vitaFleet
اطلب عرضًا تجريبيًا

التحكم في التكاليف

تُجمع مصروفات الوقود والصيانة والعبور عبر بوابات الرسوم والمخالفات وغيرها في سجل المركبة نفسه. تُقرأ تكلفة الكيلومتر وتكلفة التشغيل والإهلاك وتفصيل ضريبة القيمة المضافة (KDV) في تقارير جاهزة؛ وتُعرض شذوذات الوقود مع أسبابها، ويُظهر تحليل التجديد أي مركبة مكلفة بالسجلات. في نهاية الشهر يُتابَع من مكان واحد أين ذهب المال. وبهذا تُتخذ القرارات بالسجلات المرتبطة بالمركبة لا بالانطباع.

اطلب عرضًا تجريبيًاتصفّح الشاشات
vitaFleet — التحكم في التكاليف

0

تقرير جاهز

في عناوين المركبات والصيانة والأعطال والفحص الفني والوقود وقطع الغيار والتجديد والمصروفات والمحاسبة

0

قواعد شذوذ الوقود

تجاوز الخزان، تعبئة في وقت قصير، عدّاد راجع، استهلاك مفرط، وشراء مرتفع السعر

0

بنود تكلفة التشغيل

الوقود والصيانة والمصروفات والعبور، في أعمدة منفصلة لكل مركبة

0

توصيات التجديد

الاستمرار في الاستخدام، قيد المراقبة، واستبدال

ماذا يتضمّن حل «التحكم في التكاليف»؟

الشاشات التي يتكوّن منها هذا الحل وما يُنجَز في كل منها، بالترتيب.

شاشة

سجل الوقود

يُحفظ كل تعبئة كسجل مرتبط بالمركبة والتاريخ والمحطة وقراءة العدّاد. وعند إدخال التعبئة يتحدث العدّاد، وتُغذّى حسابات الاستهلاك والتكلفة من هذه السجلات. وتُعلَّم في السجل حالات مثل التعبئة الشخصية أو الجزئية؛ فتعكس تكلفة الأسطول وحسابات الاستهلاك الواقع ولا تُضخَّم. تُفلتر القائمة حسب المركبة والفترة الزمنية؛ وتُحسب الإجماليات في الأعلى من النطاق نفسه، ويظهر من الصف أي سجل تستند إليه الحسابات.

نموذج التعبئة
تُدخَل التعبئة بحقول التاريخ والمورّد/المحطة والمرجع وقراءة العدّاد والموقع؛ ويمكن اختيار وحدة الحجم لترًا أو غالونًا.
الاستخدام الشخصي
لا تُحتسب التعبئة المعلَّمة كشخصية ضمن تكلفة الأسطول، ولا تدخل في أي من قواعد شذوذ الوقود.
التعبئة الجزئية
علّم المشتريات التي لم تملأ فيها الخزان كتعبئة جزئية؛ يُحسب الاستهلاك بين التعبئات الكاملة فقط ولا يولّد انحرافًا.
إعادة ضبط الاستهلاك
في حالات مثل تغيير العدّاد يعيد خيار «إعادة ضبط الاستهلاك» بدء سلسلة الاستهلاك؛ ولا تفسد القراءة القديمة الحساب الجديد.

شاشة

شذوذات الوقود ومقارنة الأسعار

يعثر تلقائيًا في سجلات التعبئة على الحالات المشبوهة ويعرض كلًا منها مع سببها. أما «مقارنة الأسعار» فتقارن كل عملية شراء بسعر وكلاء هيئة تنظيم الطاقة التركية (EPDK) في يوم الشراء. وبذلك تظهر التعبئة المرتفعة السعر أو الكمية التي لا تتسع لها الخزان برقم محدد يُسأل عنه السائق. تسقط الشذوذات المعلَّمة «عادي» من القائمة، وتُجمع المشبوهة في تبويب مستقل؛ ويُتخذ القرار لكل تعبئة وكل قاعدة.

خمس قواعد
تُراقَب كل على حدة: تعبئة تتجاوز سعة الخزان، وتعبئة ثانية في وقت قصير، وعدّاد يرجع إلى الوراء، واستهلاك مفرط، وشراء مرتفع السعر.
درجة الأهمية
تُصنَّف كل شذوذة «تحذير» أو «حرجة»؛ وتُفحص الحرجة أولًا، ويُكتب السبب داخل الصف.
عادي أو مشبوه
تعلّم كل شذوذة «عادي» أو «مشبوه»؛ فالتي تُعلَّم عادية تسقط من قائمة «للمراجعة»، وتُجمع المشبوهة في تبويب مستقل.
مرجع EPDK
عند ربط «أسعار المحروقات EPDK» من التكاملات تصل الأسعار اليومية للديزل والبنزين وغاز السيارات؛ ويمكن أيضًا رفع المرجع بملف Excel.

شاشة

العبور عبر بوابات الرسوم والمخالفات المرورية

يُرفع كشف HGS وOGS (أنظمة تركية للدفع الإلكتروني لرسوم الطرق) من ملف، وتُربط عمليات العبور بالمركبة عبر رقم الملصق في بطاقة المركبة، وبالسائق عبر الإسناد وقت العبور. وتُسجَّل المخالفات المرورية بتاريخ المخالفة وتاريخ التبليغ. يظهر كلاهما كبند مستقل في تكلفة المركبة؛ فلا تبقى المخالفة والعبور في نهاية الشهر مصروفًا بلا صاحب. يتم رفع الكشف بمطابقة الأعمدة، ويمكن ملء سجل المخالفة من صورة التبليغ أيضًا.

رفع الكشف
يُرفع كشف PTT/HGS أو كشف البنك وتُطابَق الأعمدة؛ ويُقرأ التاريخ بصيغة يوم.شهر.سنة والمبلغ ذو الفاصلة العشرية بشكل صحيح.
عبور بلا مركبة
تنتظر عمليات عبور المركبات التي لا رقم ملصق معرّفًا لها في تبويب «بلا مركبة»؛ وتُطابَق عند إدخال الملصق في بطاقة المركبة.
سجل المخالفة
يُدخَل تاريخ المخالفة وتاريخ التبليغ والمادة ونقاط المخالفة والمبلغ والحالة وتاريخ الدفع؛ ويمكن ملؤها من صورة التبليغ أيضًا.
متابعة الخصم
إذا أُدخل المبلغ المخفَّض وآخر يوم للخصم تُدرج المخالفة في تبويب «مدة الخصم سارية»؛ وعند اقتراب آخر يوم يظهر تنبيه في القائمة.

شاشة

سجل المصروفات

تُحفظ هنا المصروفات غير الوقود والصيانة، مثل التأمين وتأمين كاسكو والضرائب وموقف السيارات والتنظيف. يُدخَل المبلغ شاملًا ضريبة القيمة المضافة (KDV)، وإذا اختيرت نسبة الضريبة يُحسب الوعاء والضريبة القابلة للخصم عكسيًا. تُرفق صورة الإيصال أو الفاتورة بالمصروف؛ ويبقى المصروف والمستند في السجل نفسه تحت المركبة. بالشريط أعلى القائمة تُفلتر المصروفات حسب تاريخ المصروف؛ ويُحسب الإجمالي ومربعات الأنواع من النطاق نفسه.

مصروف متكرر
إذا اخترت «مرة واحدة» أو «تكرار شهري» أو «تكرار سنوي» فلن تدخل بنودًا مثل التأمين والضرائب يدويًا في كل فترة.
أنواع المصروفات
الأنواع خاصة بشركتك؛ تُضاف من الإعدادات وتُسمّى وتُعطَّل. وتعلّم بشكل منفصل النوع الذي يُحتسب سجل صيانة.
حقول تركيا
تُدخَل نسبة ضريبة القيمة المضافة (KDV) ورقم الفاتورة والمعرّف الفريد للفاتورة الإلكترونية (ETTN)؛ وتدخل هذه الحقول في تكلفة الملكية وتقرير KDV.
الإيصال والفاتورة
تُرفق صورة واحدة أو أكثر أو ملفات PDF، وتظهر المستندات في قائمة «المستندات» أيضًا؛ وتعرض القائمة عدد المستندات برمز المشبك.

شاشة

تقارير التكلفة والمحاسبة

تحت «التقارير القياسية» جداول جاهزة للتكلفة: تكلفة كل مركبة، وتكلفة الكيلومتر، وملخص تكلفة التشغيل، وتكلفة كل شركة، وجدول الإهلاك، وتفصيل ضريبة القيمة المضافة (KDV). تُحدَّد الفترة بشريط النطاق الزمني، وتُجمع الأعمدة الرقمية في الأسفل. أما «التحليلات المتقدمة» فتعرض البيانات نفسها برسوم بيانية. ويُحفظ النطاق في الرابط؛ فمن تشاركه الرابط يرى الفترة نفسها، وهكذا ينظر الجميع في اجتماع نهاية الشهر إلى الرقم نفسه.

تكلفة التشغيل
تُسرد مبالغ الوقود والصيانة والمصروفات والعبور عبر بوابات الرسوم لكل مركبة في أعمدة منفصلة مع الإجمالي بجانبها؛ ويعطي «تكلفة كل شركة» الشيء نفسه حسب الشركة التابعة.
تكلفة الكيلومتر
تُقسَّم إجمالي تكلفة المركبة على الكيلومترات المقطوعة المحسوبة من قراءات العدّاد في الفترة، وتُعرض في عمود ₺/كم.
الإهلاك وKDV
يعطي جدول الإهلاك المبلغ الشهري والمتراكم وصافي القيمة الدفترية؛ ويعرض تفصيل KDV شهريًا المبلغ شاملًا KDV والوعاء وKDV القابلة للخصم.
التحليلات المتقدمة
تُتابَع بالرسوم البيانية التكلفة الإجمالية وتكلفة كل مركبة والكيلومترات المقطوعة ونسبة الصيانة المخططة واتجاه التكلفة الشهري حسب الفترة والشركة التابعة.

شاشة

تحليل التجديد

يجمع في جدول واحد عمر كل مركبة وإجمالي عدّادها وتكلفة صيانتها المتراكمة وتكلفة الكيلومتر، ويولّد بناءً عليها توصية «الاستمرار في الاستخدام» أو «قيد المراقبة» أو «استبدال». ولا يستند القرار إلى التخمين بل إلى المصروفات وأوامر العمل المرتبطة بالمركبة. وتُستبعد مركبات المورّدين من التحليل. وللحصول على نتيجة صحيحة يجب أن تكون سنة الطراز والعدّاد وسجلات المصروفات مدخلة كاملة في المركبات؛ فالبيانات الناقصة تُضعف التوصية.

ثلاث توصيات
تعرض المربعات أعلى الصفحة كلًا على حدة عدد المركبات الموصى باستبدالها وقيد المراقبة والمستمرة في الاستخدام.
مصدر التكلفة
تشمل التكلفة التراكمية جميع المصروفات المرتبطة بالمركبة وبنود أوامر العمل (العمالة وقطع الغيار) وسجلات الصيانة المستقلة.
أعمدة الجدول
تُقرأ أعمدة المركبة والعمر وإجمالي العدّاد وتكلفة الصيانة التراكمية وتكلفة الكيلومتر والتوصية في الصف نفسه.
التصدير إلى CSV
يُنزَّل الجدول بزر «تصدير (CSV)»؛ ويمكن استخدام الملف في تخطيط الميزانية والتجديد.

مراقبة الوقود

اكتشف التعبئات المرتفعة السعر والمشبوهة بالأرقام قبل أن تسأل السائق

في بداية الشهر يفتح مدير الأسطول شاشة «شذوذات الوقود». تفصل القائمة التعبئات إلى حرجة وتحذيرية؛ ويُكتب في كل صف سبب اعتبارها مشبوهة. في إحدى المركبات سجل حرج لأن مجموع تعبئتين يتجاوز سعة الخزان. يفتح المدير التعبئة ويفحص العدّاد والحجم ويتحدث مع السائق. وإذا تبيّن أن السائق الذي ملأ الخزان إلى النصف لم تُعلَّم تعبئته كتعبئة جزئية يُصحَّح السجل وتسقط الشذوذة من القائمة بعد تعليمها «عادي». أما المشبوهة فعلًا فتنتقل إلى التبويب المستقل. وفي الشاشة نفسها تقارن قاعدة «الشراء المرتفع السعر» بسعر EPDK في يوم الشراء؛ ويظهر في تقرير «الوقود حسب المحطة» كم دُفع في أي محطة. ويكرر المدير هذا المسار كل شهر؛ والنتيجة قائمة مراجعة تستند إلى السجلات، يعرف بها من أو أي محطة يسأل عنها.

  • سجل مع السبب. تأتي كل شذوذة باسم القاعدة ووصفها؛ فتتحدث مع السائق بالأرقام.

  • شرط البيانات الصحيحة. يجب تعريف سعة الخزان في نموذج المركبة؛ وتعمل قاعدة الاستهلاك على المركبات التي لها عدد كافٍ من قياسات التعبئة الكاملة.

  • القرار دائم. يُحفظ قرار «عادي» أو «مشبوه» لكل تعبئة وكل قاعدة؛ وتُقيَّم القاعدة الأخرى للتعبئة نفسها بشكل منفصل.

مسار الفواتير

تتحول الفاتورة الإلكترونية الواردة (e-Fatura) بموافقتك إلى مصروف أو سجل صيانة

لا تضطر المحاسبة إلى ربط الفواتير الواردة إلى e-Logo بمركبة واحدة واحدة كل شهر. من «التكاملات» تُفتح «نقل الفواتير الإلكترونية (e-Fatura)»، وتُختار الشركة والنطاق الزمني ويُضغط «جلب من e-Logo». يقترح النظام لكل فاتورة صلتها بالأسطول ونوع المصروف والمركبة والمورّد مع الأسباب؛ وإذا ورد رقم اللوحة في الفاتورة تُعثر على المركبة منه. يصحّح المدير الاقتراح في الصف ثم يوافق. فاتورة الصيانة أو الإطارات أو قطع الغيار تتحول بحسب بنودها إلى سجل صيانة، والأخرى إلى مصروف؛ ويبقى رقم الفاتورة والمعرّف الفريد للفاتورة الإلكترونية (ETTN) في السجل. وإذا كان المورّد نفسه من النوع نفسه دائمًا تُنشأ قاعدة، وتقع الفواتير التالية تلقائيًا ضمن ذلك النوع. لا يتغير أي شيء في e-Logo؛ ويمكن التراجع عن الفاتورة المنقولة خطأً. ترى المحاسبة من الشاشة نفسها دون مغادرتها على أي مركبة وأي نوع مصروف ستُسجَّل كل فاتورة؛ وفي النهاية تنعكس المصروفات وسجلات الصيانة على تكلفة الأسطول دون إدخال يدوي.

شاشة نقل الفواتير الإلكترونية: صف الفاتورة ونوع المصروف المقترح والمركبة وزر الموافقة

شاشة نقل الفواتير الإلكترونية: صف الفاتورة ونوع المصروف المقترح والمركبة وزر الموافقة

  • عدة مركبات. إذا ورد في الفاتورة أكثر من لوحة يُوزَّع المبلغ على المركبات؛ وفي التوزيع اليدوي يجب أن يساوي مجموع الحصص إجمالي الفاتورة.

  • أولوية القاعدة. تسبق قاعدة المورّد قاعدة العبارة؛ وعند إضافة قاعدة تُعاد فورًا دراسة الفواتير المنتظرة.

  • التراجع. عند اختيار «التراجع عن النقل» من تبويب «المنقولة» يُحذف السجل المنشأ وتعود الفاتورة إلى الانتظار؛ ولا تُمَسّ السجلات التي أدخلتها يدويًا.

قرار التجديد

قرّر أي مركبة تحتفظ بها بالنظر إلى السجلات

قبل اجتماع ميزانية نهاية العام يفتح مدير الأسطول «تحليل التجديد». يعرض الجدول جنبًا إلى جنب عمر كل مركبة وإجمالي عدّادها وتكلفة صيانتها المتراكمة وتكلفة الكيلومتر؛ وتُحصى في المربع العلوي المركبات التي حصلت على توصية «استبدال». ينقر المدير على مركبة ويفحص سجل مصروفاتها وأوامر العمل، ثم ينظر في جدول الإهلاك إلى صافي القيمة الدفترية. وللإهلاك يجب أن تكون قيمة الشراء والعمر الافتراضي للخدمة والقيمة التقديرية لإعادة البيع مدخلة في نموذج المركبة؛ والصف الذي فيه حقل ناقص يذكر في عمود «الحالة» ما ينقص. يُنزَّل الجدول بصيغة CSV ويُضاف إلى ملف الميزانية. وفي النهاية تجري مناقشة الميزانية على جدول يبيّن بالسجلات أي مركبة مكلفة ولماذا.

  • إهلاك خطي. يُقسَّم الفرق بين قيمة الشراء والقيمة التقديرية لإعادة البيع على أشهر العمر الافتراضي؛ وعند انتهاء العمر يكتب الصف «انتهى العمر».

  • تنبيه الحقل الناقص. إذا لم توجد قيمة الشراء أو العمر الافتراضي أو تاريخ البدء لا يعرض الصف صفرًا بل يكتب الحقل الناقص.

  • مركبات خارج النطاق. لا تدخل مركبات المورّدين في التحليل؛ وتُولَّد التوصية للمركبات في أسطولك الخاص فقط.

النطاق

ماذا يشمل هذا الحل؟

دون وحدات منفصلة: كل شيء يعمل في الحساب نفسه وبالبيانات نفسها.

  • سجل الوقود والتعبئة الجزئية
  • شذوذات الوقود
  • مقارنة أسعار EPDK
  • كشف عبور HGS وOGS
  • المخالفات المرورية ومتابعة الخصم
  • المصروفات المتكررة
  • نقل الفواتير الإلكترونية (e-Fatura)
  • تكلفة الكيلومتر
  • الإهلاك الخطي وتفصيل ضريبة القيمة المضافة (KDV)
  • تحليل التجديد

كيف يسير العمل

من الإعداد إلى الاستخدام اليومي

أكمل بيانات المركبة

أدخل في نموذج المركبة قيمة الشراء وعمر الخدمة والقيمة التقديرية لإعادة البيع وسعة الخزان ورقم ملصق HGS/OGS؛ فتعتمد حسابات الإهلاك والشذوذات على هذه الحقول.

الأسئلة الشائعة

نعم. المبلغ في السجل هو الرقم الشامل لـ KDV كما في الإيصال. وعند إدخال نسبة KDV يُحسب الوعاء والضريبة عكسيًا من هذا المبلغ ويُعرضان شهريًا في تقرير «تفصيل KDV». أما المبالغ التي لم تُدخل لها نسبة فتظهر في عمود مستقل ولا يفوتك أمرها. وبذلك يسهل مقارنة السجل المحاسبي بسجل الأسطول جنبًا إلى جنب.

حلول أخرى

اجمع أسطولك في شاشة واحدة خلال أيام

اطلب عرضًا تجريبيًا لنجهّز بيئة تناسب أسطولك ونساعدك على نقل بياناتك.

اطلب عرضًا تجريبيًااتصل بنا