جهّز أسطولك لموسم الإطارات الشتوية في الوقت المناسب

يفاجئنا إلزام الإطارات الشتوية كل عام في المكان نفسه: يحين الموعد، ويسقط أول ثلج، ويتبين أن جزءًا من الأسطول ما زال على الإطارات الصيفية. ولا يعني استعجال اللحظة الأخيرة غرامة إدارية فقط؛ بل يعني نقصًا في المخزون وطول طابور الصيانة، وأسوأ من ذلك خطرًا على السلامة في رحلة بإطارات غير مناسبة. أما الاستعداد فعمل متوقَّع له تقويم.

تحديد النطاق أولًا

لا يسري الإلزام على كل مركبة بالطريقة نفسها. فنوع المركبة والغرض من استخدامها، وفي بعض الحالات اختلاف العلامة والطراز، قد تغيّر القاعدة. لذلك لا يضمّن المنتج القاعدة في الشيفرة؛ ولأنها تتغير بحسب التشريع وفئة المركبة يُدار هذا النطاق من خلال السجل.

العمل العملي بسيط: تعلّم في قسم الإعدادات من نموذج المركبة المركبات التي تلزمها الإطارات الشتوية. هذه العلامة أساس كل التنبيهات والقوائم اللاحقة. وضبط النطاق بشكل صحيح من البداية هو سبيل تجنب الإنذارات الخاطئة والناقصة طوال الموسم.

تحديد الفترة

قد يختلف النطاق الزمني الذي يسري فيه إلزام الإطارات الشتوية من سنة إلى أخرى ومن جهة إلى أخرى. الفترة الافتراضية في vitaFleet من 1 ديسمبر إلى 1 أبريل؛ وتُعدَّل من إعدادات المؤسسة في قسم الإعدادات. ولأنك أنت من يحدد الفترة فلن تنتظر تحديثًا للبرنامج عند تغيّر التشريع.

تُولَّد التنبيهات عند اقتراب الفترة وطوالها. وهكذا يبدأ الاستعداد لا في منتصف الشتاء بل قبله بأسابيع.

رؤية الامتثال

تُدرج المركبات التي ليس لها إطارات مناسبة خلال الفترة وتولّد تنبيهًا. هذه القائمة هي جواب سؤال «أي مركبة عليّ العمل عليها». وإذا رأيتها قبل بدء الفترة يمكنك توزيع تغيير الإطارات والتوريد على مدى زمني.

الدعم بالقياسات

لا يكفي وجود الإطار وحده؛ يجب أن يكون الإطار صالحًا للاستخدام أيضًا. تُظهر قياسات الإطارات عمق النقش والحالة بحسب الموضع. وتتميز في القائمة المركبات التي لم تُدخل قياساتها أو عمق نقشها غير كافٍ. وهكذا يظهر في السجل الفرق بين «لديه إطارات شتوية» و«إطاراته الشتوية صالحة للاستخدام».

تقويم للاستعداد

الترتيب التالي نهج يعمل جيدًا في معظم الأساطيل:

نهاية سبتمبر: الجرد

علّم المركبات الملزَمة وسجّل حالة الإطارات الحالية لكل مركبة. لتظهر أي مركبة عليها إطارات شتوية وأيها لا، وأي إطارات تنتظر في المخزن.

أكتوبر: القياس والتخطيط

أدخل قياسات عمق النقش. حدّد ما يجب تغييره وخطط للتوريد ومواعيد الصيانة. طابور الصيانة في هذه الفترة ما زال قصيرًا.

نوفمبر: التغيير

أتمّ عمليات التغيير قبل بدء الفترة. سجّل كل تغيير ليُعرف أي إطار مركَّب على أي مركبة.

خلال الفترة: المراقبة

راجع التنبيهات وقائمة المركبات غير المناسبة بانتظام. ولا تنسَ إدخال المركبات الجديدة المضافة خلال الفترة ضمن النطاق.

إغلاق خطر الرحلة

نقص الإطارات الشتوية ليس غرامة إدارية فقط؛ بل يعني أيضًا خطر الحوادث والمسؤولية في رحلة بمركبة غير مناسبة. ورؤية الامتثال على مستوى الأسطول من شاشة واحدة تتيح لك أن تقرر بالبيانات أي مركبة يمكنها الخروج.

في نهاية الفترة

إدارة الإطار كسجل

أسهل ما يكون الاستعداد للإطارات الشتوية إذا كانت الإطارات نفسها مسجلة. في vitaFleet كل إطار سجل مستقل: يُتابع على أي مركبة وفي أي موضع، وكم كيلومترًا قطع، وكم كلّف، ومتى يجب تغييره. يُدخل الرقم التسلسلي والعلامة والطراز والمقاس وDOT وتكلفة الشراء وعمق النقش الجديد. ويمكنك إضافة أربعة إطارات من عملية شراء واحدة دفعة واحدة، ونسخ حد كيلومترات التغيير نفسه ومكان المخزن إليها جميعًا.

يكون الإطار في إحدى أربع حالات: في المخزن، على المركبة، مفكوك ومحفوظ، أو خردة. ولا يمكن أن يكون الإطار إلا في موضع واحد في الوقت نفسه؛ وقبل التركيب في موضع مشغول يجب فك الإطار الموجود فيه. وعند الفك يُختار السبب (تدوير أو موسم أو تآكل أو ضرر) ومكان حفظ الإطار. ويُحفظ مكان الإطار في المخزن والمفكوك المحفوظ كمخزن وملاحظة رف؛ وهذا ينهي البحث عن «أين تلك الإطارات» عند تبدل الموسم.

إجراء تبديل الموسم بالسجل

الانتقال إلى الإطارات الشتوية يعني تركيب إطارات المخزن على المركبات وفك الصيفية. تسرّع نافذة التركيب الجماعي ذلك: تُختار المركبة، ويُسند إلى كل موضع إطار، وبعد اختيار الإطار الأول يمكنك ملء الفارغ بإطار من النوع نفسه بنقرة واحدة. وإذا تُرك العدّاد فارغًا عند التركيب والفك استُخدم عدّاد المركبة الحالي؛ وهكذا يُحسب تلقائيًا كم كيلومترًا قطع كل إطار.

ضبط عتبات التنبيه بحسب حاجتك

متى يجب تغيير الإطار ليس واحدًا لكل أسطول. تحدد العتبات بنفسك من قسم تنبيهات الإطارات في الإعدادات: عمق النقش الذي يُنبَّه عنده، وكم كيلومترًا قبل التغيير يُنبَّه، وحد الكيلومترات الافتراضي للإطارات الجديدة، ومدة تذكير قياس النقش، وعمر الإطار بحسب DOT. وتُقيَّم الإطارات المركَّبة بهذه العتبات كل ليلة.

تحتاج المركبات المختلفة إلى عتبات مختلفة. بقواعد الإطارات يمكنك تحديد عتبات مستقلة بحسب نوع المركبة والعلامة والطراز وسنة الصنع والمجموعة: مثلًا حد كيلومترات واحد لكل الحافلات الصغيرة، أو عمق نقش أعلى للمركبات ضمن نطاق طراز وسنة معينين، أو قياس أكثر تكرارًا في مجموعة ما. وهذا يغنيك عن فرض القاعدة نفسها على مركبة تجارية خفيفة وأخرى ثقيلة.

جعل قياس النقش عادة

الإطار الذي لم تُدخل قياساته إطار مجهول الحالة. تُدخل قياسات الإطارات لمركبة وموضع وتُربط تلقائيًا بالإطار المركَّب هناك في تلك اللحظة. والفرق بين عمق النقش الجديد وآخر قياس مقسومًا على الكيلومترات المقطوعة يعطي معدل التآكل والكيلومترات المقدّرة المتبقية حتى التغيير. القياس المنتظم هو سبيل إجراء التغيير «بخطة» لا «عند الحد».

من فاتورة الإطارات إلى السجل

إذا جاء شراء الإطارات بفاتورة إلكترونية فلا يُدخل السجل يدويًا. تُسجَّل بنود الإطارات عند الاستيراد في مخزون الإطارات مع العلامة والمقاس والموسم وسعر الوحدة شاملًا الضريبة والمورّد ورقم الفاتورة. وإذا اختير الموضع في شاشة تأكيد الاستيراد تأتي الإطارات مركَّبة على المركبة؛ وإن لم يُختر تبقى في المخزن وتُركَّب لاحقًا على المركبة من القائمة.

مقارنة التكلفة والعلامة

تُحسب الكيلومترات التي قطعها الإطار من عدّادَي التركيب والفك؛ وبقسمة تكلفة الشراء على هذه الكيلومترات تظهر تكلفة الألف كيلومتر. ويُظهر تقرير أداء الإطارات متوسط الكيلومترات وتكلفة الألف كيلومتر ومعدل التآكل بحسب العلامة والطراز. وفي الشراء التالي يخبرك السجل أي إطار أرخص فعلًا، لا ادعاء البائع.

أخطاء شائعة

• عدم تعليم المركبات الملزَمة وترك قائمة التنبيهات فارغة.
• نسيان تحديث تواريخ الفترة في بداية السنة.
• تغيير الإطارات دون تسجيل ذلك؛ وعدم معرفة أي إطار مركَّب على المركبة.
• عدم إدخال المركبات الجديدة المنضمة خلال الفترة ضمن النطاق.
• فك الإطار الصيفي دون تدوين مخزنه؛ والبحث عن الإطارات في العام التالي.

لا ينتهي العمل بانتهاء الفترة. فالعودة إلى الإطارات الصيفية عمل أيضًا ويجب تسجيله. وهكذا يُعرف بعد عام أي إطار استُخدم على أي مركبة وفي أي موسم؛ وتستند خطة العام القادم إلى هذا التاريخ.