Secteur
Tourisme et transferts
Autorisations, permis des conducteurs et coût par trajet pour une flotte saisonnière roulant sur de longues distances.
Vue d'ensemble
Qu'est-ce qui change pour une flotte Tourisme et transferts ?
Autorisations, permis des conducteurs et coût par trajet pour une flotte saisonnière roulant sur de longues distances.
Une démo adaptée à votre flotteSaison chargée, discipline documentaire toute l'année
Sur l'axe Antalya, Muğla ou Cappadoce, une flotte de transfert ne s'arrête presque jamais l'été ; l'hiver, une partie des véhicules reste garée pendant des semaines. Ce rythme irrégulier fragilise le suivi des documents : le contrôle technique ou l'assurance d'un véhicule à l'arrêt peut avoir expiré avant l'ouverture de la saison, et on ne s'en aperçoit qu'au premier transfert. Dans vitaFleet, les échéances du contrôle technique, de l'assurance responsabilité civile obligatoire, de l'assurance tous risques, de la mesure des émissions, de l'autorisation d'exploitation et de l'autorisation d'itinéraire de chaque véhicule figurent dans une seule liste, avec leurs fichiers. Les documents qui arrivent à échéance apparaissent dans la synthèse du matin et dans la liste des renouvellements ; vous abordez l'ouverture de saison non pas avec un véhicule aux documents incomplets, mais avec les lacunes comblées pendant l'hiver. La notification est envoyée à la personne responsable. Lorsqu'un nouveau renouvellement est saisi, l'ancien enregistrement reste dans l'historique, et l'on voit combien de fois l'échéance a été prolongée.
- Contrôle technique, assurance, tous risques, émissions, autorisation d'exploitation et d'itinéraire
- Le fichier du document reste dans la fiche du véhicule, sans recherche lors d'un audit
- Renouvellements à venir avant la saison dans une seule liste
Maintenance sur longue distance : kilomètres et mois ensemble
Un midibus qui assure des transferts aéroport et des circuits entre villes approche en peu de temps les centaines de milliers de kilomètres en saison, et ne roule presque plus hors saison. Un plan fondé sur le seul kilométrage prend du retard en saison ; un plan fondé sur le seul calendrier fait entretenir inutilement un véhicule à l'arrêt. Vous définissez la périodicité en kilomètres et en mois, l'échéance étant celle qui arrive en premier. L'échéance est recalculée à chaque relevé de compteur, et si l'intégration GPS est connectée, le kilométrage se met à jour automatiquement. Le programme d'entretien permet aussi d'appliquer en groupe les mêmes tâches à tous les véhicules ; en période chargée, l'immobilisation d'un véhicule en atelier devient ainsi un travail planifié à l'avance. Le nombre de jours disponibles pour l'atelier en saison est limité ; regrouper dans la même semaine les maintenances à venir soulage donc le planning des véhicules comme celui des conducteurs. Lorsque la main-d'œuvre, les pièces et le montant de la facture sont ajoutés à l'intervention, le coût de maintenance par véhicule devient lui aussi visible.
- Périodicité en kilomètres, en mois ou les deux
- Plan de maintenance groupé pour les véhicules via le programme d'entretien
- Kilométrage mis à jour automatiquement si le GPS est connecté
Contrôle avant le départ pour la sécurité des passagers
Dans un véhicule de transport de passagers, la sécurité se gagne lors du court contrôle effectué avant le départ. Vous définissez votre propre liste de contrôle comme formulaire d'inspection : pneus, freins, phares, ceintures de sécurité, trousse de premiers secours, extincteur, climatisation. Le conducteur remplit le formulaire depuis son téléphone, en ajoutant une photo si nécessaire. Un élément marqué en échec devient un enregistrement de panne ; la panne est priorisée, transformée en intervention et suivie jusqu'à sa clôture. L'historique des formulaires étant conservé daté dans le véhicule, lors d'une réclamation ou d'un audit, on peut démontrer par l'enregistrement quel jour quoi a été contrôlé. La liste de contrôle peut être construite séparément pour minibus, midibus et autocar. Lorsqu'un élément manquant ou critique ouvre une panne, une règle peut être définie pour notifier le responsable. Les éléments qui se répètent sur le même véhicule deviennent visibles avec le temps ; si, par exemple, un problème de climatisation ou de ceinture revient chaque saison, une décision peut être prise pour une solution durable.
- Votre propre liste de contrôle selon le type de véhicule
- L'élément en échec devient une panne, la panne un ordre de travail
- Historique des formulaires avec photos et dates
Documents des conducteurs et affectation
Dans le transport de passagers, les documents du conducteur comptent au moins autant que ceux du véhicule. La date de fin du permis, de l'attestation SRC, du test psychotechnique et du certificat médical est suivie dans la fiche de la personne, et une notification part aux personnes concernées avant l'expiration. Si un conducteur a été recruté temporairement pour une saison touristique, ses documents sont suivis dans le même enregistrement dès le départ. L'affectation du véhicule étant tenue avec une plage de dates, on sait rétroactivement quel conducteur a effectué quel trajet. Sur les longs transferts, les changements de conducteur sont fréquents ; lorsqu'une amende ou un incident survient, c'est l'enregistrement d'affectation, et non une supposition, qui répond à la question « qui conduisait ce jour-là ». Au moment de remettre un véhicule à un conducteur, vous voyez dans l'enregistrement que ses documents sont valides. Pour un conducteur dont les documents arrivent à échéance, la démarche de renouvellement est lancée à l'avance ; son indisponibilité en période chargée ne constitue donc pas une surprise.
- Échéances du permis, de l'attestation SRC, du test psychotechnique et du certificat médical
- Affectation du véhicule avec plage de dates
- Notification avant l'expiration du document
Péages, carburant et coût par trajet
Le coût d'un long trajet n'est pas seulement le gazole. Les passages de ponts et d'autoroutes se chargent depuis le relevé, et sont rattachés au véhicule d'après le numéro de badge HGS ou OGS (systèmes turcs de télépéage électronique), puis au conducteur d'après l'affectation. Les enregistrements de carburant donnent la consommation réelle par véhicule ; les intégrations de cartes carburant transforment les mouvements en enregistrements, et un rapprochement avec le relevé UTTS (système turc de reconnaissance des véhicules en station-service) est possible. Le coût des pneus se suit au coût pour mille kilomètres, et les dépenses de maintenance et de pièces se cumulent sur le même véhicule. Le coût au kilomètre et la dépense mensuelle par véhicule se lisent ainsi sur les enregistrements, non sur des estimations ; ce sont les données sur lesquelles vous vous appuyez pour fixer le prix d'un transfert ou d'un circuit. Tout passage dont le numéro de badge figure dans la fiche du véhicule est rapproché automatiquement ; les lignes non rapprochées apparaissent à part et peuvent être corrigées à la main. La comparaison avec le prix quotidien des carburants publié par l'EPDK (autorité turque de régulation de l'énergie) vous aide à évaluer si le carburant acheté en station est cher.
- Passages HGS/OGS rattachés au véhicule et au conducteur
- Rapprochement UTTS et cartes carburant
- Coût des pneus pour mille km
Accidents, dommages et amendes
Dans une flotte qui transporte des passagers, l'accident n'est pas seulement un événement matériel, c'est une question d'assurance et de relation client. L'enregistrement de l'accident réunit au même endroit la date, le lieu, le véhicule, le conducteur au moment de l'accident, le scan du constat et les photos ; le croquis de l'accident s'ajoute avec des véhicules et des flèches de direction. Le numéro de dossier d'assurance, l'état du dossier, le coût estimé et le coût réel se suivent depuis le même enregistrement ; le relevé Tramer (historique des sinistres des assureurs turcs) ou tous risques est rattaché au dossier de dommage dès son arrivée. Les amendes de circulation sont enregistrées avec la date de notification et celle de l'infraction, et rapprochées du conducteur d'après l'affectation. Les infractions répétées deviennent visibles ; la décision de formation ou d'affectation repose sur les enregistrements, non sur l'intuition. Les documents à envoyer à l'assureur après l'accident étant réunis dans le même enregistrement, il n'est pas nécessaire de collecter photos et papiers auprès de plusieurs personnes pour préparer le dossier. Lorsque le taux de responsabilité est saisi, il est pris en compte dans l'évaluation de l'historique d'accidents par conducteur et par véhicule.
- Constat, photos et croquis dans le même enregistrement
- Suivi du dossier d'assurance et des coûts
- L'amende est rapprochée du conducteur d'après la date de l'infraction
Mise en service de début de saison et véhicules temporaires
À l'ouverture de la saison, la flotte grandit : des véhicules loués pour une courte durée s'ajoutent et les véhicules à l'arrêt reprennent du service. L'enregistrement de location opérationnelle consigne la société de location, la durée du contrat, le loyer mensuel et la limite kilométrique totale ; le risque de dépassement de la limite est suivi pendant toute la saison, et la restitution ou le renouvellement se planifie à l'approche de la fin du contrat. Pour chaque véhicule mis en service, la même liste de contrôle, la même périodicité de maintenance et le même jeu de documents sont prêts dans l'enregistrement. Si vous utilisez la structure de filiales, les véhicules travaillant au nom de différentes agences ou entreprises sont suivis sous des sociétés distinctes. À la fin de la location, la date de restitution du véhicule, son kilométrage et, le cas échéant, le coût du dépassement se lisent dans l'enregistrement. Le véhicule nouvellement ajouté est intégré au même dispositif de maintenance et de documents que les véhicules existants ; il n'y a donc pas d'écart de suivi entre flotte temporaire et flotte permanente.
- Contrat et limite kilométrique pour le véhicule loué
- Notification de la date de restitution en fin de saison
- Suivi distinct par filiale
Pneus et sécurité routière
Sur les lignes montagneuses et chaudes, le pneu est le premier maillon de la sécurité des passagers. La profondeur de sculpture et la pression se saisissent par position ; lorsque le rapport PDF d'un appareil de mesure laser est chargé, les valeurs sont lues. Un pneu sous la limite légale est signalé, et ceux qui approchent du seuil de remplacement sont visibles à l'avance. Pour les véhicules qui travaillent l'hiver sur un col de montagne ou vers une station de ski, la période des pneus hiver se définit dans Paramètres ; pendant cette période, une alerte est émise pour les véhicules non conformes. Le remplacement d'un pneu se saisit par un ordre de travail ou par une intervention issue de la e-facture, et se répercute sur la dépense et le véhicule. Pour un pneu qui atteint la limite de remplacement d'après la mesure, un ordre de travail est ouvert ; une fois l'opération terminée, le nouveau pneu est monté sur le véhicule et sa durée de vie se suit dans l'enregistrement. La facture de pneus peut être traitée avec l'information de position lors du transfert de la e-facture ; la saisie manuelle diminue ainsi.
- Mesure de la sculpture et de la pression par position
- Chargement du rapport laser
- Alerte de la période des pneus hiver
Points clés
Que couvrons-nous dans ce secteur ?
- Autorisation d'exploitation et autorisation d'itinéraire
- Échéances du contrôle technique, de l'assurance et des émissions
- Échéances des documents du conducteur
- Formulaire de contrôle avant le départ
- Péages HGS/OGS (télépéage électronique turc) et coût du carburant
- Accident, croquis et enregistrement des dommages
- Suivi de la location opérationnelle
- Mesure des pneus et pneus hiver
Comment démarrer
De la mise en place au premier rapport
Saisissez les documents
Enregistrez avec leurs fichiers les échéances de l'autorisation d'exploitation, de l'autorisation d'itinéraire, du contrôle technique, de l'assurance et des émissions de chaque véhicule ; ajoutez à la fiche de la personne les dates du permis, de l'attestation SRC et du test psychotechnique des conducteurs. Les documents sur le point d'expirer apparaissent aussi à part dans la liste des renouvellements.
Mettez en place la maintenance
Définissez la périodicité en kilomètres et en mois, et appliquez-la à tous les véhicules via le programme d'entretien. Avant la saison, repérez dans la liste les véhicules dont l'échéance approche et envoyez-les à l'atelier. Lorsque le rappel de maintenance entre dans son échéance, une notification part au responsable ; à la clôture du travail, l'échéance est renouvelée.
Lancez le contrôle
Construisez votre propre formulaire de contrôle avec des éléments comme pneus, freins, ceintures, extincteur et premiers secours ; que le conducteur le remplisse avant chaque départ depuis son téléphone, avec une photo. Lorsqu'un élément en échec ouvre une panne, le canal de notification des cas critiques se définit dans Paramètres.
Chargez les relevés
Chargez les relevés HGS/OGS et UTTS (système turc de reconnaissance des véhicules en station-service) et connectez la carte carburant. Les passages et les mouvements de carburant sont rapprochés du véhicule d'après le numéro de badge, puis du conducteur d'après l'affectation. Les lignes non rapprochées sont listées à part et peuvent être corrigées à la main.
Lisez les coûts
Cumulez par véhicule et par conducteur les dépenses de carburant, de péages, de pneus et de maintenance ; voyez le coût au kilomètre sur des enregistrements, non sur des estimations, et utilisez-le dans votre tarification. En exportant depuis les rapports, vous pouvez préparer la comptabilité ou une réunion de direction.
Questions fréquentes
Oui. Les échéances des documents sont suivies indépendamment de l'utilisation du véhicule. Un contrôle technique, une assurance ou une autorisation qui approche de l'expiration apparaît dans la liste des renouvellements et dans la notification de synthèse quotidienne, que le véhicule soit en route ou à l'arrêt. Pour un véhicule hors service également, une notification part avant l'expiration.
Autres secteurs
Votre flotte évolue dans un autre domaine ?
Secteur
Logistique et transport
Certificat K, contrôle technique, HGS et coût par trajet pour tracteurs et semi-remorques.
Secteur
Transport de personnel
Permis des conducteurs et historique des affectations pour la flotte de navettes.
Secteur
Transport scolaire
Documents, personnel accompagnateur et contrôle quotidien des véhicules pour les transports scolaires.
Secteur
BTP et terrassement
Maintenance au calendrier des engins de chantier et affectation par chantier.
Secteur
Collectivités et secteur public
Flotte mixte, multisite et registre auditable.
Secteur
Commerce et distribution
Consommation et entretien fréquent liés à un usage urbain intensif.
Secteur
Production et industrie
Un seul cadre, des chariots élévateurs et engins d'usine jusqu'à la flotte d'expédition.
Secteur
Location de véhicules
Contrats de location, dépassement kilométrique, sinistres et niveau de bonus sans sinistre.
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