e-Fatura, KDV ve ETTN: filo giderlerini muhasebeyle aynı dilde tutmak

Bir filonun giderleri iki ayrı dünyada yaşar. Muhasebe tarafında bunlar faturadır: numarası, tutarı, KDV'si, tedarikçisi vardır. Filo tarafında ise aynı harcama bir aracın bakımı, bir lastik değişimi ya da bir yakıt alımıdır: hangi araca ait olduğu, kaç kilometrede yapıldığı ve hangi bakım takvimini ileri kaydırdığı önemlidir. Çoğu şirkette bu iki dünya birbirinden habersizdir. Fatura muhasebeye girer, araç tarafı ise ya hiç güncellenmez ya da biri sonradan elle girer. Aradan haftalar geçince 'şu araca hangi faturayla ne yapıldı' sorusu iki ayrı arşivde aranan bir bilmeceye dönüşür.

Bu yazıda iki şeyi birlikte ele alıyoruz: KDV'nin filo kaydında nasıl saklanması gerektiğini ve gelen e-Faturanın filo kaydına dönüşürken nelere dikkat edilmesi gerektiğini.

KDV dahil saklamanın mantığı

Servis, yakıt, parça ve satın alma tutarlarının hemen hepsi KDV'li tutardır. Elinizde fişte ya da faturada gördüğünüz rakam KDV dahildir; ama maliyet analizi yaparken çoğu zaman net tutara ve KDV'ye ayrı ayrı ihtiyaç duyarsınız. Net tutar işletme maliyetidir, KDV ise indirilecek bir kalemdir. İkisini karıştırmak, araç başına maliyeti olduğundan yüksek ya da düşük göstermenin en kolay yoludur.

vitaFleet bu yüzden tutarları KDV dahil olarak saklar. KDV oranını girdiğinizde net tutar ve KDV tutarı hesaplanır ve bu hesap giriş sırasında canlı olarak gösterilir. Böylece rakamı girerken 'bunun KDV'si ne kadar' sorusunu elle hesaplamaz, yanlış oran yüzünden de yanlış net tutara ulaşmazsınız. Oran seçeneklerle gelir; kayıtta ise sayı olarak durur.

Tutarı bir kez KDV dahil girmek, net ve KDV kırılımını sonradan her yerde tutarlı üretmenin tek güvenli yoludur.

Fatura numarası ve ETTN neden kayıtta durmalı

Her gider kaydında fatura numarası ve ETTN tutulur. ETTN, e-Faturayı benzersiz tanımlayan numaradır; aynı fatura numarasını farklı tedarikçiler de kullanabilir, ama ETTN tektir. Muhasebe eşleştirmesi için bu iki bilgi birlikte anahtardır.

Bunun pratik faydası şudur: muhasebe dönem sonunda 'bu faturanın karşılığı filo tarafında var mı' diye sorduğunda cevap, dağınık klasörlerde değil kayıtta durur. Tersine, filo tarafındaki bir harcamanın hangi faturaya dayandığı da aynı numaradan bulunur. İki taraf aynı anahtarla konuşur.

Dönem sonunda KDV raporu

Tutarlar KDV dahil saklandığı ve oran kayıtta durduğu için dönem bazında KDV kırılımı raporlanabilir: hangi gider kaleminde ne kadar KDV olduğu görünür. Muhasebe, filo tarafından bir sayı istediğinde bu sayı kişilerin hafızasından ya da elle toplanmış bir tablodan değil, tek bir raporlanabilir kaynaktan gelir. Mali müşavirinizle yapılacak bir kapanış konuşmasında aranan şey genellikle tam olarak budur.

Gelen e-Faturayı filo kaydına çevirmek

Asıl zahmet, gelen faturaları tek tek filo kaydına çevirmektir. vitaFleet'in e-Fatura aktarımı bunu üstlenir. Şirketinize gelen e-Faturaları e-Logo'dan okur, filoyla ilgili olanları bulur ve sizin onayınızla gider ya da servis kaydı olarak aktarır. Önemli bir ayrıntı: bağlantı salt okumadır, e-Logo'da hiçbir şey değiştirilmez.

Faturaları getirmek

Şirketi ve tarih aralığını seçip e-Logo'dan getirirsiniz; fatura kalemleri de birlikte alınır. Alt şirketli yapılarda her şirket kendi VKN'si ve web servis hesabıyla ayrı bağlanır, ayrı test edilir.

Filo ilgisi nasıl belirlenir

Gelen her fatura filoyla ilgili değildir; kırtasiye, gıda ya da yazılım aboneliği faturası filo gideri sayılmamalıdır. Sistem önerisini sırayla şu sinyallere bakarak verir:

• Kurallarınız: her şeyin önünde gelir.
• Faturada filodaki bir aracın plakası geçiyorsa filo ve araç olarak işaretlenir.
• Araca özgü kelimeler: lastik, balata, kasko, HGS, motorin gibi.
• Aynı tedarikçinin önceki faturalarına verdiğiniz kararlar.
• Filo dışı kelimeler: kırtasiye, gıda, yazılım gibi.

Öneri gerekçesiyle birlikte görünür; yani sistem 'bu filo gideri' derken nedenini de gösterir. Yanlış olanı satırdan düzeltirsiniz.

Servis kaydı mı, gider mi

Servis, bakım, lastik ve yedek parça türündeki araçlı faturalar, işaretli türlere göre servis kaydı olarak aktarılabilir. Bu fark önemlidir: sıradan bir gider yalnız maliyete yazılır; servis kaydı ise aracın geçmişine düşer, sayacı günceller ve bakım hatırlatıcısını ileri kaydırır. Servis km'si fatura notundan okunur; motor yağı ile yağ filtresi birlikte değiştirilmişse bu periyodik bakım sayılır.

Servis faturası aktarılınca kalemleriyle tamamlanmış bir iş emri açılır ve servis kaydı bu iş emrine bağlanır. Aracın açık bir arızası varsa aktarım onayında listelenir; bu servisle giderilenleri işaretlerseniz iş emrine bağlanıp giderildi olarak kapatılır.

Faturadaki km'ye güvenmeden önce

Faturadan okunan km, aracın sayaç geçmişiyle karşılaştırılır: fatura gününden önceki son okumadan büyük, sonraki günün ilk okumasından küçük olmalıdır. Çelişiyorsa satırda uyarı görünür; bu km sayaca işlenmez, servis kaydında uyarı notuyla kalır. Uyumlu km ise aracın sayacına iş emri okuması olarak işlenir. Böylece yanlış yazılmış tek bir km, aracın bakım hesabını bozmaz.

Özel durumlar

İade faturası

İade faturası gider değildir. Sistem uyarır ve 'belirsiz' der; yine de aktarırsanız maliyet ters yönde sayılır.

Birden çok araca kesilen fatura

Faturada filodaki birden çok aracın plakası geçiyorsa hepsi seçili gelir; satırdan araç ekleyip çıkarabilirsiniz. Tutar araçlara paylaştırılır ve her araca payıyla ayrı gider ya da iş emri ve servis kaydı açılır.

Lastik faturası

Lastik kalemleri aktarımda lastik envanterine kaydedilir: adet, marka, ebat ve sezon kalemden okunur, alış bedeli KDV dahil adet fiyatıdır. Fatura pozisyon yazmadığı için aktarım onayında lastiklerin hangi pozisyonlara takılacağını seçebilirsiniz; seçilen lastikler aktarımda araca takılı olarak kaydedilir.

Araç sonradan eklendiyse

Plakası filoya henüz girmemiş bir araca ait fatura, plaka filoda kayıtlı değil uyarısıyla araçsız kalır. Araç eklenince, Excel'den ya da GPS'ten aktarılınca ya da plakası düzeltilince araçsız bekleyen faturalar kendiliğinden yeniden eşleşir.

Yanlış aktardıysanız

Aktarılan sekmesinde faturayı seçip aktarımı geri alırsınız: oluşan kayıt silinir, fatura bekleyene döner, bakım hatırlatıcısı önceki haline gelir. Elle girdiğiniz kayıtlara dokunulmaz. Bu, onaylama sırasında rahat olmanızı sağlar; çünkü hata geri alınabilir.

Kural kurmak: aynı kararı bir kez vermek

Aynı tedarikçinin faturası hep aynı türdeyse her seferinde onaylamak zorunda değilsiniz. Tedarikçi kuralı VKN'ye göre çalışır: bu tedarikçinin faturaları hep sigorta ya da hep filo dışı gibi. İfade kuralı kalemde geçen kelimeye göredir: akü kelimesi geçerse yedek parça gibi; harf ve Türkçe karakter farkı gözetilmez. Faturada plaka yazmayan bir tedarikçinin faturaları hep aynı araca gidiyorsa kurala sabit araç da eklenebilir.

Tedarikçi kuralı ifade kuralından önce gelir, birden çok ifade uyarsa en uzunu geçerlidir. Kural eklendiğinde, kapatıldığında ya da silindiğinde bekleyen faturalar hemen yeniden değerlendirilir; aktarılmış faturalar ise değişmez. Kural kurmak yetkisi hesap sahibindedir.

Kim hangi faturayı görür

Faturalar hassas veridir. Tümünü hesap sahibi görür; diğer kullanıcılar yalnız kendilerine verilen tedarikçi, kategori ya da alt şirket kapsamındaki faturaları görür. Bu sayede servis sorumlusu servis faturalarını işlerken muhasebeye ait olanları görmek zorunda kalmaz.

Nereden başlamalı

Önce e-Logo bağlantısını kurup bir tarih aralığı çekin ve önerilere göz atın. İlk haftanın amacı hız değil, önerinin sizin tedarikçileriniz için doğru çalışıp çalışmadığını görmektir. Tekrarlayan kararlar için kuralları kurun; birkaç hafta sonra gelen faturaların büyük bölümü sizin dokunmadığınız hâlde doğru yere düşer. Muhasebe ile filo aynı fatura numarası ve ETTN üzerinden konuşmaya başladığında, dönem sonu mutabakatı da bir arama değil bir kontrol olur.