Kış lastiği dönemine filonuzu zamanında hazırlamak

Kış lastiği zorunluluğu her yıl aynı yerde yakalar: tarih gelir, ilk kar düşer ve filonun bir kısmının hâlâ yazlık lastikte olduğu fark edilir. Son gün koşuşturması yalnız idari ceza anlamına gelmez; stok sıkıntısı, uzayan servis kuyruğu ve en kötüsü uygunsuz lastikle çıkılan bir seferin güvenlik riski demektir. Oysa hazırlık, takvimi olan öngörülebilir bir iştir.

Önce kapsamı belirlemek

Zorunluluk her araç için aynı şekilde geçerli değildir. Araç tipi, kullanım amacı ve bazı durumlarda marka ile model farkı kuralı değiştirebilir. Bu nedenle ürün kuralı koda gömmez; mevzuat ve araç sınıfına göre değişebildiği için bu kapsam kayıt üzerinden yönetilir.

Pratikte yapılacak iş basittir: araç formunun ayarlar bölümünde kış lastiği zorunlu olan araçları işaretlersiniz. Bu işaret, sonraki tüm uyarıların ve listelerin temelidir. Kapsamı baştan doğru kurmak, dönem boyunca yanlış alarm ya da eksik alarm üretmemenin yoludur.

Dönemi tanımlamak

Kış lastiği zorunluluğunun geçerli olduğu takvim aralığı yıldan yıla ve kurumdan kuruma değişebilir. vitaFleet'te varsayılan dönem 1 Aralık ile 1 Nisan arasıdır; Ayarlar bölümündeki organizasyon ayarlarından değiştirilir. Dönemi siz tanımladığınız için, bir mevzuat değişikliğinde yazılım güncellemesi beklemezsiniz.

Dönem yaklaşırken ve dönem boyunca uyarı üretilir. Böylece hazırlık kışın ortasında değil, haftalar öncesinden başlar.

Uygunluğu görmek

Dönem içinde uygun lastiği olmayan araçlar listelenir ve uyarı üretir. Bu liste, 'hangi araçta işim var' sorusunun cevabıdır. Listeyi dönem başlamadan önce görürseniz lastik değişimini ve tedariği zamana yayabilirsiniz.

Ölçümle desteklemek

Lastik varlığı tek başına yetmez; lastiğin kullanılabilir durumda olması da gerekir. Lastik ölçümleri diş derinliğini ve durumu pozisyon bazında gösterir. Ölçümü girilmemiş ya da diş derinliği yetersiz olan araçlar listede ayrışır. Böylece 'kış lastiği var' ile 'kış lastiği kullanılabilir' arasındaki fark kayıtla görünür.

Bir hazırlık takvimi

Aşağıdaki sıra, çoğu filoda iyi çalışan bir yaklaşımdır:

Eylül sonu: envanter

Zorunlu araçları işaretleyin ve her aracın mevcut lastik durumunu kaydedin. Hangi araçta kış lastiği var, hangisinde yok, hangisinin lastiği depoda bekliyor, görünür olsun.

Ekim: ölçüm ve planlama

Diş derinliği ölçümlerini girin. Değişmesi gerekenleri belirleyin ve tedarik ile servis randevularını planlayın. Bu dönemde servis kuyruğu henüz kısadır.

Kasım: değişim

Değişimleri dönem başlamadan tamamlayın. Her değişimi kayda geçirin ki hangi araçta hangi lastiğin takılı olduğu bilinsin.

Dönem içi: izleme

Uyarıları ve uygun olmayan araç listesini düzenli kontrol edin. Dönem boyunca eklenen yeni araçları kapsama almayı unutmayın.

Sefer riskini kapatmak

Kış lastiği eksikliği yalnız idari para cezası değildir; uygun olmayan araçla çıkılan bir seferde kaza ve sorumluluk riski de demektir. Filo genelinde uygunluğu tek ekrandan görmek, hangi aracın yola çıkabileceğine veriyle karar vermenizi sağlar.

Dönem sonunda

Lastiği bir kayıt olarak yönetmek

Kış lastiği hazırlığı en kolay, lastiklerin kendisi kayıt altındaysa yapılır. vitaFleet'te her lastik ayrı bir kayıttır: hangi araçta, hangi pozisyonda, kaç kilometre gittiği, ne kadara mal olduğu ve ne zaman değişmesi gerektiği izlenir. Seri numarası, marka, model, ebat, DOT, alış bedeli ve yeni diş derinliği girilir. Aynı alıştan dört lastiği tek seferde ekleyebilir, hepsine aynı değişim km sınırını ve depo yerini kopyalayabilirsiniz.

Bir lastik dört durumdan birindedir: depoda, araçta, sökülmüş ve saklanıyor ya da hurda. Bir lastik aynı anda tek pozisyonda olabilir; dolu pozisyona takmadan önce oradaki lastiği sökmek gerekir. Sökerken nedeni (rotasyon, sezon, aşınma, hasar) ve lastiğin nerede saklanacağı seçilir. Depodaki ve sökülüp saklanan lastiğin yeri, bir depo ve raf notu olarak tutulur; bu da mevsim geçişinde 'o lastikler nerede' aramasını bitirir.

Mevsim değişimini kayıtla yapmak

Kış lastiğine geçiş, depodaki lastikleri araçlara takmak ve yazlıkları sökmektir. Toplu takma penceresi bunu hızlandırır: araç seçilir, her pozisyona bir lastik atanır, ilk lastiği seçtikten sonra boşları aynı tipteki lastikle tek tıkla doldurabilirsiniz. Takma ve sökmede sayaç boş bırakılırsa aracın güncel sayacı kullanılır; böylece hangi lastiğin kaç kilometre gittiği kendiliğinden hesaplanır.

Uyarı eşiklerini kendinize göre kurmak

Lastiğin ne zaman değişmesi gerektiği her filo için aynı değildir. Eşikleri Ayarlar bölümünün lastik uyarıları kısmından siz belirlersiniz: uyarı verilecek diş derinliği, değişime kaç kilometre kala uyarılacağı, yeni lastikler için varsayılan km sınırı, diş ölçümü hatırlatma süresi ve DOT'a göre lastik yaşı. Takılı lastikler bu eşiklere göre her gece değerlendirilir.

Farklı araçlar farklı eşik ister. Lastik kuralları ile araç tipine, marka ve modele, model yılına ve gruba göre ayrı eşik tanımlayabilirsiniz: örneğin tüm minibüslerde bir km sınırı, belirli model ve yıl aralığındaki araçlarda daha yüksek bir diş derinliği ya da bir grupta daha sık ölçüm. Bu, hafif ticari ile ağır vasıta için aynı kuralı zorlamaktan kurtarır.

Diş ölçümünü alışkanlık yapmak

Ölçüm girilmemiş bir lastik, durumu bilinmeyen bir lastiktir. Lastik ölçümleri bir araç ve pozisyon için girilir ve o an orada takılı olan lastiğe otomatik bağlanır. Yeni diş derinliği ile son ölçüm arasındaki fark, gidilen kilometreye bölünerek aşınma hızını ve değişime kalan tahmini kilometreyi verir. Düzenli ölçüm, değişimi 'sınırda' değil 'planlı' yapmanın yoludur.

Lastik faturasından kayda

Lastik alımı e-Fatura ile geliyorsa kayıt elle girilmez. Lastik kalemleri aktarımda lastik envanterine marka, ebat, sezon, KDV dahil adet fiyatı, tedarikçi ve fatura numarasıyla kaydedilir. Aktarım onayında pozisyon seçildiyse lastikler araca takılı gelir; seçilmediyse depoda durur ve sonradan listeden araca takılır.

Maliyeti ve markayı karşılaştırmak

Lastiğin gittiği kilometre takma ve sökme sayaçlarından hesaplanır; alış bedeli bu kilometreye bölünerek bin kilometre maliyeti çıkar. Lastik performansı raporu marka ve model bazında ortalama kilometreyi, bin kilometre maliyetini ve aşınma hızını gösterir. Bir sonraki alımda hangi lastiğin gerçekten daha ucuz olduğunu kayıt söyler, satıcının iddiası değil.

Sık yapılan hatalar

• Zorunlu araçları işaretlemeyip uyarı listesini boş bırakmak.
• Dönem tarihlerini yıl başında güncellemeyi unutmak.
• Lastik değişimini yapıp kayda geçirmemek; araçta hangi lastiğin takılı olduğunu bilmemek.
• Dönem içinde filoya katılan yeni araçları kapsama almamak.
• Yazlık lastiği söküp deposunu not etmemek; ertesi yıl lastik aramak.

Dönem bittiğinde de iş bitmez. Yazlık lastiğe dönüş de bir iştir ve kayda geçmelidir. Böylece hangi lastiğin hangi araçta, hangi sezonda kullanıldığı bir yıl sonra da bilinir; ve gelecek yılın planı bu geçmişe dayanır.