vitaFleet
Demo talep et

Filo Yönetimi

Filodaki her araç ve ekipman tek kayıtta yaşar: kimlik ve teknik bilgiler, sayaç geçmişi, servis, yakıt, muayene, arıza ve gider kayıtları aynı yerde birikir. Listeleri kendi çalışma biçiminize göre kurar, kaydeder ve filoyla paylaşırsınız; sürücü atamaları ceza, geçiş ve yakıt kayıtlarının doğru kişiyle eşleşmesini sağlar.

Demo talep etEkranları gez
vitaFleet — Filo Yönetimi

0

Araç detay sekmesi

Servisten lastik ölçümlerine kadar tek kayıtta

0

Teknik özellik alanı

Boyut, motor, şanzıman, lastik ve yakıt bilgileri

0

Araç durumu

Aktif, Serviste, Pasif, Hizmet Dışı, Satıldı

0

Hızlı kayıt işlemi

Araç detayındaki Ekle menüsünden

Filo Yönetimi içinde neler var?

Çözümü oluşturan ekranlar ve her birinde yapılanlar aşağıda sırayla anlatılıyor.

Ekran

Araç Listesi

Filodaki her araç bu listede tek satırdır. Sütunları, süzgeçleri ve sekmeleri kendinize göre kurup kaydedebilirsiniz. Satırları seçtiğinizde toplu işlem menüsü açılır; liste CSV ya da Excel olarak dışa aktarılır. Plaka, marka, model, durum ve sayaç gibi alanlar ⚙ ile sütun olarak eklenir. Plaka, şasi, marka, model ve sayaç tek satırda görünür; listeden araç eklenir ya da Excel'den içe aktarılır. Her değişiklik toplu işlemde de etkinlik günlüğüne yazıldığı için sonradan kimin neyi değiştirdiği izlenebilir.

Kayıtlı sekmeler
Sekme, kaydedilmiş bir süzgeç kümesidir. '+ Sekme Ekle' ile adlandırırsanız tek tıkla o listeye dönersiniz; filoyla paylaşabilirsiniz.
Toplu işlem
Seçili araçlarda grup, durum, operatör değiştirme ve arşivleme yapılır. Boş bırakılan alan 'dokunma', temizlenen alan 'boşalt' demektir.
Beş durum
Aktif, Serviste, Pasif, Hizmet Dışı ve Satıldı. Durum maliyet ve hatırlatıcı hesaplarını etkiler; satılan aracın geçmiş maliyeti korunur.
Yeni Tanımla
Marka, model ya da renk listede yoksa seçim kutusundaki '+ Yeni Tanımla' ile sayfadan çıkmadan eklersiniz; firmanızın listesine kalıcı girer.

Ekran

Araç Detayı

Araç detayı, bir aracın bütün geçmişini sekmeler halinde toplar. Genel Bakış'ta kimlik, sayaç ve izleyiciler görünür; diğer sekmeler servisten lastik ölçümlerine kadar aynı aracın kayıtlarını listeler. Sağ üstteki Ekle menüsü, aracı seçili hâlde ilgili forma götürür. Alan paneli üzerinden arama yapabilir, bölümleri katlayabilir ve düzeni kendinize göre ayarlayabilirsiniz. Araç kaydında 50 teknik özellik alanı bulunur; ayrıca yorumlar ve belgeler kaydın sağ rayında görünür.

13 sekme
Genel Bakış, Servis, Muayene, İş Emirleri, Bakım ve Yenileme Hatırlatıcıları, Arızalar, Sayaç, Yakıt, Atama, Gider, Hata Kodları ve Lastik Ölçümleri.
Ekle menüsü
Atama, yakıt, gider, arıza, kaza, muayene, iş emri, hatırlatıcı ve lastik ölçümü kaydı doğrudan o araç seçili olarak açılır.
Alan geçmişi
Değişmiş alanların yanındaki ⟲ düğmesi geçmişi açar. Geçmişi olmayan alanda düğme hiç çıkmaz; boş kutu açılmaz.
İzleyiciler
Aracın izleyicileri başlıkta avatar olarak görünür. Bakım ve arıza bildirimleri öncelikle bu kişilere gider. Bildirim gidecek kişileri değiştirmek için izleyici eklenir ya da çıkarılır.

Ekran

Araç Atamaları

Hangi aracı hangi tarihler arasında kimin kullandığını tutar. Ceza, geçiş ve yakıt kayıtları bu tarihlere bakarak sürücüyle eşleştirilir. Atama; araç, sürücü, başlangıç ve bitiş tarihinden oluşur. Bitişi boş atama devam ediyor sayılır, bu yüzden sürücü değişiminde öncekini kapatmanız gerekir. Atama listesi araç ve sürücüye göre izlenir. Detay sayfasında Atama Geçmişi sekmesi o aracın bütün sürücülerini tarih sırasıyla gösterir; ceza, geçiş, hasar ve yakıt eşleşmeleri bu kayda dayanır.

Atamayı girin
Araç, sürücü, başlangıç ve bitiş tarihi girilir. Araç detayındaki Ekle menüsünden 'Araç Ataması Ekle' aracı hazır seçili açar.
Ceza eşleşmesi
Trafik cezasında sürücü, ceza anındaki atamadan bulunur. Atama yoksa ceza 'Sürücü atanmamış' kalır. Ceza detayında sürücüyü elle aramak gerekmez; tarih atamayla eşleşir.
Hasar bağı
Tramer dökümünden gelen hasar, hasar anındaki atamaya bakılarak o tarihte aracı kullanan sürücüye bağlanır; atama yoksa sürücü boş kalır.
Açık atama
Bitiş tarihi boş atama devam ediyor sayılır; çakışmayı önlemek için yeni atamadan önce eskisini kapatmak gerekir.

Ekran

Sayaç Geçmişi

Aracın kilometre okumalarının tarih sırasıyla kaydıdır. Yakıt girişi, servis kaydı, muayene ve GPS kayıtları okumayı kendiliğinden düşer; gerektiğinde tarih ve değerle elle okuma eklersiniz. Km periyotlu bakım hatırlatıcıları vadeyi bu güncel sayaçtan hesaplar. Sayaç, aracın son bilinen kilometresidir ve geriye giden okuma kabul edilmez. Araç listesinde ve detayda bu değer görünür; Km Başına Maliyet ve Araç Kullanımı raporları da dönemdeki sayaç okumalarından hesaplanır.

Otomatik okuma
Yakıt, servis kaydı, muayene ve GPS kayıtlarından sayaç okuması oluşur; araçtaki güncel sayaç kendiliğinden ilerler. Böylece her giriş için ayrıca sayaç güncellemek gerekmez.
Tarihe göre denetim
Elle ya da faturadan gelen km, o günden önceki son okumadan küçük, sonraki günün ilk okumasından büyük olamaz.
GPS ve CAN bus
GPS bağlıysa km otomatik gelir. CAN bus varsa ve Arvento hesabında yetkiliyse gösterge km'si, değilse GPS mesafe sayacı kullanılır.
Bakımı besler
Servis faturasında km yazmıyorsa o güne kadarki son okuma kullanılır; km periyotlu hatırlatıcının vadesi bu değerle hesaplanır.

Ekran

Araç ve Kişi Yenilemeleri

Süresi biten belgeleri izler. Araç yenilemelerinde muayene, sigorta, kasko, egzoz ölçümü ve K yetki belgesi; kişi yenilemelerinde ehliyet, SRC, psikoteknik ve sağlık raporu bulunur. Tür, bitiş tarihi, belge numarası ve dosya girilir; süre dolmadan bildirim gider. Yaklaşan Yenilemeler raporu ve Panel'deki kartlar, süresi dolmak üzere olan kayıtları tek bakışta gösterir. Dosya kayda eklendiğinde Belgeler ekranında da arayabilirsiniz; belge, bağlı olduğu kaydın sağ rayında görünür.

Araç belgesi
Tür, bitiş tarihi, belge no ve dosya girilir. Poliçe ya da muayene raporu kayda eklenir, aracın belgelerinde görünür.
Kişi belgesi
Ehliyet, SRC, psikoteknik ve sağlık raporu için bitiş tarihi ve dosya girilir; kişi detayında tüm süreler bir arada durur.
Önceden bildirim
Süre dolmadan aracın izleyicilerine ve yöneticilere, kişi belgesinde kişiye ve yöneticilere bildirim gider. Süre geçmişse kayıt listenin üstünde kalır ve yeniden yenilenene kadar dikkat ister.
Yaklaşan Yenilemeler
Raporlar bölümündeki bu rapor tüm filonun süre durumunu tek listede verir; süresi geçenler üstte sıralanır.

Ekran

Ekipmanlar

Jeneratör, kompresör, forklift ve el aleti gibi araç olmayan varlıklar kendi listesinde yaşar. Seri no ve bilgiler girilir; ekipman kişiye ya da yere zimmetlenir. Bakım hatırlatıcıları takvim periyoduna (gün, hafta, ay ya da yıl) göre kurulur, yapılan işler ekipman servis kayıtlarına yazılır. Ekipman Servis Kayıtları ayrı bir listedir ve ekipman hatırlatıcısını kapatır. Muayene formları ekipmanlarda da kullanılır; belgeler ve yorumlar araçlardaki gibi çalışır.

Zimmet
Ekipman bir kişiye ya da yere zimmetlenir; kimde ve nerede olduğu kayıtlı kalır.
Takvim periyodu
Ekipman hatırlatıcısının periyodu gün, hafta, ay ya da yıl olarak tanımlanır; vade yaklaşınca Yaklaşıyor, geçince Gecikmiş durumuna geçer.
Kalibrasyon
Ölçüm cihazlarının kalibrasyon tarihleri ekipman hatırlatıcılarından izlenir; vade yaklaşınca ve geçince bildirim üretilir.
Servis kayıtları
Ekipman, tarih, yapılan iş ve maliyet girilir; ekipman başına bakım maliyeti bu kayıtlardan toplanır.

Günlük kullanım

Yeni aracı kaydedin, listeyi kendinize göre kurun

Filo yöneticisi yeni bir araç geldiğinde Araç Listesi'nden 'Araç ekle' ile kaydı açar; mevcut listesi varsa Excel'den içe aktarır. Formda plaka, şasi, marka, model ve sayaç girilir; plaka il koduna göre doğrulanır, hatalıysa uyarır ama kaydı engellemez. Marka listede yoksa '+ Yeni Tanımla' ile eklenir. Ardından yönetici listeyi kurar: ⚙ ile sütunları seçer, Filtreler panelinde kuralları tanımlar ve '+ Sekme Ekle' ile kaydeder. Ertesi gün aynı listeye tek tıkla döner; ekip arkadaşı için sekmeyi paylaşabilir. Satırları seçerek grup ya da durum değişikliğini toplu uygular. Plaka, şasi ve sayaç girildikten sonra teknik özellikler (boyut, motor, şanzıman, tekerlek ve lastik, yakıt ve yağ) sonradan da tamamlanabilir. Satıldı durumundaki araç filodan çıkar ama maliyet geçmişi raporlarda kalır.

  • Plaka doğrulaması. Plaka il koduna göre denetlenir. Hata varsa uyarı çıkar, ancak kayıt engellenmez. Hatalı plakada bile kayıt tamamlanır; sonradan düzeltme yapabilirsiniz.

  • HGS, OGS ve UTTS no. Etiket numaraları araç kaydında tutulur; geçiş ve akaryakıt mutabakatı bu numaralarla eşleşir.

  • Paylaşılan sekme. Sekmeyi filoyla paylaşabilirsiniz; paylaşılan sekmeyi yalnız sahibi silebilir, böylece filodaki herkes aynı süzgeçle çalışır.

  • Değişiklik günlüğü. Toplu işlemdeki her değişiklik etkinlik günlüğüne yazılır; kimin neyi değiştirdiği sonradan görülür.

Sürücü eşleşmesi

Ceza geldiğinde sürücüyü atama tarihinden bulun

Operasyon sorumlusu bir araca yeni sürücü verdiğinde Araç Atamaları'nda önceki atamanın bitiş tarihini girer ve yeni atamayı açar. Haftalar sonra bir trafik cezası kaydedildiğinde sistem, ceza tarihindeki atamaya bakarak sürücüyü kendisi bulur. Aynı mantık otoyol ve köprü geçişlerinde, yakıt kayıtlarında ve Tramer hasarlarında da çalışır. Atama girilmemişse ceza 'Sürücü atanmamış' olarak kalır ve boşluk görünür hâle gelir. Bitişi boş bırakılmış eski atama ise yeni atamayla çakışıp eşleştirmeyi belirsizleştirir; bu yüzden değişimde önce eskisini kapatmak gerekir. Ceza ve geçiş eşleşmesi için ek bir işlem gerekmez; yeterli olan atama tarihlerinin eksiksiz girilmiş olmasıdır. Kişi detayı ise ehliyet gibi belgelerin sürelerini aynı kartta toplar.

Atama sonrası ceza eşleşmesi

Atama sonrası ceza eşleşmesi

  • Tek kaynak. Ceza, geçiş, yakıt ve hasar kayıtları sürücüyü ayrı ayrı sormaz; hepsi atama tarihine bakar.

  • Boşluğu görmek. Atama bulunmayan kayıt 'Sürücü atanmamış' olarak kalır; böylece eksik atama listeden fark edilir ve tarihleri sonradan tamamlayabilirsiniz.

  • Açık atama. Bitiş tarihi boş atama devam ediyor sayılır; çakışmayı önlemek için yeni atamadan önce eskisini kapatmak gerekir.

  • Detaydan ekleme. Araç detayındaki Ekle menüsünden 'Araç Ataması Ekle' seçildiğinde atama formu o araç seçili hâlde açılır, aracı yeniden aramak gerekmez.

Sayaç disiplini

Km kaydı bozulmadan bakım vadesi doğru hesaplansın

Sürücü yakıt aldığında girdiği sayaç, aracın güncel kilometresini ilerletir. Servis kaydı ve muayene de aynı şekilde okuma düşer; GPS entegrasyonu bağlıysa km otomatik gelir. Bir kullanıcı yanlışlıkla geriye giden değer girerse sistem bunu kabul etmez. Elle ya da e-Fatura'dan gelen km, o günden önceki son okumadan küçük ya da sonraki günün ilk okumasından büyük olamaz. Böylece Sayaç Geçmişi tutarlı kalır ve km periyotlu bakım hatırlatıcıları güvenilir bir değerle hesaplanır. Araçta CAN bus varsa ve Arvento hesabında yetkiliyse gösterge km'si kullanılır. Servis kaydındaki ve muayenedeki sayaç da aynı denetimden geçer. Sayaç değeri düzeltilecekse Sayaç Geçmişi listesinden tarih ve değerle okuma eklenir. Km periyotlu hatırlatıcılar ve Araç Kullanımı raporu bu okumalara dayanır.

  • Geriye gitmez. Geriye giden okuma kabul edilmez; yanlış değer km geçmişini bozacağı için engellenir.

  • Çok kaynaklı. Yakıt, servis, muayene ve GPS kaynaklarından okuma düşer; elle giriş sadece boşluk için gerekir.

  • Bakıma bağlı. Km periyotlu bakım hatırlatıcıları vadeyi bu güncel sayaçtan hesaplar; sayaç ilerledikçe kalan km yeniden bulunur.

  • GPS durumu. Araçlar bölümündeki GPS bağlantı durumu ekranı, hangi araçlarda km ve konumun otomatik geldiğini kontrol etmenizi sağlar.

Kapsam

Bu çözümde neler var?

Ayrı modül almadan, hepsi aynı hesapta ve aynı veriyle çalışır.

  • Araç ve ekipman kaydı
  • 50 teknik özellik alanı
  • 13 sekmeli araç detayı
  • Kayıtlı ve paylaşılabilir liste sekmeleri
  • Toplu grup, durum ve operatör güncelleme
  • CSV ve Excel dışa aktarma
  • Excel'den içe aktarma
  • Sürücü atamaları
  • Araç ve kişi belge yenilemeleri
  • Sayaç geçmişi ve GPS km

Nasıl ilerler

Kurulumdan günlük kullanıma

Kayıtları taşıyın

Mevcut araç listenizi Excel'den içe aktarın ya da Araç ekle ile tek tek girin. Plaka, şasi, marka, model ve sayaç temel alanlardır; teknik özellikler sonradan tamamlanabilir.

Sık sorulanlar

Araç detayında 13 sekme var: Genel Bakış, servis, muayene, iş emirleri, bakım ve yenileme hatırlatıcıları, arızalar, sayaç, yakıt, atama, gider, hata kodları ve lastik ölçümleri. Hepsi aynı araca ait kayıtları listeler. Sağ üstteki Ekle menüsü ilgili kaydı aracı seçili hâlde açar.

Diğer çözümler

Filonuzu birkaç günde tek ekrana taşıyın

Demo talep edin; filonuza uygun bir ortam hazırlayıp verinizi aktarmanıza yardımcı olalım.

Demo talep etİletişim