Genel bakış
Belediye ve Kamu filosunda neler değişir?
Karışık filo, çok lokasyon ve denetlenebilir kayıt.
Filonuza uygun demoTek sistemde karışık filo
Kamu ve belediye filosu en çeşitli olanıdır: binek araç, çöp kamyonu, süpürge aracı, iş makinesi, itfaiye ve ambulans gibi özel amaçlı araçlar bir arada çalışır. Her biri farklı sayaç, bakım aralığı ve belge setiyle gelir; çoğu kurumda bu bilgi fen işlerinde ayrı, destek hizmetlerinde ayrı tablolarda dağınık durur. vitaFleet her türü kendi teknik alanları ve bakım takvimiyle ama tek düzende tutar. Araç olmayan jeneratör, kompresör ve benzeri varlıklar ekipman olarak izlenir. Birimlerin ayrı tuttuğu envanter birleşir ve filonun bütünü tek ekranda görünür. Her tür için ruhsat sahibi, işleten, teknik özellikler ve belgeler kayıtta tutulur; böylece birimler arasında araç devri ya da yer değişikliği olduğunda bilgi yeniden toplanmaz, aynı kayıt yeni birime taşınır.
- Binek, ağır vasıta, iş makinesi ve özel araç bir arada
- Araç dışı varlıklar ekipman olarak
- Mevcut envanter Excel'den toplu aktarılır
Denetlenebilir, geri izlenebilir kayıt
Kamuda kim, ne zaman, neyi, neden değiştirdi sorusunun cevabı her an hazır olmalıdır; iç denetim ya da bir inceleme geriye dönük iz ister. vitaFleet alan bazında değişiklik geçmişi tutar: bir plaka, maliyet ya da belge tarihi değiştiğinde değişikliği yapan kişi ve zaman kayda yazılır; toplu güncellemeler de Son Yapılan İşlemler'e düşer. Araçlar silinmez, arşivlenir; hizmet dışı kalan bir aracın geçmişi ve maliyeti raporlarda durmaya devam eder. Denetim istendiğinde kaydı sonradan derlemezsiniz, zaten oluşmuş halde bekler. Alan bazında geçmiş sayesinde yanlış girilen bir değerin ne zaman ve kim tarafından düzeltildiği de görülür. Kayıtlar kişiye ve zamana bağlı olduğu için hesap verebilirlik sonradan kurulmaya çalışılan bir süreç olmaz.
- Alan bazında, kişi ve zaman damgalı değişiklik geçmişi
- Toplu işlemler de günlüğe yazılır
- Araçlar silinmez, arşivlenir
Müdürlük ve birim bazında ayrım
Araçlar müdürlük, bölge, şube ya da hizmet birimi gruplarına ayrılır; her birim kendi araçlarını görürken yönetim tüm filoyu tek raporda karşılaştırır. Belediye ya da kurum birden çok bağlı şirket ve birimle çalışıyorsa alt şirket yapısı kullanılır; raporlar ve panel tek şirkete göre süzülebilir. Birim başına harcama, bakım uyumu ve araç kullanımı yan yana konduğunda hangi birimin filosunun daha pahalı ya da daha ihmal edilmiş olduğu görünür. Bütçe ve yatırım kararları bu ayrımla verilir. Aynı yapı bütçe dönemi sonunda da işe yarar: dönem aralığı seçilerek her birimin yakıt, servis ve gider toplamı alınır, karşılaştırma tek tabloda yapılır ve ayrıntıya inilen kayıtlar tek tıkla açılır.
- Müdürlük, bölge ve hizmet birimi grupları
- Alt şirket bazında panel ve rapor
- Birimler arası maliyet karşılaştırması
Kişi, rol ve erişim
Kurumda aracı kullanan, bakımı yapan ve raporu okuyan kişiler aynı yetkiye sahip olmamalıdır. Kişiler çalışan, sürücü, teknisyen ve tedarikçi irtibatı olarak sınıflandırılır; e-posta ile hesap açılır ve rol atanır. Sahip ve Filo Yöneticisi her şeyi düzenler, Sürücü yalnızca kendi kayıtlarını görür, Salt Okunur rol yalnızca okur. Denetçi ya da üst yönetim için okuma yetkisi vermek, kayıtları değiştirme riski taşımadan bilgi paylaşmanın yoludur. Ehliyet, SRC, psikoteknik ve sağlık raporu süreleri de kişi kaydında izlenir. Sürücü atama kaydı sayesinde aracın hangi tarihte kimin kullanımında olduğu da kayıtlıdır. Sürücü sertifikalarının sürelerini de kişi yenilemelerinden izlemek, yetkisiz ya da süresi geçmiş sürücüyle araç çıkmasını önlemeye yardım eder.
- Dört rol: Sahip, Filo Yöneticisi, Sürücü, Salt Okunur
- Sürücü yalnız kendi kayıtlarını görür
- Ehliyet ve SRC süreleri kişi kaydında
Belge ve muayene uyumu
Araç muayenesi, zorunlu sigorta, kasko ve varsa yetki belgeleri tek yerden süreleriyle izlenir; belge taramaları kayda eklenir. Kamu aracının belgesiz çalışması hem hukuki sorumluluk hem de kamuoyu önünde itibar riski taşır. Süreler dolmadan bildirim üretildiği için takip bir memurun takvimine değil sisteme bağlanır. Bildirim kanalı uygulama içi, e-posta ya da ikisi birden seçilebilir; bildirim kaydın izleyicisine, yoksa aracın izleyicisine, o da yoksa yöneticilere gider. Böylece belge süresi birimde unutulsa bile yönetim haberdar olur. Muayene yaklaşan araçlar liste filtresiyle tek ekranda toplanır; bu liste kayıtlı görünüm olarak saklanıp her hafta aynı yerden açılabilir. Süresi geçen belge kritik bildirim olarak öne çıkar ve kayıtlarda sorumlusu görünür.
- Muayene, sigorta ve yetki belgesi süreleri
- Kaydın izleyicisine, yoksa yöneticilere bildirim
- Belge taraması araç kaydında
Yakıt disiplini ve taşıt tanıma mutabakatı
Kamu filolarında en çok sorgulanan kalemlerden biri yakıttır; taşıt tanıma ya da fiş bazlı dolumlarda tüketim ve tutar kolayca izden çıkar. Dolum kayıtlarından araç bazında gerçek tüketim hesaplanır; depo kapasitesini aşan, kısa sürede ikinci kez yapılan ve aracın olağan tüketiminin belirgin üstüne çıkan dolumlar gerekçesiyle Yakıt Anomalileri'nde toplanır. UTTS dökümü kendi dolum kayıtlarınızla eşleştirilir; eşleşmeyen satırlar sessizce kaybolmaz, incelemeye düşer. Birim fiyat alım günündeki EPDK fiyatıyla karşılaştırılır. Dolum kaydında kişisel kullanım işaretlenebilir; işaretli dolumlar kurallara girmez. Böylece inceleme listesi gerçekten sorgulanması gereken satırlarda toplanır ve tutarsızlık varsa nedeni dolum bazında kayda yazılır.
- Araç bazında gerçek tüketim
- Her anomali gerekçesiyle; Normal ya da Şüpheli kararı
- UTTS dökümü eşleştirmesi
- EPDK fiyatıyla karşılaştırma
Bakım, arıza ve tedarikçi kaydı
Kamu araçları sıklıkla dış servislerde bakıma girer; iş, tedarikçi ve maliyet bağlantısı kaybolursa harcamanın karşılığı sorgulanır hale gelir. Arıza kaydı sürücü ya da birim tarafından açılır, önceliklendirilir ve iş emrine dönüşür; iş emrinde parça, işçilik ve tedarikçi tek kayıtta toplanır. Tedarikçi, VKN ve vergi dairesiyle tanımlanır; e-Fatura aktarımı VKN üzerinden eşleşir ve servis kalemleri kayda düşer. Yapılan iş kapandığında aracın servis geçmişine yazılır, aynı araçta tekrar eden arıza örüntüyle görünür. Servis görevleri kataloğundaki ortak adlar sayesinde farklı birimlerin aynı işi farklı adlarla yazması önlenir; raporlar bu adlarla gruplandığı için hangi işin en çok tekrarlandığı net okunur.
- Arızadan iş emrine tek akış
- Tedarikçi VKN ile e-Fatura eşleşmesi
- Araç servis geçmişi ve tekrar eden arıza
Şeffaf raporlama
Hazır raporlar harcama, bakım, arıza, yakıt, yenileme ve muhasebe başlıklarında tablo olarak açılır; tarih aralığı çubuğuyla bu ay, geçen ay ya da bu yıl gibi dönemler seçilir. Araç bazlı maliyet, km başına maliyet, işletme maliyeti ve KDV kırılımı yönetime, meclis komisyonuna ya da denetime aynı kaynaktan sunulur. Veri tek yerden geldiği için farklı birimlerin farklı rakam vermesi sorunu ortadan kalkar. Gelişmiş Analitik grafiklerle maliyet trendini ve planlı bakım oranını gösterir. Tarih aralığı çubuğu, iç denetim ya da meclis sunumu için hazırlık süresini kısaltır. Panel de kuruma özel kartlarla düzenlenebildiğinden yönetici her sabah kendi önceliklerini görür.
- Standart raporlar ve tarih aralığı kısayolları
- Araç bazlı ve km başına maliyet
- Alt şirket bazında grafikli analiz
Odak alanları
Bu sektörde neyi kapsıyoruz?
- Karışık filo: binek, ağır vasıta, ekipman
- Müdürlük ve birim grupları
- Alt şirket yapısı
- Değişiklik geçmişi ve etkinlik günlüğü
- Rol bazlı erişim
- Muayene ve sigorta takibi
- UTTS ve yakıt anomalileri
- Toplu veri aktarımı
Nasıl başlarsınız
Kurulumdan ilk rapora
Envanteri aktarın
Mevcut araç listesini Excel'den içe aktarın; araçlar ve ekipmanlar ayrı listelerde toplansın. Plaka, tür ve teknik bilgi tek seferde gelir, ardından eksikleri tamamlarsınız. Aktarım sonrasında eksik alanlar toplu düzenlemeyle tamamlanır, yinelenen kayıtlar kontrol edilir.
Birimlere ayırın
Müdürlük, bölge ya da hizmet birimi bazında gruplayın. Bağlı şirketleriniz varsa alt şirket olarak tanımlayın; her birim kendi araçlarını, yönetim hepsini görsün. Gruplama bir kez yapıldığında rapor, panel ve liste süzgeçleri bu yapıya göre çalışır.
Kişileri ve rolleri verin
Sürücü, teknisyen ve yöneticileri kişi olarak ekleyin, e-posta ile hesap açıp rol atayın. Denetçi ya da üst yönetim için Salt Okunur erişim tanımlayın. Hesap açılmayan kişi bildirim e-postası almayacağı için sorumluları kişi kaydında doğru tanımlamak önemlidir.
Uyumu ve yakıtı izleyin
Muayene, sigorta ve yetki belgesi sürelerini tek yerden takip edin. UTTS dökümünü yükleyip dolum kayıtlarıyla eşleştirin, anomali listesini birim bazında inceleyin. Başarısız ya da eşleşmeyen satırlar incelemeye düşer; kararlar dolum bazında kayıtlı kalır.
Denetime hazır olun
Her değişiklik kim, ne zaman, hangi alan bilgisiyle günlüğe yazılır. Standart raporlar tarih aralığıyla alınır; araçlar silinmediği için eski kayıtlar da raporlarda kalır. Denetçi için Salt Okunur hesap açmak, kayıtları değiştirme riski olmadan erişim sağlar.
Sık sorulanlar
Alan bazında değişiklik geçmişi tutulur; kim, ne zaman, hangi alanı değiştirdi kayıt altındadır. Toplu işlemler Son Yapılan İşlemler'e yazılır. Araçlar silinmez, arşivlenir; bu yüzden hizmet dışı aracın geçmişi ve maliyeti de raporlarda görünmeye devam eder. Hangi değişikliğin hangi kullanıcı tarafından yapıldığı da etkinlik kaydında görülür; ayrıca belge ve yorumlar kayıtlara eklenir.
Diğer sektörler
Filonuz başka bir alanda mı?
Sektör
Perakende ve Dağıtım
Yoğun şehir içi kullanımda tüketim ve sık bakım.
Sektör
Üretim ve Sanayi
Fabrika içi forklift ve iş makinesinden sevkiyat filosuna tek düzen.
Sektör
Araç Kiralama
Kiralama sözleşmesi, km aşımı, hasar ve hasarsızlık kademesi.
Sektör
Lojistik ve Nakliye
Çekici ve dorsede K belgesi, muayene, HGS ve sefer maliyeti.
Sektör
Personel Taşımacılığı
Servis filosunda sürücü belgeleri ve atama geçmişi.
Sektör
Öğrenci Taşımacılığı
Okul servislerinde belge, rehber personeli ve günlük araç kontrolü.
Sektör
İnşaat ve Hafriyat
İş makinelerinde takvim bazlı bakım ve şantiye zimmeti.
Belediye ve Kamu filonuza uygun bir demo hazırlayalım
Birkaç bilgi alıp en geç bir iş günü içinde dönüş yapıyoruz — kurulum ücreti yok.