Sector
Sanidad y servicios de emergencia
Revisión previa al servicio, aviso de averías críticas y disponibilidad ininterrumpida en ambulancias y vehículos de transporte de pacientes.
Visión general
¿Qué cambia en una flota de Sanidad y servicios de emergencia?
Revisión previa al servicio, aviso de averías críticas y disponibilidad ininterrumpida en ambulancias y vehículos de transporte de pacientes.
Una demo a la medida de su flotaUna flota que debe estar siempre lista
En las estaciones del 112 y en el servicio de traslado de pacientes, el coste de una avería no es solo la factura del taller, sino la interrupción del servicio. Por ello, hacer el mantenimiento «cuando vence» y no «cuando surge la avería» no es una opción, es la norma. En vitaFleet el periodo se define por km, por meses o por ambos; vence lo que se cumpla primero. Para la ambulancia que trabaja en espera de guardia, que recorre pocos kilómetros y pasa mucho tiempo al ralentí, el periodo de calendario es especialmente importante: el aceite del motor y los fluidos se desgastan no solo con el kilometraje, sino también con el tiempo. Los mantenimientos vencidos, próximos y planificados se reúnen en una sola lista; el vehículo cuyo vencimiento se acerca aparece planificado antes de ponerse en servicio. Cuando se realiza el mantenimiento, el valor del cuentakilómetros y la fecha se escriben en el registro de servicio y de ahí se recalcula el siguiente vencimiento. Así se ve de un vistazo cuándo y con qué operación pasó cada vehículo por mantenimiento, y la necesidad de un vehículo de reserva se planifica con antelación.
- Periodo por km y meses a la vez
- Mantenimientos vencidos, próximos y planificados en una sola lista
- Plan en bloque para todos los vehículos con el plan de mantenimiento
Control al inicio de cada turno
Que el vehículo que sale de guardia se controle en cada relevo de turno debe estar respaldado por un registro. Usted define su propia lista de control como formulario de inspección: neumáticos, frenos, iluminación y luces de aviso, batería, niveles de fluidos, equipamiento interior. El personal del turno cumplimenta el formulario desde el teléfono o la tableta, con foto si es necesario. La línea no superada abre automáticamente un registro de avería; en una avería de prioridad crítica se envía un correo electrónico o un SMS al responsable. Así, en el cambio de turno, una nota como «el intermitente izquierdo no funcionaba» no se pierde y se cierra antes de que el siguiente equipo se encuentre con ello. La lista de control puede diferenciarse según el tipo de ambulancia: las líneas de control de un vehículo de traslado de pacientes y de uno de soporte vital avanzado no son las mismas. Usted define un formulario distinto para cada uno; las inspecciones realizadas se listan con su fecha en el historial de inspecciones.
- Su propia lista de control por turno
- La línea no superada abre automáticamente un registro de avería
- Aviso por correo electrónico y SMS en avería crítica
Prioridad de la avería y tiempo fuera de servicio
No todas las averías tienen la misma urgencia: un problema en el aire acondicionado de la cabina y otro en el sistema de frenos no se gestionan el mismo día. Al abrir la avería se determina la prioridad; las críticas destacan con una notificación al responsable y se convierten en orden de trabajo. Los códigos de error (DTC) leídos del vehículo se guardan en el registro; los códigos recurrentes y permanentes destacan en la lista y desde el código se puede abrir un registro de avería en un solo paso. Como las fechas de apertura y cierre de la orden de trabajo se anotan en el historial de servicio, cuánto tiempo estuvo el vehículo fuera de servicio se lee con fechas y no con estimaciones. En el registro de la avería se siguen juntos la foto, los comentarios y la orden de trabajo vinculada; quién abrió el registro y cuándo se cerró queda en el historial de cambios. Si lo desea, puede definir una automatización para que, cuando se abra una avería de prioridad crítica, se actualice un campo del registro o se envíe un correo electrónico a la dirección que usted determine.
- Prioridad en la avería y notificación crítica
- Registro de avería a partir de códigos de error
- Historial de servicio con fechas de la orden de trabajo
Documentos e inspección en un solo calendario
Los plazos de la inspección técnica de TÜVTÜRK (inspección técnica nacional de Turquía), el seguro obligatorio de tráfico, el seguro a todo riesgo y la medición de emisiones de las ambulancias y los vehículos de traslado de pacientes deben renovarse antes de que venzan para no quedar fuera de servicio. Todos los documentos se guardan en el registro del vehículo con su plazo y su archivo; los próximos a vencer se reúnen en el correo de resumen diario y aparecen en la lista de renovaciones. Los documentos con plazo del conductor, como el carné de conducir y el informe médico, se siguen aparte en el registro de la persona. Como el seguimiento de documentos depende del sistema y no de la memoria de una persona, no falla con los turnos de guardia ni con los cambios de puesto; también puede prepararse con antelación un plan de vehículo de reserva para el que irá a la inspección. Si la institución tiene varias estaciones, puede filtrar la lista de documentos por grupo de vehículos; cada responsable de estación ve los plazos próximos de sus vehículos. Cuando se realiza la renovación se introduce el nuevo plazo y el registro anterior queda en el historial, de modo que el historial de documentos queda completo.
- Inspección, seguro, seguro a todo riesgo y emisiones en una sola lista
- Plazos de documentos del conductor en el registro de la persona
- Correo de resumen diario
Stock de piezas y equipos
No es aceptable que una ambulancia quede detenida por una pieza pequeña. Para las piezas de cambio frecuente, como filtros, pastillas de freno, bombillas y baterías, usted define el stock y un umbral crítico; cuando baja del umbral llega un aviso y se abre un pedido de compra al proveedor. La pieza utilizada en la orden de trabajo se descuenta automáticamente del stock; el stock en papel coincide con el de la estantería. Los equipos no médicos del vehículo, como el generador o la camilla de transporte, se registran aparte como equipos; tienen su propio recordatorio de mantenimiento, registro de servicio y asignación. Los movimientos de stock se introducen como entrada, salida y ajuste; antes de que se agote una pieza crítica puede abrirse un pedido al proveedor. Cuando llega el pedido, la cantidad recibida se anota en el stock; la planificación del stock se basa en el consumo real.
- Aviso en el umbral crítico
- Pedido de compra y registro del proveedor
- Mantenimiento y asignación aparte para el equipo
Ubicación, estación y asignación de servicio
En las flotas con integración GPS conectada, la última ubicación conocida y el kilometraje de los vehículos se ven en el mapa; el cuentakilómetros se actualiza automáticamente. Usted define ubicaciones como estaciones, garajes y hospitales y asigna los vehículos a esas ubicaciones y a los equipos. En el registro consta qué vehículo está en qué estación y bajo la responsabilidad de quién; los avisos de mantenimiento y de documentos también llegan a la persona correcta. Cuando un vehículo cambia de estación o entra en servicio un vehículo de reserva, se anota en el registro con la fecha de traspaso y no se pierde el historial de responsabilidad. Cuando cambia la persona responsable o el vehículo se traspasa a otra estación, también cambia el destinatario de los avisos de mantenimiento y de documentos. Como los vehículos se dividen en grupos, el gerente central puede seguir toda la flota y el responsable de estación, filtrando su propio grupo.
- Última ubicación en el mapa
- Ubicaciones por estación y hospital
- Historial de traspasos con sus fechas
Registro de accidentes e incidentes
En una conducción de salida de emergencia la probabilidad de accidente es alta, y cada accidente significa una interrupción del servicio. En el registro del accidente se anotan la fecha, la ubicación, el vehículo y el conductor en el momento del accidente; el escaneado del atestado, las fotos y el croquis se guardan en el mismo registro. Se siguen el estado del expediente del seguro y el coste estimado y real, y el registro del daño se vincula cuando llega el extracto de Tramer (historial de siniestros de seguros en Turquía) o del seguro a todo riesgo. Como las multas de tráfico y el historial de daños se ven por conductor y por vehículo, los incidentes recurrentes aparecen como temas que requieren formación o regulación. Cuando el vehículo pasa por el taller tras el accidente, la reparación del daño se sigue con una orden de trabajo; el tiempo y el coste de la reparación se anotan en el historial del vehículo. Como el estado del pago del expediente del seguro a todo riesgo o del seguro de tráfico se ve junto con el accidente, se sabe sin preguntar en qué fase está el proceso del siniestro.
- Atestado, fotos y croquis
- Expediente del seguro y su coste
- Historial de accidentes y multas por conductor
Coste y responsabilidad
En las instituciones que prestan servicios de salud, públicas o privadas, el gasto debe poder justificarse. Combustible, mantenimiento, piezas, neumáticos y seguro se acumulan en el mismo vehículo; los vehículos se dividen en grupos por estación, hospital o región, y el coste se lee por unidad. La integración de la tarjeta de combustible convierte los movimientos en registros, se concilia con el extracto de UTTS (sistema turco de reconocimiento de vehículos en gasolineras) y la factura electrónica se importa como registro de servicio. Se guarda el historial de cambios por campo; quién cambió qué y cuándo queda registrado, y el registro está listo para una auditoría o un control interno. Los informes se filtran por vehículo, grupo y periodo y pueden exportarse. Cuando se compara el gasto de vehículos del mismo modelo, se descubre qué vehículo se avería con frecuencia; el análisis de renovación también respalda con el registro la decisión de sustituir o conservar el vehículo.
- Informe de costes por grupo
- Conciliación con factura electrónica y UTTS
- Historial de cambios por campo
Áreas de enfoque
¿Qué cubrimos en este sector?
- Formulario de control por turno
- Mantenimiento por km y meses
- Notificación de avería crítica
- Inspección de TÜVTÜRK y seguimiento del seguro
- Seguimiento de códigos de error (DTC)
- Stock de piezas y equipos
- Asignación por estación
- Coste por unidad
Cómo empezar
De la puesta en marcha al primer informe
Registre el vehículo
Introduzca las ambulancias y los vehículos de traslado de pacientes agrupándolos por estación o región; añada los documentos de inspección, seguro y emisiones con sus plazos y archivos. Los plazos próximos a vencer aparecen en la lista de renovaciones y entran en el correo de resumen diario.
Configure la lista de control
Defina el formulario de inicio de turno y añada líneas de neumáticos, frenos, iluminación y equipamiento interior. Que la línea no superada se convierta en un registro de avería. El formulario se cumplimenta desde el teléfono y su historial se guarda en el vehículo con fecha.
Conecte la notificación
Dirija un correo electrónico y un SMS al responsable para las averías críticas; elija los canales de notificación en Ajustes. Dé prioridad también a las averías procedentes de códigos de error. La repetición de los códigos de error también se tiene en cuenta al fijar la prioridad.
Planifique el mantenimiento
Defina el periodo en km y meses y aplíquelo a todos los vehículos con el plan de mantenimiento; siga los mantenimientos vencidos y próximos en una sola lista. El plan de mantenimiento también puede aplicarse más adelante a los vehículos recién añadidos.
Siga el stock y el coste
Fije umbrales a las piezas críticas para que se descuenten del stock con la orden de trabajo. Acumule el gasto de combustible, mantenimiento y piezas por estación y léalo en los informes. Los informes pueden exportarse y compartirse para la auditoría interna.
Preguntas frecuentes
La notificación va al observador del registro; si no lo hay, al observador del vehículo; y si tampoco, a los gerentes. Los canales de correo electrónico y SMS se eligen en Ajustes; para el SMS se usa un servicio conectado como NetGSM, Verimor o Infobip. Los destinatarios y los canales de notificación pueden cambiarse en Ajustes.
Otros sectores
¿Su flota pertenece a otro sector?
Sector
Logística y transporte
Certificado K, inspección técnica, HGS y coste por viaje en cabezas tractoras y semirremolques.
Sector
Transporte de personal
Permisos de los conductores e historial de asignaciones en la flota de transporte de empleados.
Sector
Transporte escolar
Documentación, personal acompañante y revisión diaria de los vehículos en el transporte escolar.
Sector
Construcción y movimiento de tierras
Mantenimiento por calendario de la maquinaria de obra y asignación por obra.
Sector
Ayuntamientos y sector público
Flota mixta, varias ubicaciones y un registro auditable.
Sector
Comercio y distribución
Consumo y mantenimiento frecuente en un uso urbano intensivo.
Sector
Producción e industria
Un único orden, desde las carretillas elevadoras y la maquinaria de fábrica hasta la flota de expedición.
Sector
Alquiler de vehículos
Contratos de alquiler, exceso de kilometraje, siniestros y nivel de bonificación por no tener siniestros.
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