Branche
Gesundheitswesen und Rettungsdienst
Kontrolle vor Fahrtbeginn, Meldung kritischer Defekte und durchgehende Einsatzbereitschaft bei Rettungs- und Krankentransportwagen.
Überblick
Was ändert sich in der Flotte: Gesundheitswesen und Rettungsdienst?
Kontrolle vor Fahrtbeginn, Meldung kritischer Defekte und durchgehende Einsatzbereitschaft bei Rettungs- und Krankentransportwagen.
Eine Demo für Ihre FlotteEine Flotte, die ununterbrochen einsatzbereit sein muss
Bei Rettungsstationen des Notrufs 112 und im Krankentransport kostet ein Defekt nicht nur die Werkstattrechnung, sondern bedeutet die Unterbrechung des Dienstes. Deshalb ist es keine Option, sondern Ordnung, dass die Wartung nicht „bei Defekt“, sondern „bei Fälligkeit“ erfolgt. In vitaFleet wird das Intervall in Kilometern, Monaten oder beidem festgelegt, fällig ist, was zuerst erreicht wird. Für einen Rettungswagen, der in Bereitschaft arbeitet, wenig fährt und viel im Leerlauf steht, ist das Kalenderintervall besonders wichtig: Motoröl und Flüssigkeiten verschleißen nicht nur durch Kilometer, sondern auch durch Zeit. Überfällige, anstehende und geplante Wartungen werden in einer Liste gebündelt, ein Fahrzeug mit nahender Fälligkeit erscheint vor der Inbetriebnahme planmäßig. Ist die Wartung erfolgt, werden Kilometerstand und Datum in den Serviceeintrag geschrieben, die nächste Fälligkeit wird von dort neu berechnet. So ist auf einen Blick sichtbar, wann und mit welcher Maßnahme jedes Fahrzeug zur Wartung kam, und der Bedarf an Ersatzfahrzeugen lässt sich vorab planen.
- Kilometer- und Monatsintervall zusammen
- Überfällige, anstehende und geplante Wartung in einer Liste
- Gebündelter Plan für alle Fahrzeuge über den Wartungsplan
Kontrolle zu Beginn jeder Schicht
Die Kontrolle des Fahrzeugs, das in den Dienst geht, bei jedem Schichtwechsel sollte durch Aufzeichnungen gestützt werden. Ihre eigene Checkliste definieren Sie als Prüfformular: Reifen, Bremse, Beleuchtung und Warnleuchten, Batterie, Flüssigkeitsstände, Ausstattung im Fahrzeug. Das Schichtpersonal füllt das Formular per Smartphone oder Tablet aus, bei Bedarf mit Foto. Ein nicht bestandener Punkt legt automatisch einen Defekteintrag an, bei einem Defekt mit kritischer Priorität gehen E-Mail oder SMS an die verantwortliche Person. So geht beim Schichtwechsel ein Hinweis wie „Der linke Blinker funktionierte nicht“ nicht verloren, sondern wird behoben, bevor er dem nächsten Team begegnet. Die Checkliste kann je nach Rettungswagentyp abweichen: Die Kontrollpunkte eines Krankentransportwagens und eines Fahrzeugs mit erweiterter Lebensrettung sind nicht dieselben. Sie definieren für jeden ein eigenes Formular, durchgeführte Prüfungen werden mit Datum im Prüfverlauf aufgelistet.
- Eigene Checkliste je Schicht
- Nicht bestandener Punkt legt automatisch einen Defekteintrag an
- Benachrichtigung per E-Mail und SMS bei kritischem Defekt
Defektpriorität und Ausfallzeit
Nicht jeder Defekt ist gleich dringend: Ein Problem an der Klimaanlage des Patientenraums wird nicht am selben Tag behandelt wie ein Problem am Bremssystem. Beim Anlegen des Defekts wird die Priorität bestimmt, kritische treten mit Benachrichtigung der verantwortlichen Person in den Vordergrund und werden in einen Arbeitsauftrag umgewandelt. Aus dem Fahrzeug ausgelesene Fehlercodes (DTC) werden im Datensatz geführt, wiederkehrende und dauerhafte Codes treten in der Liste hervor, und aus dem Code lässt sich mit einem Schritt ein Defekteintrag anlegen. Da Öffnungs- und Abschlussdatum des Arbeitsauftrags in die Servicehistorie einfließen, lässt sich aus Datumsangaben statt Schätzungen ablesen, wie lange ein Fahrzeug außer Dienst war. Im Defekteintrag werden Foto, Kommentar und verknüpfter Arbeitsauftrag gemeinsam verfolgt, wer den Eintrag angelegt hat und wann er geschlossen wurde, steht in der Änderungshistorie. Wenn Sie möchten, definieren Sie eine Automatisierung, die beim Anlegen eines Defekts mit kritischer Priorität ein Feld des Eintrags aktualisiert oder eine E-Mail an eine von Ihnen festgelegte Adresse sendet.
- Priorität und kritische Benachrichtigung beim Defekt
- Defekteintrag aus Fehlercodes
- Servicehistorie mit Daten der Arbeitsaufträge
Dokumente und Hauptuntersuchung in einem Kalender
Die Fristen für TÜVTÜRK-Untersuchung (nationale Fahrzeuguntersuchung), Pflicht-Haftpflichtversicherung, Vollkasko und Abgasuntersuchung von Rettungs- und Krankentransportfahrzeugen müssen vor Ablauf erneuert werden, damit kein Fahrzeug außer Dienst geht. Alle Dokumente werden mit Frist und Datei im Fahrzeugdatensatz geführt, anstehende werden in der täglichen Zusammenfassungs-E-Mail gebündelt und erscheinen in der Verlängerungsliste. Auch befristete Dokumente des Fahrers wie Führerschein und Gesundheitsbericht werden im Personendatensatz gesondert überwacht. Da die Dokumentenverfolgung nicht am Gedächtnis einer Person, sondern am System hängt, gerät sie bei Dienstplan- und Aufgabenwechseln nicht ins Stocken. Für ein Fahrzeug, das zur Hauptuntersuchung fährt, kann vorab ein Ersatzfahrzeug eingeplant werden. Gibt es in der Organisation mehrere Stationen, filtern Sie die Dokumentenliste nach Fahrzeuggruppe, jeder Stationsleiter sieht die anstehenden Fristen seiner Fahrzeuge. Ist die Verlängerung erfolgt, wird die neue Frist eingegeben und der alte Eintrag bleibt in der Historie, sodass die Dokumentenhistorie lückenlos ist.
- Hauptuntersuchung, Versicherung, Vollkasko, Abgas in einer Liste
- Fahrerdokumentenfristen im Personendatensatz
- Tägliche Zusammenfassungs-E-Mail
Teile- und Gerätebestand
Dass ein Rettungswagen wegen eines kleinen Teils warten muss, ist nicht hinnehmbar. Für häufig getauschte Teile wie Filter, Bremsbeläge, Glühlampen und Batterien legen Sie Bestand und kritischen Schwellenwert fest. Fällt der Bestand darunter, kommt eine Warnung, und eine Bestellung beim Lieferanten wird angelegt. Das im Arbeitsauftrag verwendete Teil wird automatisch vom Bestand abgezogen, der Buchbestand stimmt mit dem Regalbestand überein. Nichtmedizinische Geräte am Fahrzeug wie Stromaggregat und Transportliege werden als Geräte gesondert erfasst, sie erhalten eine eigene Wartungserinnerung, einen Serviceeintrag und eine Zuweisung. Bestandsbewegungen werden als Zugang, Abgang und Korrektur erfasst, bestellen lässt sich beim Lieferanten, bevor ein kritisches Teil ausgeht. Trifft die Bestellung ein, wird die erhaltene Menge in den Bestand gebucht, die Bestandsplanung beruht auf dem tatsächlichen Verbrauch.
- Warnung beim kritischen Schwellenwert
- Bestellung und Lieferantendatensatz
- Eigene Wartung und Zuweisung für Geräte
Standort, Station und Einsatzzuweisung
Bei Flotten mit GPS-Integration sind letzter bekannter Standort und Kilometerstand der Fahrzeuge auf der Karte sichtbar, der Kilometerstand aktualisiert sich automatisch. Sie definieren Standorte wie Station, Garage und Krankenhaus und weisen Fahrzeuge diesen Standorten und Teams zu. Welches Fahrzeug an welcher Station und in wessen Verantwortung ist, steht im Datensatz, Wartungs- und Dokumentenwarnungen gehen an die richtige Person. Wechselt ein Fahrzeug die Station oder kommt ein Ersatzfahrzeug zum Einsatz, wird es mit Übergabedatum erfasst, die Verantwortungshistorie geht nicht verloren. Wechselt die verantwortliche Person oder wird ein Fahrzeug an eine andere Station übergeben, ändert sich auch der Empfänger der Wartungs- und Dokumentenwarnungen. Da Fahrzeuge in Gruppen eingeteilt sind, kann der zentrale Verantwortliche die gesamte Flotte und der Stationsleiter durch Filtern seine eigene Gruppe überwachen.
- Letzter Standort auf der Karte
- Standorte nach Station und Krankenhaus
- Übergabehistorie mit Datum
Unfall- und Ereigniseintrag
Bei Einsatzfahrten mit Sonderrechten ist die Unfallwahrscheinlichkeit hoch, und jeder Unfall bedeutet eine Dienstunterbrechung. Im Unfalleintrag werden Datum, Standort, Fahrzeug und Fahrer zum Unfallzeitpunkt erfasst, gescanntes Protokoll, Fotos und Skizze liegen im selben Eintrag. Status der Versicherungsakte, geschätzte und tatsächliche Kosten werden verfolgt, der Schadeneintrag wird verknüpft, sobald der Tramer- oder Vollkasko-Auszug (türkische Schadenhistorie der Versicherer) eintrifft. Da Verkehrsbußgelder und Schadenhistorie je Fahrer und Fahrzeug sichtbar sind, treten wiederkehrende Ereignisse als Themen hervor, die Schulung oder Regelung erfordern. Kommt das Fahrzeug nach dem Unfall in die Werkstatt, wird die Schadenreparatur über einen Arbeitsauftrag verfolgt, Reparaturdauer und Kosten werden in die Fahrzeughistorie geschrieben. Da der Zahlungsstatus in der Vollkasko- oder Haftpflichtakte zusammen mit dem Unfall sichtbar ist, weiß man ohne Nachfrage, in welchem Stadium der Schadenprozess steht.
- Protokoll, Fotos und Skizze
- Versicherungsakte und Kosten
- Unfall- und Bußgeldhistorie je Fahrer
Kosten und Verantwortung
Bei öffentlichen oder privaten Einrichtungen im Gesundheitswesen muss über Ausgaben Rechenschaft möglich sein. Kraftstoff, Wartung, Teile, Reifen und Versicherung laufen im selben Fahrzeug zusammen, durch Gruppierung der Fahrzeuge nach Station, Krankenhaus oder Region werden die Kosten je Einheit ausgewertet. Die Tankkarten-Integration wandelt Umsätze in Einträge um, mit dem UTTS-Auszug (türkisches System zur Fahrzeugerkennung an Tankstellen) wird abgeglichen, die E-Rechnung wird als Serviceeintrag übernommen. Eine feldbezogene Änderungshistorie wird geführt, wer was wann geändert hat, ist klar, und die Aufzeichnung liegt für Prüfung oder interne Kontrolle bereit. Berichte werden nach Fahrzeug, Gruppe und Zeitraum gefiltert und lassen sich exportieren. Vergleicht man die Kosten von Fahrzeugen desselben Modells, zeigt sich, welches Fahrzeug häufig ausfällt, auch die Erneuerungsanalyse stützt die Entscheidung, ein Fahrzeug zu ersetzen oder zu behalten, mit Daten.
- Kostenbericht je Gruppe
- Abgleich mit E-Rechnung und UTTS
- Änderungshistorie je Feld
Schwerpunkte
Was decken wir in dieser Branche ab?
- Prüfformular je Schicht
- Wartung mit Kilometer- und Monatsintervall
- Meldung kritischer Defekte
- Verfolgung von TÜVTÜRK-Untersuchung und Versicherung
- Überwachung der Fehlercodes (DTC)
- Teile- und Gerätebestand
- Zuweisung nach Station
- Kosten je Einheit
So starten Sie
Von der Einrichtung bis zum ersten Bericht
Fahrzeug erfassen
Erfassen Sie Rettungs- und Krankentransportfahrzeuge nach Stations- oder Regionsgruppen, fügen Sie Hauptuntersuchungs-, Versicherungs- und Abgasdokumente mit Fristen und Dateien hinzu. Ablaufende Fristen erscheinen in der Verlängerungsliste und fließen in die tägliche Zusammenfassungs-E-Mail ein.
Checkliste einrichten
Definieren Sie das Formular zum Schichtbeginn und ergänzen Sie Punkte zu Reifen, Bremse, Beleuchtung und Ausstattung im Fahrzeug. Ein nicht bestandener Punkt soll zum Defekteintrag werden. Das Formular wird per Smartphone ausgefüllt, sein Verlauf wird datiert am Fahrzeug gespeichert.
Benachrichtigung verbinden
Leiten Sie bei kritischen Defekten E-Mail und SMS an die verantwortliche Person und wählen Sie die Benachrichtigungskanäle in den Einstellungen. Priorisieren Sie auch Defekte, die aus Fehlercodes entstehen. Auch die Wiederholung von Fehlercodes wird bei der Prioritätsbestimmung berücksichtigt.
Wartung planen
Legen Sie das Intervall in Kilometern und Monaten fest, wenden Sie es über den Wartungsplan auf alle Fahrzeuge an und verfolgen Sie überfällige und anstehende Wartungen in einer Liste. Der Wartungsplan lässt sich auch später auf neu hinzugefügte Fahrzeuge anwenden.
Bestand und Kosten verfolgen
Setzen Sie für kritische Teile einen Schwellenwert, der Abzug vom Bestand erfolgt über den Arbeitsauftrag. Bündeln Sie Kraftstoff-, Wartungs- und Teilekosten je Station und lesen Sie sie aus den Berichten. Berichte können exportiert und für die interne Revision geteilt werden.
Häufige Fragen
Die Benachrichtigung geht an den Beobachter des Eintrags, falls keiner vorhanden ist, an den Beobachter des Fahrzeugs und, falls auch dort keiner ist, an die Verantwortlichen. Die Kanäle E-Mail und SMS werden in den Einstellungen gewählt, für SMS wird ein angebundener Dienst wie NetGSM, Verimor oder Infobip genutzt. Empfänger und Kanäle der Benachrichtigung lassen sich in den Einstellungen ändern.
Weitere Branchen
Ist Ihre Flotte in einer anderen Branche tätig?
Branche
Logistik und Transport
K-Genehmigung, Hauptuntersuchung, HGS und Kosten pro Fahrt bei Zugmaschinen und Aufliegern.
Branche
Personalbeförderung
Führerscheine der Fahrer und Zuweisungsverlauf in der Shuttle-Flotte.
Branche
Schülerbeförderung
Dokumente, Begleitpersonal und tägliche Fahrzeugkontrolle bei Schulbussen.
Branche
Bau und Erdbau
Kalenderbasierte Wartung von Baumaschinen und Zuweisung zu Baustellen.
Branche
Kommunen und öffentlicher Sektor
Gemischte Flotte, mehrere Standorte und prüfbare Aufzeichnungen.
Branche
Handel und Distribution
Verbrauch und häufige Wartung bei intensiver Nutzung im Stadtverkehr.
Branche
Produktion und Industrie
Ein einheitliches System, vom Gabelstapler und Werksfahrzeug bis zur Auslieferungsflotte.
Branche
Fahrzeugvermietung
Mietverträge, Kilometerüberschreitung, Schäden und Schadenfreiheitsstufe.
Wir bereiten eine Demo für Ihre Flotte vor: Gesundheitswesen und Rettungsdienst
Wir nehmen ein paar Angaben auf und melden uns spätestens innerhalb eines Werktags – ohne Einrichtungsgebühr.