Secteur
Santé et urgences
Contrôle avant départ, signalement des pannes critiques et disponibilité permanente des ambulances et véhicules de transport de patients.
Vue d'ensemble
Qu'est-ce qui change pour une flotte Santé et urgences ?
Contrôle avant départ, signalement des pannes critiques et disponibilité permanente des ambulances et véhicules de transport de patients.
Une démo adaptée à votre flotteUne flotte qui doit être prête en permanence
Dans les stations du 112 et pour le transport sanitaire, le coût d'une panne n'est pas seulement la facture de l'atelier, mais l'interruption du service. C'est pourquoi une maintenance faite « à l'échéance » plutôt que « à la panne » n'est pas un choix, c'est une organisation. Dans vitaFleet, la périodicité se définit en kilomètres, en mois, ou les deux ; l'échéance est celle qui arrive en premier. Pour une ambulance qui travaille en astreinte, roule peu et reste longtemps au ralenti, la périodicité calendaire est particulièrement importante : l'huile moteur et les fluides s'usent non seulement avec le kilométrage, mais aussi avec le temps. Les maintenances en retard, à venir et planifiées sont réunies dans une seule liste ; le véhicule dont l'échéance approche apparaît comme planifié avant sa remise en service. Lorsque la maintenance est réalisée, la valeur du compteur et la date sont inscrites dans l'intervention, et l'échéance suivante est recalculée à partir de là. On voit ainsi d'un coup d'œil quand et par quelle opération chaque véhicule a été pris en charge, et le besoin de véhicule de remplacement se planifie à l'avance.
- Périodicité en kilomètres et en mois ensemble
- Maintenances en retard, à venir et planifiées dans une seule liste
- Plan groupé pour tous les véhicules via le programme d'entretien
Un contrôle à chaque prise de poste
Le contrôle du véhicule qui part en astreinte à chaque relève de poste doit être appuyé par un enregistrement. Vous définissez votre propre liste de contrôle comme formulaire d'inspection : pneus, freins, éclairage et voyants d'alerte, batterie, niveaux de fluides, équipement embarqué. Le personnel de poste remplit le formulaire depuis un téléphone ou une tablette, avec une photo si nécessaire. Un élément non conforme ouvre automatiquement un enregistrement de panne ; en cas de panne de priorité critique, un e-mail ou un SMS part au responsable. Ainsi, lors du changement de poste, une note comme « le clignotant gauche ne fonctionnait pas » ne se perd pas : elle est clôturée avant de se présenter à l'équipe suivante. La liste de contrôle peut différer selon le type d'ambulance : les éléments de contrôle d'un véhicule de transport sanitaire et d'un véhicule de réanimation avancée ne sont pas les mêmes. Vous définissez un formulaire distinct pour chacun ; les inspections réalisées sont listées avec leur date dans l'historique des inspections.
- Votre propre liste de contrôle par poste
- L'élément en échec ouvre automatiquement une panne
- Notification par e-mail et SMS en cas de panne critique
Priorité de la panne et durée d'indisponibilité
Toutes les pannes n'ont pas la même urgence : un problème de climatisation de la cabine et un problème du système de freinage ne se gèrent pas le même jour. À l'ouverture de la panne, la priorité est définie ; les pannes critiques ressortent avec une notification au responsable et sont transformées en ordre de travail. Les codes d'erreur (DTC) lus sur le véhicule sont conservés dans l'enregistrement ; les codes récurrents et permanents ressortent dans la liste, et un enregistrement de panne peut être ouvert en une étape depuis le code. Les dates d'ouverture et de clôture de l'ordre de travail étant inscrites dans l'historique d'entretien, la durée d'indisponibilité du véhicule se lit sur des dates, non sur des estimations. Photos, commentaires et ordre de travail lié se suivent ensemble dans l'enregistrement de la panne ; qui l'a ouvert et quand il a été clôturé figurent dans l'historique des modifications. Si vous le souhaitez, vous pouvez définir une automatisation pour mettre à jour un champ de l'enregistrement, ou envoyer un e-mail à l'adresse de votre choix, lorsqu'une panne de priorité critique est ouverte.
- Priorité de la panne et notification critique
- Enregistrement de panne à partir des codes d'erreur
- Historique d'entretien avec les dates des ordres de travail
Documents et contrôle technique dans un seul calendrier
Les échéances du contrôle TÜVTÜRK (contrôle technique national), de l'assurance responsabilité civile obligatoire, de l'assurance tous risques et de la mesure des émissions des ambulances et des véhicules de transport sanitaire doivent être renouvelées avant l'expiration, pour éviter toute indisponibilité. Tous les documents sont tenus dans la fiche du véhicule avec leur échéance et leur fichier ; ceux qui approchent sont regroupés dans l'e-mail de synthèse quotidien et apparaissent dans la liste des renouvellements. Les documents à échéance du conducteur, comme le permis et le certificat médical, sont suivis à part dans la fiche de la personne. Le suivi des documents reposant sur le système et non sur la mémoire d'une personne, il ne faiblit pas avec les rotations d'astreinte et les changements de poste ; un plan de véhicule de remplacement peut aussi être établi à l'avance pour le véhicule qui ira au contrôle. Si l'institution compte plusieurs stations, vous pouvez filtrer la liste des documents par groupe de véhicules ; chaque responsable de station voit les échéances à venir de ses propres véhicules. Une fois le renouvellement effectué, la nouvelle échéance est saisie et l'ancien enregistrement reste dans l'historique : l'historique des documents est ainsi complet.
- Contrôle technique, assurance, tous risques et émissions dans une seule liste
- Échéances des documents du conducteur dans sa fiche
- E-mail de synthèse quotidien
Stock de pièces et d'équipements
Une ambulance immobilisée à cause d'une petite pièce est inacceptable. Vous définissez un stock et un seuil critique pour les pièces à remplacement fréquent comme filtres, plaquettes, ampoules et batteries ; sous le seuil, une alerte arrive et une commande d'achat est ouverte auprès du fournisseur. La pièce utilisée dans un ordre de travail est déduite automatiquement du stock, et le stock sur le papier correspond à celui de l'étagère. Les équipements non médicaux présents sur le véhicule, comme le groupe électrogène ou la civière de transport, sont enregistrés à part comme équipements ; ils ont leur propre rappel de maintenance, leur historique d'intervention et leur affectation. Les mouvements de stock se saisissent comme entrées, sorties et corrections ; avant l'épuisement d'une pièce critique, une commande peut être ouverte auprès du fournisseur. À l'arrivée de la commande, la quantité réceptionnée est inscrite au stock ; le plan de stock repose sur la consommation réelle.
- Alerte au seuil critique
- Commande d'achat et fiche fournisseur
- Maintenance et affectation distinctes pour l'équipement
Position, station et affectation
Dans les flottes connectées au GPS, la dernière position connue et le kilométrage des véhicules s'affichent sur la carte ; le compteur se met à jour automatiquement. Vous définissez comme lieux les stations, garages et hôpitaux, puis vous affectez les véhicules à ces lieux et à des équipes. La station où se trouve chaque véhicule, et la personne qui en est responsable, figurent dans l'enregistrement ; les alertes de maintenance et de documents partent aussi vers la bonne personne. Lorsqu'un véhicule change de station ou qu'un véhicule de remplacement entre en service, la passation est enregistrée avec sa date et l'historique des responsabilités n'est pas perdu. Lorsque la personne responsable change, ou que le véhicule est transféré à une autre station, le destinataire des alertes de maintenance et de documents change aussi. Les véhicules étant répartis en groupes, le responsable central peut suivre toute la flotte et le responsable de station son propre groupe en filtrant.
- Dernière position sur la carte
- Lieux par station et par hôpital
- Historique des passations avec dates
Accidents et incidents
Lors d'une conduite en sortie d'urgence, le risque d'accident est élevé et chaque accident signifie une interruption de service. L'enregistrement de l'accident consigne la date, le lieu, le véhicule et le conducteur au moment de l'accident ; le scan du constat, les photos et le croquis sont conservés dans le même enregistrement. L'état du dossier d'assurance, le coût estimé et le coût réel sont suivis, et l'enregistrement du dommage est rattaché à l'arrivée du relevé Tramer (historique des sinistres des assureurs turcs) ou tous risques. L'historique des amendes et des dommages étant visible par conducteur et par véhicule, les incidents répétés ressortent comme des sujets appelant une formation ou une réglementation. Lorsque le véhicule est pris en charge à l'atelier après l'accident, la réparation du dommage est suivie par un ordre de travail ; la durée et le coût de la réparation sont inscrits dans l'historique du véhicule. L'état des paiements du dossier tous risques ou d'assurance responsabilité civile se voyant avec l'accident, on sait sans poser la question à quelle étape en est le traitement du sinistre.
- Constat, photos et croquis
- Dossier d'assurance et coût
- Historique des accidents et amendes par conducteur
Coûts et responsabilité
Dans les institutions de santé, publiques ou privées, les dépenses doivent pouvoir être justifiées. Carburant, maintenance, pièces, pneus et assurance se cumulent sur le même véhicule ; les véhicules étant répartis en groupes par station, hôpital ou région, le coût se lit par unité. L'intégration des cartes carburant transforme les mouvements en enregistrements, le rapprochement se fait avec le relevé UTTS (système turc de reconnaissance des véhicules en station-service), et la e-facture est transférée comme intervention. L'historique des modifications est tenu champ par champ ; qui a modifié quoi et quand est établi, et l'enregistrement est prêt pour un audit ou un contrôle interne. Les rapports se filtrent par véhicule, groupe et période, et peuvent être exportés. En comparant les dépenses de véhicules du même modèle, on voit lequel tombe souvent en panne ; l'analyse de renouvellement appuie aussi sur les enregistrements la décision de remplacer ou de conserver un véhicule.
- Rapport de coûts par groupe
- Rapprochement avec la e-facture et l'UTTS
- Historique des modifications par champ
Points clés
Que couvrons-nous dans ce secteur ?
- Formulaire de contrôle par poste
- Maintenance en kilomètres et en mois
- Notification de panne critique
- Suivi du contrôle TÜVTÜRK (contrôle technique national) et de l'assurance
- Suivi des codes d'erreur (DTC)
- Stock de pièces et d'équipements
- Affectation par station
- Coût par unité
Comment démarrer
De la mise en place au premier rapport
Enregistrez le véhicule
Saisissez ambulances et véhicules de transport sanitaire en les répartissant par station ou région ; ajoutez les documents de contrôle technique, d'assurance et d'émissions avec leurs échéances et leurs fichiers. Les échéances proches apparaissent dans la liste des renouvellements et entrent dans l'e-mail de synthèse quotidien.
Mettez en place la liste de contrôle
Définissez le formulaire de début de poste ; ajoutez des éléments comme pneus, freins, éclairage et équipement embarqué. Que l'élément non conforme devienne un enregistrement de panne. Le formulaire se remplit depuis le téléphone et son historique est conservé daté dans le véhicule.
Reliez la notification
Pour une panne critique, orientez un e-mail et un SMS vers le responsable ; choisissez les canaux de notification dans Paramètres. Priorisez aussi les pannes issues des codes d'erreur. La répétition des codes d'erreur est aussi prise en compte pour fixer la priorité.
Planifiez la maintenance
Définissez la périodicité en kilomètres et en mois et appliquez-la à tous les véhicules via le programme d'entretien ; suivez les maintenances en retard et à venir dans une seule liste. Le programme d'entretien peut aussi être appliqué par la suite aux véhicules nouvellement ajoutés.
Suivez le stock et les coûts
Fixez un seuil pour les pièces critiques, avec déduction du stock par ordre de travail. Cumulez par station les dépenses de carburant, de maintenance et de pièces, et lisez-les dans les rapports. Les rapports peuvent être exportés et partagés pour l'audit interne.
Questions fréquentes
La notification part à l'observateur de l'enregistrement, à défaut à l'observateur du véhicule, et à défaut aux responsables. Les canaux e-mail et SMS se choisissent dans Paramètres ; pour le SMS, on utilise un service connecté comme NetGSM, Verimor ou Infobip. Les destinataires et les canaux de notification peuvent être modifiés dans Paramètres.
Autres secteurs
Votre flotte évolue dans un autre domaine ?
Secteur
Logistique et transport
Certificat K, contrôle technique, HGS et coût par trajet pour tracteurs et semi-remorques.
Secteur
Transport de personnel
Permis des conducteurs et historique des affectations pour la flotte de navettes.
Secteur
Transport scolaire
Documents, personnel accompagnateur et contrôle quotidien des véhicules pour les transports scolaires.
Secteur
BTP et terrassement
Maintenance au calendrier des engins de chantier et affectation par chantier.
Secteur
Collectivités et secteur public
Flotte mixte, multisite et registre auditable.
Secteur
Commerce et distribution
Consommation et entretien fréquent liés à un usage urbain intensif.
Secteur
Production et industrie
Un seul cadre, des chariots élévateurs et engins d'usine jusqu'à la flotte d'expédition.
Secteur
Location de véhicules
Contrats de location, dépassement kilométrique, sinistres et niveau de bonus sans sinistre.
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