HGS ve OGS ekstrelerini dakikalar içinde içe aktarmak

Köprü ve otoyol geçişleri, bir filonun en çok satır üreten ama en az dikkat çeken gider kalemidir. Orta ölçekli bir filoda aylık geçiş sayısı kolayca yüzleri bulur; bu satırları tek tek girmek hem günleri yer hem de kaçınılmaz olarak hata üretir. Üstelik her geçişi doğru araca bağlamak ayrı bir iştir.

Ekstreyi olduğu gibi yükleyin

PTT/HGS ya da bankanızın gönderdiği ekstreyi dosya olarak yüklersiniz. Sütunları (tarih, etiket ya da plaka, gişe, tutar) bir kez eşleştirirsiniz; bu eşleştirme kaydedilir ve sonraki ekstrelerde tekrar uğraşmazsınız. Her sağlayıcının biçimi farklıdır, ama eşleştirme sihirbazı bunu aşar: her biçim için ayrı bir geliştirme gerekmez.

Türkçe biçimler doğru okunur: tarih gg.aa.yyyy, tutar virgüllü ondalık (1.250,50). Bu ayrıntı küçük görünür, ama yanlış okunan bir ondalık ayırıcı tutarı yüz kat değiştirebilir. Plaka ve VKN gibi alanlar boşluklu yazılsa da tanınır.

Hatalı satırlar önizlemede görünür

Yüklemeden önce önizleme gösterilir. Hatalı satırlar nedenleriyle birlikte listelenir ve yalnız geçerli satırlar aktarılır. Böylece bir ekstredeki tek bir bozuk satır tüm yüklemeyi durdurmaz, ama gözden de kaçmaz.

Etiketten araca, atamadan sürücüye

İçeri giren her geçiş, araç kartındaki HGS/OGS etiket numarasından doğru araca bağlanır; plaka değişse de etiket aynı kaldığı için eşleşme şaşmaz. Geçişin yapıldığı tarihteki araç atamasına bakılarak o an direksiyonda olan sürücü bulunur ve geçiş kişiyle ilişkilenir. Atama yoksa kayıt yine araca yazılır, sürücü boş bırakılır. Veri hiçbir durumda kaybolmaz, yalnız eksik kalan kısım sonradan tamamlanabilir.

Eşleşmeyen geçişler

Etiketi tanımlı olmayan araçların geçişleri eşleşmeden kalır. Bu genellikle yeni alınıp henüz tanımlanmamış bir araç ya da yanlış girilmiş bir etiket demektir. Bu geçişler ayrı bir listede toplanır, sessizce yok sayılmaz. Etiketi tanımlayınca geçiş yerine oturur.

Aynı dosyayı iki kez yüklemek

Yanlışlıkla aynı ekstreyi iki kez yüklerseniz kayıtlar kopyalanmaz; daha önce girilmiş geçişler tanınır ve tekrar yazılmaz. Böylece maliyet şişmez.

Maliyete yansıma

Geçiş tutarları araç işletme maliyeti raporunda kendi sütununda görünür; yakıt, bakım ve ceza ile birlikte aracın km başına maliyetine girer. Böylece bir aracın ya da bir hattın gerçek yol maliyetini, köprü ve otoyol payı dahil olarak tahminle değil kayıtla okursunuz. Hangi güzergahın geçiş yükünün ağır olduğu, aylar boyunca biriken veriyle ortaya çıkar.

Birim ve müşteriye yansıtma

Geçişler araca, sürücüye ve gruba bağlandığı için toplam geçiş gideri birim, bölge ya da müşteri bazında ayrı ayrı okunabilir. Kurum içi yansıtma ya da müşteriye fatura, dağınık ekstre satırlarından değil, tek kaynaktan ve geçmişiyle birlikte üretilir.

Ayın ritmi

Ekstre aylık geldiği için iş de aylık bir ritme oturur:

• Ekstre geldiğinde yükleyin; bekletmeyin.
• Önizlemedeki hatalı satırlara bakın.
• Eşleşmeyen geçişleri inceleyin ve eksik etiketleri tanımlayın.
• Geçiş maliyetini araç ve hat bazında aylık değerlendirin.

Etiket numarasını doğru yönetmek

Bu akışın temeli, her aracın HGS/OGS etiket numarasının araç kartında tanımlı olmasıdır. Etiket numarası eşleştirme anahtarıdır: ekstredeki satır, bu numara üzerinden araca bağlanır. Yeni bir araç aldığınızda etiket numarasını araç kaydına girmek, ilk ekstrede o aracın geçişlerinin eşleşmemiş olarak kalmasını önler. Etiket başka bir araca geçtiğinde de kaydı güncellemek gerekir; aksi halde geçişler eski araca yazılır.

Farklı sağlayıcılar, tek yöntem

Bazı filolar geçiş ekstresini PTT'den, bazıları bankasından alır; bazıları ikisini de kullanır. Biçimler farklı olsa da sütun eşleştirme mantığı aynıdır. Bir kez eşleştirdiğiniz her sağlayıcı için şablon kayıtlıdır; sonraki ayda dosyayı yükleyip onaylamak yeterlidir. Bu yüzden yeni bir sağlayıcıya geçmek ayrı bir geliştirme gerektirmez.

Geçiş verisini işe yarar hale getirmek

Geçiş bir gider kalemidir, ama aynı zamanda bir hareket kaydıdır: hangi araç, hangi gün, hangi gişeden geçti. Bu bilgi araç atamasıyla birleştiğinde hangi sürücünün hangi hatta çalıştığını da gösterir. Sefer başına maliyet hesaplayan bir filo için geçiş tutarını güzergaha ve müşteriye bağlamak, fiyatlamayı tahminden çıkarıp gerçek gidere dayandırır.

Sık sorulanlar

Aynı ekstreyi iki kez yüklersem ne olur?

Daha önce girilmiş geçişler tanınır ve kopyalanmaz.

Etiketi tanımlı olmayan aracın geçişleri ne olur?

Eşleşmeden kalır ve ayrı bir listede görünür; etiketi tanımlayınca yerine oturur.

Atama yoksa sürücü nasıl bulunur?

Bulunamaz; geçiş araca yazılır, sürücü boş kalır. Atamayı sonradan tamamlamak gerekir.

Geçişler nerede görünür?

Araç işletme maliyeti raporunda kendi sütununda; yakıt ve bakımla birlikte km başına maliyete girer.

Ekstre geldiğinde adım adım

Geçiş sayfasında ekstre yükle düğmesine basarsınız. Dosyayı seçersiniz; sistem ilk satırı başlık olarak okur ve sütunları otomatik eşleştirmeye çalışır. Eşleşmeyen ya da yanlış eşleşen sütunu elle düzeltirsiniz. Önizlemede hangi satırların aktarılacağını ve hangilerinin hatalı olduğunu görürsünüz. Onayladığınızda geçişler listede görünür; eşleşmeyenler ayrı bir yerde bekler.

Karşılaşılan küçük sorunlar

• Tarih sütunu metin olarak geldiyse: gg.aa.yyyy biçimi tanınır, ama başka biçimler önizlemede hata olarak çıkar.
• Plakada boşluk ya da küçük harf varsa: bu tanınır ve eşleşmeyi bozmaz.
• Tutar noktalı mı virgüllü mü karışıyorsa: Türkçe biçim (1.250,50) esas alınır; dosyanızı İngilizce biçimle kaydettiyseniz önizlemede tutarları kontrol edin.
• Boş etiket ya da plaka içeren satırlar: eşleşmeyen satır olarak ayrı listede toplanır.

Bu sorunların hiçbiri veri kaybettirmez; hepsi önizlemede ya da eşleşmeyenler listesinde görünür. Asıl önlem, ekstreyi her ay aynı kaynaktan ve aynı biçimde almaktır.

Eskiden bir günü alan ekstre işleme işi, bu düzende birkaç dakikaya iner. Kazanılan zaman kadar önemlisi, her geçişin doğru araca ve sürücüye bağlanmasıyla gelen güvenilir veridir.