Öğrenci Taşımacılığı

Okul servisinde belge disiplini

Okul servisi, belge takibinin en az tolerans gösterdiği alandır; çünkü taşınan yük çocuktur ve küçük bir eksik bile ciddi idari ve itibari sonuç doğurur. Türkiye'de okul servisleri çoğunlukla beyaz midibüs ve minibüslerle yapılır; muayene, zorunlu trafik sigortası ve egzoz ölçümü bu araçların kaydında bitiş tarihiyle tutulur. Dönem başlamadan önce eksik kalan belge, okul açıldığı sabah sorun olarak çıkabilir. vitaFleet her belgeyi süresiyle araç kaydında izler, süresi yaklaşan ya da geçen kalemleri günlük özet bildirimde listeler ve ruhsat ile poliçe dosyalarını aynı kayıtta saklar. Belge kaydı yapılırken süre bir kez tanımlanır; yenileme sonrası yeni tarih girildiğinde bir sonraki dönem için kendiliğinden hesaplanır ve takip yeniden kurulmaz.

• Muayene, sigorta ve egzoz süreleri araç kaydında
• Yaklaşan ve geçen belgeler günlük özet e-postada
• Ruhsat ve poliçe dosyaları araçta arşivlenir

Sürücü ve rehber personel belgeleri

Okul servisinde araçta yalnız sürücü değil, çoğunlukla bir rehber personel de bulunur ve her ikisi belgeyle çalışır. Sürücü için ehliyet, SRC, psikoteknik ve sağlık raporu; rehber personel için ilgili belgeler kişi kaydında bitiş tarihleriyle izlenir. Belgesi eksik ya da dolmak üzere olan kişi, servise çıkmadan listeye düşer. Yaz tatilinde yenilenmesi gereken bir belge ağustosta fark edilir, eylül sabahı değil. Kişi kaydında ayrıca iletişim bilgileri ve belge dosyaları durur; kadro değiştiğinde yeni kişi aynı disiplinle tanımlanır, eski kişinin geçmişi silinmez. Böylece dönem başında yapılan belge kontrolü bir toplantı konusu olmaktan çıkar; her sabah gelen özet, eksik olan kişiyi ve eksik olan belgeyi doğrudan gösterir.

• Sürücü ve rehber aynı kişi kaydı düzeninde
• Belge süreleri tarih bazında izlenir
• Belge dosyaları kişi kaydında arşivlenir

Araç, güzergah ve personel ataması

Hangi aracın hangi dönemde, hangi sürücü ve rehberle, hangi hatta çalıştığı tarih aralığıyla kaydedilir. Dönem ortasında araç ya da personel değişirse eski atama silinmez, geçmişte kalır; sorumluluk her zaman o günkü atamaya göre nettir. Bir ceza ya da hasar geldiğinde olay tarihindeki atamadan sürücü bulunur. Hasar anındaki sürücü Tramer dökümüyle eşleşir, kusur durumu ayrıca izlenir. Bu yapı rota planlaması yapmaz; hangi servisin hangi hatta, kimin sorumluluğunda çalıştığını denetlenebilir biçimde tutar. Atama bilgisi yakıt ve geçiş kayıtlarının da doğru sürücüye yazılmasını sağlar. Sezon içinde servis değiştirilmesi gerektiğinde hangi aracın hangi hattı üstlendiği, kayıtlarda tarihleriyle birlikte okunur.

Her sabah sefer öncesi kontrol

Çocukların güvenliği en çok servis yola çıkmadan önceki birkaç dakikalık kontrolde belirlenir. Servis araçları için kendi günlük kontrol listenizi kurarsınız: emniyet kemerleri, kapılar, ilk yardım çantası, yangın tüpü, lastik ve fren. Sürücü her sabah formu doldurur; uygunsuz işaretlenen kalem arızaya dönüşür ve giderilene kadar takip edilir, böylece sorun çocuklar araca binmeden fark edilir. Form geçmişi araçta tarihli olarak durduğu için, denetimde ya da veli şikâyetinde kontrolün yapıldığı gösterilebilir. Formun içeriği servis tipine göre değiştirilebilir; küçük bir minibüsle büyük bir midibüsün kontrol kalemleri aynı olmak zorunda değildir. Arıza sabah açıldığında yedek araç kararı da gün başlamadan verilebilir.

• Sefer öncesi günlük kontrol formu, içeriğini siz belirlersiniz
• Başarısız kalem otomatik arıza kaydına dönüşür
• Form geçmişi denetimde kanıt olur

Sezonluk kullanım ve bakım

Okul servisi eğitim döneminde yoğun, yaz ve ara tatillerde ise neredeyse durgun çalışır; bu düzensiz ritim yalnız kilometreye bakan bir bakım planını yanıltır. Bakım periyodu hem kilometre hem ay olarak tanımlanır: araç az yol yapsa bile yağ, fren hidroliği ve lastik yaşı gibi zamana bağlı bakımlar kaçmaz. Hangisi önce dolarsa vade odur. Dönem başında filo hem bakımlı hem belgeli hâle gelir; okullar açılmadan önce hangi araçta ne eksik olduğunu bir liste halinde görür ve servise yayılı gidersiniz, son hafta telaşına kalmazsınız. Dönem sonunda ise yıl boyunca biriken servis kayıtlarından aracın maliyeti okunur; yaz aylarında atıl duran bir aracın hangi masrafı yaptığı da ayrıca görülebilir.

• Km ve ay periyodu birlikte tanımlanır
• Tatilde az km yapan araçta zaman bakımı devreye girer
• Dönem öncesi eksik bakım ve belge listesi

Kış lastiği ve lastik takibi

Kış aylarında okul servisi sabahın erken saatinde, buzlu yollarda çalışır. Kış lastiği zorunluluğu dönemi (1 Aralık – 1 Nisan, ilinize göre değişebilir) Ayarlar'dan tanımlanır; araç formunda kış lastiği zorunlu işaretlenen araçlardan dönem içinde uygun olmayanlar uyarı üretir. Her lastik pozisyonuyla kayıtlıdır; diş derinliği ölçümü girilir, değişime kalan km tahmin edilir. Lastik kurallarıyla servis araçları için normalden daha sıkı diş derinliği ya da yaş eşiği tanımlayabilirsiniz. Lastik faturasında pozisyon seçerseniz lastikler aktarımda araca takılı olarak kaydedilir. Ayarlar'dan uyarı diş derinliği, değişime kala kilometre ve lastik yaşı eşiğini belirleyebilirsiniz; böylece kış sezonu öncesi hangi servisin lastiğinin hazır olduğu belli olur.

• Kış lastiği zorunlu araçlar için dönem uyarısı
• Diş derinliği, kalan km ve lastik yaşı eşikleri
• Araç tipi, model ve gruba göre ayrı lastik kuralı

Birden çok okul ve hat tek merkezde

İş büyüdükçe farklı okullar, hatlar ve dönem takvimleri aynı anda yürür; her birini ayrı listede takip etmek kısa sürede karışır. Araçları okul ya da hat adıyla gruplara ayırır, her grubu kendi listesinde görür, hepsini tek panoda karşılaştırırsınız. Hangi okulun servisi belgesiz, hangi hatta arıza açık, hangi grupta bakım yaklaşıyor tek yerden bellidir. Grup bazında toplu işlem yapılabilir; aynı grubun tüm araçlarına bakım hatırlatıcısı tek seferde kurulur. Filo büyüse de kontrol dağılmaz, yeni araç eklendiğinde grubun kuralları ona da uygulanır. Grup bazlı süzgeçlerle yalnızca bir okulun araçlarını listeleyebilir, o okulun dönem başı hazırlığını diğerlerinden bağımsız yürütebilirsiniz; geçmiş kayıtlar araçta yerinde kalır.

• Okul ve hat bazında araç grupları
• Grup bazında belge ve bakım takibi
• Tüm filo tek panoda karşılaştırılır

Kaza ve hasar kaydı

Okul servisinde bir kaza, olayın kendisi kadar kaydı açısından da titizlik ister. vitaFleet'te kaza kaydına tarih, saat, yer, araç, sürücü ve karşı taraf girilir; sürücü boş bırakılırsa kaza anındaki atamadan bulunur. Anlaşmalı Kaza Tespit Tutanağı ya da polis veya jandarma tutanağının taraması, fotoğraflar ve kroki aynı kayda eklenir. Kasko ya da trafik sigortası dosya numarası ve maliyeti izlenir; Tramer dökümü gelince hasar kaydına bağlanır. Böylece sonradan sorulacak her ayrıntı, servisin geçmişiyle birlikte tek yerde bulunur. Kusur oranı kısmi ise yüzde olarak girilir ve sürücü ile araç bazında kaza geçmişini değerlendirmede kullanılır; Tramer dökümü ise kazadan ayrı bir kayıt olarak gelir ve ikisi birbirine bağlanır.

• Tutanak taraması, fotoğraf ve kroki aynı kayıtta
• Sigorta dosya durumu, tahmini ve gerçekleşen maliyet
• Hasar, hasar anındaki sürücüye bağlanır