القطاع
تأجير المركبات
عقود الإيجار وتجاوز الكيلومترات والأضرار ودرجة الخلو من الحوادث.
نظرة عامة
ما الذي يتغيّر في أسطول قطاع «تأجير المركبات»؟
عقود الإيجار وتجاوز الكيلومترات والأضرار ودرجة الخلو من الحوادث.
عرض تجريبي يناسب أسطولكمن العقد إلى تجاوز المسافة
في التأجير التشغيلي يحدد الربحية في الغالب بند واحد: حدّ المسافة في العقد وتجاوزه. يُسجَّل في سجل العقد المركبة وشركة التأجير ورقم العقد وتاريخ البداية والنهاية والإيجار الشهري وحد المسافة. يُدخَل الحد كقيمة إجمالية في العقد، مثل 120,000 كم خلال 36 شهرًا؛ أما رسم التجاوز فيُحسب بمبلغ لكل كيلومتر. وتُتابَع المسافة الحالية من قراءات العدّاد، وتُتوقَّع المسافة عند نهاية العقد بمعدل الاستخدام الحالي. فترى المركبات التي ستتجاوز الحد قبل أشهر لا عند انتهاء العقد، ويبقى لديك وقت لإعادة التفاوض مع العميل أو استبدال المركبة. ومع اقتراب نهاية العقد يُخطَّط لإعادة المركبة أو التجديد؛ وفي نهاية العملية تبقى حالة المركبة عند عودتها في السجل نفسه.
- مدة العقد والإيجار الشهري وحد المسافة الإجمالي
- رسم التجاوز لكل كيلومتر
- تُدرَج المركبات التي ستتجاوز الحد مسبقًا
دقة العدّاد وموثوقية المسافة
لا يكون حساب تجاوز المسافة ذا معنى إلا إذا كانت بيانات العدّاد صحيحة. في vitaFleet تُسجَّل قراءة العدّاد تلقائيًا من سجلات الوقود والخدمة والفحص الفني وGPS؛ ويمكن عند الحاجة إضافتها يدويًا بالتاريخ والقيمة. لا يمكن أن تكون القيمة المدخلة أقل من آخر قراءة قبل ذلك اليوم، ولا أكبر من أول قراءة في اليوم التالي؛ والقيمة المتعارضة لا تُحفَظ ويُكتب سبب ذلك. وإذا كان GPS متصلًا تصل المسافة تلقائيًا. وهكذا يكون بين يديك عند أي خلاف على التجاوز سجل عدّاد مؤرَّخ ومُدقَّق بدل رقم واحد أُدخل خطأً. وإذا تعارضت المسافة اليدوية أو المأخوذة من الفاتورة لا تُكتب في العدّاد، بل تظهر كتحذير عند الاستيراد. وبذلك تسير إدارة العقد والصيانة ومتابعة الأضرار في بطاقة المركبة نفسها لا في ملفات منفصلة.
- قراءات من الوقود والخدمة والفحص الفني وGPS
- لا تُقبل القيمة التي تتراجع إلى الوراء
- المسافة تلقائية عند اتصال GPS
فحص التسليم والإرجاع
معظم الخلافات في التأجير تقع لحظة التسليم والإرجاع، عند سؤال «هل كان هذا الضرر موجودًا من البداية؟». تصمّم نموذج الفحص الخاص بك: حالة الهيكل والإطارات والأضواء ومستوى الوقود وقيمة العدّاد والصورة والتوقيع. يُملأ النموذج من الهاتف عند تسليم المركبة وعند استلامها؛ ويحدّث بند العدّاد مسافة المركبة الحالية أيضًا. ويُسجَّل الفرق بين النموذجين، ويتحول البند الذي يُعلَّم بالفشل إلى عطل. والسجل المؤرَّخ المصوَّر يضمن تحميل قيمة الضرر على الطرف الصحيح ويُنهي الجدل من أساسه. تُصمَّم نماذج الفحص من الإعدادات ويمكن جدولتها على المركبات. وتُدرَج النماذج التي حان موعدها في شاشة «إجراء الفحص». ويُعلَّم الفحص الفائت بأنه متأخر. ولتحميل قيمة الضرر على الطرف الصحيح تُقرأ حالة وقت التسليم جنبًا إلى جنب مع سجل العودة.
- نموذج تسليم وإرجاع بالصور والتوقيع
- بند العدّاد يحدّث المسافة الحالية
- الفرق يتحول إلى عطل أو ضرر
سجل الأضرار وعدم وجود حوادث
في أسطول التأجير يحدد سجل الأضرار قيمة المركبة والتفاوض على تجديد الوثيقة. يحتفظ سجل الحادث في موضع واحد بالتاريخ والمكان والمركبة والسائق والمحضر والصور؛ ويُتابَع من الموضع نفسه رقم ملف التأمين وحالته والتكلفة المقدَّرة والفعلية. وكشف Tramer أو التأمين الشامل الذي يصل بعد التأمين يُستورَد ويُربَط بالمركبة بتاريخ الضرر ومبلغه وحالة الخطأ؛ وتُعلَّم المسؤولية بأنها مسؤول أو غير مسؤول أو مشتركة. ويُعثَر على السائق وقت الضرر تلقائيًا من إسناد المركبة. وعند حلول موعد التجديد لا تكون بين يديك ملاحظات متفرقة، بل ملف أضرار مؤرَّخ وموثَّق. ويمكن ربط سجل الضرر بسجل الحادث؛ فتلتقي معلومات لحظة الحادث مع الكشف اللاحق للتأمين في ملف واحد.
- سجل الحادث وملف التأمين في مكان واحد
- استيراد كشف Tramer/التأمين الشامل
- حالة الخطأ والسائق وقت الضرر
مواعيد التأمين والتأمين الشامل والوثائق
تُحفَظ في سجل المركبة مواعيد التأمين الإلزامي والتأمين الشامل والفحص الفني وقياس العادم بتاريخ الانتهاء ورقم الوثيقة وملفها. يصل التنبيه إلى متابعي المركبة والمديرين قبل انتهاء المدة؛ ويعطي تقرير «التجديدات القريبة» حالة الأسطول كله في قائمة واحدة. وإذا بقيت المركبة المؤجَّرة بلا وثيقة فالمسؤولية في الغالب على الشركة المؤجِّرة؛ ويكفي الملخص الذي يصلك كل صباح لإغلاق هذا الخطر دون متابعة مئات المركبات واحدة واحدة. وللمركبات وقطع الغيار المشمولة بالضمان يُدخَل تاريخ البداية والنهاية وحد المسافة؛ وعند فتح أمر عمل لعمل مشمول بالضمان تصلك رسالة تحذير. ولأن ملفات الوثائق مرفقة بالمركبة، تُوجَد بوليصة التأمين وتقرير الفحص عند التدقيق أو طلب العميل دون بحث.
- ملف الوثيقة والفحص الفني مرتبط بالسجل
- تنبيه قبل انتهاء المدة
- نهاية الضمان وحد المسافة
انضباط الصيانة وعودة المركبة
إذا تأخرت صيانة المركبة المؤجَّرة تضرر شرط العقد وقيمة المركبة في سوق المستعمل. تُحدَّد الدورة بالكيلومترات والأشهر ويحين الاستحقاق عند أيٍّ منهما أولًا؛ وتُجمَع المهام الداخلة في خطة الصيانة نفسها ضمن خطة الصيانة، فتُنشئ كل التذكيرات تلقائيًا عند إضافة مركبة جديدة. يدخل كل أمر عمل في سجل الخدمة، ولذلك عند عودة المركبة من العميل تُقرأ من السجل الصيانة التي أُجريت ومتى. وتُسجَّل قياسات الإطارات بحسب الموضع؛ والإطار الذي ينخفض عمق مداسه عن 3 مم يولّد تنبيه استبدال. ويعرض تقرير امتثال الصيانة الأعمال المتأخرة بشكل مستقل. ويمكن إرفاق صورة الإيصال والفاتورة بسجلات المصروفات؛ وتُنقل فاتورة e-Fatura الواردة بموافقتك كخدمة أو كمصروف.
- دورة صيانة بالكيلومترات والأشهر معًا
- تذكيرات جماعية بخطة الصيانة
- متابعة عمق مداس الإطار
المخالفات والعبور والتحميل على العميل
المخالفة المرورية وعبور HGS أو OGS (أنظمة تركية للدفع الإلكتروني لرسوم الطرق) على المركبة المؤجَّرة بندان يُحمَّلان على العميل في الغالب. عند إدخال إسناد المركبة بتاريخ البداية والنهاية يُعثَر تلقائيًا على الطرف الذي كان يستخدم المركبة في ذلك الوقت بحسب تاريخ المخالفة والعبور. يُسجَّل في سجل المخالفة التاريخ والمادة والمبلغ وحالة السداد؛ وتُعلَّم المخالفة المحمَّلة على السائق أو العميل وتدخل التقرير الخاص بالأشخاص. وبما أن مهلة السداد المخفَّض بعد التبليغ قصيرة، يُدخَل المبلغ المخفَّض وآخر موعد للخصم، وتُعرض المخالفات التي ما زالت مهلة خصمها سارية بشكل منفصل. وتُطابَق عمليات عبور المركبات المعرَّف لها رقم ملصق من الكشف. وتدخل المخالفة في تكلفة المركبة وفي تقرير المخالفات؛ ويمكنك رؤية العبء الإجمالي لكل مركبة.
- إيجاد المستخدم بحسب تاريخ الإسناد
- علامة المخالفة المحمَّلة
- مطابقة العبور من ملصق HGS/OGS
ربحية الأسطول ومجمّع المركبات
يتحدد إيراد كل مركبة من العقد ومصروفها من بنود الصيانة والأضرار والإطارات والتأمين والمخالفات؛ وعند جمع الاثنين في المركبة نفسها يظهر بالمقارنة أي مركبة تدرّ ربحًا وأيها عبء. يُدخَل الإيجار الشهري شاملًا ضريبة القيمة المضافة (KDV) فينعكس مباشرة على تكلفة المركبة. وتُصفَّى حالة المركبات، أي مؤجَّرة أو شاغرة أو في الصيانة أو متضررة، في قائمة واحدة؛ وبالعروض المحفوظة تحفظ الشريحة التي تهمّك كتبويب. وبقراءة المركبة التي تدور قليلًا والتي تدور كثيرًا مع سجل الصيانة والأضرار، يُتخذ قرار الاحتفاظ بها أو التخلص منها بناءً على السجل لا الانطباع. كما تُعرِّف شركات التأجير كموردين، وتقرأ مصروف الإيجار في التقارير المرتبطة بها.
- الإيراد والمصروف لكل مركبة
- حالة مؤجَّرة وشاغرة وفي الصيانة ومتضررة
- مرشحك الخاص بالعروض المحفوظة
مجالات التركيز
ماذا نغطي في هذا القطاع؟
- عقد التأجير التشغيلي
- حد المسافة الإجمالي ورسم التجاوز
- سجل العدّاد والتحقق منه
- الحوادث والأضرار وكشف Tramer
- مواعيد التأمين والتأمين الشامل والفحص الفني
- نموذج فحص التسليم والإرجاع
- تحميل المخالفات والعبور
- التكلفة لكل مركبة
كيف تبدأ
من الإعداد حتى أول تقرير
أدخل العقد
سجّل المركبة وشركة التأجير ورقم العقد وتاريخ البداية والنهاية والإيجار الشهري؛ واكتب حد المسافة كقيمة إجمالية في العقد لا كقيمة شهرية. يمكن تغيير الإعدادات وفلاتر القوائم لاحقًا.
تابع الاستخدام
تُسجَّل قراءة العدّاد تلقائيًا من سجلات الوقود والخدمة والفحص الفني وGPS. أضف عند الحاجة قراءة يدوية مؤرَّخة؛ ولا تُقبل القيمة المتعارضة. يمكن تغيير الإعدادات وفلاتر القوائم لاحقًا.
سجّل التسليم والإرجاع
عرّف نموذج الفحص الخاص بك؛ واملأه عند خروج المركبة وعودتها بالصورة وقيمة العدّاد والتوقيع. الفرق بين السجلين سند عند أي خلاف على الضرر. يمكن تغيير الإعدادات وفلاتر القوائم لاحقًا.
اربط الضرر والمخالفة
اربط الحادث وكشف Tramer بالمركبة، والمخالفة المرورية والعبور بالسائق أو العميل بحسب تاريخ الإسناد؛ وعلّم البنود المحمَّلة. يمكن تغيير الإعدادات وفلاتر القوائم لاحقًا.
تابع المواعيد والصيانة
أدخل مواعيد انتهاء التأمين والتأمين الشامل والفحص الفني ودورة الصيانة؛ لتولّد المواعيد القريبة إشعارات. وعند اقتراب نهاية العقد خطّط للإرجاع أو التجديد. يمكن تغيير الإعدادات وفلاتر القوائم لاحقًا.
الأسئلة الشائعة
يُقارَن حد المسافة الإجمالي في العقد بقراءات العدّاد؛ ويُتابَع خطر التجاوز طوال العقد. ولأن المسافة عند نهاية العقد تُتوقَّع بحسب معدل الاستخدام الحالي، تبرز المركبات التي ستتجاوز الحد قبل أشهر. تُدخَل المبالغ شاملة ضريبة القيمة المضافة (KDV).
قطاعات أخرى
هل أسطولك في مجال آخر؟
القطاع
الخدمات اللوجستية والنقل
رخصة النقل (K) والفحص الفني ورسوم الطرق (HGS) وتكلفة الرحلة للشاحنات القاطرة والمقطورات.
القطاع
نقل الموظفين
رخص السائقين وسجل الإسناد في أسطول حافلات الموظفين.
القطاع
نقل الطلاب
الوثائق والمرافقون والفحص اليومي للمركبات في حافلات المدارس.
القطاع
الإنشاءات والحفريات
صيانة المعدات الثقيلة بحسب التقويم وإسنادها إلى مواقع العمل.
القطاع
البلديات والقطاع العام
أسطول متنوّع ومواقع متعددة وسجل قابل للتدقيق.
القطاع
التجزئة والتوزيع
الاستهلاك والصيانة المتكررة في الاستخدام المكثف داخل المدن.
القطاع
الإنتاج والصناعة
نظام واحد يجمع الرافعات الشوكية ومعدات المصنع وأسطول الشحن.
دعنا نجهّز عرضًا تجريبيًا يناسب أسطول قطاع «تأجير المركبات» لديك
نأخذ منك بعض المعلومات ونرد عليك خلال يوم عمل واحد على الأكثر — دون رسوم إعداد.