نقل الطلاب

الانضباط في الوثائق في النقل المدرسي

النقل المدرسي هو المجال الأقل تسامحًا في متابعة الوثائق؛ لأن الحمولة هي الأطفال، وحتى النقص الصغير قد تترتب عليه عواقب إدارية وتتعلق بالسمعة. في تركيا يتم النقل المدرسي غالبًا بالميدي باص والميني باص الأبيض؛ وتُحفظ في سجل هذه المركبات تواريخ انتهاء الفحص الفني والتأمين الإلزامي وقياس العادم. والوثيقة الناقصة قبل بدء الفصل قد تتحول إلى مشكلة صباح افتتاح المدارس. يتابع vitaFleet كل وثيقة بمدتها في سجل المركبة، ويعرض في الملخص اليومي للتنبيهات البنود القريبة من الانتهاء أو المنتهية، ويحفظ ملفات رخص المركبات ووثائق التأمين في السجل نفسه. وعند تسجيل الوثيقة تُحدَّد المدة مرة واحدة؛ وعند إدخال التاريخ الجديد بعد التجديد تُحتسب تلقائيًا للفصل التالي دون إعادة ضبط المتابعة.

• مدد الفحص الفني والتأمين والعادم في سجل المركبة
• الوثائق القريبة من الانتهاء والمنتهية في الملخص اليومي بالبريد
• ملفات رخص المركبات والتأمين تُؤرشف في المركبة

وثائق السائق والمرافق

في النقل المدرسي لا يوجد في المركبة سائق فقط، بل غالبًا مرافق (مشرف) أيضًا، ويعمل كلاهما بوثائق. تُتابَع للسائق رخصة القيادة وSRC (شهادة الكفاءة المهنية للسائقين) والاختبار النفسي التقني والتقرير الصحي؛ وللمرافق الوثائق المعنية في سجل الشخص بتواريخ انتهائها. ومن كانت وثيقته ناقصة أو توشك على الانتهاء يظهر في القائمة قبل خروجه للرحلة. فالوثيقة التي يجب تجديدها في العطلة الصيفية تُكتشف في أغسطس لا في صباح سبتمبر. ويحتفظ سجل الشخص أيضًا ببيانات الاتصال وملفات الوثائق؛ وعند تغيّر الكادر يُعرَّف الشخص الجديد بالانضباط نفسه، ولا يُحذف تاريخ الشخص السابق. وهكذا يتوقف فحص الوثائق في بداية الفصل عن كونه موضوع اجتماع؛ فالملخص الذي يصل كل صباح يُظهر مباشرة الشخص الناقص والوثيقة الناقصة.

• السائق والمرافق بنظام سجل الشخص نفسه
• تُتابَع مدد الوثائق حسب التاريخ
• ملفات الوثائق تُؤرشف في سجل الشخص

إسناد المركبة والخط والكادر

يُسجَّل بنطاق زمني أي مركبة عملت في أي فصل، مع أي سائق ومرافق، وعلى أي خط. وإذا تغيّرت المركبة أو الكادر في منتصف الفصل لا يُحذف الإسناد القديم بل يبقى في التاريخ؛ فتكون المسؤولية واضحة دائمًا بحسب إسناد ذلك اليوم. وعند وصول مخالفة أو ضرر يُعرف السائق من الإسناد القائم في تاريخ الحدث. ويُطابَق السائق لحظة الضرر مع كشف Tramer (سجل الأضرار التأميني التركي)، ويُتابَع وضع الخطأ بشكل منفصل. هذه البنية لا تخطّط المسارات؛ بل تحفظ بشكل قابل للتدقيق أي حافلة تعمل على أي خط وتحت مسؤولية من. وتضمن معلومات الإسناد كذلك تسجيل سجلات الوقود والعبور على السائق الصحيح. وعند الحاجة إلى تبديل حافلة خلال الموسم، تُقرأ من السجلات بتواريخها أي مركبة تولّت أي خط.

فحص قبل الرحلة كل صباح

تتحدد سلامة الأطفال في الغالب بالفحص الذي يستغرق بضع دقائق قبل انطلاق الحافلة. تُنشئ لمركبات النقل قائمة الفحص اليومي الخاصة بك: أحزمة الأمان والأبواب وحقيبة الإسعافات الأولية وطفاية الحريق والإطارات والفرامل. يملأ السائق النموذج كل صباح؛ ويتحول البند الموسوم بعدم المطابقة إلى عطل ويُتابَع حتى يُعالَج، وبذلك تُلاحَظ المشكلة قبل ركوب الأطفال. وبما أن سجل النماذج محفوظ مؤرَّخًا في المركبة، يمكن إثبات إجراء الفحص عند التدقيق أو عند شكوى من ولي أمر. ويمكن تغيير محتوى النموذج بحسب نوع الحافلة؛ فلا يلزم أن تكون بنود الميني باص الصغير والميدي باص الكبير متطابقة. وعندما يُفتح العطل في الصباح يمكن اتخاذ قرار المركبة البديلة قبل بدء اليوم.

• نموذج فحص يومي قبل الرحلة، وأنت من تحدّد محتواه
• البند الفاشل يتحول تلقائيًا إلى سجل عطل
• سجل النماذج يصبح دليلًا عند التدقيق

الاستخدام الموسمي والصيانة

يعمل النقل المدرسي بكثافة خلال الفصل الدراسي وبشكل شبه راكد في العطلة الصيفية والعطل البينية؛ وهذا الإيقاع غير المنتظم يضلّل خطة الصيانة التي تنظر إلى الكيلومترات وحدها. تُحدَّد دورة الصيانة بالكيلومترات وبالأشهر معًا: فحتى لو قطعت المركبة مسافة قصيرة لا تفوتك الصيانات المرتبطة بالزمن مثل الزيت وسائل الفرامل وعمر الإطارات. وأيهما انتهى أولًا فهو موعد الاستحقاق. وفي بداية الفصل يصبح الأسطول مصانًا وموثّقًا؛ وترى قبل افتتاح المدارس في قائمة واحدة ما ينقص أي مركبة وتوزّع زيارات الصيانة على الأيام بدل زحمة الأسبوع الأخير. وفي نهاية الفصل تُقرأ تكلفة المركبة من سجلات الصيانة المتراكمة طوال العام؛ ويمكن أيضًا معرفة المصروفات التي تسببت بها مركبة ظلت معطّلة في أشهر الصيف.

• دورة الكيلومترات والأشهر تُحدَّد معًا
• في العطلة تدخل الصيانة المبنية على الزمن للمركبة التي تقطع كيلومترات قليلة
• قائمة الصيانة والوثائق الناقصة قبل الفصل

الإطارات الشتوية ومتابعة الإطارات

في أشهر الشتاء تعمل حافلة المدرسة في ساعات الصباح الباكر على طرق متجمدة. تُحدَّد فترة إلزامية الإطارات الشتوية (1 ديسمبر – 1 أبريل، وقد تختلف بحسب المحافظة) من الإعدادات؛ والمركبات الموسومة في نموذج المركبة بأن الإطارات الشتوية إلزامية لها، وغير المطابقة خلال الفترة، تُصدِر تنبيهًا. كل إطار مسجّل بموضعه؛ ويُدخَل قياس عمق النقش، وتُقدَّر الكيلومترات المتبقية حتى التغيير. ومع قواعد الإطارات يمكنك تحديد عتبة أشدّ من المعتاد لعمق النقش أو العمر لمركبات النقل. وإذا اخترت الموضع في فاتورة الإطارات، تُسجَّل الإطارات عند النقل كمركّبة في المركبة. ومن الإعدادات يمكنك تحديد عتبة عمق النقش للتنبيه والكيلومترات المتبقية حتى التغيير وعمر الإطار؛ فيتضح قبل موسم الشتاء أي حافلة إطاراتها جاهزة.

• تنبيه الفترة للمركبات التي الإطارات الشتوية إلزامية لها
• عتبات عمق النقش والكيلومترات المتبقية وعمر الإطار
• قاعدة إطارات منفصلة حسب نوع المركبة والطراز والمجموعة

عدة مدارس وخطوط في مركز واحد

مع نمو العمل تسير مدارس وخطوط وتقاويم فصول مختلفة في وقت واحد؛ ومتابعة كل منها في قائمة منفصلة تصبح فوضوية بسرعة. تقسّم المركبات إلى مجموعات باسم المدرسة أو الخط، وترى كل مجموعة في قائمتها الخاصة، وتقارن بينها جميعًا في لوحة معلومات واحدة. ويتضح من مكان واحد أي مدرسة مركباتها بلا وثائق، وعلى أي خط عطل مفتوح، وفي أي مجموعة تقترب الصيانة. ويمكن تنفيذ إجراءات جماعية حسب المجموعة؛ فتُضبط تذكيرات الصيانة لجميع مركبات المجموعة نفسها دفعة واحدة. وحتى لو كبر الأسطول لا تتشتت المراقبة، وعند إضافة مركبة جديدة تُطبَّق عليها قواعد المجموعة. وبفلاتر المجموعة يمكنك عرض مركبات مدرسة واحدة فقط وإدارة تحضير بداية الفصل لتلك المدرسة بمعزل عن غيرها؛ وتبقى السجلات السابقة في مكانها في المركبة.

• مجموعات المركبات حسب المدرسة والخط
• متابعة الوثائق والصيانة حسب المجموعة
• مقارنة الأسطول كله في لوحة معلومات واحدة

سجل الحوادث والأضرار

الحادث في النقل المدرسي يتطلب دقة في سجله بقدر ما يتطلبها الحادث نفسه. في vitaFleet يُدخَل في سجل الحادث التاريخ والوقت والموقع والمركبة والسائق والطرف الآخر؛ وإذا تُرك السائق فارغًا فيُعرف من الإسناد القائم لحظة الحادث. وتُرفق بالسجل نفسه مسح محضر الاتفاق الودي على الحادث أو محضر الشرطة أو الدرك، والصور، والرسم التخطيطي. ويُتابَع رقم ملف التأمين الشامل أو التأمين الإلزامي وتكلفته؛ وعند وصول كشف Tramer (سجل الأضرار التأميني التركي) يُربط بسجل الضرر. وهكذا يُوجد كل تفصيل يُسأل عنه لاحقًا في مكان واحد مع تاريخ الحافلة. وإذا كانت نسبة الخطأ جزئية تُدخَل كنسبة مئوية وتُستخدم عند تقييم سجل الحوادث حسب السائق والمركبة؛ أما كشف Tramer فيصل كسجل منفصل عن الحادث ويُربط الاثنان ببعضهما.

• مسح المحضر والصور والرسم التخطيطي في السجل نفسه
• حالة ملف التأمين والتكلفة المقدّرة والفعلية
• يُربط الضرر بالسائق لحظة وقوع الضرر