Lojistik ve Nakliye

Yola çıkmadan önce belgelerin tamamı hazır olmalı

Ağır vasıtada bir aracın sefere çıkabilmesi, aynı anda geçerli olması gereken birkaç belgeye bağlıdır: K yetki belgesi, TÜVTÜRK muayenesi, egzoz emisyon ölçümü, zorunlu trafik sigortası ve kasko. Bu belgeler farklı kurumlardan gelir, farklı tarihlerde dolar ve bir tanesinin kaçması aracı o gün sefer dışı bırakır. vitaFleet her belgenin bitiş tarihini araç kaydında tutar; yaklaşan ve süresi geçen kalemleri her gece tek bir özet bildirimde listeler. Sabah dispeçer, hangi plakanın hangi belgesinin dolduğunu duvar takvimine ya da bir çalışanın hafızasına bakmadan görür ve sefer planını buna göre yapar. Belgeye bağlı bir ek dosya yüklendiğinde, denetim sırasında ruhsat ya da poliçe aramak için ofise telefon açmanız gerekmez.

• Araç başına K yetki belgesi, muayene, egzoz ve sigorta süresi tek ekranda
• Yaklaşan ve geçen belgeler için gecelik özet e-posta
• Ruhsat, poliçe ve sözleşme dosyaları araç kaydında arşivlenir
• Süre bir kez tanımlanır, her yenilemeden sonra yeniden hesaplanır

Çekici ve dorse ayrı birer varlık

Çekici ile dorse ayrı takvimlerde yaşar: dorsenin muayenesi çekiciden bağımsızdır, bir çekici gün içinde farklı dorselerle çalışabilir, bir dorse günlerce park hâlinde bekleyebilir. İkisini tek kayıtta tutmak, dorsenin muayenesinin çekicinin gölgesinde unutulmasına yol açar. vitaFleet'te dorse kendi kaydına, kendi muayene, sigorta ve bakım takvimine sahiptir; fren ve lastik işleri de çekiciden ayrı izlenir. Bir dorsenin muayenesi yaklaştığında uyarı o dorse için gelir, o gün hangi çekiciyle çalışıyor olduğundan bağımsız olarak. Böylece muayenesi biten bir dorsenin sefere çıkması, yalnızca çekicinin belgeleri tamam diye gözden kaçmaz. Dorse sayınız arttıkça ayrı kayıt, ayrı gider takibi ve ayrı servis geçmişi de karışıklığı önler; her birinin hangi tarihte hangi işlemden geçtiği kendi kaydından okunur.

• Dorse için ayrı muayene, sigorta ve bakım takvimi
• Dorsenin lastik ve fren işleri kendi geçmişinde
• Çekici ve dorse ayrı listelerde grup olarak süzülür

Sefer başına gerçek maliyet

Bir seferin maliyeti yalnız mazottan oluşmaz: köprü ve otoyol geçişleri, yol boyu bakım, lastik aşınması ve varsa ceza da aynı hesabın içindedir. vitaFleet bu kalemleri araç kaydında birleştirir; yakıt, HGS/OGS, servis, lastik ve ceza giderleri tek bir araç maliyetinde toplanır. Kilometre başına ve araç başına maliyeti tahminle değil kayıtla okursunuz; benzer araçlar yan yana konunca hangisinin gerçekte pahalıya mal olduğu görünür. Rapor ekranlarında tarih aralığı seçerek bu ay, geçen ay ya da son üç ay için karşılaştırma yapabilirsiniz. Maliyet tek bir toplam olarak kalmaz; yakıt, geçiş ve bakım ayrı kalemlerde görünür. Bu da bir aracın pahalı olmasının nedenini, yani tüketimin mi, arızaların mı yoksa geçiş giderinin mi öne çıktığını anlamanızı sağlar.

• Yakıt, geçiş, bakım, lastik ve ceza tek araçta birleşir
• Km başına ve araç başına maliyet karşılaştırması
• İki tam dolum arasından hesaplanan gerçek tüketim (L/100 km)
• Rapor tarih aralığı: bu ay, geçen ay, son 3 ay

Yakıt kontrolü: tüketim ve sapma

Uzun yol filosunda yakıt, en büyük gider kalemidir ve en kolay gözden kaçan yerdir. Her dolum kaydı aracın depo kapasitesiyle, kendi olağan tüketimiyle ve alım günündeki EPDK bayi fiyatıyla karşılaştırılır. Depo kapasitesini aşan dolum, aynı araca altı saat içinde yapılan ikinci dolum, olağan tüketimin belirgin üstündeki aralıklar ve pahalı alımlar gerekçesiyle birlikte listelenir. Siz her birini normal ya da şüpheli olarak işaretlersiniz. Akaryakıt taşıt tanıma sistemi ekstresini UTTS mutabakatında yükleyerek kart hareketlerini araç kayıtlarıyla eşleştirebilirsiniz; Opet ve Petrol Ofisi kartları entegrasyon olarak bağlanır. Tüketim kuralı en az dört tam dolum ölçümü olan araçlarda çalışır ve aracın kendi geçmişiyle kıyaslar; böylece her araç diğerinin değil, kendi olağan seviyesinin ölçüsüyle değerlendirilir.

• Depo aşımı, kısa sürede ikinci dolum, aşırı tüketim, pahalı alım
• Her sapma gerekçesiyle gösterilir; normal ya da şüpheli işaretlenir
• UTTS ekstresi araç numarasından eşleştirilir
• Kısmi dolum işaretlenerek ortalama bozulmaz

Lastik: pozisyon, diş derinliği ve maliyet

Ağır vasıtada lastik, bakım bütçesinin büyük bir bölümüdür ve her lastiğin kaç kilometre gittiği önemlidir. vitaFleet'te her lastik ayrı kayıttır: seri numarası, marka, ebat, DOT, alış bedeli ve araçtaki pozisyonu. Ağır vasıtada ikiz lastikler iç ve dış olarak ayrı ölçülür; lazerli diş ölçerin PDF raporu yüklenerek dört lastiğin değerleri okunur. Takma ve sökmede neden kaydedilir: rotasyon, sezon, aşınma ya da hasar. Lastik performansı raporu markaları ortalama km ve 1.000 km maliyetiyle karşılaştırır, böylece bir sonraki alımı fiyata değil kayda dayanarak yaparsınız. Uyarı eşikleri araç tipi, marka, model yılı ve gruba göre ayrı tanımlanabilir; çekici ile hafif ticari aynı kuralla izlenmek zorunda kalmaz. Değişime kalan km ise diş aşınmasından ve girilen km sınırından hesaplanır.

• Pozisyon bazında diş derinliği ve basınç ölçümü, ikizde iç/dış ayrı
• Lazer diş ölçer PDF raporu yüklenir
• Marka bazında ortalama km ve 1.000 km maliyeti
• Araç tipine ve gruba göre ayrı uyarı eşikleri

Geçiş ve cezada sürücü sorumluluğu

Aylık HGS/OGS ekstresi yüklendiğinde geçişler etiket numarasından araca, araç ataması üzerinden de o tarihteki sürücüye bağlanır. Yüzlerce satırı elle eşleştirmek gerekmez; etiketi tanımsız araçların geçişleri eşleşmeden kalarak size gösterilir. Trafik cezasında plaka, tarih, madde ve tutar girilir; ceza anındaki atamadan sürücü bulunur. İndirimli tutar ve indirim son günü girilir, süresi süren cezalar ayrı listelenir; sürücüye yansıtılan tutar işaretlenir ve kişi bazlı ceza raporuna girer. Atama boşsa ceza sürücüsüz kalır, bu yüzden atamaların kesintisiz tutulması önemlidir. Aynı sürücüde biriken cezalar kişi bazlı raporda görünür. Sürücüye yansıtılacak tutar ile şirketin üstlendiği tutar böylece birbirinden ayrılır ve ay sonunda mutabakat için ayrıca liste hazırlamak gerekmez.

Sürücü belgeleri de süre tutar

Araç belgeli olsa da sürücünün belgesi eksikse sefer sorunludur. Ehliyet, SRC, psikoteknik belgesi ve sağlık raporu sürücü kaydında bitiş tarihiyle izlenir; dolmak üzere olan belge günlük özet bildirimde görünür. Uzun hatta çalışan sürücünün belgesi seferden önce yenilenebilsin diye uyarı erkenden gelir. Sürücü atamaları da tarih aralığıyla tutulduğu için, bir hasar, ceza ya da geçişte o gün hangi sürücünün hangi araçla çalıştığı kayıttan okunur. Kaza olursa tarih, yer, karşı taraf, tutanak taraması ve kroki aynı kayıtta saklanır. Bu kayıtlar aynı zamanda iç denetim için dayanaktır; hangi sürücünün belgesinin ne zaman yenilendiği, hangi araçla çalıştığı ve hangi olayların onun atamasında yaşandığı geçmişten izlenir.

• Ehliyet, SRC, psikoteknik ve sağlık raporu süreleri
• Tarih aralıklı araç-sürücü ataması
• Kaza kaydı: tutanak, fotoğraf, kroki ve sigorta dosyası
• Hasar geçmişi hasar anındaki sürücüye bağlanır

Arızadan iş emrine, kayıttan bakıma

Yolda çıkan sorun arıza olarak bildirilir; kritikse iş emrine dönüşür ve işçilik, parça ve tedarikçi tek kayıtta toplanır. İş emri kapandığında araç servis geçmişine düşer, kullanılan parça stoktan iner ve ilgili bakım hatırlatıcısı kendiliğinden ileri kayar; aynı bakım iki kez planlanmaz. Bakım periyodu kilometre ve ay olarak birlikte tanımlanır, hangisi önce dolarsa vade odur. GPS entegrasyonu bağlıysa kilometre otomatik gelir ve vade güncel sayaçtan hesaplanır. Aynı aracın tekrarlayan arızası geçmişte tek yerde durduğu için kronik masraf kaynağı kolayca ayırt edilir. Servis geçmişi plaka bazında tutulduğu için, 'bu araçta son lastik değişimi ne zaman yapıldı' gibi sorular tek bakışta yanıtlanır ve tedarikçiyle konuşurken elinizde kayıt bulunur.

• Arıza, iş emri ve servis geçmişi tek akışta
• Kullanılan parça stoktan düşer, kritik eşikte uyarı gelir
• Km ve ay periyodu birlikte, hangisi önce dolarsa
• GPS bağlıysa sayaç Arvento'dan otomatik gelir