vitaFleet
Demo talep et

Bakım Yönetimi

Bakım hatırlatıcıları km ve ay periyoduyla çalışır; hangisi önce dolarsa vade odur. Aynı plandaki araçlar için hatırlatıcıları tek tek kurmazsınız: servis programı ya da kurala göre toplu uygulama yeterlidir. Vadesi gelen iş, iş emrine dönüşür; kapandığında servis geçmişine düşer ve hatırlatıcı kendiliğinden ileri kayar.

Demo talep etEkranları gez
vitaFleet — Bakım Yönetimi

0

Hatırlatıcı durumu

Gecikmiş, Yaklaşıyor, Planlı

0

İş emri durumu

Açık, Devam Ediyor, Tamamlandı

0

Onarım öncelik sınıfı

Planlı, Plansız, Acil

0

Bildirim kanalı seçeneği

E-posta + uygulama içi, yalnız e-posta, yalnız uygulama içi, kapalı

Bakım Yönetimi içinde neler var?

Çözümü oluşturan ekranlar ve her birinde yapılanlar aşağıda sırayla anlatılıyor.

Ekran

Bakım Hatırlatıcıları

Periyodik bakımın ne zaman geleceğini izler. Her kayıt bir araç ve bir servis görevinden oluşur; periyot sayaç aralığı, zaman aralığı ya da ikisiyle tanımlanır. Vade hesabı aracın güncel sayacından ve son servis tarihinden yapılır; kalem Gecikmiş, Yaklaşıyor ya da Planlı olarak işaretlenir. Listede Araç Tipi, Marka / Model, Model Yılı ve Grup sütunlarını ⚙ ile açıp aynı alanlarla süzebilirsiniz. Eski kayıtlarda hatırlatıcı güncel değilse 'Servis kayıtlarından güncelle' düğmesi vardır.

Periyot
Zaman Aralığı ve Sayaç Aralığı bölümlerinden km, ay ya da ikisi birden girilir. Hangisi önce dolarsa vade odur.
Yaklaşan eşiği
Yaklaşıyor durumu km ya da gün eşiğine girince başlar; eşik hatırlatıcı formunda ayrıca belirlenir.
Sonraki vade
İlk vadeyi elle vermek isterseniz sonraki vade tarihi ve sayacını belirleyebilirsiniz; aksi hâlde vade hesaplanır.
Bildirimler
Formdaki 'Bildirimleri aç' seçeneği ve izleyiciler bildirimin kime gideceğini belirler. İzleyici yoksa bildirim aracın izleyicilerine, o da yoksa yöneticilere gider.

Ekran

Toplu ve Kurala Göre Hatırlatıcı

Araç tipi, marka, model, model yılı ve gruba göre aynı hatırlatıcıyı tek seferde açar. Kriterleri seçtiğinizde uyan araç sayısı ve listesi anında görünür; aynı görev ve periyot hepsine uygulanır. Kuralı saklarsanız sonradan kritere uyan araçlara da hatırlatıcı kendiliğinden eklenir. Örneğin tip olarak yalnız Minibüs seçilirse tüm minibüsler, buna 2015–2020 model yılı eklenirse o yıllardaki minibüsler, model olarak Sprinter eklenirse yalnız Sprinter minibüsler uyar. Yeni eklenen ya da Excel ve GPS ile aktarılan araçlar da kurala dahil edilir.

Kriterler
Araç tipi, marka, model, model yılı aralığı ve grup (alt gruplar dahil). Bir kriterde çoklu seçim 'herhangi biri', kriterler arası 'hepsi' demektir.
Atlanan araçlar
Seçilen görevin hatırlatıcısı zaten olan araç atlanır; kaç aracın atlandığı sonuçta yazılır. Böylece iki kez aynı hatırlatıcı oluşmaz.
Kurallar sayfası
Kural durdurulabilir, şimdi uygulanabilir ya da silinebilir; silerken oluşturduğu hatırlatıcıların kalıp kalmayacağı sorulur.
Dışlananlar
Arşivlenmiş ve satılmış araçlar kurallara dahil edilmez; model yılı girilmemiş araç yıl kriterine uymaz.

Ekran

Servis Programları

Aynı bakım planına giren görevleri periyotlarıyla tek programda toplar. Programa araç eklediğinizde tüm hatırlatıcılar otomatik kurulur. Programdaki periyodu değiştirmek, bağlı bütün araçların hatırlatıcılarını günceller; böylece her aracı tek tek düzenlemezsiniz. Programlar listesinden açılan her program, kapsamı ve görev satırlarıyla birlikte görünür. Servis görevlerinin varsayılan periyotları program kurarken hazır gelir.

Program tanımı
Program adı, açıklama ve kapsam girilir; 'Program aktif' seçeneğiyle programı devreye alır ya da durdurursunuz.
Görev satırları
Her satırda servis görevi, sayaç periyodu, zaman periyodu ve yaklaşma eşikleri bulunur; birimler ayrı seçilir.
Araç uygulama
Programa eklenen araç için görevlerin hatırlatıcıları kendiliğinden açılır; tek yerden güncelleme tüm araçlara yansır.
Uyum raporu
Bakım Uyum Raporu hatırlatıcı başına zamanında ve gecikmiş tamamlamayı gösterir; görev ve araç süzgeçleriyle daraltılabilir.

Ekran

Servis Görevleri

Yağ değişimi, hava filtresi, lastik değişimi gibi bakım kalemlerinin kataloğudur. Hatırlatıcılar, iş emri kalemleri ve servis kayıtları aynı görev adlarını kullanır; raporlar bu adlarla gruplanır. Göreve varsayılan periyot ve tahmini süre ile maliyet girilebilir. Görevin adı raporlarda, hatırlatıcılarda, iş emri kalemlerinde ve e-Fatura eşlemesinde kullanılır; bu yüzden adlandırma tutarlı olmalıdır. Görev eklemek için Servis Görevleri ekranında 'Görev ekle' kullanılır.

Katalog
Açık ve tutarlı görev adları verin. Servis Görevi Kullanımı raporu hangi görevin kaç kez uygulandığını ve toplam maliyetini gösterir.
Varsayılan periyot
Göreve km ya da ay periyodu verirseniz hatırlatıcı kurarken hazır gelir; araç bazında değiştirilebilir.
Tahmin
Tahmini süre ve maliyet iş emrinde ön dolu gelir; bütçe ile gerçekleşen karşılaştırılır.
e-Fatura eşlemesi
Fatura kalemleri önce sizin görev adlarınızla eşlenir; tanımlı olmayan hazır görev aktarımda eklenir.

Ekran

İş Emirleri

Yapılacak bakım ya da onarım işinin kaydıdır: kalemler, işçilik, parça, tedarikçi ve tutar. Durum Açık, Devam Ediyor ve Tamamlandı olarak ilerler. Tamamlanan iş emri servis geçmişine düşer ve kalemlerindeki görevlerin bakım hatırlatıcılarını ileri sarar. İş emri formunda araç ve tedarikçi seçim kutularından '+ Yeni Tanımla' ile kayıt ekleyebilir, fotoğraf ve belge yükleyebilirsiniz. Garantili iş için iş emri açarken uyarı alırsınız; kapsam içindeki işi ücretli yaptırmamanız için bu bilgi gösterilir.

Detaylar
Araç, durum, düzenleyen, atanan, tedarikçi, planlanan ve gerçek başlangıç ile bitiş tarihleri, başlangıç ve bitiş sayacı girilir.
Öncelik sınıfı
Onarım Öncelik Sınıfı işi Planlı, Plansız ya da Acil olarak sınıflandırır. Planlanan başlangıç hatırlatması isteğe bağlıdır.
Kalemler
Her kalem bir servis görevi, işçilik ve parça satırıdır. Stoktan eklenen parça stoktan düşer; tutarlar KDV dahil saklanır.
Arıza ve fatura
İş emrine arızalar bağlanır, tamamlanınca birlikte kapanır. Fatura no, PO no ve ETTN muhasebe eşleştirmesi için tutulur.

Ekran

Servis Geçmişi ve Son İşlemler

Yapılmış bakım ve onarımların kaydıdır. İş emri tamamlanınca ya da servis faturası e-Fatura'dan servis kaydı olarak aktarılınca oluşur. Her kalem bir servis görevine bağlandığı için 'hava filtresi en son ne zaman değişti' sorusu doğrudan cevaplanır; Son Yapılan İşlemler raporu bunu plaka bazında gösterir. Tamamlanan iş emirleri ve maliyetleri Raporlar bölümündeki Servis Geçmişi raporunda araç, tedarikçi ve tarih süzgeçleriyle listelenir. Araç detayında Servis Geçmişi sekmesi aynı kayıtları tek aracın bakışıyla verir; her kalemin görevi ve tutarı görünür.

Kaynak
Servis kaydı iş emri tamamlanınca ya da e-Fatura aktarımında 'Servis kaydı' seçilince oluşur; kalemler servis görevlerine eşlenir.
Son işlemler
Rapor plaka × işlem bazında son tarihi, kaçıncı km'de yapıldığını ve üzerinden geçen süreyi verir.
Sayaç okuması
Servis kaydına girilen sayaç aracın güncel sayacını da günceller; geriye giden okuma kabul edilmez.
Gecikmiş bakımlar
Raporlar bölümündeki Gecikmiş Bakımlar raporu vadesi geçmiş hatırlatıcıları görev, araç ve durum süzgeçleriyle listeler.

Vade takibi

Periyot tanımından gecelik bildirime kadar vade nasıl işler

Filo yöneticisi bir araç için yağ değişimi hatırlatıcısı açar ve hem sayaç aralığını hem zaman aralığını girer. Sistem aracın güncel sayacından ve son servis tarihinden vadeyi hesaplar; hangisi önce dolarsa o esas alınır. Şehir içinde çalışan araçta çoğunlukla ay, uzun yolda km önce dolar. Yakıt, servis ve muayene kayıtlarıyla sayaç ilerledikçe vade yeniden hesaplanır. Eşiğe girince kalem Yaklaşıyor, vade geçince Gecikmiş olur ve gecelik bildirim üretir. Bildirim hatırlatıcının izleyicisine, yoksa aracın izleyicilerine, o da yoksa yöneticilere gider. İşin kapanışıyla hatırlatıcı ileri sarar. Listede Araç Tipi, Marka / Model, Model Yılı ve Grup sütunlarını ⚙ ile açıp aynı alanlarla süzebilirsiniz. Eski kayıtlarda hatırlatıcının güncellenmediği görülürse 'Servis kayıtlarından güncelle' düğmesi vardır.

  • Çift periyot. Km ve ay birlikte tanımlanır; hangisi önce dolarsa vade odur, bu yüzden ikisini ayrı ayrı takip etmek gerekmez.

  • Üç durum. Gecikmiş, Yaklaşıyor ve Planlı durumları listede ayrı görünür; gecikmiş ve yaklaşan kalemler gecelik bildirim üretir.

  • Bildirim zinciri. Hatırlatıcıda izleyici yoksa aracın izleyicileri, o da yoksa organizasyon yöneticileri bilgilendirilir; izleyiciyi kendiniz belirleyebilirsiniz.

  • Aracın sorumlusu. Aracın sorumlusunu izleyici yapmak, vade bildirimlerinin yöneticiler yerine doğrudan işi takip eden kişiye gitmesini sağlar.

Toplu uygulama

Aynı bakım planını doğru araçlara tek seferde açın

Filoda 2015 ile 2020 arası model yılına sahip Sprinter minibüsleri için ortak bir bakım planı olsun. Yönetici '+ Toplu / Kurala Göre' ekranında araç tipi olarak Minibüs, model yılı olarak 2015–2020 ve model olarak Sprinter seçer; uyan araç sayısı ve listesi anında görünür. Görevi ve periyodu seçip uygular. Hatırlatıcısı zaten olan araçlar atlanır ve kaç aracın atlandığı sonuçta yazılır. Kuralı saklarsa Excel ya da GPS ile sonradan gelen, kritere uyan araçlara da hatırlatıcı kendiliğinden açılır. Planın tamamını tek paket olarak yönetmek isterse servis programını kullanır. Arşivlenmiş ve satılmış araçlar kurallara dahil edilmez; yılı girilmemiş araç ise model yılı kriterine uymaz. Bu yüzden önizleme listesini uygulamadan önce kontrol etmek yararlıdır.

Toplu hatırlatıcı önizlemesi

Toplu hatırlatıcı önizlemesi

  • Anında önizleme. Kriter seçildikçe uyan araç sayısı ve araç listesi anında güncellenir; uygulamadan önce hangi araçların etkileneceğini görürsünüz.

  • Kural saklama. Saklanan kural yeni eklenen ya da kritere uyar hâle gelen araçlara da uygulanır.

  • Kuralı yönetin. Kurallar sayfasında kural durdurulur, şimdi uygulanır ya da silinir; silerken hatırlatıcıların kalıp kalmayacağı ayrıca sorulur.

  • Programla güncelleme. Servis programında periyodu değiştirince programa bağlı tüm araçların hatırlatıcıları güncellenir; tek tek düzenleme gerekmez.

İş emri akışı

Vadesi gelen bakım iş emriyle kapanır

Gecikmiş bakım listesinde bir kalem görüldüğünde yönetici araç için iş emri açar; tedarikçiyi ya da teknisyeni seçer, öncelik sınıfını belirler ve kalemleri girer. Her kalem bir servis görevi ile işçilik ve parçadan oluşur; stoktan eklenen parça stoktan düşer. Servis bitince iş emri Tamamlandı yapılır. Aynı anda kayıt servis geçmişine düşer, kalemlerdeki görevlerin bakım hatırlatıcıları son tarih ve km ile ileri kayar. Bağlı arızalar birlikte kapanır. Bakım periyodunun büyük kısmı kalmışken yapıldıysa yöneticilere Erken yapılan işlem bildirimi gider; eşik Ayarlar'dan değişir. Tutarlar KDV dahil saklanır; KDV oranı girildiğinde net ve KDV kırılımı hesaplanır. Fatura no ve ETTN kayıtta tutulur, muhasebe eşleştirmesi bunlarla yapılır.

  • Servisten hatırlatıcıya. Tamamlanan iş emri, aracın aynı görevli bakım hatırlatıcısını otomatik tamamlar; son tarih ve km güncellenir, vade yeniden hesaplanır.

  • Erken işlem bildirimi. Varsayılan eşik, aralığın yüzde 20'si ya da daha fazlası kalmışken yapılan bakımdır.

  • Geçmiş kayıtlar. Hatırlatıcı eski kayıtlarla senkron değilse hatırlatıcılar ekranındaki 'Servis kayıtlarından güncelle' düğmesi geçmiş servis kayıtlarını esas alır.

  • Fatura yolu. e-Fatura'dan servis kaydı olarak aktarılan fatura da kalemlerindeki görevlere göre bakım hatırlatıcısını ileri sarar.

Kapsam

Bu çözümde neler var?

Ayrı modül almadan, hepsi aynı hesapta ve aynı veriyle çalışır.

  • Km ve ay periyodu birlikte
  • Gecikmiş, yaklaşan ve planlı durumlar
  • Toplu ve kurala göre hatırlatıcı
  • Servis programları
  • Servis görevleri kataloğu
  • İş emirleri ve kalemler
  • Servis geçmişi
  • Son Yapılan İşlemler raporu
  • Bakım Uyum Raporu
  • İzleyici bazlı bildirim

Nasıl ilerler

Kurulumdan günlük kullanıma

Görevleri tanımlayın

Servis görevleri kataloğunu kurun: yağ değişimi, hava filtresi, lastik değişimi gibi açık ve tutarlı adlar verin. İsterseniz her göreve varsayılan km ve ay periyodu ile tahmini süre ve maliyet girin.

Sık sorulanlar

İkisi birden tanımlanabilir; hangisi önce dolarsa vade odur. Şehir içinde çalışan araçta genellikle ay, uzun yolda km önce dolar. Vade, aracın güncel sayacı ve son servis tarihinden hesaplanır; sayaç ilerledikçe yeniden hesaplanır. Ekipmanlar için ayrı bir hatırlatıcı ekranı vardır.

Diğer çözümler

Filonuzu birkaç günde tek ekrana taşıyın

Demo talep edin; filonuza uygun bir ortam hazırlayıp verinizi aktarmanıza yardımcı olalım.

Demo talep etİletişim