntos de campo; los activos se asignan a esas ubicaciones y a los equipos. Las ubicaciones se muestran en el mapa de la flota junto con los vehículos y los registros de posición se asocian al lugar según el límite trazado. Las ubicaciones aparecen en el mismo mapa que los vehículos.
Otros sectores
¿Su flota pertenece a otro sector?
Sector
Logística y transporte
Certificado K, inspección técnica, HGS y coste por viaje en cabezas tractoras y semirremolques.
Sector
Transporte de personal
Permisos de los conductores e historial de asignaciones en la flota de transporte de empleados.
Sector
Transporte escolar
Documentación, personal acompañante y revisión diaria de los vehículos en el transporte escolar.
Sector
Construcción y movimiento de tierras
Mantenimiento por calendario de la maquinaria de obra y asignación por obra.
Sector
Ayuntamientos y sector público
Flota mixta, varias ubicaciones y un registro auditable.
Sector
Comercio y distribución
Consumo y mantenimiento frecuente en un uso urbano intensivo.
Sector
Producción e industria
Un único orden, desde las carretillas elevadoras y la maquinaria de fábrica hasta la flota de expedición.
Sector
Alquiler de vehículos
Contratos de alquiler, exceso de kilometraje, siniestros y nivel de bonificación por no tener siniestros.
Preparemos una demo adecuada para su flota de Energía e infraestructuras
Le pedimos algunos datos y le respondemos como máximo en un día hábil; sin costes de implantación.