Sector
Agricultura
Mantenimiento por calendario, planificación de temporada y asignación de almacenes en tractores y equipos agrícolas.
Visión general
¿Qué cambia en una flota de Agricultura?
Mantenimiento por calendario, planificación de temporada y asignación de almacenes en tractores y equipos agrícolas.
Una demo a la medida de su flotaTractor y equipo en un solo lugar
El inventario de una explotación agrícola es heterogéneo: vehículos que salen a la carretera, como tractores y furgonetas, y equipos como remolques, arados, sembradoras y cosechadoras, bombas de riego y generadores. vitaFleet mantiene los activos que no son vehículos como equipos en su propia lista y los vehículos en la lista de vehículos; pero ambos entran en el mismo régimen de mantenimiento, averías, asignación y documentos. La información de compra, el número de serie y los documentos están en un solo registro. En lugar de archivos de Excel fragmentados, todos los activos móviles de la explotación o de la cooperativa se ven en un único inventario y los equipos pequeños pero costosos tampoco se pierden. Como se pueden vincular notificaciones a campos de fecha como la garantía, el seguro y el mantenimiento, mantener el inventario al día no supone una carga de trabajo aparte; el registro se convierte en una parte natural del uso diario.
- Vehículos y equipos en listas separadas, con régimen de mantenimiento común
- Compra, identificación y documentos en un solo registro
- El equipo pequeño pero costoso queda registrado con su asignación
Mantenimiento estacional por calendario
El uso de equipos como el tractor varía mucho según la estación: intenso durante días en la siembra y la cosecha, casi nulo en invierno. El mantenimiento del equipo se sigue con un recordatorio basado en el calendario: usted define el periodo en días, semanas, meses o años; cuando el vencimiento se acerca pasa a «Próximo» y cuando pasa, a «Vencido». Si configura el mantenimiento de inicio y fin de temporada en meses, también se detecta el envejecimiento del aceite y de los fluidos. Antes de que empiece la temporada ve con antelación las máquinas cuyo mantenimiento se aproxima y no se queda con una avería en plena cosecha. Al registrar el servicio, el recordatorio se cierra y el siguiente vencimiento se recalcula. Puede incluir conceptos como aceite, filtro y engrase de una sola vez en el plan de mantenimiento y aplicarlos a todos los tractores.
- Periodo en días, semanas, meses o años
- Mantenimientos próximos antes de la temporada en una sola lista
- Servicio planificado con antelación para la cosecha
Campo, almacén y granja: ubicaciones y asignación
El equipo no está en un solo sitio: puede estar en una parcela, en el almacén de la granja, en la cooperativa o en casa de un agricultor arrendatario. Usted define las ubicaciones y asigna el equipo a una ubicación y a una persona; qué máquina está dónde y en poder de quién, y cuándo se traspasó, consta en el registro. Cuando llega un trabajador temporero o un empleado nuevo, la responsabilidad se traspasa con su fecha. Al final de la temporada, la pregunta «¿en poder de quién se quedó ese arado?» no es una búsqueda, sino una lista; cuando surge un daño o una falta, el registro deja claro bajo la responsabilidad de quién estaba en ese periodo. En los equipos pequeños, por ejemplo una bomba de riego o un generador, el riesgo de pérdida es alto. Cuando se introducen el número de serie y la información de compra, el equipo conserva su identidad aunque cambie de lugar. Gracias a los grupos y las ubicaciones, cada granja o parcela se sigue filtrada con sus propios activos.
- Asignación por ubicación y por persona
- Historial de traspasos con sus fechas
- Lista de inventario de fin de temporada
Combustible y coste de transporte
En la agricultura, el gasóleo es una partida importante del gasto. De los registros de combustible de los vehículos de transporte sale el consumo real por vehículo; las integraciones de tarjeta de combustible de Opet y Petrol Ofisi convierten los movimientos directamente en registros y puede hacerse la conciliación con el extracto de UTTS (sistema turco de reconocimiento de vehículos en gasolineras). El IVA y los datos de factura de la compra de combustible se guardan en el registro; se hace la comparación con el precio diario de los carburantes del EPDK (regulador turco de energía). Como los gastos de mantenimiento, piezas y neumáticos se acumulan en el mismo registro, se ve qué vehículo o equipo le sale caro a la explotación. El análisis de renovación compara con el registro lo que supone conservar o sustituir una máquina. El coste total de propiedad de un vehículo o equipo es la suma de la compra, el mantenimiento, el combustible y las piezas. Como los gastos se introducen vinculados al vehículo, se sabe qué máquina da beneficio o resulta cara. El historial de gastos se filtra por periodo; el coste de la temporada de cosecha y el de la de invierno se leen por separado.
- Consumo real por vehículo
- Conciliación de UTTS y tarjeta de combustible
- Análisis de renovación
Stock de piezas y de temporada
Que se agote un repuesto en plena cosecha es una pérdida de trabajo. Para las piezas de cambio frecuente, como filtros, correas, cuchillas de cosechadora y mangueras hidráulicas, usted define el stock y un umbral crítico; cuando baja del umbral llega un aviso. La pieza utilizada en la orden de trabajo se descuenta del stock, por lo que al comienzo de la temporada se lee en el registro cuánto pedir de cada pieza. Las piezas se siguen por ubicación: la del almacén de la granja y la de la cooperativa se ven por separado. Puede abrirse un pedido de compra al proveedor y la pieza recibida se anota como movimiento de stock. Como los movimientos de piezas se guardan en el historial, se sabe cuánto se gastó de cada pieza la temporada pasada; la cantidad del pedido se determina con este consumo y no con estimaciones. Como el registro del proveedor y los pedidos están juntos, se sabe dónde compra usted la misma pieza.
- Aviso en el umbral crítico
- Stock por ubicación
- Pedido de compra y registro del proveedor
Documentos, seguro y garantía
Los plazos de inspección y seguro de los vehículos agrícolas que salen a la carretera, la cobertura de garantía de las máquinas y los documentos de compra requieren un seguimiento regular. Los documentos de los vehículos se guardan en el registro con su plazo y su archivo y se envía un aviso antes de que venzan. La garantía se introduce con un límite de km o de fecha; al abrir una orden de trabajo para un trabajo cubierto por garantía recibe un aviso, de modo que no paga una reparación que cubre la garantía. Las campañas de retirada del fabricante también se asocian a los vehículos afectados y se sigue si se han realizado. El documento de compra, la factura y el certificado de garantía se adjuntan al registro como PDF o foto; al introducir la fecha de entrega y el fin de la garantía se vincula una notificación. Así, el documento no está en un cajón, sino en el registro de la máquina, y se encuentra en segundos cuando se pide en una venta de segunda mano o en un trámite de seguro.
- Plazos de inspección y seguro
- Garantía con límite de km y de fecha
- Seguimiento de campañas de retirada
Documentos de trabajadores y conductores temporeros
En la época de cosecha aumenta el número de trabajadores y no todos pueden usar el tractor o la furgoneta. La información del carné de conducir y los documentos con plazo del conductor se siguen en el registro de la persona y se envía una notificación cuando se acerca la fecha de vencimiento. Como la asignación del vehículo se guarda con un intervalo de fechas, queda claro retroactivamente quién usó qué vehículo en la temporada. Se puede dar acceso a los usuarios; el gerente sigue toda la explotación y el historial de cambios muestra quién actualizó qué. Cuando llega un conductor temporero o subcontratado, la asignación del vehículo se hace con fecha de inicio y de fin; al terminar el periodo, la asignación se cierra. Cuando hay una multa o un accidente, el registro encuentra a la persona a partir de la asignación en la fecha del suceso. Así, la discusión sobre responsabilidades se resuelve con el registro. Como los documentos vinculados al conductor permanecen en el mismo registro, la preparación previa a la cosecha se hace desde una sola lista.
- Carné del conductor y plazos de documentos
- Asignación del vehículo con intervalo de fechas
- Dar acceso a los usuarios
Avería en el campo y formulario de control
Para una máquina averiada en el campo, es difícil encontrar un servicio en plena temporada; por eso es importante detectar pronto la avería. Antes de la salida usted define su propio formulario de control: aceite hidráulico, presión de neumáticos, pasadores de enganche, luces, engrase. El operador cumplimenta el formulario desde el teléfono; la línea no superada abre un registro de avería y se convierte en orden de trabajo. A la orden de trabajo se añaden la mano de obra, las piezas y la factura de servicio del proveedor, y el historial de servicio se reúne en la máquina. Las averías recurrentes en una misma máquina se convierten en un registro concreto que puede usar en la decisión de renovación. En los registros de servicio se anotan la operación realizada, las piezas utilizadas y el coste; la operación realizada fuera del servicio oficial también se vincula con el registro del proveedor. Todo el historial de la máquina se reúne en una sola pantalla y ofrece una base concreta para una venta de segunda mano o una decisión de sustitución.
- Formulario de control previo a la salida para el operador
- Avería, orden de trabajo e historial de servicio
- Servicio del proveedor y registro de factura
Áreas de enfoque
¿Qué cubrimos en este sector?
- Registro de tractores y equipos agrícolas
- Mantenimiento de equipos por calendario
- Plan de mantenimiento estacional
- Asignación por ubicación y por persona
- Stock de repuestos
- Seguimiento de garantía y documentos
- Conciliación de tarjeta de combustible y UTTS
- Formulario de control del operador
Cómo empezar
De la puesta en marcha al primer informe
Introduzca el inventario
Registre los vehículos y los equipos en listas separadas, con información de grupo y ubicación; añada la fecha de compra, el número de serie, la garantía y los documentos. El número de serie y la fecha de compra también se añaden al mismo registro.
Elija el contador
Defina el kilometraje y los meses para el vehículo y el periodo de calendario (días, semanas, meses o años) para el equipo. El operador también puede introducir el registro de servicio desde el teléfono.
Planifique la temporada
Antes de la temporada, vea en la lista las máquinas con mantenimiento próximo y llévelas al taller; con el plan de mantenimiento aplique en bloque el mismo mantenimiento a máquinas similares. La lista previa a la temporada puede reducirse con un filtro a los mantenimientos próximos.
Ajuste el stock
Defina umbrales para las piezas críticas, como filtros, correas y mangueras; que se descuenten del stock con la orden de trabajo, que llegue un aviso por debajo del umbral y que se abra un pedido. Para la pieza por debajo del umbral puede abrir un pedido al proveedor.
Siga el coste
Conecte la tarjeta de combustible, acumule el gasto de mantenimiento y piezas por vehículo y por equipo; con el análisis de renovación base en el registro la decisión de conservar o sustituir una máquina. Los informes pueden exportarse por vehículo y por equipo.
Preguntas frecuentes
En el vehículo se usan kilometraje y meses a la vez; en el equipo, un periodo de calendario. En el equipo el periodo se define en días, semanas, meses o años; cuando el vencimiento se acerca pasa a «Próximo» y cuando pasa, a «Vencido». Al introducir el registro de servicio, el siguiente vencimiento de mantenimiento se recalcula.
Otros sectores
¿Su flota pertenece a otro sector?
Sector
Logística y transporte
Certificado K, inspección técnica, HGS y coste por viaje en cabezas tractoras y semirremolques.
Sector
Transporte de personal
Permisos de los conductores e historial de asignaciones en la flota de transporte de empleados.
Sector
Transporte escolar
Documentación, personal acompañante y revisión diaria de los vehículos en el transporte escolar.
Sector
Construcción y movimiento de tierras
Mantenimiento por calendario de la maquinaria de obra y asignación por obra.
Sector
Ayuntamientos y sector público
Flota mixta, varias ubicaciones y un registro auditable.
Sector
Comercio y distribución
Consumo y mantenimiento frecuente en un uso urbano intensivo.
Sector
Producción e industria
Un único orden, desde las carretillas elevadoras y la maquinaria de fábrica hasta la flota de expedición.
Sector
Alquiler de vehículos
Contratos de alquiler, exceso de kilometraje, siniestros y nivel de bonificación por no tener siniestros.
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