Branche
Energie und Infrastruktur
Wartung, Standort und Zuweisung bei einer Außendienstflotte, die über ein großes Gebiet verteilt ist.
Überblick
Was ändert sich in der Flotte: Energie und Infrastruktur?
Wartung, Standort und Zuweisung bei einer Außendienstflotte, die über ein großes Gebiet verteilt ist.
Eine Demo für Ihre FlotteAuf große Gebiete verteilte Außendienstflotte
In Energie und Infrastruktur steht die Flotte nicht in einer einzigen Garage. Teams verteilen sich auf Städte, Trassen und Einsatzorte, Fahrzeuge und Geräte wandern ständig zwischen den Regionen. Bei dieser Streuung geht am häufigsten die Information verloren, was sich wo befindet. In vitaFleet definieren Sie Standorte wie Lager, Baustelle, Garage und Servicepunkt mit Adresse und Position und weisen Fahrzeuge und Geräte diesen Standorten und Teams zu. Ziehen Sie für einen Standort eine Grenze, werden Positionsdaten diesem Standort zugeordnet. Die Standorte erscheinen zusammen mit den Fahrzeugen auf der Flottenkarte. Welches Asset an welchem Einsatzort und bei wem ist, lässt sich jederzeit aus den Daten ablesen. Die Positionsdaten werden bei Fahrzeugen mit GPS-Anbindung automatisch aktualisiert, der Verbindungsstatus ist auf einem eigenen Bildschirm einsehbar.
- Lager, Baustellen und Einsatzpunkte definiert
- Fahrzeuge und Geräte dem Standort oder Team zugewiesen
- Standorte und Fahrzeuge auf der Flottenkarte
Gemischte Asset-Struktur
Die Außendienstflotte ist vielfältig: Pkw und Geländefahrzeuge, Baumaschinen, Stromaggregate, Kompressoren und tragbare Einsatzgeräte sind gleichzeitig im Einsatz. Alles läuft in einem System, jedes mit eigenen technischen Feldern und Wartungsintervallen. Assets, die keine Fahrzeuge sind, werden als Geräte mit Seriennummer erfasst und erhalten Wartung über kalenderbasierte Erinnerungen, Fahrzeuge werden mit Kennzeichen, Kilometerstand und Dokumenten geführt. Mobile Assets müssen nicht in einer Tabelle und Fahrzeuge in einer anderen verfolgt werden. Auch kleine, aber teure Geräte sind per Zuweisung erfasst, die Frage „Welches Team hat es noch?“ beantwortet der Datensatz. Bewegungen wie der erneute Einsatz eines Geräts nach einem Defekt lassen sich aus Serviceeintrag und Zuweisungshistorie nachvollziehen. Da Standorte, Teams und Fahrzeuge im selben Datensatz geführt werden, sind Fragen aus dem Einsatzgebiet leichter zu beantworten.
- Aggregate, Kompressoren und Baumaschinen als Geräte
- Pkw und Geländefahrzeuge als Fahrzeuge
- Auch Kleingeräte zugewiesen
Wartung nach Kalender und Kilometern
Aggregate und Baumaschinen benötigen Wartung nach Kalenderintervall, Straßenfahrzeuge nach Kilometern und Monaten. Die Entfernung der Einsatzorte erschwert diese Wartung am meisten. Beim Gerät legen Sie das Intervall in Tagen, Wochen, Monaten oder Jahren fest, beim Fahrzeug Kilometer und Monate gemeinsam. Naht die Fälligkeit, erscheint „Demnächst“, nach Ablauf „Überfällig“. Mit dem Serviceeintrag wird die Erinnerung geschlossen. Aufgaben desselben Wartungsplans werden im Wartungsplan gebündelt, beim Hinzufügen neuer Fahrzeuge oder Geräte richten sich die Erinnerungen automatisch ein. Die Wartung einer Maschine an einem entlegenen Einsatzort wird nicht vergessen, nur weil sie aus dem Blick ist. Ungeplante Einsatzfahrten und Stillstände nehmen ab. Kritische Ersatzteile lassen sich standortbezogen auf Lager halten, das verwendete Teil wird im Arbeitsauftrag vom Bestand abgezogen.
- Kilometer und Monate bei Fahrzeugen, Kalenderintervall bei Geräten
- Serviceeintrag direkt vom Einsatzort
- Sammel-Einrichtung über den Wartungsplan
Zuweisung, Übergabe und Verantwortung
Welches Team welches Fahrzeug und Gerät nutzt und wann es übernommen hat, wird über die Zuweisung geführt. Wechselt ein Einsatzteam oder ein Subunternehmer, wird die Verantwortung samt Historie erfasst. Wo und bei wem sich ein Asset befindet und in wessen Zeitraum ein Schaden entstand, ist kein Streitpunkt. Fahrzeugzuordnungen werden mit Beginn- und Enddatum eingegeben, eine Zuordnung ohne Enddatum gilt als laufend. Bußgeld-, Mautdurchfahrt- und Kraftstoffeinträge werden anhand dieses Datums dem Fahrer zugeordnet. Bei einem Teamwechsel muss die vorherige Zuordnung beendet werden. Eine überlappende offene Zuordnung macht die Zuordnung uneindeutig, deshalb wird der Übergabeeintrag mit Datum geführt. Auch nach Fahrer- oder Teamwechseln lassen sich frühere Bußgelder und Schäden dank dieses Eintrags dem richtigen Zeitraum zuordnen.
- Zuweisung nach Team und Person
- Zuordnung mit Beginn- und Enddatum
- Übergabehistorie bleibt erhalten
Dokumente, Sicherheit und regelmäßige Prüfung
In Energie und Infrastruktur müssen Sicherheitsprüfungen vertragsgemäß regelmäßig erfolgen. Bei Fahrzeugen werden die Fristen für Hauptuntersuchung, Pflicht-Haftpflichtversicherung, Vollkasko und Abgasuntersuchung überwacht, bei Geräten die regelmäßige Wartung und Kalibrierung. Vor Ablauf geht eine Benachrichtigung hinaus. Die Fristen für Führerschein, SRC (Berufskraftfahrer-Befähigungsnachweis), psychotechnisches Gutachten und Gesundheitsbericht des Einsatzpersonals werden im Personendatensatz geführt. Eigene Einsatzprüfformulare gestalten Sie mit Foto und Unterschrift und weisen sie täglich, wöchentlich oder kilometerbasiert zu. Ein als nicht bestanden markierter Punkt wird zum Defekt und bleibt bis zum Abschluss in der Verfolgung. Ein nicht rechtzeitig ausgefülltes Formular wird als überfällig markiert, bei einer Prüfung dient der Formularverlauf als Nachweis. Sämtliche Dokumente zu Lieferant, Service und Fahrzeug werden als Dateien im Datensatz gespeichert, bei einer Prüfung ist keine Suche nötig.
- Fahrzeugdokumente und Gerätekalibrierung
- Fristen für Personaldokumente
- Einsatzprüfformulare und Überfälligkeitswarnung
Kosten je Einsatzort
Wartungs-, Teile-, Kraftstoff- und Arbeitskosten werden in Einsatzort- oder Projektgruppen gebündelt, die Flottenkosten jedes Einsatzorts und Projekts werden getrennt ausgewertet. Was die Flottenposition zum Projektbudget beiträgt und welcher Einsatzort teurer ausfällt als erwartet, ist aus den Daten ersichtlich. Die Kostenarten sind unternehmensspezifisch, Beleg- oder Rechnungsfotos werden zusammen mit der Ausgabe gespeichert. Eingehende E-Rechnungen werden mit Ihrer Bestätigung als Kosten- oder Serviceeintrag übernommen und über die Steuernummer dem Lieferanten zugeordnet. Abrechnung und Kostenanalyse speisen sich so aus einer Quelle. Derselbe Eintrag erscheint im Bericht des Einsatzorts wie im Bericht des Lieferanten, manuelles Zusammenführen entfällt. Mit gespeicherten Ansichten entstehen Tabs, die nur die Assets einer Region oder eines Projekts zeigen.
- Einsatzort- und Projektgruppen
- Beleg- und Rechnungsbild bei der Ausgabe
- E-Rechnungs-Übernahme mit Bestätigung
Kraftstoff- und Ladeverbrauch
Bei Einsatzfahrzeugen ist Kraftstoff die beweglichste Position der Betriebskosten. Jeder Kauf wird mit Datum, Liter, Betrag und Kilometerstand erfasst, Verbrauch in l/100 km und Kosten pro Kilometer ergeben sich aus diesen Einträgen. Verglichen wird mit dem EPDK-Verkaufspreis (türkische Energiemarktregulierungsbehörde) der Tankstelle am Kauftag, Betankungen über diesem Preis werden als Abweichung aufgelistet. Kraftstoffkäufe werden mit MwSt. und Rechnungsangaben geführt, durch das Hochladen des UTTS-Auszugs (türkisches System zur Fahrzeugerkennung an Tankstellen) werden fehlende, überzählige und inkonsistente Käufe erkannt. Setzen Sie Elektrofahrzeuge ein, werden Ladevorgänge mit kWh, Betrag und Ladepunkt erfasst, die Effizienz in kWh/100 km wird gemessen und die Energiekosten fließen mit dem Kraftstoff in dieselben Berichte ein. Preisabweichung, Verbrauchsanomalie und fehlender Kauf zeigen, bei welchem Einsatzfahrzeug ein Problem vorliegt. Da der Kauf mit MwSt.-Satz und Rechnungsnummer gespeichert wird, läuft auch der Abgleich mit der Buchhaltung über denselben Eintrag.
- l/100 km und Kosten pro Kilometer
- Abweichungsvergleich mit dem EPDK-Preis
- UTTS-Abgleich
- Ladeeintrag und kWh/100 km
Defekt, Arbeitsauftrag und Lieferant
Ein Fahrzeug oder Aggregat, das an einem entlegenen Einsatzort steht, bremst die Arbeit des gesamten Teams. Das Einsatzteam meldet den Defekt über die mobile App, kritische Meldungen werden mit Priorität zum Arbeitsauftrag. Im Arbeitsauftrag werden Techniker oder Lieferant, die Klasse geplant, ungeplant oder dringend, Servicetätigkeiten, Arbeitszeit und Teilepositionen geführt, aus dem Bestand hinzugefügte Teile werden vom Bestand abgezogen. Welcher Servicelieferant in welcher Region arbeitet, wird im Lieferantendatensatz klassifiziert, Kosten- und Serviceeinträge werden ihm zugeordnet. Mit Abschluss des Arbeitsauftrags landet der Eintrag in der Servicehistorie, ein wiederkehrender Defekt tritt als Muster hervor, und die Entscheidung für eine dauerhafte Lösung stützt sich auf die Daten. Der abgeschlossene Arbeitsauftrag verschiebt die Wartungserinnerung nach vorn, es wird also ein einziger Datensatz aktualisiert statt zweier getrennter Verfolgungen.
- Defektmeldung direkt vom Einsatzort
- Dem Lieferanten zugeordneter Service und Kosten
- Servicehistorie nach Abschluss des Arbeitsauftrags
Schwerpunkte
Was decken wir in dieser Branche ab?
- Standorte, Lager und Einsatzpunkte
- Fahrzeug, Baumaschine und Stromaggregat
- Beim Fahrzeug km und Monate, beim Gerät Kalenderwartung
- Zuweisung nach Team und Einsatzort
- Dokumente, Kalibrierung und regelmäßige Prüfung
- Einsatzprüfformulare
- Kraftstoff, Laden und Verbrauch
- Einsatzort- und Projektkosten
So starten Sie
Von der Einrichtung bis zum ersten Bericht
Standorte definieren
Erfassen Sie Lager, Baustellen und Einsatzpunkte mit Adresse und Position und ziehen Sie bei Bedarf eine Grenze. Positionsdaten werden diesem Standort zugeordnet, die Standorte erscheinen auf der Karte. Einstellungen und Listenfilter lassen sich später ändern.
Assets zuweisen
Weisen Sie Fahrzeuge Fahrer und Team mit Datumsbereich zu, Geräte wie Stromaggregate einer Person oder einem Standort. Der Übergabeeintrag bleibt mit Datum erhalten. Einstellungen und Listenfilter lassen sich später ändern.
Wartung einrichten
Legen Sie beim Fahrzeug Kilometer und Monate gemeinsam fest, beim Gerät das Intervall in Tagen, Wochen, Monaten oder Jahren. Wenden Sie denselben Wartungsplan über den Wartungsplan auf alle Assets an. Einstellungen und Listenfilter lassen sich später ändern.
Kontrollen planen
Gestalten Sie das Einsatzprüfformular und weisen Sie es täglich oder wöchentlich zu, tragen Sie die Fristen für Dokumente und Kalibrierung ein. Nicht bestandene Punkte werden zu Defekten, überfällige erzeugen Benachrichtigungen. Einstellungen und Listenfilter lassen sich später ändern.
Kosten auf den Einsatzort buchen
Bündeln Sie Wartungs-, Teile- und Kraftstoffkosten in einer Einsatzort- oder Projektgruppe, lesen Sie die Flottenkosten jedes Einsatzorts getrennt und nutzen Sie sie in der Abrechnungsanalyse. Einstellungen und Listenfilter lassen sich später ändern.
Häufige Fragen
Sie definieren Lager, Baustellen und Einsatzpunkte als Standorte, Assets werden diesen Standorten und Teams zugewiesen. Die Standorte werden zusammen mit den Fahrzeugen auf der Flottenkarte angezeigt, Positionsdaten werden anhand der gezogenen Grenze dem Standort zugeordnet. Standorte erscheinen auf derselben Karte wie die Fahrzeuge.
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