Branche
Tourismus und Transfer
Genehmigungen, Führerscheine der Fahrer und Kosten pro Fahrt bei einer saisonal stark ausgelasteten Flotte im Langstreckeneinsatz.
Überblick
Was ändert sich in der Flotte: Tourismus und Transfer?
Genehmigungen, Führerscheine der Fahrer und Kosten pro Fahrt bei einer saisonal stark ausgelasteten Flotte im Langstreckeneinsatz.
Eine Demo für Ihre FlotteSaison ist intensiv, Dokumentendisziplin gilt das ganze Jahr
Eine Transferflotte an der Strecke Antalya, Muğla oder Kappadokien steht im Sommer kaum still, im Winter parkt ein Teil der Fahrzeuge wochenlang. Dieser unregelmäßige Rhythmus stört die Dokumentenverfolgung: Hauptuntersuchung oder Versicherung eines wartenden Fahrzeugs können zu Saisonbeginn abgelaufen sein, was erst beim ersten Transfer auffällt. In vitaFleet stehen für jedes Fahrzeug die Fristen für Hauptuntersuchung, Pflicht-Haftpflichtversicherung, Vollkasko, Abgasuntersuchung, Betriebsgenehmigung und Streckengenehmigung samt Dateien in einer Liste. Ablaufende Dokumente erscheinen in der Morgenzusammenfassung und in der Verlängerungsliste. Sie starten die Saison nicht mit einem Fahrzeug mit fehlenden Dokumenten, sondern mit Lücken, die über den Winter geschlossen wurden. Die Benachrichtigung geht an die verantwortliche Person. Wird eine neue Verlängerung eingegeben, bleibt der alte Eintrag in der Historie, und man sieht, wie oft die Frist verlängert wurde.
- Hauptuntersuchung, Versicherung, Vollkasko, Abgas, Betriebs- und Streckengenehmigung
- Dokumentendatei liegt am Fahrzeugdatensatz, kein Suchen bei der Prüfung
- Anstehende Verlängerungen vor der Saison in einer Liste
Wartung auf langen Strecken: Kilometer und Monate zusammen
Ein Midibus im Flughafentransfer und in Städtetouren nähert sich in der Saison in kurzer Zeit Hunderttausenden Kilometern, außerhalb der Saison fährt er kaum. Ein Plan, der nur Kilometer betrachtet, kommt in der Saison zu spät, ein rein kalenderbasierter Plan lässt ein stehendes Fahrzeug unnötig warten. Sie legen das Wartungsintervall in Kilometern und Monaten fest, fällig ist, was zuerst erreicht wird. Mit jeder erfassten Kilometerstandsablesung wird die Fälligkeit neu berechnet, ist die GPS-Integration verbunden, aktualisiert sich der Kilometerstand von selbst. Mit dem Wartungsplan lassen sich dieselben Wartungspositionen auch gebündelt auf alle Fahrzeuge anwenden. So wird ein Werkstattaufenthalt in der Hochphase zu einer vorab geplanten Arbeit. Die Zahl der Tage, die in der Saison für den Service zur Verfügung steht, ist begrenzt. Deshalb entlastet es Fahrzeug- wie Fahrerplanung, anstehende Wartungen innerhalb derselben Woche zu bündeln. Werden Arbeitszeit, Teile und Rechnungsbetrag zum Serviceeintrag hinzugefügt, werden auch die Wartungskosten je Fahrzeug sichtbar.
- Intervall nach Kilometern, Monaten oder beidem
- Gebündelter Wartungsplan für Fahrzeuge über den Wartungsplan
- Bei GPS-Anbindung aktualisieren sich die Kilometer automatisch
Kontrolle vor der Fahrt für die Sicherheit der Fahrgäste
In einem Fahrzeug mit Fahrgästen wird die Sicherheit bei der kurzen Kontrolle vor der Abfahrt gewonnen. Ihre eigene Checkliste definieren Sie als Prüfformular: Reifen, Bremse, Scheinwerfer, Sicherheitsgurte, Verbandkasten, Feuerlöscher, Klimaanlage. Der Fahrer füllt das Formular per Smartphone aus, bei Bedarf mit Foto. Ein als nicht bestanden markierter Punkt wird zum Defekteintrag, der Defekt wird priorisiert, in einen Auftrag umgewandelt und bis zum Abschluss verfolgt. Da der Formularverlauf datiert am Fahrzeug gespeichert wird, lässt sich bei einer Beschwerde oder Prüfung aus den Daten zeigen, was an welchem Tag kontrolliert wurde. Die Checkliste kann für Minibus, Midibus und Reisebus getrennt aufgebaut werden. Löst ein fehlender oder kritischer Punkt einen Defekt aus, kann eine Regel definiert werden, die die verantwortliche Person benachrichtigt. Punkte, die am selben Fahrzeug wiederkehren, werden mit der Zeit sichtbar. Wiederholt sich zum Beispiel ein Klima- oder Gurtproblem jede Saison, lässt sich eine dauerhafte Lösung beschließen.
- Eigene Checkliste je nach Fahrzeugtyp
- Nicht bestandener Punkt wird zum Defekt, der Defekt zum Arbeitsauftrag
- Formularverlauf mit Foto und Datum
Fahrerdokumente und Zuordnung
Im Personentransport sind die Dokumente des Fahrers mindestens so wichtig wie die des Fahrzeugs. Das Ablaufdatum von Führerschein, SRC (Berufskraftfahrer-Befähigungsnachweis), psychotechnischem Gutachten und Gesundheitsbericht wird im Personendatensatz überwacht, vor Ablauf geht eine Benachrichtigung an die zuständigen Personen. Wurde ein Fahrer nur für eine Tour-Saison befristet eingestellt, werden seine Dokumente von Beginn an im selben Datensatz verfolgt. Da die Fahrzeugzuordnung mit Datumsbereich geführt wird, ist rückwirkend klar, welcher Fahrer welche Fahrt durchgeführt hat. Bei langen Transfers wechseln die Fahrer häufig. Kommt ein Bußgeld oder Vorfall, beantwortet der Zuordnungseintrag statt einer Vermutung die Frage „Wer fuhr das Fahrzeug an diesem Tag?“. Bei der Fahrzeugübergabe an den Fahrer sehen Sie aus den Daten, dass die Dokumente der Person gültig sind. Für einen Fahrer, dessen Dokument bald abläuft, wird die Verlängerung rechtzeitig angestoßen, sodass der Ausfall eines Fahrers in der Hochphase keine Überraschung ist.
- Fristen für Führerschein, SRC, psychotechnisches Gutachten und Gesundheitsbericht
- Fahrzeugzuordnung mit Datumsbereich
- Benachrichtigung vor Dokumentenablauf
Maut, Kraftstoff und Kosten pro Fahrt
Die Kosten einer langen Strecke bestehen nicht nur aus Diesel. Brücken- und Autobahndurchfahrten werden aus dem Auszug hochgeladen, über die HGS- oder OGS-Etikettnummer (türkische elektronische Mautsysteme) dem Fahrzeug und über die Zuordnung dem Fahrer zugewiesen. Aus den Kraftstoffeinträgen ergibt sich der tatsächliche Verbrauch je Fahrzeug, Tankkarten-Integrationen wandeln Umsätze in Einträge um, und mit dem UTTS-Auszug (türkisches System zur Fahrzeugerkennung an Tankstellen) kann abgeglichen werden. Reifenkosten werden mit den Kosten pro tausend Kilometer verfolgt, Wartungs- und Teilekosten laufen im selben Fahrzeug zusammen. So werden Kosten pro Kilometer und monatliche Kosten je Fahrzeug nicht geschätzt, sondern aus den Daten gelesen. Das ist die Grundlage, auf die Sie sich bei der Preisfestlegung für Transfer oder Tour stützen. Jede Durchfahrt, deren Etikettnummer im Fahrzeugdatensatz hinterlegt ist, wird automatisch zugeordnet, nicht zugeordnete Zeilen erscheinen gesondert und lassen sich manuell korrigieren. Der Vergleich mit dem täglichen EPDK-Kraftstoffpreis (türkische Energiemarktregulierungsbehörde) hilft zu beurteilen, ob der an der Tankstelle getankte Kraftstoff teuer war.
- HGS/OGS-Durchfahrten werden Fahrzeug und Fahrer zugeordnet
- UTTS- und Tankkarten-Abgleich
- Reifenkosten pro 1.000 km
Unfall-, Schaden- und Bußgeldeintrag
In einer Flotte mit Fahrgästen ist ein Unfall nicht nur ein Sachereignis, sondern eine Frage von Versicherung und Kundenbeziehung. Im Unfalleintrag stehen Datum, Standort, Fahrzeug, Fahrer zum Unfallzeitpunkt, gescanntes Protokoll und Fotos an einer Stelle, die Unfallskizze wird mit Fahrzeugen und Richtungspfeilen zum Eintrag hinzugefügt. Versicherungsaktennummer, Aktenstatus sowie geschätzte und tatsächliche Kosten werden im selben Eintrag verfolgt. Trifft der Tramer- oder Vollkasko-Auszug (türkische Schadenhistorie der Versicherer) ein, wird er dem Schadeneintrag zugeordnet. Verkehrsbußgelder werden mit Zustell- und Verstoßdatum erfasst und über die Zuordnung dem Fahrer zugewiesen. Wiederholte Verstöße werden sichtbar, die Entscheidung über Schulung oder Einsatz stützt sich auf Daten statt auf Gefühl. Da die nach einem Unfall an die Versicherung zu sendenden Unterlagen im selben Eintrag gesammelt sind, muss man für die Akte nicht Fotos und Papiere bei verschiedenen Personen einsammeln. Wird der Verschuldensanteil eingegeben, fließt er bei der Bewertung der Unfallhistorie je Fahrer und Fahrzeug mit ein.
- Protokoll, Fotos und Skizze im selben Eintrag
- Versicherungsakte und Kostenverfolgung
- Bußgeld wird anhand des Verstoßdatums dem Fahrer zugeordnet
Inbetriebnahme zu Saisonbeginn und Zusatzfahrzeuge
Zu Saisonbeginn wächst die Flotte: kurzfristig gemietete Fahrzeuge kommen hinzu, wartende Fahrzeuge werden wieder in Betrieb genommen. Im Eintrag zum Operating Leasing werden Leasinggesellschaft, Vertragslaufzeit, monatliche Rate und Gesamtkilometerlimit geführt. Das Risiko der Limitüberschreitung wird während der Saison überwacht, nähert sich das Vertragsende, werden Rückgabe oder Verlängerung geplant. Für jedes in Betrieb genommene Fahrzeug stehen dieselbe Checkliste, dasselbe Wartungsintervall und derselbe Dokumentensatz im Datensatz bereit. Nutzen Sie eine Tochtergesellschaftsstruktur, werden Fahrzeuge, die im Namen verschiedener Agenturen oder Betriebe fahren, unter getrennten Unternehmen verfolgt. Bei Mietende sind Rückgabedatum, Kilometerstand und gegebenenfalls die Überschreitungsgebühr aus den Daten ersichtlich. Ein neu hinzugefügtes Fahrzeug wird in dieselbe Wartungs- und Dokumentenordnung wie die bestehenden Fahrzeuge aufgenommen, sodass zwischen temporärer und fester Flotte kein Unterschied in der Verfolgung entsteht.
- Vertrag und Kilometerlimit für Mietfahrzeuge
- Hinweis auf das Rückgabedatum am Saisonende
- Getrennte Verfolgung je Tochtergesellschaft
Reifen und Verkehrssicherheit
Auf Bergstrecken und in heißen Regionen sind die Reifen das erste Glied der Fahrgastsicherheit. Profiltiefe und Druck werden je Position erfasst, wird der PDF-Bericht des Laser-Profiltiefenmessers hochgeladen, werden die Werte ausgelesen. Reifen unter dem gesetzlichen Grenzwert werden markiert, solche, die sich der Wechselschwelle nähern, sind vorab sichtbar. Für Fahrzeuge, die im Winter auf Passstraßen oder zu Skigebieten fahren, wird der Winterreifenzeitraum in den Einstellungen definiert, innerhalb des Zeitraums werden für ungeeignete Fahrzeuge Warnungen erzeugt. Der Reifenwechsel wird über einen Arbeitsauftrag oder einen E-Rechnungs-Serviceeintrag erfasst und fließt in Kosten und Fahrzeug ein. Für einen Reifen, der laut Messung die Wechselgrenze erreicht, wird ein Arbeitsauftrag angelegt, nach Abschluss wird der neue Reifen am Fahrzeug montiert, und seine Lebensdauer lässt sich aus den Daten verfolgen. Die Reifenrechnung kann bei der E-Rechnungs-Übernahme mit Positionsangabe verarbeitet werden, sodass weniger manuelle Eingabe nötig ist.
- Profiltiefe- und Druckmessung je Position
- Upload von Laserbericht
- Warnung zum Winterreifenzeitraum
Schwerpunkte
Was decken wir in dieser Branche ab?
- Betriebs- und Streckengenehmigung
- Fristen für Hauptuntersuchung, Versicherung und Abgas
- Fristen für Fahrerdokumente
- Prüfformular vor der Fahrt
- HGS/OGS-Maut und Kraftstoffkosten
- Unfall, Skizze und Schadeneintrag
- Verfolgung des Operating Leasings
- Reifenmessung und Winterreifen
So starten Sie
Von der Einrichtung bis zum ersten Bericht
Dokumente erfassen
Erfassen Sie für jedes Fahrzeug die Fristen für Betriebs- und Streckengenehmigung, Hauptuntersuchung, Versicherung und Abgas samt Dateien, ergänzen Sie im Personendatensatz Führerschein, SRC (Berufskraftfahrer-Befähigungsnachweis) und psychotechnisches Gutachten der Fahrer. Dokumente, die bald ablaufen, erscheinen zusätzlich in der Verlängerungsliste.
Wartung einrichten
Legen Sie das Intervall in Kilometern und Monaten fest und wenden Sie es über den Wartungsplan auf alle Fahrzeuge an. Fahrzeuge mit nahender Fälligkeit sehen Sie vor der Saison in der Liste und nehmen sie in den Service. Erreicht die Wartungserinnerung die Fälligkeit, geht eine Benachrichtigung an die verantwortliche Person, mit Abschluss der Arbeit wird die Fälligkeit erneuert.
Kontrolle starten
Erstellen Sie Ihr eigenes Prüfformular aus Punkten wie Reifen, Bremse, Gurt, Feuerlöscher und Verbandkasten, der Fahrer füllt es vor jeder Fahrt per Smartphone mit Foto aus. Legt ein nicht bestandener Punkt einen Defekt an, wird der Benachrichtigungskanal für kritische Fälle in den Einstellungen festgelegt.
Auszüge hochladen
Laden Sie HGS/OGS- und UTTS-Auszüge (türkische Mautsysteme bzw. System zur Fahrzeugerkennung an Tankstellen) hoch und verbinden Sie die Tankkarte. Durchfahrten und Kraftstoffumsätze werden über die Etikettnummer dem Fahrzeug, über die Zuordnung dem Fahrer zugewiesen. Nicht zugeordnete Zeilen werden gesondert aufgelistet und lassen sich manuell korrigieren.
Kosten auswerten
Bündeln Sie Kraftstoff-, Maut-, Reifen- und Wartungskosten je Fahrzeug und Fahrer, sehen Sie die Kosten pro Kilometer nicht als Schätzung, sondern aus den Daten und nutzen Sie sie für Ihre Preisgestaltung. Durch den Export aus den Berichten können Sie Buchhaltung oder Management-Meeting vorbereiten.
Häufige Fragen
Ja. Die Dokumentenfristen werden unabhängig von der Nutzung des Fahrzeugs überwacht. Eine Hauptuntersuchung, Versicherung oder Betriebsgenehmigung, die bald abläuft, erscheint in der Verlängerungsliste und in der täglichen Zusammenfassung, egal ob das Fahrzeug unterwegs ist oder wartet. Auch für ein nicht genutztes Fahrzeug geht vor Fristablauf eine Benachrichtigung hinaus.
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