Personel Taşımacılığı

Servis filosunun belge düzeni

Personel servisinde araç yalnız çalışır durumda olmakla yetinmez, belgeli de olmalıdır; çünkü taşınan kişiler bir şirketin çalışanlarıdır ve aksama doğrudan sözleşmeli müşteriye yansır. Türkiye'de bu işte kullanılan araçlar çoğunlukla minibüs, midibüs ve otobüstür. Muayene, zorunlu trafik sigortası ve egzoz ölçümü araç kaydında, ehliyet, SRC, psikoteknik ve sağlık raporu sürücü kaydında bitiş tarihleriyle durur. Süre yaklaşınca günlük özet bildirimde görünür. Takip bir koordinatörün hafızasına değil sisteme bağlı olduğundan, personel değişse bile hiçbir belge sessizce dolmaz. Her belgenin dosyası, yani ruhsat, poliçe ya da rapor, ilgili kayda eklendiğinde müşteri istediğinde göstermek için arşivde arama yapmanız gerekmez.

• Araç: muayene, zorunlu trafik sigortası, egzoz ölçümü
• Sürücü: ehliyet, SRC, psikoteknik, sağlık raporu
• Yaklaşan ve geçen süreler günlük özet bildirimde
• Her belgenin dosyası araç ya da kişi kaydında arşivlenir

Kim, hangi aracı, ne zaman kullandı

Araç-sürücü ataması tarih aralığıyla tutulur; hangi servisi kimin hangi günlerde kullandığı geçmişe dönük bellidir. Bu bir kayıttan fazlasıdır, sorumluluğun dayanağıdır: bir ceza, geçiş ya da hasar geldiğinde olay anındaki atamadan doğru sürücüye ulaşılır. Vardiya değişikliği, izin ya da yedek şoför devreye girdiğinde eski atama silinmez, yeni atama eklenir. Atama hiç yapılmamışsa ceza ve geçiş araca yazılır, sürücü boş kalır; bu yüzden vardiya düzeni değiştikçe atamayı güncel tutmak değerlidir. 'O sabah bu servisi kim kullandı' sorusu tek aramayla cevaplanır. Atama bilgisi aynı zamanda yakıt kayıtlarının da doğru sürücüye yazılmasını sağlar; ay sonunda hangi şoförün ne kadar yakıt çektiği, hangi aracın geçişi yaptığı kayıttan çıkar.

• Tarih aralıklı atama, geçmiş silinmez
• Ceza, geçiş ve yakıt olay anındaki sürücüye eşleşir
• Hasar kaydı hasar anındaki sürücüye bağlanır

Sefer öncesi günlük araç kontrolü

Güvenlik çoğu zaman sabah yapılan beş dakikalık kontrolde kazanılır. Kendi kontrol listenizi muayene formu olarak tanımlarsınız: lastik, fren, far, kapılar, emniyet kemerleri, ilk yardım çantası, yangın tüpü. Sürücü seferden önce formu doldurur; başarısız işaretlenen kalem kendiliğinden arıza kaydına dönüşür ve kapanana kadar takip edilir. Böylece 'fren biraz tuhaftı ama yazmadım' durumu ortadan kalkar. Form geçmişi araçta tarihli olarak saklanır; hangi gün neyin kontrol edildiği hem iç denetimde hem müşterinin sorusunda kanıt olur. Formun içeriğini araç tipine göre değiştirebilirsiniz; minibüsle otobüsün kontrol kalemleri aynı olmak zorunda değildir. Sürücü kontrol sırasında bir eksik bulduğunda arıza kaydı sabahın erken saatinde açılır, servis ya da yedek araç planı gün başlamadan yapılır.

• Kontrol listesini işinize göre siz tanımlarsınız
• Başarısız kalem doğrudan arızaya dönüşür
• Form geçmişi tarihli olarak araçta saklanır

Bakım programı ve sayaç

Aynı tip servis araçlarının bakım planı birbirine benzer. Tek tek hatırlatıcı kurmak yerine bakım programı oluşturur, araçları programa eklersiniz; programdaki periyodu değiştirmek bağlı tüm araçları günceller. Periyotlar kilometre ve ay olarak birlikte tanımlanır, hangisi önce dolarsa vade odur. Tek vardiyalı servis ile üç vardiya çalışan servis aynı hızda kilometre yapmaz; vade, aracın güncel sayacından hesaplanır. GPS entegrasyonu bağlıysa kilometre otomatik gelir, bağlı değilse yakıt, servis ve muayene kayıtlarından okunur. Bakım zamanından çok önce yapılırsa erken işlem bildirimi gider. Böylece yeni bir servis aracı filoya girdiğinde bakım takvimini sıfırdan kurmanız gerekmez; araç programa eklendiği anda tüm hatırlatıcıları hazır gelir ve iş emri kapandıkça vade kendiliğinden ileri kayar.

• Bakım programı: bir kez tanımla, tüm araçlara uygula
• Km ve ay periyodu birlikte tanımlanır
• GPS bağlıysa sayaç otomatik güncellenir

Yolcu güvenliği kayda bağlı

Günlük kontrol, belge takibi ve arıza akışı birlikte çalıştığında güvenlik bir izlenim olmaktan çıkar ve kayda dayanır. Hangi aracın neyi eksik, hangi sürücünün hangi belgesi yaklaşıyor, hangi arıza hâlâ açık bilgisi tek yerde, geçmişiyle durur. Bir şikâyet ya da olay sonrası 'o araçta son bakım ne zamandı, kontroller yapılıyor muydu' sorusuna kayıtla cevap verebilmek hem hukuki hem itibari bir koruma sağlar. Arıza kaydı açık kalan bir servis aracı, kapanana kadar listenizin en üstünde durur ve kritik arıza bildirimi yöneticilere ulaşır. Güvenlik bu şekilde kişilerin dikkatine bırakılmaz, tekrarlanabilir bir düzene bağlanır; yeni bir koordinatör göreve başladığında da geçmişi sıfırdan öğrenmek zorunda kalmaz.

Maliyet ve hak ediş için ham veri

Servis işi çoğunlukla müşteriye aylık ya da hat bazında fiyatlanır; kârlılığı görmek için giderin de hatta inmesi gerekir. Yakıt, bakım, sigorta ve geçiş giderleri araç bazında toplanır. Araçları müşteri ya da hat adıyla gruplara ayırdığınızda gruplar arası karşılaştırma yapılabilir. HGS/OGS ekstresi yüklendiğinde geçişler araca eşleşir, yakıt tüketimi iki tam dolum arasından hesaplanır, EPDK fiyatıyla karşılaştırma pahalı alımları gösterir. Fiyat teklifi ve hak ediş görüşmesine kayıtla girersiniz; hangi hattın kazandırdığı, hangisinin zarar ettirdiği tahmine dayanmaz. Rapor ekranlarında tarih aralığı seçerek bu ay, geçen ay ya da son üç ay için karşılaştırma yapabilir, araç bazlı yakıt tüketimini ve serviste geçen süreyi aynı yerden görebilirsiniz.

• Yakıt, bakım, sigorta ve geçiş araç bazında
• Müşteri ya da hat adıyla araç grupları
• Tüketim L/100 km, pahalı yakıt alımı uyarısı

Lastik ve kış dönemi hazırlığı

Personel servisi yıl boyu, sabahın erken saatinde ve akşamın geç saatinde çalışır; lastik durumu sürüş güvenliğini doğrudan belirler. Her lastik pozisyonuyla kayıtlıdır; diş derinliği ve basınç ölçümleri girilir, aşınmaya göre değişime kalan km tahmin edilir. Lastik kurallarıyla minibüs ve midibüsler için farklı eşikler tanımlanabilir. Kış lastiği zorunluluğu dönemi (1 Aralık – 1 Nisan, ilinize göre değişebilir) Ayarlar'dan belirlenir; araçta kış lastiği zorunlu işaretlenmişse dönem içinde uygun olmayan araçlar için uyarı üretilir. Sezon geçişinde hangi araç hazır, bir bakışta görünür. Lastik faturası sisteme alındığında kalemler depoda lastik olarak kaydedilir; ardından aracın pozisyonuna takarak hangi lastiğin hangi serviste kaç kilometre yaptığını izleyebilirsiniz.

• Pozisyon bazında diş ölçümü ve kalan km
• Araç tipi ve gruba göre ayrı lastik eşikleri
• Kış lastiği zorunlu araçlar için dönem uyarısı

Sözleşmeli işte denetime hazır olmak

Personel servisi çoğunlukla bir kuruma taahhütle verilir; müşteri zaman zaman araç ve sürücü uygunluğunu sorar, bazen yerinde kontrol yapar. Belge süreleri, günlük kontrol formları, bakım geçmişi ve atama kayıtları vitaFleet'te tarihli olarak aynı yerde durduğu için, 'filonuz sözleşme şartlarına uyuyor mu' sorusuna dosya aramadan cevap verirsiniz. Ruhsat, sigorta poliçesi ve sözleşme dosyaları araç ya da kişi kaydına bağlı arşivlenir. Kaza olursa tutanak taraması, fotoğraflar ve kroki aynı kayda eklenir; sigorta dosya numarası ve maliyeti de izlenir. Müşteri toplantısından önce yapılacak hazırlık, dağınık dosyaları toplamak yerine kayıtlara bakmaya indirgenir; eksik olan belge ya da açık kalan arıza da bu sırada zaten listenin başında görünür.

• Belge, kontrol ve bakım geçmişi tek yerde
• Ruhsat, poliçe ve sözleşme dosyası arşivi
• Kaza kaydı: tutanak, kroki, sigorta dosyası