vitaFleet
Demo talep et

Maliyet Kontrolü

Yakıt, servis, geçiş, ceza ve diğer giderler aynı araç kaydında toplanır. Km başına maliyet, işletme maliyeti, amortisman ve KDV kırılımı hazır raporlarla okunur; yakıt anomalileri gerekçesiyle gösterilir, yenileme analizi hangi aracın pahalıya geldiğini kayıtla ortaya koyar. Ay sonunda paranın nereye gittiği tek yerden izlenir. Böylece kararlar hisle değil, araca bağlı kayıtla verilir.

Demo talep etEkranları gez
vitaFleet — Maliyet Kontrolü

0

Hazır rapor

Araç, bakım, arıza, muayene, yakıt, parça, yenileme, gider ve muhasebe başlıklarında

0

Yakıt anomalisi kuralı

Depo aşımı, kısa sürede dolum, geri sayaç, aşırı tüketim ve pahalı alım

0

İşletme maliyeti kalemi

Yakıt, servis, gider ve geçiş, araç bazında ayrı sütunlarda

0

Yenileme önerisi

Kullanıma devam, İzlemede ve Değiştir

Maliyet Kontrolü içinde neler var?

Çözümü oluşturan ekranlar ve her birinde yapılanlar aşağıda sırayla anlatılıyor.

Ekran

Yakıt Geçmişi

Her dolum araca, tarihe, istasyona ve sayaç okumasına bağlı bir kayıt olarak tutulur. Dolum girildiğinde sayaç güncellenir, tüketim ve maliyet hesapları bu kayıtlardan beslenir. Kişisel dolum ya da kısmi dolum gibi durumlar kayıtta işaretlenir; böylece filo maliyeti ve tüketim hesapları gerçeği yansıtır, şişirilmez. Liste araca ve tarih aralığına göre süzülür; üstteki toplamlar aynı aralıktan hesaplanır, hesapların hangi kayda dayandığı satırdan görülür.

Dolum formu
Tarih, tedarikçi/istasyon, referans, sayaç okuması ve konum alanlarıyla dolum girilir; hacim birimi litre ya da galon seçilebilir.
Kişisel kullanım
Kişisel olarak işaretlenen dolum filo maliyetine sayılmaz ve yakıt anomalisi kurallarının hiçbirine girmez.
Kısmi dolum
Depoyu doldurmadığınız alımı kısmi işaretleyin; tüketim hesabı yalnızca tam dolumlar arasında yapılır ve sapma üretmez.
Tüketim sıfırlama
Sayaç değişimi gibi durumlarda Tüketim sıfırla seçeneği tüketim zincirini yeniden başlatır; eski okuma yeni hesabı bozmaz.

Ekran

Yakıt Anomalileri ve Fiyat Karşılaştırması

Dolum kayıtlarından şüpheli durumları otomatik bulur ve her birini gerekçesiyle gösterir. Fiyat Karşılaştırması ise her alımı alım günündeki EPDK bayi fiyatıyla kıyaslar. Böylece pahalı alınan dolum ya da depoya sığmayan miktar, sürücüye sorulacak somut bir rakamla ortaya çıkar. Normal denen anomali listeden düşer, şüpheli olanlar ayrı sekmede toplanır; karar dolum ve kural bazında verilir.

Beş kural
Depo kapasitesini aşan dolum, kısa sürede ikinci dolum, geriye giden sayaç, aşırı tüketim ve pahalı alım ayrı ayrı denetlenir.
Önem derecesi
Her anomali uyarı ya da kritik olarak sınıflanır; kritik olanlar önce incelenir, gerekçe satırın içinde yazar.
Normal ya da şüpheli
Her anomaliyi Normal veya Şüpheli işaretlersiniz; normal denenler İncelenecek listesinden düşer, şüpheliler ayrı sekmede toplanır.
EPDK referansı
Entegrasyonlar'dan EPDK Akaryakıt Fiyatları bağlanınca motorin, benzin ve otogaz günlük fiyatı gelir; referans Excel ile de yüklenebilir.

Ekran

Geçişler ve Trafik Cezaları

HGS ve OGS ekstresi dosyadan yüklenir, geçişler araç kartındaki etiket numarasından araca, geçiş anındaki atamadan sürücüye bağlanır. Trafik cezaları ihlal ve tebligat tarihiyle kaydedilir. İkisi de araç maliyetinde kendi kalemi olarak görünür; ceza ve geçiş ay sonunda sahipsiz bir gider olarak kalmaz. Ekstre yüklemesi sütun eşleştirmeyle yapılır, ceza kaydı ise tebligat fotoğrafından da doldurulabilir.

Ekstre yükleme
PTT/HGS ya da banka ekstresi yüklenir, sütunlar eşleştirilir; gg.aa.yyyy tarih ve virgüllü tutar doğru okunur.
Araçsız geçişler
Etiket numarası tanımlı olmayan araçların geçişleri Araçsız sekmesinde bekler; araç kartına etiket girilince eşleşir.
Ceza kaydı
İhlal tarihi, tebligat tarihi, madde, ceza puanı, tutar, durum ve ödeme tarihi girilir; tebligat fotoğrafından da doldurulabilir.
İndirim takibi
İndirimli tutar ve indirim son günü girilirse İndirim Süresi Sürüyor sekmesinde listelenir; son gün yaklaşınca listede uyarı çıkar.

Ekran

Gider Geçmişi

Yakıt ve servis dışındaki sigorta, kasko, vergi, otopark, temizlik gibi giderler burada tutulur. Tutar KDV dahil girilir, KDV oranı seçilirse matrah ve indirilecek KDV geri hesaplanır. Fiş ya da faturanın görseli gidere eklenir; gider ve belge aynı kayıtta, aracın altında durur. Listenin üstündeki çubukla giderler gider tarihine göre süzülür; toplam ve tür kutuları aynı aralıktan hesaplanır.

Tekrarlayan gider
Tek Seferlik, Aylık Tekrar ve Yıllık Tekrar seçeneklerinden biri verilirse sigorta ve vergi gibi kalemleri her dönem elle girmezsiniz.
Gider türleri
Türler firmanıza özeldir; Ayarlar'dan eklenir, adlandırılır, pasife alınır. Servis kaydı sayılacak türü ayrıca işaretlersiniz.
Türkiye alanları
KDV oranı, fatura numarası ve ETTN girilir; bu alanlar sahip olma maliyetine ve KDV raporuna girer.
Fiş ve fatura
Bir ya da birden çok görsel veya PDF eklenir, belgeler Belgeler listesinde de görünür; liste ataç simgesiyle belge sayısını gösterir.

Ekran

Maliyet ve Muhasebe Raporları

Standart Raporlar altında maliyet için hazır tablolar bulunur: araç bazlı maliyet, km başına maliyet, işletme maliyeti özeti, şirket bazlı maliyet, amortisman tablosu ve KDV kırılımı. Tarih aralığı çubuğuyla dönem seçilir, sayısal sütunlar altta toplanır. Gelişmiş Analitik ise aynı verileri grafiklerle gösterir. Aralık bağlantıda saklanır; bağlantıyı paylaştığınız kişi aynı dönemi görür, böylece ay sonu toplantısında herkes aynı rakama bakar.

İşletme maliyeti
Araç başına yakıt, servis, gider ve geçiş tutarları ayrı sütunlarda, yanında toplamla listelenir; Şirket Bazlı Maliyet aynısını alt şirkete göre verir.
Km başına maliyet
Araç başına toplam maliyet, dönemdeki sayaç okumalarından hesaplanan katedilen km'ye bölünür ve ₺/km sütununda gösterilir.
Amortisman ve KDV
Amortisman tablosu aylık tutarı, birikmişi ve net defter değerini verir; KDV kırılımı ay bazında KDV dahil, matrah ve indirilecek KDV'yi gösterir.
Gelişmiş Analitik
Döneme ve alt şirkete göre toplam ve araç başına maliyet, katedilen km, planlı bakım oranı ve aylık maliyet trendi grafiklerle izlenir.

Ekran

Yenileme Analizi

Her aracın yaşını, toplam sayacını, birikmiş bakım maliyetini ve km başına maliyetini tek tabloda toplar, buna göre Kullanıma devam, İzlemede ya da Değiştir önerisi üretir. Karar tahmine değil, araca bağlı gider ve iş emri kayıtlarına dayanır. Tedarikçi araçları analiz dışında tutulur. Doğru sonuç için araçlarda model yılı, sayaç ve gider kayıtları eksiksiz girilmiş olmalıdır; eksik veri öneriyi zayıflatır.

Üç öneri
Sayfanın üstündeki kutular değiştirilmesi önerilen, izlemedeki ve kullanıma devam eden araç sayısını ayrı ayrı gösterir.
Maliyet kaynağı
Kümülatif maliyet, araca bağlı tüm giderleri, iş emri kalemlerini (işçilik ve parça) ve bağımsız servis kayıtlarını kapsar.
Tablo sütunları
Araç, yaş, toplam sayaç, kümülatif bakım maliyeti, km başına maliyet ve öneri sütunları aynı satırda okunur.
CSV dışa aktarma
Tablo Dışa Aktar (CSV) düğmesiyle indirilir; bütçe ve yenileme planlamasında dosya olarak kullanılabilir.

Yakıt denetimi

Pahalı ve şüpheli dolumları sürücüye sormadan önce rakamla yakalayın

Ay başında filo yöneticisi Yakıt Anomalileri ekranını açar. Liste dolumları kritik ve uyarı olarak ayırır; her satırda neden şüpheli bulunduğu yazar. Bir araçta iki dolumun toplamı depo kapasitesini aştığı için kritik kayıt vardır. Yönetici dolumu açar, sayaç ve hacmi kontrol eder, sürücüyle konuşur. Depoyu yarım dolduran sürücünün alımı kısmi dolum olarak işaretlenmediği anlaşılırsa kayıt düzeltilir ve anomali Normal denerek listeden düşer. Gerçekten şüpheli olanlar ayrı sekmeye taşınır. Aynı ekranda pahalı alım kuralı, alım günündeki EPDK fiyatıyla karşılaştırma yapar; hangi istasyonda ne ödendiği İstasyon Bazlı Yakıt raporunda görülür. Yönetici bu akışı her ay tekrarlar; sonuç, hangi sürücüye ya da istasyona sorulacağını bilen, kayda dayalı bir inceleme listesidir.

  • Gerekçeli kayıt. Her anomali kuralın adı ve açıklamasıyla gelir; sürücüyle konuşmaya rakamla gidersiniz.

  • Doğru veri şartı. Depo kapasitesi araç formunda tanımlı olmalı; tüketim kuralı yeterli sayıda tam dolum ölçümü olan araçlarda çalışır.

  • Karar kalıcıdır. Normal ya da Şüpheli kararı dolum ve kural bazında saklanır; aynı dolumun başka kuralı ayrıca değerlendirilir.

Fatura akışı

Gelen e-Fatura onayınızla gidere ya da servis kaydına dönüşür

Muhasebe e-Logo'ya gelen faturaları her ay ayrı ayrı araca bağlamak zorunda kalmaz. Entegrasyonlar'dan e-Fatura Aktarımı açılır, şirket ve tarih aralığı seçilip e-Logo'dan getir denir. Sistem her fatura için filo ilgisini, gider türünü, aracı ve tedarikçiyi gerekçesiyle önerir; plaka faturada geçiyorsa araç buradan bulunur. Yönetici öneriyi satırda düzeltir ve onaylar. Servis, lastik ya da parça faturası kalemleriyle servis kaydına, diğerleri gidere dönüşür; fatura numarası ve ETTN kayıtta kalır. Aynı tedarikçi hep aynı türdeyse kural kurulur, sonraki faturalar kendiliğinden o türe düşer. e-Logo'da hiçbir şey değişmez; yanlış aktarılan fatura geri alınabilir. Muhasebe aynı ekrandan çıkmadan her faturanın hangi araca ve hangi gider türüne yazılacağını görür; sonuçta gider ve servis kayıtları elle girilmeden filo maliyetine yansır.

e-Fatura Aktarımı ekranı: fatura satırı, önerilen gider türü, araç ve onay düğmesi

e-Fatura Aktarımı ekranı: fatura satırı, önerilen gider türü, araç ve onay düğmesi

  • Birden çok araç. Faturada birden çok plaka varsa tutar araçlara paylaştırılır; elle paylaşımda paylar fatura toplamını tutmalıdır.

  • Kural önceliği. Tedarikçi kuralı ifade kuralından önce gelir; kural eklendiğinde bekleyen faturalar hemen yeniden değerlendirilir.

  • Geri alma. Aktarılan sekmesinden Aktarımı geri al denince oluşan kayıt silinir, fatura bekleyene döner; elle girdiğiniz kayıtlara dokunulmaz.

Yenileme kararı

Hangi aracı elde tutacağınıza kayıtlara bakarak karar verin

Yıl sonu bütçe toplantısından önce filo yöneticisi Yenileme Analizi'ni açar. Tabloda her aracın yaşı, toplam sayacı, birikmiş bakım maliyeti ve km başına maliyeti yan yana durur; Değiştir önerisi alan araçlar üst kutuda sayılır. Yönetici bir araca tıklayıp gider geçmişini ve iş emirlerini inceler, ardından amortisman tablosunda net defter değerine bakar. Amortisman için satın alma bedeli, tahmini hizmet ömrü ve tahmini ikinci el değeri araç formunda girilmiş olmalıdır; eksik alan olan satır, neyin eksik olduğunu Durum sütununda söyler. Tablo CSV olarak indirilip bütçe dosyasına eklenir. Sonuçta bütçe görüşmesi, hangi aracın neden pahalı olduğunu kayıtla gösteren bir tablo üzerinden yapılır.

  • Doğrusal amortisman. Alım bedeli ile tahmini ikinci el değeri arasındaki fark, hizmet ömrü ayına bölünür; ömür dolunca satır Ömür doldu yazar.

  • Eksik alan uyarısı. Satın alma bedeli, hizmet ömrü ya da başlangıç tarihi yoksa satır sıfır göstermez, eksik olan alanı yazar.

  • Kapsam dışı araçlar. Tedarikçiye ait araçlar analize girmez; yalnızca kendi filonuzdaki araçlar için öneri üretilir.

Kapsam

Bu çözümde neler var?

Ayrı modül almadan, hepsi aynı hesapta ve aynı veriyle çalışır.

  • Yakıt geçmişi ve kısmi dolum
  • Yakıt anomalileri
  • EPDK fiyat karşılaştırması
  • HGS ve OGS geçiş ekstresi
  • Trafik cezası ve indirim takibi
  • Tekrarlayan gider
  • e-Fatura aktarımı
  • Km başına maliyet
  • Doğrusal amortisman ve KDV kırılımı
  • Yenileme analizi

Nasıl ilerler

Kurulumdan günlük kullanıma

Araç bilgisini tamamlayın

Araç formuna satın alma bedeli, hizmet ömrü, tahmini ikinci el değeri, depo kapasitesi ve HGS/OGS etiket numarasını girin; amortisman ve anomali hesapları bu alanlara dayanır.

Sık sorulanlar

Evet. Kayıttaki tutar fişteki KDV dahil rakamdır. KDV oranı girildiğinde matrah ve KDV bu tutardan geri hesaplanır ve KDV Kırılımı raporunda ay bazında gösterilir. Oranı girilmemiş tutarlar raporda ayrı sütunda görünür, gözden kaçmaz. Böylece defter kaydıyla filo kaydını yan yana karşılaştırmak kolaylaşır.

Diğer çözümler

Filonuzu birkaç günde tek ekrana taşıyın

Demo talep edin; filonuza uygun bir ortam hazırlayıp verinizi aktarmanıza yardımcı olalım.

Demo talep etİletişim