الفاتورة الإلكترونية وضريبة القيمة المضافة (KDV) وETTN: اجعل مصروفات الأسطول بلغة المحاسبة نفسها

تعيش مصروفات الأسطول في عالمين منفصلين. في المحاسبة هي فواتير: لكل منها رقم ومبلغ وضريبة قيمة مضافة ومورّد. أما في الأسطول فالإنفاق نفسه هو صيانة مركبة أو تغيير إطارات أو تعبئة وقود: المهم أي مركبة يخصها، وعند أي عدد من الكيلومترات تمّ، وأي جدول صيانة قدّمه. في معظم الشركات لا يعلم أحد العالمين شيئًا عن الآخر. تدخل الفاتورة إلى المحاسبة، أما جانب المركبة فإما لا يُحدَّث أبدًا أو يُدخله أحدهم يدويًا لاحقًا. وبعد أسابيع يتحول سؤال «ماذا فُعل بهذه المركبة وبأي فاتورة» إلى لغز يُبحث عنه في أرشيفين منفصلين.

نتناول في هذا المقال أمرين معًا: كيف ينبغي حفظ ضريبة القيمة المضافة في سجل الأسطول، وما الذي يجب الانتباه إليه عند تحويل الفاتورة الإلكترونية الواردة إلى سجل أسطول.

منطق الحفظ شاملًا ضريبة القيمة المضافة

تقريبًا كل مبالغ الصيانة والوقود وقطع الغيار والمشتريات تشمل ضريبة القيمة المضافة (KDV). الرقم الذي تراه على الإيصال أو الفاتورة شامل للضريبة؛ لكنك في تحليل التكلفة تحتاج غالبًا إلى المبلغ الصافي والضريبة كلٍّ على حدة. المبلغ الصافي هو تكلفة التشغيل، أما الضريبة فبند قابل للخصم. والخلط بينهما أسهل طريقة لإظهار تكلفة المركبة أعلى أو أقل مما هي عليه.

لهذا يحفظ vitaFleet المبالغ شاملةً ضريبة القيمة المضافة. عند إدخال نسبة الضريبة يُحسب المبلغ الصافي ومبلغ الضريبة ويُعرضان مباشرة أثناء الإدخال. وهكذا لا تحسب «كم الضريبة هنا» يدويًا، ولا تصل إلى مبلغ صافٍ خاطئ بسبب نسبة خاطئة. تأتي النسب كخيارات جاهزة، وتُحفظ في السجل كأرقام.

إدخال المبلغ مرة واحدة شاملًا الضريبة هو الطريقة الآمنة الوحيدة لاستخراج تفصيل الصافي والضريبة بشكل متسق في كل مكان لاحقًا.

لماذا يجب أن يبقى رقم الفاتورة وETTN في السجل

يُحفظ رقم الفاتورة وETTN (المعرّف الفريد للفاتورة الإلكترونية) في كل سجل مصروف. ETTN هو الرقم الذي يعرّف الفاتورة الإلكترونية بصورة فريدة؛ فقد يستخدم موردون مختلفون رقم الفاتورة نفسه، لكن ETTN واحد لا يتكرر. وللمطابقة المحاسبية تشكّل هاتان المعلومتان معًا مفتاحًا واحدًا.

الفائدة العملية: عندما تسأل المحاسبة في نهاية الفترة «هل لهذه الفاتورة مقابل في جانب الأسطول؟» تكون الإجابة في السجل نفسه لا في مجلدات متفرقة. وبالعكس، يمكن معرفة الفاتورة التي يستند إليها أي إنفاق في الأسطول من الرقم نفسه. الطرفان يتحدثان بالمفتاح نفسه.

تقرير ضريبة القيمة المضافة في نهاية الفترة

ما دامت المبالغ محفوظة شاملةً الضريبة والنسبة مثبتة في السجل، يمكن إعداد تقرير بتفصيل الضريبة حسب الفترة: يظهر مقدار الضريبة في كل بند من بنود المصروفات. وعندما تطلب المحاسبة رقمًا من جانب الأسطول، لا يأتي هذا الرقم من ذاكرة الأشخاص ولا من جدول جُمع يدويًا، بل من مصدر واحد قابل للتقرير. وهذا عادةً ما يُطلب بالضبط في حديث الإقفال مع المحاسب القانوني.

تحويل الفاتورة الإلكترونية الواردة إلى سجل أسطول

العناء الحقيقي هو تحويل الفواتير الواردة واحدة واحدة إلى سجلات أسطول. ويتولى استيراد الفواتير الإلكترونية في vitaFleet هذه المهمة. فهو يقرأ الفواتير الإلكترونية الواردة إلى شركتك من e-Logo، ويجد ما يتعلق منها بالأسطول، ويستوردها بموافقتك كمصروف أو كسجل صيانة. تفصيل مهم: الاتصال للقراءة فقط، ولا يتغير أي شيء في e-Logo.

جلب الفواتير

تختار الشركة والنطاق الزمني وتجلبها من e-Logo؛ وتُجلب بنود الفاتورة معها. وفي الهياكل ذات الشركات الفرعية تتصل كل شركة بالرقم الضريبي (VKN) وحساب خدمة الويب الخاص بها، وتُختبر على حدة.

كيف تُحدَّد صلة الفاتورة بالأسطول

ليست كل فاتورة واردة متعلقة بالأسطول؛ فلا ينبغي عدّ فاتورة القرطاسية أو الطعام أو اشتراك البرمجيات مصروفًا للأسطول. يقدّم النظام اقتراحه بالنظر إلى الإشارات التالية بالترتيب:

• قواعدك أنت: وهي تأتي قبل كل شيء.
• إذا ورد في الفاتورة رقم لوحة مركبة من الأسطول، تُعلَّم كفاتورة أسطول ومركبة.
• كلمات خاصة بالمركبات: مثل إطار وفرامل وتأمين شامل وHGS (نظام تركي للدفع الإلكتروني لرسوم الطرق) وديزل.
• قراراتك السابقة على فواتير المورّد نفسه.
• كلمات من خارج الأسطول: مثل قرطاسية وطعام وبرمجيات.

يظهر الاقتراح مع سببه؛ أي أن النظام حين يقول «هذا مصروف أسطول» يعرض معه السبب. وتصحّح الاقتراح الخاطئ من السطر مباشرة.

سجل صيانة أم مصروف

يمكن استيراد الفواتير المرتبطة بمركبات من نوع الصيانة والخدمة والإطارات وقطع الغيار كسجل صيانة بحسب الأنواع المعلّمة. هذا الفرق مهم: المصروف العادي يُسجَّل في التكلفة فقط، أما سجل الصيانة فيدخل في تاريخ المركبة ويحدّث العدّاد ويقدّم تذكير الصيانة. وتُقرأ كيلومترات الصيانة من ملاحظة الفاتورة؛ وإذا استُبدل زيت المحرك مع فلتر الزيت معًا عُدّ ذلك صيانة دورية.

عند استيراد فاتورة صيانة يُفتح أمر عمل مكتمل ببنودها ويُربط سجل الصيانة بأمر العمل هذا. وإذا كان للمركبة عطل مفتوح فإنه يُدرج في شاشة تأكيد الاستيراد؛ وإن علّمت ما عولج بهذه الصيانة رُبط بأمر العمل وأُغلق بحالة «تم إصلاحه».

قبل الوثوق بالكيلومترات في الفاتورة

تُقارَن الكيلومترات المقروءة من الفاتورة بسجل عدّاد المركبة: يجب أن تكون أكبر من آخر قراءة قبل يوم الفاتورة وأصغر من أول قراءة في اليوم التالي. وإذا وُجد تعارض يظهر تحذير في السطر؛ فلا تُسجَّل هذه الكيلومترات في العدّاد، وتبقى في سجل الصيانة مع ملاحظة تحذير. أما الكيلومترات المتوافقة فتُسجَّل في عدّاد المركبة كقراءة أمر عمل. وهكذا لا يفسد رقم كيلومترات واحد مكتوب خطأً حساب صيانة المركبة.

حالات خاصة

فاتورة الإرجاع

فاتورة الإرجاع ليست مصروفًا. ينبّه النظام ويصنّفها «غير محدّدة»؛ ومع ذلك إذا استوردتها فستُحتسب التكلفة بالاتجاه المعاكس.

فاتورة صادرة عن عدة مركبات

إذا ورد في الفاتورة أكثر من رقم لوحة لمركبات الأسطول فتأتي كلها محدّدة؛ ويمكنك إضافة مركبة أو إزالتها من السطر. يُوزَّع المبلغ على المركبات، ويُفتح لكل مركبة بحصتها مصروف مستقل أو أمر عمل وسجل صيانة.

فاتورة الإطارات

تُسجَّل بنود الإطارات عند الاستيراد في مخزون الإطارات: يُقرأ العدد والعلامة والمقاس والموسم من البند، وتكون تكلفة الشراء سعر الوحدة شاملًا الضريبة. ولأن الفاتورة لا تذكر المواضع، يمكنك في شاشة تأكيد الاستيراد اختيار المواضع التي ستُركَّب فيها الإطارات؛ وتُسجَّل الإطارات المختارة عند الاستيراد كمركَّبة على المركبة.

إذا أُضيفت المركبة لاحقًا

الفاتورة العائدة لمركبة لم تدخل لوحتها إلى الأسطول بعد تبقى بلا مركبة مع تحذير «اللوحة غير مسجلة في الأسطول». وعند إضافة المركبة، أو استيرادها من Excel أو من GPS، أو تصحيح لوحتها، تُطابَق الفواتير المنتظرة بلا مركبة من جديد تلقائيًا.

إذا استوردت خطأً

في تبويب «المستوردة» تختار الفاتورة وتتراجع عن الاستيراد: يُحذف السجل الذي نشأ، وتعود الفاتورة إلى حالة الانتظار، ويعود تذكير الصيانة إلى حالته السابقة. ولا تُمَسّ السجلات التي أدخلتها يدويًا. وهذا يمنحك راحة أثناء الموافقة، لأن الخطأ قابل للتراجع.

وضع القواعد: اتخاذ القرار نفسه مرة واحدة

إذا كانت فواتير المورّد نفسه من النوع نفسه دائمًا فلا حاجة إلى الموافقة عليها في كل مرة. تعمل قاعدة المورّد بحسب الرقم الضريبي (VKN): مثل أن تكون فواتير هذا المورّد دائمًا تأمينًا أو دائمًا من خارج الأسطول. أما قاعدة العبارة فتعتمد على كلمة ترد في البند: إذا وردت كلمة «بطارية» تُصنَّف كقطع غيار مثلًا؛ ولا يُنظر إلى اختلاف الحروف والأحرف التركية. وإذا كانت فواتير مورّد لا يكتب اللوحة تذهب دائمًا إلى المركبة نفسها فيمكن إضافة مركبة ثابتة إلى القاعدة.

تسبق قاعدة المورّد قاعدة العبارة، وإذا انطبقت عدة عبارات تسري الأطول. وعند إضافة قاعدة أو إيقافها أو حذفها تُعاد معالجة الفواتير المنتظرة فورًا؛ أما الفواتير المستوردة فلا تتغير. وصلاحية وضع القواعد لصاحب الحساب.

من يرى أي فاتورة

الفواتير بيانات حساسة. يراها كلها صاحب الحساب؛ أما المستخدمون الآخرون فيرون فقط الفواتير ضمن نطاق المورّد أو الفئة أو الشركة الفرعية الممنوح لهم. وبهذا لا يضطر مسؤول الصيانة وهو يعالج فواتير الصيانة إلى رؤية فواتير تخص المحاسبة.

من أين تبدأ

أنشئ أولًا اتصال e-Logo واجلب نطاقًا زمنيًا وتصفّح الاقتراحات. هدف الأسبوع الأول ليس السرعة، بل معرفة هل يعمل الاقتراح بصورة صحيحة لموردينك. ضع القواعد للقرارات المتكررة؛ وبعد بضعة أسابيع تقع معظم الفواتير الواردة في مكانها الصحيح دون أن تلمسها. وحين تبدأ المحاسبة والأسطول بالتحدث عبر رقم الفاتورة وETTN نفسيهما، تصبح مطابقة نهاية الفترة عملية تحقق لا عملية بحث.