Sektör
Turizm ve Transfer
Sezonluk yoğun, uzun yol çalışan filoda yetki belgeleri, sürücü belgeleri ve sefer maliyeti.
Genel bakış
Turizm ve Transfer filosunda neler değişir?
Sezonluk yoğun, uzun yol çalışan filoda yetki belgeleri, sürücü belgeleri ve sefer maliyeti.
Filonuza uygun demoSezon yoğun, belge disiplini yıl boyu
Antalya, Muğla ya da Kapadokya hattında çalışan bir transfer filosu yaz aylarında neredeyse hiç durmaz; kışın ise araçların bir bölümü haftalarca park halinde bekler. Bu düzensiz ritim belge takibini aksatır: bekleyen aracın muayenesi ya da sigortası sezon başında dolmuş olabilir ve bu ancak ilk transferde fark edilir. vitaFleet'te her aracın muayene, zorunlu trafik sigortası, kasko, egzoz ölçümü, yetki belgesi ve güzergâh izin belgesi süreleri dosyalarıyla tek listede durur. Süresi yaklaşan belgeler sabah özetinde ve yenileme listesinde görünür; sezon açılışını eksik belgeli araçla değil, kış boyunca kapatılmış boşluklarla karşılarsınız. Bildirim sorumlu kişiye gider. Yeni yenileme girildiğinde eski kayıt geçmişte kalır, sürenin kaç kez uzatıldığı görülür.
- Muayene, sigorta, kasko, egzoz, yetki ve güzergâh izin belgesi
- Belge dosyası araç kaydında durur, denetimde aranmaz
- Sezon öncesi yaklaşan yenilemeler tek listede
Uzun yolda bakım: km ve ay birlikte
Havalimanı transferi ve şehirlerarası tur yapan bir midibüs sezonda kısa sürede yüz binlerce kilometreye yaklaşır, sezon dışında ise neredeyse hiç yol yapmaz. Yalnızca kilometreye bakan plan sezonda gecikir; yalnızca takvime bakan plan ise duran araca gereksiz bakım yaptırır. Bakım periyodunu hem km hem ay olarak tanımlarsınız, hangisi önce dolarsa vade odur. Sayaç okuması girildikçe vade yeniden hesaplanır, GPS entegrasyonu bağlıysa kilometre kendiliğinden güncellenir. Servis programıyla aynı bakım kalemlerini tüm araçlara toplu uygulamak da mümkündür; böylece yoğun dönemde bir aracın serviste beklemesi önceden planlanmış bir iş olur. Sezon boyunca servise ayrılabilecek gün sayısı sınırlıdır; bu nedenle yaklaşan bakımların aynı hafta içinde toplanması, hem araç hem sürücü planını rahatlatır. Servis kaydına işçilik, parça ve fatura tutarı eklendiğinde araç başına bakım gideri de görünür hale gelir.
- Km, ay ya da ikisi birlikte periyot
- Servis programıyla araçlara toplu bakım planı
- GPS bağlıysa kilometre otomatik güncellenir
Yolcu güvenliği için sefer öncesi kontrol
Yolcu taşıyan araçta güvenlik, kalkıştan önce yapılan kısa kontrolde kazanılır. Kendi kontrol listenizi muayene formu olarak tanımlarsınız: lastik, fren, farlar, emniyet kemerleri, ilk yardım çantası, yangın tüpü, klima. Sürücü formu telefondan, gerekirse fotoğraf ekleyerek doldurur. Başarısız işaretlenen kalem arıza kaydına dönüşür; arıza önceliklendirilir, işe çevrilir ve kapanana kadar takip edilir. Form geçmişi araçta tarihli olarak saklandığından, bir şikâyet ya da denetimde hangi gün neyin kontrol edildiği kayıtla gösterilebilir. Kontrol listesi minibüs, midibüs ve otobüs için ayrı ayrı kurulabilir. Eksik ya da kritik kalem bir arıza açtığında, sorumluya bildirim gidecek şekilde kural tanımlanabilir. Aynı araçta tekrarlayan kalemler zamanla görünür olur; örneğin klima ya da kemer sorunu her sezon yineleniyorsa, kalıcı çözüm için karar verilebilir.
- Araç tipine göre kendi kontrol listeniz
- Başarısız kalem arızaya, arıza iş emrine dönüşür
- Fotoğraflı ve tarihli form geçmişi
Sürücü belgeleri ve atama
Yolcu taşımacılığında sürücünün belgeleri en az araç kadar önemlidir. Ehliyet, SRC, psikoteknik ve sağlık raporunun bitiş tarihi kişi kaydında izlenir ve dolmadan önce ilgili kişilere bildirim gider. Hizmet veren sürücü bir tur sezonu için geçici olarak işe alındıysa, belgeleri de aynı kayıtta başlangıçtan itibaren takip edilir. Araç ataması tarih aralığıyla tutulduğu için hangi seferi hangi sürücünün yaptığı geriye dönük bellidir. Uzun transferlerde sürücü değişimi sık olur; ceza ya da olay geldiğinde 'o gün aracı kim kullanıyordu' sorusunu tahmin değil atama kaydı cevaplar. Sürücüye araç teslim ederken kişinin belgelerinin geçerli olduğunu kayıttan görürsünüz. Belgesi dolmak üzere olan sürücü için yenileme süreci önceden başlatılır; böylece yoğun dönemde bir sürücünün görev dışı kalması sürpriz olmaz.
- Ehliyet, SRC, psikoteknik ve sağlık raporu süreleri
- Tarih aralıklı araç ataması
- Belge dolmadan önce bildirim
Geçiş, yakıt ve sefer başına maliyet
Uzun yolun maliyeti yalnızca mazot değildir. Köprü ve otoyol geçişleri ekstreden yüklenir, HGS ya da OGS etiket numarasından araca, atamadan da sürücüye bağlanır. Yakıt kayıtlarından araç bazında gerçek tüketim çıkar; yakıt kartı entegrasyonları hareketleri kayda çevirir ve UTTS ekstresiyle mutabakat yapılabilir. Lastik gideri bin kilometre maliyetiyle izlenir, bakım ve parça giderleri aynı araçta toplanır. Böylece km başına maliyet ve araç başına aylık gider tahminle değil kayıtla okunur; transfer ya da tur fiyatını belirlerken dayanacağınız veri budur. Etiket numarası araç kaydında bulunan her geçiş otomatik eşleşir; eşleşmeyen satırlar ayrı görünür ve elle düzeltilebilir. EPDK günlük akaryakıt fiyatıyla yapılan karşılaştırma, istasyondan alınan yakıtın pahalı olup olmadığını değerlendirmenize yardım eder.
- HGS/OGS geçişleri araç ve sürücüye bağlanır
- UTTS ve yakıt kartı mutabakatı
- Lastik bin km maliyeti
Kaza, hasar ve ceza kaydı
Yolcu taşıyan filoda kaza yalnız maddi bir olay değil, sigorta ve müşteri ilişkisi konusudur. Kaza kaydında tarih, yer, araç, kaza anındaki sürücü, tutanak taraması ve fotoğraflar tek yerde durur; kaza krokisi araçlarla ve yön oklarıyla kayda eklenir. Sigorta dosya numarası, dosya durumu ve tahmini ile gerçekleşen maliyet aynı kayıttan izlenir; Tramer ya da kasko dökümü gelince hasar kaydına bağlanır. Trafik cezaları tebligat ve ihlal tarihiyle kaydedilir, atamadan sürücüye eşleşir. Tekrarlayan ihlaller görünür olur; eğitim ya da görevlendirme kararı hisle değil kayda dayanır. Kaza sonrası sigorta şirketine gönderilecek belgeler aynı kayıtta toplandığından, dosya hazırlamak için farklı kişilerden fotoğraf ve evrak toplamak gerekmez. Kusur oranı girildiğinde sürücü ve araç bazında kaza geçmişi değerlendirilirken bu oran da dikkate alınır.
- Tutanak, fotoğraf ve kroki aynı kayıtta
- Sigorta dosyası ve maliyet takibi
- Ceza ihlal tarihinden sürücüye eşleşir
Sezon başı devreye alma ve geçici araç
Sezon açılışında filo büyür: kısa süreli kiralanan araçlar eklenir, bekleyen araçlar yeniden hizmete alınır. Operasyonel kiralama kaydında kiralama şirketi, sözleşme süresi, aylık kira ve toplam km limiti tutulur; limit aşım riski sezon boyunca izlenir ve sözleşme bitişi yaklaşınca iade ya da yenileme planlanır. Hizmete alınan her araç için aynı kontrol listesi, bakım periyodu ve belge seti kayıtta hazır durur. Alt şirket yapısı kullanıyorsanız farklı acenteler ya da işletmeler adına çalışan araçlar ayrı şirket altında izlenir. Kiralama bitişinde aracın iade tarihi, km durumu ve varsa aşım bedeli kayıttan görülür. Yeni eklenen araç, mevcut araçlarla aynı bakım ve belge düzenine alınır; böylece geçici filo ile kalıcı filo arasında takip farkı oluşmaz.
- Kiralık araç için sözleşme ve km limiti
- Sezon sonunda iade tarihi bildirimi
- Alt şirket bazında ayrı izleme
Lastik ve yol güvenliği
Dağlık ve sıcak hatlarda lastik, yolcu güvenliğinin ilk halkasıdır. Pozisyon bazında diş derinliği ve basınç ölçümü girilir; lazerli diş ölçerin PDF raporu yüklendiğinde değerler okunur. Yasal sınırın altındaki lastik işaretlenir, değişim eşiğine yaklaşanlar önceden görünür. Kış aylarında dağ geçidi ya da kayak merkezi hattında çalışan araçlar için kış lastiği dönemi Ayarlar'dan tanımlanır; dönem içinde uygun olmayan araçlar için uyarı üretilir. Lastik değişimi iş emri ya da e-Fatura servis kaydıyla girilir, giderine ve araca yansır. Ölçüm sonucu değişim sınırına gelen lastik için iş emri açılır, işlem tamamlandığında yeni lastik araca takılır ve ömrü kayıttan izlenir. Lastik faturası e-Fatura aktarımında pozisyon bilgisiyle işlenebilir; böylece elle kayıt girişi azalır.
- Pozisyon bazında diş ve basınç ölçümü
- Lazer rapor yükleme
- Kış lastiği dönemi uyarısı
Odak alanları
Bu sektörde neyi kapsıyoruz?
- Yetki ve güzergâh izin belgesi
- Muayene, sigorta ve egzoz süreleri
- Sürücü belge süreleri
- Sefer öncesi kontrol formu
- HGS/OGS geçiş ve yakıt maliyeti
- Kaza, kroki ve hasar kaydı
- Operasyonel kiralama takibi
- Lastik ölçümü ve kış lastiği
Nasıl başlarsınız
Kurulumdan ilk rapora
Belgeleri girin
Her aracın yetki, güzergâh izin, muayene, sigorta ve egzoz sürelerini dosyalarıyla kaydedin; sürücülerin ehliyet, SRC ve psikoteknik tarihlerini kişi kaydına ekleyin. Dolmak üzere olanlar yenileme listesinde ayrıca görünür.
Bakımı kurun
Periyodu km ve ay olarak tanımlayın, servis programıyla tüm araçlara uygulayın. Sezon öncesi vadesi yaklaşan araçları listeden görüp servise alın. Bakım hatırlatıcısı vadeye girdiğinde sorumluya bildirim gider, işi kapatınca vade yenilenir.
Kontrolü başlatın
Lastik, fren, kemer, yangın tüpü ve ilk yardım gibi kalemlerden kendi kontrol formunuzu oluşturun; sürücü her sefer öncesinde telefondan, fotoğrafla doldursun. Başarısız kalem arıza açtığında, kritik olanlar için bildirim kanalı ayarlardan belirlenir.
Ekstreleri yükleyin
HGS/OGS ve UTTS ekstrelerini yükleyin, yakıt kartını bağlayın. Geçişler ve yakıt hareketleri etiket numarasından araca, atamadan sürücüye eşleşir. Eşleşmeyen satırlar ayrı listelenir ve elle düzeltilebilir.
Maliyeti okuyun
Yakıt, geçiş, lastik ve bakım giderini araç ve sürücü bazında toplayın; km başına maliyeti tahminle değil kayıtla görün ve fiyatlamanızda kullanın. Raporlardan dışa aktararak muhasebe ya da yönetim toplantısına hazırlık yapabilirsiniz.
Sık sorulanlar
Evet. Belge süreleri aracın kullanımından bağımsız izlenir. Süresi yaklaşan muayene, sigorta ya da yetki belgesi, araç yoldayken de bekliyorken de yenileme listesinde ve günlük özet bildiriminde görünür. Kullanım dışı kalan araç için de süre dolmadan bildirim gider.
Diğer sektörler
Filonuz başka bir alanda mı?
Sektör
Lojistik ve Nakliye
Çekici ve dorsede K belgesi, muayene, HGS ve sefer maliyeti.
Sektör
Personel Taşımacılığı
Servis filosunda sürücü belgeleri ve atama geçmişi.
Sektör
Öğrenci Taşımacılığı
Okul servislerinde belge, rehber personeli ve günlük araç kontrolü.
Sektör
İnşaat ve Hafriyat
İş makinelerinde takvim bazlı bakım ve şantiye zimmeti.
Sektör
Belediye ve Kamu
Karışık filo, çok lokasyon ve denetlenebilir kayıt.
Sektör
Perakende ve Dağıtım
Yoğun şehir içi kullanımda tüketim ve sık bakım.
Sektör
Üretim ve Sanayi
Fabrika içi forklift ve iş makinesinden sevkiyat filosuna tek düzen.
Sektör
Araç Kiralama
Kiralama sözleşmesi, km aşımı, hasar ve hasarsızlık kademesi.
Turizm ve Transfer filonuza uygun bir demo hazırlayalım
Birkaç bilgi alıp en geç bir iş günü içinde dönüş yapıyoruz — kurulum ücreti yok.