Secteur
Énergie et infrastructures
Maintenance, localisation et affectation pour une flotte de terrain répartie sur un vaste territoire.
Vue d'ensemble
Qu'est-ce qui change pour une flotte Énergie et infrastructures ?
Maintenance, localisation et affectation pour une flotte de terrain répartie sur un vaste territoire.
Une démo adaptée à votre flotteUne flotte de terrain répartie sur un vaste territoire
Dans l'énergie et les infrastructures, la flotte ne reste pas dans un seul garage ; les équipes se répartissent entre villes, réseaux et sites, et véhicules comme équipements circulent sans cesse d'une région à l'autre. Dans cette dispersion, l'information qui se perd le plus est celle du lieu où se trouve chaque chose. vitaFleet vous permet de définir comme lieux, avec leur adresse et leur position, des dépôts, chantiers, garages et points de service, puis d'affecter véhicules et équipements à ces lieux et à des équipes. Si vous tracez une limite autour d'un lieu, les relevés de position sont rapprochés de ce lieu. Les lieux apparaissent sur la carte de la flotte avec les véhicules ; l'actif présent sur tel site, ou chez telle personne, se lit à tout moment dans l'enregistrement. La position se met à jour automatiquement pour les véhicules connectés au GPS ; l'état de la connexion se consulte dans un écran distinct.
- Dépôts, chantiers et points de site définis
- Véhicules et équipements affectés à un lieu ou à une équipe
- Lieux et véhicules sur la carte de la flotte
Un parc d'actifs hétérogène
Une flotte de terrain est très variée : véhicules de tourisme et tout-terrain, engins de chantier, groupes électrogènes, compresseurs et équipements de terrain portables sont en service en même temps. Tout vit dans un seul système, chacun avec ses champs techniques et sa périodicité de maintenance. Les actifs qui ne sont pas des véhicules sont enregistrés comme équipements avec leur numéro de série et suivis par un rappel calendaire ; les véhicules sont suivis par leur plaque, leur kilométrage et leurs documents. Inutile de courir après les actifs mobiles dans un tableau et les véhicules dans un autre. Les équipements petits mais coûteux sont aussi enregistrés par affectation ; la question « dans quelle équipe est-il resté » trouve sa réponse dans l'enregistrement. Des mouvements comme le renvoi d'un équipement sur site après une panne se suivent aussi dans l'historique d'entretien et d'affectation. Cette structure, qui réunit lieux, équipes et véhicules dans le même enregistrement, facilite les réponses aux questions venues du terrain.
- Groupes électrogènes, compresseurs et engins de chantier en tant qu'équipements
- Véhicules de tourisme et tout-terrain en tant que véhicules
- Petit équipement également affecté
Maintenance au calendrier et au kilométrage
Le groupe électrogène et l'engin de chantier demandent une périodicité calendaire, le véhicule routier une maintenance au kilométrage et aux mois ; l'éloignement du site est le principal facteur qui complique cette maintenance. Pour l'équipement, la périodicité se définit en jours, semaines, mois ou années ; pour le véhicule, le kilométrage et les mois ensemble. À l'approche de l'échéance, elle passe à « À venir », puis à « En retard » une fois dépassée ; le rappel se clôt à la saisie de l'intervention. Les tâches d'un même plan de maintenance sont regroupées dans le programme d'entretien : lorsqu'un nouveau véhicule ou équipement est ajouté, les rappels se créent automatiquement. La maintenance d'une machine sur un site éloigné n'est pas oubliée parce qu'elle est loin des yeux ; les déplacements imprévus et les arrêts diminuent. Les pièces détachées critiques peuvent être tenues en stock par lieu ; la pièce utilisée est déduite du stock dans l'ordre de travail.
- Km et mois pour les véhicules, périodicité calendaire pour les équipements
- Saisie des interventions depuis le terrain
- Mise en place groupée via le programme d'entretien
Affectation, passation et responsabilité
L'affectation consigne quelle équipe utilise quel véhicule et quel équipement, et depuis quand. Lorsque l'équipe de terrain ou le sous-traitant change, la responsabilité est enregistrée avec son historique ; le lieu et le détenteur d'un actif, ou la période pendant laquelle il a été endommagé, ne prêtent plus à discussion. Les affectations de véhicules se saisissent avec des dates de début et de fin ; une affectation sans fin est considérée comme en cours. Les enregistrements d'amendes, de passages et de carburant sont rapprochés du conducteur d'après cette date. Lors d'un changement d'équipe, l'affectation précédente doit être clôturée ; une affectation ouverte qui se chevauche rend le rapprochement ambigu, c'est pourquoi la passation est tenue avec sa date. Après un changement de conducteur ou d'équipe, ce registre permet aussi de rattacher à la bonne période les amendes et dommages passés.
- Affectation par équipe et par personne
- Affectation avec dates de début et de fin
- Historique des passations conservé
Documents, sécurité et contrôles périodiques
Dans l'énergie et les infrastructures, les contrôles de sécurité doivent être réalisés régulièrement en vertu des contrats. Pour les véhicules, les échéances du contrôle technique, de l'assurance responsabilité civile obligatoire, de l'assurance tous risques et des émissions, et pour les équipements, la maintenance périodique et l'étalonnage, sont suivies par échéance ; une notification part avant l'expiration. Les échéances du permis, de l'attestation SRC, du test psychotechnique et du certificat médical du personnel de terrain sont tenues dans leur fiche. Vous concevez vos propres formulaires de contrôle de terrain avec photos et signatures, et vous les affectez au quotidien, à la semaine ou au kilométrage. Un élément marqué en échec devient une panne et reste suivi jusqu'à sa clôture ; un formulaire non rempli à temps est marqué en retard, et l'historique des formulaires fait foi lors d'un audit. L'ensemble des documents des fournisseurs, des services et des véhicules est conservé sous forme de fichiers dans l'enregistrement, sans recherche lors d'un audit.
- Documents des véhicules et étalonnage des équipements
- Échéances des documents du personnel
- Formulaires de contrôle de terrain et alerte de retard
Coûts par site
Les dépenses de maintenance, de pièces, de carburant et de main-d'œuvre sont regroupées par site ou par projet ; le coût de flotte de chaque site et de chaque projet se lit séparément. On voit ce que le poste flotte apporte au budget d'un projet et quel site revient plus cher que prévu. Les types de dépenses sont propres à votre entreprise ; la photo du ticket ou de la facture est conservée avec la dépense. La e-facture reçue est transférée comme dépense ou intervention avec votre validation, et le fournisseur est rapproché par numéro d'identification fiscale (VKN). L'analyse des décomptes et des coûts s'alimente ainsi à une source unique : un même enregistrement figure à la fois dans le rapport du site et dans celui du fournisseur, sans fusion manuelle. Grâce aux vues enregistrées, on crée des onglets n'affichant que les actifs d'une région ou d'un projet.
- Groupes par site et par projet
- Image du ticket et de la facture dans la dépense
- Transfert de la e-facture avec validation
Consommation de carburant et de recharge
Sur les véhicules de terrain, le carburant est le poste d'exploitation le plus mouvant. Chaque achat est enregistré avec la date, les litres, le montant et le compteur ; la consommation en L/100 km et le coût au kilomètre en découlent. Une comparaison est faite avec le prix de vente en station publié par l'EPDK (autorité turque de régulation de l'énergie) le jour de l'achat, et les pleins payés au-dessus sont listés comme écarts. Les achats de carburant sont tenus avec la TVA et les informations de facture ; en chargeant le relevé UTTS (système turc de reconnaissance des véhicules en station-service), on repère les achats manquants, en trop et incohérents. Si vous utilisez des véhicules électriques, les recharges se saisissent avec les kWh, le montant et la borne ; l'efficacité en kWh/100 km est mesurée et le coût énergétique rejoint celui du carburant dans les mêmes rapports. L'écart de prix du carburant, l'anomalie de consommation et l'achat manquant montrent lequel des véhicules de terrain pose problème. L'achat étant conservé avec son taux de TVA et son numéro de facture, le rapprochement avec la comptabilité se fait aussi à partir du même enregistrement.
- L/100 km et coût au kilomètre
- Comparaison de l'écart avec le prix EPDK
- Rapprochement UTTS
- Enregistrement des recharges et kWh/100 km
Panne, ordre de travail et fournisseur
Un véhicule ou un groupe électrogène à l'arrêt sur un site éloigné perturbe le travail de toute l'équipe. L'équipe de terrain déclare la panne depuis l'application mobile ; la panne critique est transformée en ordre de travail avec une priorité. L'ordre de travail consigne le technicien ou le fournisseur, la classe planifié, non planifié ou urgent, les tâches de service, la main-d'œuvre et les lignes de pièces ; la pièce ajoutée depuis le stock est déduite du stock. Le fournisseur de services qui intervient dans chaque région est classé dans la fiche fournisseur, et les dépenses et interventions lui sont rattachées. À la clôture de l'ordre de travail, l'enregistrement rejoint l'historique d'entretien ; une panne répétée ressort comme un schéma, et la décision d'une solution durable s'appuie sur l'enregistrement. L'ordre de travail terminé repousse le rappel de maintenance : au lieu de deux suivis distincts, un seul enregistrement est mis à jour.
- Déclaration de panne depuis le terrain
- Intervention et dépense rattachées au fournisseur
- Historique d'entretien à la clôture de l'ordre de travail
Points clés
Que couvrons-nous dans ce secteur ?
- Lieux, dépôts et points de site
- Véhicule, engin de chantier et groupe électrogène
- Kilométrage et mois pour le véhicule, maintenance calendaire pour l'équipement
- Affectation par équipe et par site
- Documents, étalonnage et contrôles périodiques
- Formulaires de contrôle de terrain
- Carburant, recharge et consommation
- Coût par site et par projet
Comment démarrer
De la mise en place au premier rapport
Définissez les lieux
Enregistrez dépôts, chantiers et points de site avec leur adresse et leur position ; au besoin, tracez une limite. Les relevés de position sont rapprochés du lieu et les lieux apparaissent sur la carte. Les paramètres et les filtres de liste peuvent être modifiés par la suite.
Affectez les actifs
Affectez les véhicules au conducteur et à l'équipe avec une plage de dates ; affectez l'équipement comme un groupe électrogène à une personne ou à un lieu. Conservez la passation avec sa date. Les paramètres et les filtres de liste peuvent être modifiés par la suite.
Mettez en place la maintenance
Pour le véhicule, définissez ensemble le kilométrage et les mois ; pour l'équipement, une périodicité en jours, semaines, mois ou années. Appliquez le même plan de maintenance à tous les actifs avec le programme d'entretien. Les paramètres et les filtres de liste peuvent être modifiés par la suite.
Planifiez les contrôles
Concevez le formulaire de contrôle de terrain et affectez-le au quotidien ou à la semaine ; saisissez les échéances des documents et de l'étalonnage. Un élément en échec devient une panne, et les retards génèrent des notifications. Les paramètres et les filtres de liste peuvent être modifiés par la suite.
Imputez le coût au site
Regroupez les dépenses de maintenance, de pièces et de carburant par site ou par projet ; lisez séparément le coût de flotte de chaque site et utilisez-le dans l'analyse des décomptes. Les paramètres et les filtres de liste peuvent être modifiés par la suite.
Questions fréquentes
Vous définissez dépôts, chantiers et points de site comme lieux ; les actifs sont affectés à ces lieux et à des équipes. Les lieux s'affichent sur la carte de la flotte avec les véhicules, et les relevés de position sont rapprochés du lieu d'après la limite tracée. Les lieux apparaissent sur la même carte que les véhicules.
Autres secteurs
Votre flotte évolue dans un autre domaine ?
Secteur
Logistique et transport
Certificat K, contrôle technique, HGS et coût par trajet pour tracteurs et semi-remorques.
Secteur
Transport de personnel
Permis des conducteurs et historique des affectations pour la flotte de navettes.
Secteur
Transport scolaire
Documents, personnel accompagnateur et contrôle quotidien des véhicules pour les transports scolaires.
Secteur
BTP et terrassement
Maintenance au calendrier des engins de chantier et affectation par chantier.
Secteur
Collectivités et secteur public
Flotte mixte, multisite et registre auditable.
Secteur
Commerce et distribution
Consommation et entretien fréquent liés à un usage urbain intensif.
Secteur
Production et industrie
Un seul cadre, des chariots élévateurs et engins d'usine jusqu'à la flotte d'expédition.
Secteur
Location de véhicules
Contrats de location, dépassement kilométrique, sinistres et niveau de bonus sans sinistre.
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