vitaFleet
Demo talep et

Mevzuat Uyumu

Türkiye'de filo yönetmek; muayene, sigorta, yetki belgesi, sürücü belgeleri, HGS/OGS, trafik cezası ve kış lastiği gibi süreli ve kayıtlı işleri aynı anda takip etmek demektir. vitaFleet bu belgeleri araç ve kişi kaydına bağlar, süresi dolmadan bildirim üretir, ekstre ve ceza kayıtlarını araca ve sürücüye eşler. Garanti vermez; takibi ve kaydı kolaylaştırır.

Demo talep etEkranları gez
vitaFleet — Mevzuat Uyumu

0

Araç belge türü

Muayene, trafik sigortası/kasko, egzoz ölçümü, K yetki belgesi ve taşıt kartı/izin belgesi

0

Kişi belge türü

Ehliyet, SRC, psikoteknik, sağlık raporu ve mesleki yeterlilik belgesi

0

Araçta tanımlı etiket alanı

HGS etiket no, OGS etiket no ve UTTS seri no

0

Bildirim kanalı seçeneği

Uygulama içi, e-posta, ikisi birden ya da kapalı

Mevzuat Uyumu içinde neler var?

Çözümü oluşturan ekranlar ve her birinde yapılanlar aşağıda sırayla anlatılıyor.

Ekran

Araç Yenilemeleri

Aracın süreli belgeleri tek listede izlenir. Her kayıtta araç, yenileme türü, belge numarası ve son geçerlilik tarihi bulunur; süre dolmadan araç izleyicilerine ve yöneticilere bildirim gider. Poliçe ya da muayene raporu kayda eklenir, aracın belgelerinde de görünür. Süre takibi tablodan okunur, kimsenin hafızasına kalmaz. Her kayıt aynı biçimde tutulduğu için hangi belgenin ne zaman biteceği araç araç aranmadan okunur.

Hazır türler
Muayene (TÜVTÜRK), zorunlu trafik sigortası, kasko, egzoz emisyon ölçümü, K yetki belgesi ve taşıt kartı/güzergâh izin belgesi listede hazır gelir.
Form alanları
Araç, yenileme türü, belge no, son geçerlilik, yaklaşan eşiği, sorumlu ve yorum girilir; Bildirimleri aç seçeneğiyle uyarılar açılır.
Kalan gün
Tabloda Belge No, Kalan ve Sorumlu sütunları görünür; araca ve türe göre süzülür, süresi geçenler durum etiketiyle işaretlenir.
Yaklaşan Yenilemeler
Standart Raporlar'daki bu rapor tüm filonun araç ve kişi belgelerini son geçerlilik tarihi ve kalan günle tek tabloda toplar.

Ekran

Sürücü ve Personel Belgeleri

Sürücü ve personelin süreli belgeleri kişi kaydına bağlanır. Ehliyet, SRC, psikoteknik ve sağlık raporu için bitiş tarihi ve dosya girilir; süre dolmadan kişiye ve yöneticilere bildirim gider. Kişinin detay sayfasında tüm belgeleri ve süreleri bir arada görürsünüz, liste süreye göre sıralanır. Böylece süresi dolmuş bir belgeyle sahaya çıkan sürücü, yola çıkmadan listeden fark edilir.

Hazır türler
Sürücü belgesi (ehliyet), SRC belgesi, psikoteknik raporu, sağlık raporu ve mesleki yeterlilik belgesi listede hazır gelir.
Önceden bildirim
Süre dolmadan hem belge sahibine hem yöneticilere bildirim gider; kanal Ayarlar'dan uygulama içi, e-posta, ikisi ya da kapalı seçilir.
Toplu bakış
Liste süreye göre sıralanır, süresi geçenler üstte durur; hangi sürücünün belgesinin önce yenileneceği ilk bakışta görülür.
Dosya saklama
Belgenin taranmış hâli kayda eklenir; Belgeler listesinde kişiye bağlı olarak da bulunur ve kişi kaydında görünür.

Ekran

HGS ve OGS Geçişleri

HGS ve OGS geçiş kayıtları ekstre yüklenerek araca ve sürücüye bağlanır. Araç kartındaki etiket numarası eşleşmeyi sağlar; geçiş anındaki araç atamasından sürücü bulunur. Geçişler araç işletme maliyetinde kendi sütununda görünür, eşleşmeyen satırlar ayrı sekmede kalır ve gözden kaçmaz. Ekstre her ay aynı yolla yüklenir; sonuçta geçişler elle araç aranmadan kayıtlı hâle gelir.

Ekstre yükleme
PTT/HGS ya da banka ekstresi yüklenir, sütunlar eşleştirilir; tarih gg.aa.yyyy, tutar virgüllü ondalık olarak doğru okunur.
Etiket eşleşmesi
Araç formundaki HGS etiket no ve OGS etiket no alanları geçişi araca bağlar; etiketi olmayan araçların geçişi Araçsız sekmesinde bekler.
Sürücü bulma
Geçiş tarihindeki araç atamasına bakılır; atama yoksa geçiş araca yazılır, sürücü alanı boş kalır.
Maliyete yansıma
Geçiş tutarları İşletme Maliyeti Özeti'nde ayrı Geçiş sütununa girer, toplam sayısı ve toplam tutar listenin üstünde görünür.

Ekran

Trafik Cezaları

Araca kesilen cezalar ihlal tarihi, tebligat tarihi, madde, ceza puanı ve tutarla kaydedilir. Ceza anındaki araç atamasından sürücü bulunur, sürücüye yansıtılan ceza işaretlenir. Tebligat fotoğrafından alanlar doldurulabilir; indirim son günü girilirse yaklaşan süre listede uyarı verir. Böylece ceza, kimin kullandığı belli olan bir araca ve ödeme durumu belli bir kayda bağlı kalır.

Tebligattan doldurma
Ceza tutanağının fotoğrafı çekilir; ihlal ve tebligat tarihi, madde, tutar, indirimli tutar ve son gün forma otomatik taşınır.
Sürücü eşleşmesi
Sürücü seçilmezse ihlal anındaki araç atama geçmişinden bulunur; sürücüye yansıtma işareti kişi bazlı ceza raporunu besler.
Ödeme durumu
Durum ve ödeme tarihi girilir; liste Tümü, Ödenmemiş ve İndirim Süresi Sürüyor sekmeleriyle süzülür.
Araç maliyeti
Ceza kaydı araca bağlanır; araç maliyetine ve ceza raporuna girer, sahipsiz gider olarak kalmaz.

Ekran

Kış Lastiği Takibi

Araç formunda Kış lastiği zorunlu işaretlenen araçlar zorunluluk dönemi içinde izlenir. Ekran kapsamdaki aracı, uygun ve sorunlu sayısını gösterir; uygun lastiği olmayan araçlar listelenir ve bildirim üretir. Dönem Ayarlar'dan değiştirilir, lastik ölçümleri diş derinliğiyle durumu destekler. Ekran dönem boyunca hangi aracın hazır olmadığını gösterir; böylece son güne kalmadan müdahale edilir.

Zorunluluk işareti
Hangi araçların kapsamda olduğunu siz belirlersiniz: araç formunun ayarlar bölümünde Kış lastiği zorunlu kutusu işaretlenir.
Dönem tanımı
Zorunluluk dönemi Ayarlar → Organizasyon'dan değiştirilir; ekranın başlığında geçerli dönem yazar.
Uygunluk durumu
Kapsamdaki Araç, Uygun ve Sorunlu kutuları dönem içindeki durumu özetler; her araç için durum etiketi gösterilir.
Bildirim
Kış lastiği dönemi bildirimi dönem yaklaşırken ve dönem içinde lastiği uygun olmayan araçlar için üretilir.

Ekran

UTTS Mutabakatı

UTTS ekstresi yüklenir, sütunlar eşleştirilir ve satırlar araçtaki UTTS seri numarasından araca bağlanır. Sistem ekstreyi yakıt kayıtlarınızla karşılaştırır: eşleşenleri, uyuşmayanları ve ekstrede olup kayıtta olmayan alımları ayrı sayar. Eksik ya da fazla kayıt rakamla ortaya çıkar. Fark çıkan her satır sürücüyle konuşmadan önce rakamla doğrulanabilir; ekstre ile kayıt arasındaki açıklar görünür olur.

Ekstre yükleme
Yakıt menüsündeki UTTS Mutabakatı'ndan ekstre içe aktarılır; dosyadaki sütunlar eşleştirme ekranında alanlara bağlanır.
UTTS seri no
Araç formundaki UTTS seri no alanı satırı araca bağlar; bu alan boş olan araçların alımları UTTS'siz Alım olarak sayılır.
Dört sayaç
Ekranın üstünde Eşleşti, Uyuşmazlık, Kayıtsız Alım ve UTTS'siz Alım kutuları durumu tek bakışta verir.
Yakıt kaydıyla fark
Tutarı ya da kaydı farklı çıkan alım listelenir; yakıt geçmişindeki ilgili kayda gidip düzeltirsiniz.

Belge takibi

Muayene ve sigorta tarihlerini kimsenin hafızasına bırakmayın

Filo sorumlusu araç kaydı açılırken muayene, trafik sigortası, kasko ve K yetki belgesi için Araç Yenilemeleri'ne bitiş tarihini ve belge numarasını girer, poliçeyi ya da muayene raporunu da ekler. Yaklaşan eşiği ve sorumlu kişi seçilir, Bildirimleri aç işaretlenir. Süre yaklaşınca sorumluya ve yöneticilere Yenileme yaklaşıyor bildirimi gider; e-posta tarafında günlük özet tek e-postada toplanır, her kalem için ayrı mesaj gelmez. Belgeyi yenileyen kişi yeni tarihi girer, dosyayı ekler ve kayıt güncel kalır. Yönetici Yaklaşan Yenilemeler raporundan tüm filonun durumunu kalan gün sırasıyla görür. Böylece yenileme günü bilinen, dosyası kayda bağlı ve sorumlusu belli bir belge listesi oluşur; denetim ya da servis anında araç araç sormak gerekmez.

  • Kime gider. Bildirim kaydın izleyicisine, yoksa aracın izleyicisine, o da yoksa yöneticilere gider.

  • Kanal seçimi. Her olay için uygulama içi, e-posta, ikisi ya da kapalı seçeneği Ayarlar'da kişiye özeldir.

  • Dosya yanında. Poliçe ve rapor aynı kayda eklenir; denetim ya da servis anında aramak gerekmez.

Geçiş ve ceza

Ceza ve geçiş doğru sürücüye, doğru araca yazılsın

Ay sonunda muhasebe HGS ekstresini Otoyol/Köprü Geçişleri'ne yükler, sütunları eşleştirir. Etiket numarasına göre araca bağlanan geçişlerin sürücüsü, geçiş tarihindeki araç atamasından bulunur; etiketi olmayan araçların satırları Araçsız sekmesinde kalır ve araç kartına etiket girilerek çözülür. Trafik cezası geldiğinde filo sorumlusu tebligat fotoğrafını çeker, tarihler, madde, tutar ve indirim son günü forma dolar. Sürücü atama geçmişinden bulunur ve ceza sürücüye yansıtılacaksa işaretlenir. İndirim Süresi Sürüyor sekmesi ödenmemiş cezaları son güne göre gösterir. Her iki kalem de İşletme Maliyeti Özeti'nde araç satırına girer. Sonuçta her ceza ve geçiş, hangi araçta ve kimin sorumluluğunda olduğu bilinen bir kayda dönüşür, ay sonunda açıklanamayan tutar kalmaz.

Geçiş ekstresi eşleştirme ekranı ve Araçsız geçişler sekmesi

Geçiş ekstresi eşleştirme ekranı ve Araçsız geçişler sekmesi

  • Atama geçmişi. Sürücü, o gün aracı kimin kullandığına bakılarak bulunur; atama yoksa kayıt araçta kalır.

  • Kişi bazlı rapor. Sürücüye yansıtma işareti kişi bazlı ceza raporunu üretir; aynı sürücüde biriken cezalar izlenir.

  • Yerel biçim. Türkçe ondalık ayırıcı ve gg.aa.yyyy tarih biçimi ekstre ve formlarda doğru okunur.

Türkiye alanları

Plaka, ruhsat, KDV ve e-Fatura alanları baştan Türkiye'ye göre kurulu

Araç formunda plaka yazıldığında il kodu kontrol edilir; biçime uymuyorsa yalnızca uyarı çıkar, kayıt engellenmez ve plakadan tescil ili önerilir. Ruhsat sahibi ile işleten ayrı alanlardır ve Ruhsat Sahibi ve İşleten raporunda dağılımı görülür. Gider girerken KDV oranı seçilir (%20, %10, %1, %0 ya da başka bir oran), fatura numarası ve ETTN yazılır; tutar KDV dahil saklanır, KDV Kırılımı raporu ay bazında matrah ve indirilecek KDV'yi verir. Oran kayıtla birlikte saklandığı için sonradan değişen oranlar eski kayıtları etkilemez. Alt şirketler VKN ile eklenir, firma numarasında TC kimlik sağlaması yapılır. Bu alanlar sonradan eklenmiş değil, kayıt formlarının baştan parçasıdır; ayrı bir uyarlama yapmadan Türkiye'deki muhasebe diliyle çalışırsınız.

  • Plaka uyarısı. Hatalı biçimde plaka uyarı üretir, kaydı engellemez; geçerli bir plakayı reddetmek istenmez.

  • KDV ve ETTN. KDV oranı, fatura no ve ETTN gider kaydında tutulur; e-Fatura aktarımı bu alanları faturadan taşır.

  • Alt şirket VKN. Birden çok şirkete dağılan filoda her şirket VKN'siyle eklenir; araçlar şirkete bağlanır, raporlar şirkete göre süzülür.

Kapsam

Bu çözümde neler var?

Ayrı modül almadan, hepsi aynı hesapta ve aynı veriyle çalışır.

  • Muayene (TÜVTÜRK) süresi
  • Zorunlu trafik sigortası ve kasko süresi
  • K yetki belgesi ve taşıt kartı
  • Ehliyet, SRC, psikoteknik, sağlık raporu
  • HGS ve OGS ekstre eşleştirme
  • UTTS mutabakatı
  • Trafik cezası, ihlal ve tebligat tarihi
  • Kış lastiği zorunluluk dönemi
  • KDV oranı, fatura numarası ve ETTN
  • Ruhsat sahibi ve işleten

Nasıl ilerler

Kurulumdan günlük kullanıma

Araç ve kişi kaydını açın

Araç formuna plaka, ruhsat sahibi, işleten, HGS/OGS etiket no ve UTTS seri no girin; kış lastiği zorunluluğunu işaretleyin. Sürücüleri Kişiler'e ekleyip araç atamalarını yapın, böylece sonraki eşleşmeler çalışır.

Sık sorulanlar

Hayır. vitaFleet süre ve belge takibi ile kayıt tutar: bitiş tarihlerini izler, bildirim üretir, ekstre ve ceza kayıtlarını araca ve sürücüye bağlar. Belgelerin geçerliliği ve gerekli işlemlerin yapılması sizin sorumluluğunuzdadır. Süre dolmadan hatırlatır, ama işlemi sizin yerinize yapmaz.

Diğer çözümler

Filonuzu birkaç günde tek ekrana taşıyın

Demo talep edin; filonuza uygun bir ortam hazırlayıp verinizi aktarmanıza yardımcı olalım.

Demo talep etİletişim